Exibir código-fonte para SEIRJ:Funcionalidades do sistema

[[Categoria: SEI-RJ]]
<div style="float:right;margin-left:5px">__TOC__</div>

** Significado do botões - Tela de controle de processos
** Falar sobre como atribuir um processo a um servidor (e falar como ver quem tem acesso a minha unidade)
*** [[Manual do usuário básico|1.4.2Filtrar processos por usuário responsável]]
** [[Manual do usuário básico|Operações em lote]]
** [[Manual do usuário básico|3.2Atribuir processo a um usuário]]
**[[Manual do usuário básico|3.3Inserir anotações]]
**[[Manual do usuário básico|3.4Consulta ao andamento do processo]]
**[[Manual do usuário básico|3.5Manifestar ciência]]
**[[Manual do usuário básico|3.6Controle de prazos]]
**[[Manual do usuário básico|3.7Imprimir WEB]]
**[[Manual do usuário básico|3.8Versões do documento]]
**
** Como abrir um processo
** Significado dos botões - processo
**[[Manual do usuário básico|Incluir documento]]
**[[Manual do usuário básico|2.9Enviando processos]]
**[[Manual do usuário básico|2.10Concluindo processos]]
**[[Manual do usuário básico|2.11Reabrindo um processo]]
**[[Manual do usuário básico|2.12Excluindo um processo]]
**[[Manual do usuário básico|2.13Gerar PDF do processo]]
**[[Manual do usuário básico|2.14Enviar Correspondência Eletrônica]]
** Significado dos botões - documento
*** [[Manual do usuário básico|2.33. Preencha os dados do documento:]]
****[[Manual do usuário básico|2.3.1Utilizando texto padrão e modelo]]
****[[Manual do usuário básico|2.3.2Documento Modelo]]
***[[Manual do usuário básico|2.4Incluindo documentos em múltiplos processos]]
***[[Manual do usuário básico|2.5'''Editando um documento''']]
***[[Manual do usuário básico|2.6'''Inserindo um documento externo''']]
***[[Manual do usuário básico|2.7'''Excluir documento interno e externo''']]
***[[Manual do usuário básico|2.8'''Assinando documentos''']]
****[[Manual do usuário básico|2.8.1'''Assinatura Simples''']]
****[[Manual do usuário básico|2.8.2Assinatura com certificado digital]]
****[[Manual do usuário básico|2.8.3Autenticação de documentos]]
****[[Manual do usuário básico|2.8.4Gerando documento para outro usuário assinar]]
****[[Manual do usuário básico|2.8.5Bloco de Assinatura]]
****[[Manual do usuário básico|2.8.6Assinar documentos em bloco de assinatura]]
****[[Manual do usuário básico|2.8.7Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável]]
*** [[Manual do usuário básico|1.8.1Operações no documento]]
**[[Manual do usuário básico|1.9Conceitos básicos do SEI-RJ]]
**
**
* 
* Como organizar a tela dfe controle de processos da minha unidade
**[[Manual do usuário básico|4.1Acompanhamento Especial]]
**[[Manual do usuário básico|4.3Bloco de Reunião]]
**[[Manual do usuário básico|4.4Marcadores]]
* [[Manual do usuário básico|5'''PESQUISA''']]
* [[Manual do usuário básico|6'''ESTATÍSTICAS''']]
** [[Manual do usuário básico|6.1Desempenho de processos]]

<!-- PAGE BREAK -->




<!-- PAGE BREAK -->=INICIANDO AS OPERAÇÕES:=

==Acesso ao sistema==

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br ( [https://www.youtube.com/channel/UCIbd72hIFNw8t83TjbjU7PQ <ins>Vídeo disponível no YouTube</ins>] ).
<br />

{{Box|texto=O browser deve estar configurado para permitir pop-ups.|tipo=aviso}}


Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:<br />

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.<br />

2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.<br />

3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.<br />

4. Clicar em “Acessar”.<br />[[Imagem:Capturar2.PNG]]<br />

{{Box|texto=Clique em <u>Lembrar</u> para que o sistema guarde seu nome de usuário e órgão, tornando mais rápido o acesso.|tipo=dica}}

==Barra de Ferramentas==

No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a Barra de Ferramentas:<br />
[[Imagem:Capturar125.PNG]]<br />
Confira a descrição de cada item da barra:<br />

[[Imagem:124.png]]<br />

==Menu Principal==


[[Imagem:Capturar20.PNG]]

==Tela Controle de Processos==

:
:É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado. 
:A exibição dos processos é dividida em duas colunas: '''processos recebidos''' e '''processos gerados''':
::
[[Imagem:Capturar21.PNG]]

::Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.<br />
{{Box|texto=A lista de processos inclui somente os processos que ainda estão abertos. Não vemos o que já tramitou.|tipo=dica}}{{Box|texto=O SEI permite, dentro de qualquer funcionalidade, a possibilidade de <b>clicar com o botão direito</b> no número do processo e abrí-lo em outra guia ou página, se necessário.|tipo=dica}}


===Identificar situação de cada processo===

::Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:
[[Imagem:Identificar_situação_de_cada_processo.PNG]]

::Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.
[[Imagem:Capturar1000.PNG]]

::Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua especificação (esta última, quando preenchida).
[[Imagem:Capturar1002.PNG]]

===Filtrar processos por usuário responsável===


[[Imagem:Capturar54222.PNG]]
[[Imagem:Capturar54233.PNG]]
[[Imagem:Capturar54244.PNG]]

==Realizar Operações em lote==

[[Imagem:Capturar551.PNG]]

==Tela do Processo==

[[Imagem:Capturar561.PNG]]
[[Imagem:Capturar562.PNG]]

{{Box|texto=Os documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.|tipo=aviso}}


Na '''Árvore do Processo''' observamos a '''estrutura do processo'''. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo '''<u>em</u>''' <u>'''ordem cronológica'''</u>.

Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO-SEI. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.

Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como (Base de Conhecimento), (Ciência) e (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.


Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu '''Consultar Andamento''' e a lista de '''Processos Relacionados'''.

[[Imagem:Capturar565.PNG]]
[[Imagem:Capturar566.PNG]]


Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:

* Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado).
* Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
* Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).

{{Box|texto=Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo são exibidos.|tipo=aviso}}


Na tela do processo é possível copiar automaticamente o número de protocolo do processo ou documento (ao clicar no ícone do processo/documento na árvore de processo);


Quando selecionado o ícone ao lado do número do processo, o número copiado será o número do processo. Quando selecionado o ícone ao lado do nome do documento, o número copiado será o número SEI do documento.


Para utilizar o conteúdo copiado, utilize o ctrl+v, ou clique com o botão direito do mouse e selecione a opção colar.


As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na Tela '''Controle de Processos''', como '''operações em lote'''.


[[Imagem:Capturar568.PNG]]
[[Imagem:Capturar569.PNG]]
[[Imagem:Capturar570.PNG]]

==Base de Conhecimento==

A Base de Conhecimento é um importante espaço dentro do SEI-RJ, onde são encontradas as informações essenciais para a boa execução de um processo administrativo. Nela, estarão disponíveis as seguintes informações: 

* Descrição do processo;
* Lista de papéis e responsabilidades;
* Macroprocesso;
* Processos e descrições de suas atividades;
* Relação de documentos tramitados no processo. 


As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone . 

O ícone é visualizado ao lado do número do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente.

De forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro dos órgãos que utilizarão o SEI-RJ, o Órgão Central por meio da SUPIMG ficará responsável pela validação, inclusão e alteração das informações relacionadas a cada processo disponível na Base de Conhecimento Corporativa.

{{Box|texto=O usuário deve obedecer à Base de Conhecimento de Referência na tramitação do processo, salvo exceção justificada por meio de despacho.|tipo=aviso}}

{{Box|texto=Utilize a Base de Conhecimento sempre que tiver dúvidas de como executar suas atividades.|tipo=dica}}

<br />
{{Box|texto=Só estarão disponíveis no <b>SEI-RJ</b> as bases de conhecimento relacionadas aos processos migrados para o <b>SEI-RJ</b>.|tipo=aviso}}


Outra forma de visualizar a Base de Conhecimento Corporativa, é selecionando a opção Base de Conhecimento no menu principal:

<br />
[[Imagem:Capturar574.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar575.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar576.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar577.PNG]]<br />

==Tela do Documento==

::Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste<br />
documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.<br />
[[Imagem:Capturar581.PNG]]<br />

::Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as<br />
ações que poderão ser realizadas no documento.<br />
::Documento Interno:<br />
[[Imagem:Capturar582.PNG]]<br />

===Operações no documento===

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.<br />

[[Imagem:Capturar5811.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar5812.PNG]]<br />

::As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo<br />
deste manual.<br />

[[Imagem:Capturar5813.PNG]]<br />

==Conceitos básicos do SEI-RJ==

::Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,<br />
podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente<br />
algumas regras e conceitos básicos:<br />

<font size="5">Tudo é processo</font>

::No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento<br />
para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,<br />
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um<br />
documento.<br />

<font size="5">Classificação Arquivística</font>

::Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação<br />
vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos<br />
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.<br />

::Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e<br />
publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela<br />
legislação vigente.<br />

<font size="5">Documentos internos e externos</font>

::O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,<br />
juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como<br />
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de<br />
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.<br />

[[Imagem:Capturar591.PNG]]

<font size="5">Digitalização de documentos</font>

::Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em<br />
que tais documentos venham a se tornar peças processuais:<br />

::I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:<br />

:::a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;<br />
:::b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início<br />
:::ao processo; e<br />
:::c) haja autorização da SEFAZ.<br />
::II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam<br />
:::documento arquivístico; e,<br />
::III. correspondências pessoais.<br />

<font size="5">Processos Eletrônicos</font>

::A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de<br />
paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo<br />
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.<br />

::O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em<br />
suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de<br />
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de<br />
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.<br />
::Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:<br />

<font size="5">Pedidos de retirada de documentos</font>

::Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa<br />
física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo<br />
eletrônico próprio.<br />

<font size="5">Como realizar?</font>

::1.  Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio<br />
::da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao<br />
::solicitante.<br />

::2.  Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais<br />
::processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo<br />
::administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como<br />
::documento externo;<br />

::3.  deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que<br />
::promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.<br />

<font size="5">Acautelamento de Processos</font>

::O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da<br />
funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual<br />
avançado mais informações sobre esta funcionalidade.<br />

<font size="5">Juntada de Processos</font>

::A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da<br />
funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.<br />

<font size="5">Apensação de Processos</font>

::A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da<br />
funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.<br />

::A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos<br />
eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.<br />

::O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a<br />
outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de<br />
assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.<br />

<font size="5">Extinção ou desistência de processos</font>

::Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo<br />
o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,<br />
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o<br />
perfil avançado.<br />

[[Imagem:Capturar592.PNG]]

<font size="5">Tramitação instantânea e múltipla</font>
::No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de<br />
atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando<br />
o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.<br />

::Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e<br />
Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para<br />
o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o<br />
seu acesso somente aos usuários autorizados.<br />

<font size="5">Recursos que facilitam o trabalho</font>

::O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as<br />
anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e<br />
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.<br />
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de<br />
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de<br />
documentos no sistema.<br />

<font size="5">Usuários Internos e Externos</font>

::No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que<br />
mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não<br />
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,<br />
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados<br />
documentos.<br />

::Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a<br />
usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.<br />
::As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.<br />
<!-- PAGE BREAK -->
=OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:=
==Iniciar processo==

::No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os<br />
documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar<br />
processos.<br />


::Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite<br />
a abertura do processo.<br />

==Incluir documento==

::Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.<br />

::O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com<br />
assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).<br />

[[Imagem:Capturar621.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar622.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar623.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar624.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar625.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1056.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1058.PNG]]<br />

==3. Preencha os dados do documento:==

::3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um<br />
documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 - <br />
Utilizando texto padrão e modelo.<br />

::3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento<br />
deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se<br />
realizar uma pesquisa.

::3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.<br />

::3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma<br />
ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o<br />
preenchimento deste campo.<br />

::3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.<br />

::3.6. Indique o nível de acesso do documento.<br />

::Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher<br />
corretamente os campos.<br />

[[Imagem:Capturar1122.PNG]]

<font size="5">1.Texto inicial</font><br />

::Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo<br /> 
“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo, 
deste manual.<br />

<font size="5">2.Descrição</font><br />

::Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar<br /> 
a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.<br />

<font size="5">3.Interessados e destinatários (opcionais)</font><br />

::Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique<br /> 
nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.<br />

::Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:

[[Imagem:Capturar1428.PNG]]<br /> 
[[Imagem:Capturar1738.PNG]]<br /> 
[[Imagem:Capturar1746.PNG]]<br />

::Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam<br /> 
incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.<br /> 
[[Imagem:Capturar1750.PNG]]<br />

<font size="5">4.Classificação por assuntos</font><br />

::Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação<br /> 
no campo Classificação por assuntos.<br />

[[Imagem:Capturar2040.PNG]]<br />


<font size="5">5. Observações da unidade (opcional)</font><br />


::Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo<br />
qualquer informação de seu interesse.<br />


<font size="5">6.Nível de acesso (obrigatório)</font><br />


::A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público,<br /> 
restrito e sigiloso.<br />

[[Imagem:Capturar2123.PNG]]<br />

::Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se<br />  
enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem<br />  
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o<br /> 
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado<br /> 
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação<br /> 
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.<br /> 

::No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes<br /> 
casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.<br /> 

::O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.<br /> 

[[Imagem:Capturar2131.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar2133.PNG]]<br />





===<font size="5">Utilizando texto padrão e modelo</font>===

<font size="5">Texto Padrão</font><br />

::Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos<br />
processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione<br />
essa opção no Menu Principal.<br />

[[Imagem:Capturar1016.PNG]]<br />

::1.Criando um texto padrão<br />

::Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.<br />

[[Imagem:Capturar1025.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1030.PNG]]<br />

::O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou<br /> 

excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.<br />

[[Imagem:Capturar1034.PNG]]<br />

::2. Utilizando um texto padrão


::Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial<br />
 
num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de <br />

Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará <br />

listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.<br />

[[Imagem:Capturar1038.PNG]]<br />

===<font size="5">Documento Modelo</font>===


::Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um<br />

trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um<br />

documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.<br />

[[Imagem:Capturar1046.PNG]]<br />

::1. Criando um grupo de modelos<br />

::Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você<br />

deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em<br />

Grupos.<br />

[[Imagem:Capturar1052.PNG]]<br />

::2.Adicionando modelos ao grupo<br />

::Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso<br />

diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos<br />

Favoritos.<br />


[[Imagem:Capturar031440.PNG]]<br />

::A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça<br />

também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.<br />

[[Imagem:Capturar031447.PNG]]<br />

::Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não<br />

sejam sigilosos.<br />


::3.Utilizando um documento modelo<br />


::Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo,<br />

clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o<br /> 

Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.<br />

[[Imagem:Capturar31507.PNG]]<br />

[[Imagem:Capturar31510.PNG]]<br />

[[Imagem:Capturar31605.PNG]]<br />

==Incluindo documentos em múltiplos processos==


::No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a<br /> 

tela Controle de Processos.<br /> 


[[Imagem:Capturar31622.PNG]]<br />


A tela incluir Documento em Processos será apresentada:<br />

[[Imagem:Capturar31625.PNG]]<br />


O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.<br />

[[Imagem:31627.PNG]]<br />

==Editando um documento==


::Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto.<br />
 
É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.<br /> 

[[Imagem:31634.PNG]]<br /> 

[[Imagem:31636.PNG]]<br /> 

Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.<br />

[[Imagem:31641.PNG]]<br /> 

::Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que<br />

é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do<br />

documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens<br />

e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.<br />



::1. Como fazer referência a documentos e processos<br />

[[Imagem:31607.PNG]]<br /> 

::Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”, fazemos referência a outros<br />

documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.<br />

Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:<br />

[[Imagem:31652.PNG]]<br /> 

[[Imagem:31654.PNG]]<br /> 

::2. Como usar os estilos de texto<br />

::Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja<br />

formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são<br />

recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto<br />

Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este<br />

recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!<br />

[[Imagem:31658.PNG]]<br />

==Inserindo um documento externo==


::Um documento externo no SEI-RJ é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma<br />

como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para<br />

upload e formatos de arquivos.<br />

[[Imagem:31704.PNG]]<br />

[[Imagem:31706.PNG]]<br />


O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.<br />

Na Tela do Processo:<br />

::1. Clique em inserir documento<br />

[[Imagem:31708.PNG]]<br />

[[Imagem:31710.PNG]]<br />


[[Imagem:31712.PNG]]<br />

::Campo Classificação por assuntos - verifique neste campo se o documento a ser incluído está<br />

classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo<br />

em branco.<br />

[[Imagem:31716.PNG]]<br />

[[Imagem:31717.PNG]]<br />

::Para a maior parte dos documentos externos, é obrigatório indicar o tipo do documento, a data de<br /> 

criação e o nível de acesso. Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos<br />

específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas<br />

anteriores.<br />

::Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:<br />


::1. Tipo de documento (obrigatório)<br />


::O Documento Externo é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento externo, mas<br />

também é um tipo de documento (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos<br />

qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na Árvore do Processo.<br />

[[Imagem:31810.PNG]]<br />

::2.Data do documento <br />

::Essa informação é de preenchimento obrigatório. A data do documento deve corresponder à data em<br /> 
que o documento foi recebido/protocolado na unidade.<br />

::3.Número/Nome na árvore<br />

::Essa informação deve corresponder ao nome do documento com número, se houver, ou algo que <br />
sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore). <br />
O número ou nome fica identificado na Árvore do Processo, imediatamente ao lado do tipo de documento. <br />
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo <br />
de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.<br />

[[Imagem:31820.PNG]]<br />

[[Imagem:31821.PNG]]<br />

[[Imagem:31823.PNG]]<br />

::Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e <br />
digitalizado pela unidade. <br />

::A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as <br />
seguintes regras: <br />

::a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI <br />
atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da <br />
entrega; <br />

::b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização <br />
de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir <br />
que seu conteúdo seja pesquisável;<br />

[[Imagem:31827.PNG]]<br />

::c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch<br /> 
ou pontos por polegada); <br />

::d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;<br />
 
::e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o <br /> 
arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles <br /> 
exceda o limite de 20 MB; <br /> 
::É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner, <br /> 
exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais: <br /> 

::I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto: <br /> 
::a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos; <br /> 
::b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao <br /> 
processo; e <br /> 

::c) haja autorização da SEFAZ. <br /> 
::II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento <br /> 
arquivístico; e, <br /> 

::III - correspondências pessoais.<br />

[[Imagem:31837.PNG]]<br />

[[Imagem:31838.PNG]]<br />


::Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em <br />
cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. <br />

::Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital. <br />
Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão. <br />

::Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno? Esqueceu-se de anexar o arquivo <br />
e o SEI-RJcadastrou um documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado? Para todos esses casos, <br />
enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações <br />
cadastrais - inclusive o arquivo carregado!<br />

[[Imagem:31844.PNG]]<br />

==Excluir documento interno e externo==

[[Imagem: 4852.PNG]]<br />

2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.<br />

::A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por<br />

usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />

3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser<br />

excluído pela unidade que o incluiu no processo.<br />

::A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra<br />

unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />

4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o<br />

incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo<br />

ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />

[[Imagem: 4905.PNG]]<br />

[[Imagem: 4907.PNG]]<br />

==Assinando documentos==

Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No SEI-RJ, os documentos gerados<br />

no editor interno devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação<br />

simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a assinatura simples e o bloco de assinaturas.<br />

[[Imagem: 4916.PNG]]<br />

===Assinatura Simples<br />===

[[Imagem: 4923.PNG]]<br />

[[Imagem: 4926.PNG]]<br />

::Nessa tela, o sistema pede que coloquemos nome, cargo e senha de acesso ao SEI-RJ. Qualquer <br />

usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir <br />

dessa tela.<br />

[[Imagem: 4935.PNG]]<br />

::Todo documento assinado no SEI-RJ. possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:<br />

[[Imagem: 4939.PNG]]<br />

::A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.<br />

Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço<br />

acima é do ambiente de testes.<br />

::Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e<br />

o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em Pesquisar.<br />

[[Imagem: 4942.PNG]]<br />

[[Imagem: 4944.PNG]]<br />

[[Imagem: 4945.PNG]]<br />

===Assinatura com certificado digital===

::Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos <br />

abaixo:<br />

[[Imagem: 4953.PNG]]<br />

::Será apresentada a tela Assinatura de Documentos, basta preencher os dados na tela:<br />

[[Imagem: 4955.PNG]]<br />

[[Imagem: 4956.PNG]]<br />

[[Imagem: 4958.PNG]]<br />

[[Imagem: 41000.PNG]]<br />

[[Imagem: 41003.PNG]]<br />

===Autenticação de documentos===

::Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado<br />

digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.<br />


Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:<br />

[[Imagem: 41012.PNG]]<br />

[[Imagem: 41014.PNG]]<br />

[[Imagem: 41016.PNG]]<br />

[[Imagem: 41018.PNG]]<br />

[[Imagem: 41020.PNG]]<br />

[[Imagem: 41021.PNG]]<br />

[[Imagem: 41023.PNG]]<br />

===Gerando documento para outro usuário assinar===

::Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade<br />

nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.<br />


::Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:<br />


::Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do<br />

usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do<br />

que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.<br />


::Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e <br />


atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.<br />

[[Imagem: 41047.PNG]]<br />

::Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção 6.2 Incluir documento, neste manual.<br />

Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção 7.2 Atribuir processo a um<br />

usuário, neste manual.<br />

::Opção 2 : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de<br />

documento Edital, estarão disponíveis no SEI-RJ dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as<br />

mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo<br />

Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.<br />

::Passo -a -passo: O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que<br />

realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o<br />

documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital,<br />

a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será<br />

documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao<br />

lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:<br />

[[Imagem: 41059.PNG]]<br />

[[Imagem: 41101.PNG]]<br />

===Bloco de Assinatura===

::O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou<br />

mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de<br />

vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar<br />

bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o<br />

usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes<br />

da disponibilização.<br />

::Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura<br />

em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os<br />

documentos do bloco.<br />

::É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários<br />

processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.<br />

::Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:<br />

[[Imagem: 41111.PNG]]<br />

[[Imagem: 41113.PNG]]<br />

[[Imagem: 41114.PNG]]<br />

[[Imagem: 41116.PNG]]<br />

[[Imagem: 41117.PNG]]<br />

===Assinar documentos em bloco de assinatura===

::Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco<br />

devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:<br />

[[Imagem: 41127.PNG]]<br />

[[Imagem: 41129.PNG]]<br />

[[Imagem: 41131.PNG]]<br />

[[Imagem: 41133.PNG]]<br />

Opções de Navegação<br />

::Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização<br /> 

de seu teor e, acima, opções “Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento” e “Selecionar para<br />

Assinatura”.<br />

[[Imagem: 41137.PNG]]<br />

[[Imagem: 41139.PNG]]<br />

===Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável===

[[Imagem: 41142.PNG]]<br />

<!-- PAGE BREAK -->

==Enviando processos==

[[Imagem: 41146.PNG]]<br />

::Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos<br />

agora a tramitar o processo para a próxima unidade.<br />

::Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades<br />

protocolizadoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas:<br />

::I - a tramitação no SEI-RJ será registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de<br />

envio ou recebimento;<br />

::II - o processo poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma<br />

estabelecida pelo fluxo apresentado na base de conhecimento;<br />

::III - o envio de processo a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado<br />

na base de conhecimento;<br />

::IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade<br />

simultânea de sua análise.<br />

[[Imagem: 41156.PNG]]<br />

[[Imagem: 41158.PNG]]<br />

[[Imagem: 41202.PNG]]<br />

[[Imagem: 41203.PNG]]<br />

==Concluindo processos==

::Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades<br />

competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.<br />

::Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, <br />

salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, veja a seção 6.2 Incluir <br />

documento, neste manual.<br />

::Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.<br />

[[Imagem: 41226.PNG]]<br />

[[Imagem: 41229.PNG]]<br />

==Reabrindo um processo==

::Reabrir um processo no SEI-RJ é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado <br />

poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem <br />

essa permissão e solicite a reabertura do processo.<br />

==Excluindo um processo==

::Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por<br />

meio do ícone [[Imagem: 41236.PNG]] Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a<br />

operação estiver habilitada.<br />


::A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:<br />

::a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio <br />

para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;<br />

::b. O processo não poderá ter documentos;<br />

::c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite 

que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.<br />

[[Imagem: 41242.PNG]]<br />

==Gerar PDF do processo==

::Por meio do ícone [[Imagem: 41403.PNG]] (tela do processo) é possível converter um processo<br />

em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera<br />

PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos<br />

possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.<br />

[[Imagem: 41406.PNG]]<br />

[[Imagem: 41407.PNG]]<br />

==Enviar Correspondência Eletrônica==

::Os e-mails enviados pelo SEI-RJ passam a compor automaticamente a árvore de documentos do<br />

processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no<br />

número do processo e selecionar o ícone[[Imagem: 41412.PNG]]<br />

[[Imagem: 41414.PNG]]<br />

[[Imagem: 41417.PNG]]<br />

::Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos 

ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite 

inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

::Para o envio de mensagens, o campo “De” deve ser preenchido com um endereço de e-mail 

previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo “Para” é de livre 

preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo “Mensagem” pode permanecer em 

branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do 

campo “Mensagem”, permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a 

compor a árvore do processo.

[[Imagem: 41424.PNG]]<br />

::O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados 

juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar 

todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a 

mensagem:

[[Imagem: 41427.PNG]]<br />

[[Imagem: 41429.PNG]]<br />

[[Imagem: 41432.PNG]]<br />

::Para criar um grupo, secione a opção “Grupos de E-mail” no menu principal e, na tela seguinte, 

selecione a opção “Novo”:

[[Imagem: 41434.PNG]]<br />

::À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que 

vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do 

quadro por meio das opções na coluna “Ações”:

[[Imagem: 41437.PNG]]<br />

[[Imagem: 441439.PNG]]<br />

[[Imagem: 41443.PNG]]<br />

[[Imagem: 41447.PNG]]<br />

::Na tela “Novo Grupos de Envio” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”. 

Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema 

passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

[[Imagem: 41449.PNG]]<br />

[[Imagem: 41449.PNG]]<br />

[[Imagem: 41452.PNG]]<br />

::Grupos de contato

::A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário” 

nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo” 

no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:

[[Imagem: 41457.PNG]]<br />

[[Imagem: 41459.PNG]]<br />

::Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do 

Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo, 

o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

[[Imagem: 41512.PNG]]<br />

::Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível 

consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:

[[Imagem: 41514.PNG]]<br />

<!-- PAGE BREAK -->
=TRABALHO COLABORATIVO:=

::Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-

los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta 

seção, vamos explicar como fazer isso no SEI-RJ.

==Receber processos na unidade==

Na Tela Controle de Processos vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os 

processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los, 

basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.

[[Imagem: 41519.PNG]]<br />

[[Imagem: 41521.PNG]]<br />

==Atribuir processo a um usuário==

::A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela não impede 

que outros usuários da unidade atuem no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas 

informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No SEI-RJ, atribuir o processo é muito 

fácil. Veja abaixo.

::Clique em atribuir processo;

[[Imagem: 41525.PNG]]<br />

[[Imagem: 41527.PNG]]<br />

[[Imagem: 41527.PNG]]<br />


==Inserir anotações==

::O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos 

acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o 

trabalho do usuário na Tela Controle de Processos. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do 

diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.

[[Imagem: 41531.PNG]]<br />

[[Imagem: 41533.PNG]]<br />

[[Imagem: 41535.PNG]]<br />

[[Imagem: 41537.PNG]]<br />

==Consulta ao andamento do processo==

::Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura, 

envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso 

é a Consulta ao Andamento do processo.


::O SEI-RJ permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do 

processo, abra a Tela do Processo e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em Consultar Andamento.

[[Imagem: 41541.PNG]]<br />

[[Imagem: 41543.PNG]]<br />

::Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do 

processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do 

processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo 

documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a Tela do Processo e clique no ícone 

Atualizar Andamento.

