Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC - Histórico de revisão

Gustavo Maçulo: /* 🗃️Prefixos SEPLAG */

2025-06-25T15:33:24Z

🗃️Prefixos SEPLAG

← Edição anterior		Edição das 15h33min de 25 de junho de 2025
Linha 37:		Linha 37:
	\| Prefeitura do Distrito Federal		\| Prefeitura do Distrito Federal
	\| PREF. DIST. FEDER.		\| PREF. DIST. FEDER.
			\|-
			\|Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
			\|PMRJ-00
	\|-		\|-
	\| Tribunal de Contas do Estado		\| Tribunal de Contas do Estado
Linha 51:		Linha 54:
	* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.		* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
	* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.		* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
			* Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. '''Exemplo: PMRJ-07/9792/1996'''

	🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.		🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.

Gustavo Maçulo: /* Exemplos Comuns de Classificação */

2025-06-23T15:54:09Z

Exemplos Comuns de Classificação

← Edição anterior		Edição das 15h54min de 23 de junho de 2025
Linha 103:		Linha 103:
	\| Processo de licença prêmio/especial		\| Processo de licença prêmio/especial
	\| 50 anos		\| 50 anos
			\|-
			\|13.07.07.146
			\|Processo de Exoneração de Servidor
			\|15 anos
	\|}		\|}

Linha 115:		Linha 119:
	\| Inquérito Administrativo		\| Inquérito Administrativo
	\| Processo Administrativo Disciplinar - PAD		\| Processo Administrativo Disciplinar - PAD
			\|-
			\|Programa de Exoneração Incentivada
			\|Processo de Exoneração de Servidor
	\|}		\|}
	----		----

Gustavo Maçulo: /* 🔡 Abreviações */

2025-06-23T15:49:26Z

🔡 Abreviações

@@ Linha 45: / Linha 45: @@
 |-
 |Programa de Exoneração Incentivada
-|PEI/
+|PEI/RJ
 |}
@@ Linha 57: / Linha 57: @@
 * Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
 * Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.
 ----
 == 📝 Títulos e Nomes dos Interessados ==

Gustavo Maçulo: /* 🔡 Abreviações */

2025-06-23T14:34:18Z

🔡 Abreviações

← Edição anterior		Edição das 14h34min de 23 de junho de 2025
Linha 43:		Linha 43:
	\| Secretaria de Administração e Gestão		\| Secretaria de Administração e Gestão
	\| SAG		\| SAG
			\|-
			\|Programa de Exoneração Incentivada
			\|PEI/
	\|}		\|}

Gustavo Maçulo: /* 📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade */

2025-06-06T14:03:01Z

📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade

← Edição anterior		Edição das 14h03min de 6 de junho de 2025
Linha 68:		Linha 68:
	=== Classificação Preferencial ===		=== Classificação Preferencial ===
	* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.		* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.
			* Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código '''13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS''', em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ''ano de exercício + 50 anos''.

	=== Exemplos Comuns de Classificação ===		=== Exemplos Comuns de Classificação ===

Gustavo Maçulo em 17h26min de 28 de maio de 2025

2025-05-28T17:26:34Z

← Edição anterior		Edição das 17h26min de 28 de maio de 2025
Linha 21:		Linha 21:
	* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.		* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.

	===Abreviações===		===🔡 Abreviações===

	Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:		Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:

Gustavo Maçulo em 17h23min de 28 de maio de 2025

2025-05-28T17:23:29Z

← Edição anterior		Edição das 17h23min de 28 de maio de 2025
Linha 6:		Linha 6:
	Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.		Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
	----		----
	== 🗂️ 1. Códigos de Origem e Abreviações Oficiais ==		== 🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais ==

	===~~🗃️1.1. Prefixos~~ SEPLAG===		===🗃️Prefixos SEPLAG===

	Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:		Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:
Linha 21:		Linha 21:
	* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.		* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.

