Exibir código-fonte para SEIRJ:Operações com Processos

[[Categoria:SEI-RJ]]
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A gestão por processo é a base do SEI. No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo, ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um documento.

Apenas usuários com perfil '''Avançado''' podem iniciar processos no SEI-RJ.

===Como iniciar um processo===

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Também não é necessário utilizar uma CI para autuar o processo (qualquer documento pode ser utilizado). Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos. 
Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo.
Se você for um usuário com perfil Avançado, basta clicar em '''Iniciar Processo''' no menu que fica a esquerda na Tela de Controle de Processos.  

[[Arquivo:Iniciar processos.png|semmoldura]]

Escolha o Tipo de Processo adequado (Exemplo: Contratação: Pregão Eletrônico). Essa informação é importante para facilitar a localização futura do processos, para permitir a extração acurada de indicadores e, principalmente, para proporcionar o controle do tempo de guarda adequado ao processo (garantindo que documentos que precisam ser conservados o sejam e que se descarte aqueles de menor relevância, racionalizando os custos de manutenção do sistema).

* os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta; 

* clicar em  “[[Arquivo:Icone Mais.png]]” para ver todos os tipos de processos disponíveis, e em “[[Arquivo:Icone menos.png]]” para voltar aos tipos mais usados

[[Arquivo:Tipo processual.png|semmoldura|664x664px]]

Após a escolha do Tipo Processual, é necessário preencher o cadastro do processo

[[Arquivo:Cadastro processo.png|semmoldura|892x892px]]


* '''Tipo do Processo''': Virá preenchido com a escolha feita na tela anterior;

* '''Especificação''': acréscimo de informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. A linguagem deve ser clara e objetiva. Esta informação será mostrada ao se passar o cursos sobre o número do processo, sema necessidade de se clicar nele, facilitando a identificação do assunto tratado;

* '''Classificação por Assunto''': o assunto é sugerido automaticamente pelo sistema e não deve ser alterado. Quando houver mais de uma sugestão, o usuário deverá optar por uma delas;

* '''Interessados''': informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o mérito do processo;

* '''Observações desta Unidade''': campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação;
* '''Nível de acesso''': 
*# '''Público:''' processos e documentos assinados que não possuem dados pessoais ou restrição legal de acesso, disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema
*# '''Restrito''': processos e seus documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
*# '''Sigiloso''': processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados;

Clique em '''Salvar'''.

===Iniciar Processo===

No '''SEI-RJ''', qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de autuação. No '''SEI-RJ''', autuar se torna “iniciar” um processo. Veja como:

1. Clique em “Iniciar Processo”

[[Imagem: 51645.PNG]]


2. Escolha o tipo de processo

Digite o nome do tipo de processo na lacuna para filtrar os tipos exibidos e facilitar a sua escolha. A tela de escolha do processo indica tipos de processos já criados pela unidade. Caso sua opção não apareça na lista, clique em '''“Exibir todos os tipos”''' para expandi-la. Caso não haja o tipo desejado, ele ainda não está disponível no '''SEI-RJ'''.

[[Imagem: 51650.PNG]]

{{Box|tipo=dica|texto=Caso o Tipo de Processo desejado não apareça na tela, clique no ícone [[Arquivo:Icone Mais.png]] para ver todos os tipos de processos disponíveis para sua unidade.}}



3. Preencha as informações sobre o processo

[[Imagem: 51653.PNG]]

4. Clique em “Salvar” para criar o processo

Pronto, o processo foi criado! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher corretamente os campos.


====Como preencher os campos para cadastro de processos====

Na maior parte dos processos, as informações de preenchimento obrigatório para criação do processo vêm previamente selecionadas. Ou seja: basta escolher o '''tipo de processo''' e '''clicar em “Salvar”''' para criá-lo. Mas existe uma série de vantagens em preencher as informações opcionais: melhorar a organização dos documentos, facilitar a pesquisa por informações, melhorar a gestão documental. Confira as orientações abaixo.

Especificação (opcional)

Essa informação é de preenchimento '''opcional'''. Uma descrição objetiva ajuda a identificar imediatamente o objeto do processo.

[[Imagem: 51725.PNG]]

Classificação por assuntos (obrigatório)

Esse campo é de preenchimento '''obrigatório''', mas os processos já vêm classificados no SEI-RJ. Não é necessária nenhuma ação neste campo.


Interessados (opcional)

Esse campo é '''opcional''', e serve para indicar os interessados no processo (pessoas físicas e jurídicas ou órgãos da administração).

[[Imagem: 51803.PNG]]

O mesmo processo pode ter diversos interessados. Veja abaixo as instruções.

Alterando os campos “Classificação por assunto” e “Interessado”

Ambos são preenchidos da mesma maneira. Essas instruções também são aplicáveis para o cadastro de documentos, destinatários e no envio de processos a outra unidades.

1. Adicionar Assunto/Interessado - por digitação;

1.1 Digite a informação no campo até ela surgir na lista abaixo - Caso o interessado não apareça na lista, pressione “enter” e confirme a sua inclusão;

1.2. Clique na opção desejada.

[[Imagem: 51808.PNG]]

[[Imagem: 51809.PNG]]

[[Imagem: 51810.PNG]]

[[Imagem: 51811.PNG]]

{{Box|tipo=aviso|texto=Os documentos e processos devem ser classificados como '''públicos''', a exceção daqueles que contenham informações sigilosas ou pessoais, na forma da Lei de Acesso à Informação.}}

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.


No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.


A maioria dos processos já vem com o nível de acesso padrão selecionado. Caso precise alterá-lo, siga as instruções abaixo:

[[Imagem: 51814.PNG]]

[[Imagem: 081126.PNG]]

{{Box|tipo=aviso|texto=Caso a Hipótese Legal desejada não esteja listada, será necessário solicitar o cadastro ao [[SEIRJ:Pontos focais|Ponto Focal]] setorial.}}


Ao finalizar o cadastro do processo, clique no botão '''Salvar'''.

====Informações importantes sobre nível de acesso de acesso====

Ao criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.



Processos sigilosos não são recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa. Também não são registrados nas estatísticas do sistema.

Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa. No entanto, os conteúdos de todos os documentos (mesmo assinados) são inacessíveis para usuários das unidades em que o processo não tenha tramitado.

====Alterando o nível de acesso de um processo====

Para alterar o nível de acesso de “Restrito” ou “Público” para “Sigiloso”, o processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operação.

Para isso, selecione o processo e clique no ícone Consultar/Alterar processo:

[[Imagem: 81136.PNG]]

[[Imagem: 81137.PNG]]

[[Imagem: 81138.PNG]]

Para maiores informações de como classificar informações não públicas no SEI, consulte o[[SEIRJ:Manual_sobre_o_uso_de_informações_não_públicas_no_SEI-RJ|Manual de informações não públicas]].

====Editando as informações de cadastro do processo====


Cometeu um erro no cadastro? Antes que o processo seja enviado à outra unidade, você pode '''editar''' suas informações cadastrais ou até mesmo '''excluí-lo''' por completo (caso ele já tenha documentos, é preciso excluir primeiro os documentos e depois o processo). Você pode fazer isso na '''Tela do Processo'''.

[[Imagem: 81203.PNG]]

===Ações realizadas no processo===
As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na tela '''Controle de Processos''', como '''operações em lote'''.

{{SEIRJ:Ações_realizadas_no_processo}}


===Sobrestamento===


No '''SEI-RJ''' o sobrestamento de processos corresponde ao procedimento administrativo Acautelar, e sua utilização deve seguir o normatizado no Manual de Protocolo vigente.

Esta funcionalidade suspende temporariamente o processo, inclusive interrompendo a contagem de tempo e os prazos do processo. O sobrestamento impede que um processo receba novos documentos ou alterações.

Esse recurso só deve ser usado mediante determinação formal e justificativa fundamentada num documento denominado '''Termo de Sobrestamento de Processo''', assinado eletronicamente no '''SEI-RJ''' por servidor competente, conforme orientação jurídica e autorização da chefia.

Além disso, o sobrestamento deve ser removido quando o motivo que o determinou não mais persistir ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação, também acompanhado de sua justificativa formal.



O sobrestamento pode ser feito diretamente na tela do processo, clicando-se no botão '''Sobrestar Processo''' [[Arquivo:Sei sobrestar processo.gif|semmoldura]].

[[Imagem: 81245.PNG]]

A seguir, o sistema mostrará a tela de Sobrestamento. Você deverá selecionar uma das opções:

'''Somente sobrestar''': quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar formalmente no próprio processo.

[[Imagem: 81249.PNG]]

'''Sobrestar vinculando a outro processo''': quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar, formalmente, em outro processo no '''SEI-RJ'''. O sistema abrirá o campo '''Processo para Vinculação''', para preenchimento do número do processo em questão. Ao clicar em '''Pesquisar''', o '''SEI-RJ''' automaticamente preencherá o campo '''Tipo''' de acordo com a numeração colocada.

[[Imagem: 81255.PNG]]

{{Box|tipo=aviso|texto=Em ambos os casos, o campo '''Motivo''' deverá ser preenchido com o conteúdo resumido do Termo de Sobrestamento.}}

Para remover o sobrestamento diretamente na tela do processo, clique em [[Arquivo:Sei remover sobrestamento processo.gif|semmoldura]] '''Remover Sobrestamento do Processo'''.

[[Imagem: 81258.PNG]]

Sua unidade também pode visualizar uma lista de todos os processos sobrestados que estejam sob sua responsabilidade. Para isso, basta clicar na opção '''“Processos Sobrestados”''' no menu principal do sistema, que apresentará uma tela como a mostrada abaixo.

[[Imagem: 81259.PNG]]

===Anexar e Desanexar Processos===

Além de duplicar ou interromper processos, muitas vezes também é necessário anexar um processo a outro. Isso é conveniente quando existe mais de um processo com a mesma finalidade e os mesmos interessados, simultaneamente, de forma que eles se tornam um só processo – isto é, o processo anexado torna-se parte do processo ao qual ele foi anexado, e não tem mais tramitação própria. Para esses casos, deve ser utilizada a função de '''anexação de processos'''.

No '''SEI-RJ''' a anexação de processos corresponde ao procedimento administrativo Juntada, e sua utilização deve seguir o normatizado no Manual de Protocolo vigente.

====Regras para anexação de processos:====

1. Para que a anexação possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto somente na unidade que efetuará a operação ou encerrado;

2. O processo a ser anexado, deve ter documentos em sua árvore;

3. Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado.

4. Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso "Restrito", o processo principal será "contaminado" por esse nível (mesmo comportamento quando um documento restrito é anexado a um processo com nível de acesso "Público").

5. O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele.

{{Box|tipo=aviso|texto=A anexação de processos é diferente do recurso Relacionamento de processos. Vamos relembrar?
O relacionamento de processos permite que você mantenha um processo relacionado a outro, porém ambos tramitam de forma separada. Na prática, serve para mostrar que determinados processos estão ligados de alguma forma a outro(s): um processo-mãe e seus processos decorrentes (por exemplo, um processo de contratação e outro de pagamento).}}

===Anexando processos:===

Para anexar um processo, você deve ter em mãos o número completo do processo a ser anexado. Em seguida, abra a tela do processo ao qual ele será anexado e clique no botão [[Arquivo:Sei anexar processo.gif|alt=|semmoldura]].

[[Imagem: 81334.PNG]]

Na tela seguinte, informe o número do processo que será anexado. A informação de tipo será preenchida automaticamente pelo '''SEI-RJ'''.

[[Imagem: 81338.PNG]]

O sistema mostrará uma janela de confirmação.

[[Imagem: 81339.PNG]]

Finalmente, o sistema abrirá a tela "'''Anexação de Processos'''", que apresenta todos os processos anexados ao processo atual. O processo anexado também aparecerá na árvore de documentos do processo principal.

{{Box|tipo=aviso|texto=Não é permitido anexar processos que não possuam documentos em sua árvore.}}

[[Imagem: 81340.PNG]]

Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado.

[[Imagem: 81342.PNG]]

[[Imagem: 81343.PNG]]

===Pesquisar no Processo===

[[Imagem: 81347.PNG]]

A '''pesquisa dentro de um processo específico''' busca as informações para apresentar no resultado nos seguintes campos:

1. No corpo dos documentos criados no próprio processo (tipo de documento, número, data, texto, sigla, assinatura, tudo que se visualiza no documento pode ser pesquisado);



2. Nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR - Reconhecimento Ótico de Caracteres (se sua unidade digitaliza documentos, certifique-se que a opção de OCR está ativa no programa de escaneamento);



3. Nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf, etc.);



4. Nos dados cadastrais de processos e documentos.

A pesquisa pode ser realizada por:



a. Palavras, siglas, expressões ou números


Busca ocorrências de uma determinada palavra, sigla, expressão (deve ser informada entre aspas duplas) ou número. Exemplos:

[[Imagem: 81356.PNG]]

[[Imagem: 81357.PNG]]

==Concluir Processo==

Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.



Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Feito isso, vá para a '''Tela do Processo''' e clique no ícone [[Arquivo:Sei concluir processo.gif|semmoldura]] '''Concluir Processo'''.

[[Imagem: 81401.PNG]]

{{Box|tipo=aviso|texto=O processo encerrado no SEI-RJ é considerado arquivado, desde que encerrado corretamente, ou seja, não deve estar aberto em nenhuma unidade.}}

Concluiu um processo por engano, ou sua unidade precisa reabrir um processo por qualquer outro motivo?

===Reabrir Processo===

Existem duas formas de reabrir processo, uma é quando o processo já está encerrado, ou seja, não possui andamento aberto em nenhuma unidade e já foi inserido um termo de encerramento de processo e a outra é quando você tramitou um processo para outra unidade, mas se esqueceu de assinar um documento, por exemplo, ou tramitou para uma unidade equivocadamente, mas precisa, com urgência, enviar o processo para a unidade correta.

Independente da situação do processo, reabri-lo no '''SEI-RJ''' é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a reabertura do processo.

[[Imagem: 81408.PNG]]


Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

Mas lembre-se, ao reabrir um processo na sua unidade para corrigir equívocos não se esqueça de concluí-lo na sua unidade após resolvê-los.

===Gerar Circular===

A funcionalidade “Gerar Circular”, permite gerar mais de uma via de uma mesma Correspondência Interna ou Ofício a ser enviado para destinatários distintos. Só é permitido para tipos de documentos internos que aceitem Destinatário (exemplo: Ofício).

Após gerar um primeiro documento que servirá de base, é possível acionar o botão “Gerar Circular” e indicar todos os Destinatários de interesse, podendo já incluir em Bloco de Assinatura, se necessário. No mesmo processo, para cada Destinatário será criado um novo documento do mesmo Tipo e com o mesmo número sequencial.

É importante que no documento base, sejam mantidas as variáveis originais do modelo do documento ou que sejam incluídas novas variáveis de interesse. 

Ainda, os dados cadastrais dos Contatos indicados como Destinatários precisam já estar completos para que o preenchimento automático das variáveis em cada documento ocorra conforme o esperado.

Para isso, selecione o documento base e clique no ícone [[Imagem: 81413.PNG]] na tela do processo:

[[Imagem: 81416.PNG]]

Indique os destinatários (por digitação ou por pesquisa), inclua em um bloco de assinatura se necessário, e clique em '''Gerar'''.

[[Imagem: 81418.PNG]]

Na árvore do processo será exibido o documento base acompanhado do ícone [[Imagem: 81419.PNG]] e os documentos gerados, que recebem o número sequencial ao do documento que serviu de base.

[[Imagem: 81423.PNG]]

[[Imagem: 81424.PNG]]

[[Imagem: 81426.PNG]]