[[Imagem: 41546.PNG]]<br />

[[Imagem: 41548.PNG]]<br />

[[Imagem: 41549.PNG]]<br />

==Manifestar ciência==

::O SEI-RJ conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência sem que, para 

isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o 

andamento do processo.

::Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do 

Processo e clique no ícone Ciência. Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em 

particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.


::A Ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a 

necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.

[[Imagem: 41555.PNG]]<br />

[[Imagem: 41556.PNG]]<br />

==Controle de prazos==

::A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo 

para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou 

regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério 

Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data 

para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

[[Imagem: 41602.PNG]]<br />

[[Imagem: 41606.PNG]]<br />

[[Imagem: 41607.PNG]]<br />

::Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles 

programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

[[Imagem: 41609.PNG]]<br />

::O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No 

calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o 

prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar 

nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário, 

há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:

[[Imagem: 41612.PNG]]<br />

[[Imagem: 41613.PNG]]<br />

==Imprimir WEB==

[[Imagem: 41619.PNG]]<br />

::[[Imagem: 41621.PNG]]<br />

==Versões do documento==

::O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o 

sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento, 

verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone

[[Imagem: 41628.PNG]]<br />

[[Imagem: 41636.PNG]]<br />

[[Imagem: 41632.PNG]]<br />

<!-- PAGE BREAK -->
=ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:=

==Acompanhamento Especial==

::A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para 

consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser 

aplicada a cada processo de interesse.



::Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

[[Imagem: 41722.PNG]]<br />

[[Imagem: 41724.PNG]]<br />

[[Imagem: 41726.PNG]]<br />

[[Imagem: 41727.PNG]]<br />

==Blocos internos==

::Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si. 

É uma organização interna somente visível pela unidade. No SEI-RJ há duas maneiras de incluir processos em 

um bloco interno:

[[Imagem: 41730.PNG]]<br />

[[Imagem: 41732.PNG]]<br />

[[Imagem: 41734.PNG]]<br />

[[Imagem: 41735.PNG]]<br />

[[Imagem: 41736.PNG]]<br />

[[Imagem: 41737.PNG]]<br />

==Bloco de Reunião==

::O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras 

unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para 

serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em 

unidades diferentes da geradora.


::Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, 

basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:


[[Imagem: 41740.PNG]]<br />

[[Imagem: 41741.PNG]]<br />

::Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião”. 

Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades 

para disponibilização:

[[Imagem: 50915.PNG]]<br />

[[Imagem: 50917.PNG]]<br />

[[Imagem: 50919.PNG]]<br />

::Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras 

unidades é necessário disponibilizar o bloco.


::No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com 

a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os 

recebidos.

[[Imagem: 50921.PNG]]<br />

[[Imagem: 50928.PNG]]<br />

[[Imagem: 50929.PNG]]<br />

==Marcadores==

::No SEI-RJ é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela 

de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por 

tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.

[[Imagem: 50933.PNG]]<br />

[[Imagem: 50935.PNG]]<br />

[[Imagem: 50937.PNG]]<br />

[[Imagem: 50938.PNG]]<br />

[[Imagem: 50939.PNG]]<br />

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=PESQUISA=

::No SEI-RJ é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.

::A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer 

palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o 

termo aparece.

[[Imagem: 50947.PNG]]<br />

[[Imagem: 50948.PNG]]<br />

[[Imagem: 50949.PNG]]<br />

[[Imagem: 50951.PNG]]<br />

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=ESTATÍSTICAS=

::A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho 

de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ 

apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

[[Imagem: 50955.PNG]]<br />

[[Imagem: 50957.PNG]]<br />

[[Imagem: 50959.PNG]]<br />

::* Quantidade de processos gerados;

::* Quantidade de processos com tramitação no período;

::* Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;

::* Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;

::* Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e

::* Quantidade de documentos externos no período.


::Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar 

nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No 

caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o 

órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.

[[Imagem: 51010.PNG]]<br />


==Desempenho de processos==

::Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de

Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que 

deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.

[[Imagem: 51015.PNG]]<br />

[[Imagem: 51017.PNG]]<br />

[[Imagem: 51018.PNG]]<br />

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=CONCLUSÃO=

::Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da 

melhor forma possível o SEI-RJ, respeitando as boas práticas e regras de utilização.