	===~~1.2.~~ Abreviações===		===Abreviações===

	Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:		Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
Linha 51:		Linha 51:
	🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.		🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
	----		----
	== 🔢 2. Cadastro de Número de Processo ==		== 🔢 Cadastro de Número de Processo ==
	* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.		* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
	* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.		* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.
	----		----
	== 📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados ==		== 📝 Títulos e Nomes dos Interessados ==
	* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.		* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
	* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como:		* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
Linha 64:		Linha 64:
	** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)		** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
	----		----
	== 📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade ==		== 📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade ==

	=== ~~4.1.~~ Classificação Preferencial ===		=== Classificação Preferencial ===
	* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.		* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.

	=== ~~4.2.~~ Exemplos Comuns de Classificação ===		=== Exemplos Comuns de Classificação ===
	{\| class="wikitable" style="width: 80%;"		{\| class="wikitable" style="width: 80%;"
	! Código		! Código
Linha 84:		Linha 84:
	\|}		\|}

	=== ~~4.3.~~ Sinônimos Oficiais ===		=== Sinônimos Oficiais ===
	{\| class="wikitable" style="width: 70%;"		{\| class="wikitable" style="width: 70%;"
	! Termo Alternativo		! Termo Alternativo
Linha 96:		Linha 96:
	\|}		\|}
	----		----
	== 📅 5. Registro de Datas ==		== 📅 Registro de Datas ==
	* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.		* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
	* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.		* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
	----		----
	== 🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas ==		== 🏛️ Atos Normativos e Plantas ==
	* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''.		* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''.
	* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.		* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
	----		----
	== 🧾 7. Código de Classificação nos Documentos ==		== 🧾 Código de Classificação nos Documentos ==
	* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).		* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).
	* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.		* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.
	* O código deve ser também registrado no GEPROC.		* O código deve ser também registrado no GEPROC.
	----		----
	== 🧮 8. Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==		== 🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==
	Para definição do tempo total de guarda:		Para definição do tempo total de guarda:

Linha 116:		Linha 116:
	</div>		</div>
	----		----
	== ⚠️ 9. Observações Importantes ==		== ⚠️ Observações Importantes ==
	* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.		* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.
	* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.		* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
	* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.		* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.

Gustavo Maçulo em 17h21min de 28 de maio de 2025

2025-05-28T17:21:59Z

@@ Linha 7: / Linha 7: @@
 ----
 == 🗂️ 1. Códigos de Origem e Abreviações Oficiais ==
 Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
@@ Linha 33: / Linha 49: @@
 * Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
 🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
 ----

Gustavo Maçulo em 17h17min de 28 de maio de 2025

2025-05-28T17:17:16Z

← Edição anterior		Edição das 17h17min de 28 de maio de 2025
Linha 33:		Linha 33:
	* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.		* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.


			'''Prefixos SEPLAG'''

			Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:
			* '''E-01'''
			* '''E-05'''
			* '''E-06'''
			* '''E-12'''

			'''Atenção:'''
			* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
			* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
			* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
	🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.		🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
	----		----
Linha 88:		Linha 101:
	* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.		* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
	----		----
	== 🗃️ 7~~. Prefixos SEPLAG ==~~		== 🧾 7. Código de Classificação nos Documentos ==
	~~Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:~~
	* '''E-01'''
	* '''E-05'''
	* '''E-06'''
	* '''E-12'''

	~~'''Atenção:'''~~
	* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
	* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
	* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
	~~----~~
	~~== 🧾 8~~. Código de Classificação nos Documentos ==
	* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).		* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).
	* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.		* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.
	* O código deve ser também registrado no GEPROC.		* O código deve ser também registrado no GEPROC.
	----		----
	== 🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==		== 🧮 8. Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==
	Para definição do tempo total de guarda:		Para definição do tempo total de guarda:

Linha 112:		Linha 113:
	</div>		</div>
	----		----
	== ⚠️ 10. Observações Importantes ==		== ⚠️ 9. Observações Importantes ==
	* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.		* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.
	* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.		* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
	* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.		* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.

Gustavo Maçulo: /* 🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais */

2025-05-28T17:15:02Z

🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais

← Edição anterior		Edição das 17h15min de 28 de maio de 2025
Linha 6:		Linha 6:
	Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.		Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
	----		----
	== 🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais ==		== 🗂️ 1. Códigos de Origem e Abreviações Oficiais ==
	Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:		Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais: