Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC: mudanças entre as edições

De WIKI SEPLAG
Ir para navegação Ir para pesquisar
(Criou página com 'Categoria:Base de Conhecimento<font color="#000000"><center>'''📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC'''</center> '''📌 Objetivo''' Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG. ----'''🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais''' Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os segu...')
 
 
(14 revisões intermediárias pelo mesmo usuário não estão sendo mostradas)
Linha 1: Linha 1:
[[Categoria:Base de Conhecimento]]<font color="#000000"><center>'''📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC'''</center>
[[Categoria:Base de Conhecimento]]


'''📌 Objetivo'''
= 📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC =


Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
== 📌 Objetivo ==
----'''🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais'''
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
----
== 🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais ==
 
===🗃️Prefixos SEPLAG===
 
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:
* '''E-01'''
* '''E-05'''
* '''E-06'''
* '''E-12'''
 
'''Atenção:'''
* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
 
===🔡 Abreviações===


Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
{| class="wikitable"
 
|'''Termo Original'''
{| class="wikitable" style="width: 70%;"
|'''Abreviação Padrão'''
! Termo Original
! Abreviação Padrão
|-
| Estado da Guanabara
| EST. GUAN.
|-
|-
|Estado do Rio de Janeiro
|Estado do Rio de Janeiro
|EST. GUAN.
|RJ
|-
| Prefeitura do Distrito Federal
| PREF. DIST. FEDER.
|-
|-
|Prefeitura Distrital
|Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
|PREF. DIST.
|PMRJ-00
|-
|-
|Distrito Federal
| Tribunal de Contas do Estado
|FEDER.
| TCE
|-
|-
|Tribunal de Contas do Estado
| Secretaria de Administração e Gestão
|T.C.E.
| SAG
|-
|-
|Secretaria de Administração e Gestão
|Programa de Exoneração Incentivada
|SAG
|PEI/RJ
|}
|}


* As siglas devem ser escritas sem pontos.
* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
* Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. '''Exemplo: PMRJ-07/9792/1996'''


As siglas devem ser escritas sem pontos.
🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
----
== 🔢 Cadastro de Número de Processo ==
* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.
* O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo:
→ '''Processo criado no Portal Corporativo (UPO):''' <u>PEI/RJ/19011823/65112220/1996</u>


As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
'''Código de Origem:''' PEI/RJ


Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
'''Número:''' 19011823


🔍 Em caso de dúvida quanto à sigla ou origem, consultar previamente e evitar registros ambíguos.
'''Complemento:''' 65112220
----'''🔢 2. Cadastro de Número de Processo'''


* Quando    houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra    diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
'''Ano:'''1996
* Recuperar    sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando    a precedência dos registros.


----'''📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados'''
→ '''No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma:''' <u>PEI/RJ/1901182365112220/1996</u>


* Transcrever    '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
* '''Código de Origem:''' PEI/RJ
* Corrigir    '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
* '''Número:''' 1901182365112220  →  Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números.
** Acentuação      incorreta
* '''Ano:''' 1996
** Omissão      ou duplicação de letras
* Inserir    no campo "Anotações":
** Nomes      completos de todos os interessados
** Sobrenomes      divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)


----'''📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade'''
----
== 📝 Títulos e Nomes dos Interessados ==
* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
** Acentuação incorreta
** Omissão ou duplicação de letras
* Inserir no campo "Anotações":
** Nomes completos de todos os interessados
** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
----
== 📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade ==


'''4.1. Classificação Preferencial'''
=== Classificação Preferencial ===
* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.
* Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código '''13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS''', em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ''ano de exercício + 50 anos''.


* Sempre    utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de    processos com múltiplos assuntos.
=== Exemplos Comuns de Classificação ===
 
{| class="wikitable" style="width: 80%;"
'''4.2. Exemplos Comuns de Classificação'''
! Código
{| class="wikitable"
! Tipologia Documental
|'''Código'''
! Guarda
|'''Assunto'''
|-
|'''Guarda'''
| 13.07.02.39
| Processo de Aposentadoria
| 95 anos
|-
|-
|13.07.02.39
| 13.07.02.53
|Processo de Aposentadoria
| Processo de licença prêmio/especial
|95 anos
| 50 anos
|-
|-
|13.07.02.53
|13.07.07.146
|Licença Especial
|Processo de Exoneração de Servidor
|50 anos
|15 anos
|}
|}
'''4.3. Sinônimos Oficiais'''
 
{| class="wikitable"
=== Sinônimos Oficiais ===
|'''Termo Alternativo'''
{| class="wikitable" style="width: 70%;"
|'''Classificação Correta'''
! Termo Alternativo
! Classificação Correta
|-
|-
|Jubilação
| Intimação
|Aposentadoria
| Processo de Atendimento a Mandado Judicial
|-
|-
|Atendimento a Mandado Judicial
| Inquérito Administrativo
|Intimação
| Processo Administrativo Disciplinar - PAD
|-
|-
|PAD
|Programa de Exoneração Incentivada
|Inquérito Administrativo
|Processo de Exoneração de Servidor
|}
|}
----'''📅 5. Registro de Datas'''
----
 
== 📅 Registro de Datas ==
* '''Sem     despacho de “Arquive-se”:''' utilizar a data da última tramitação do     processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* Sempre    que houver dúvida sobre a data correta, '''isolar o processo e consultar'''    com a equipe responsável.
* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
 
----
----'''🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas'''
== 🏛️ Atos Normativos e Plantas ==
 
* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''.
* Processos     contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda     permanente'''.
* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
* Processos     com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados     individualmente quanto à guarda.
----
 
== 🧾 Código de Classificação nos Documentos ==
----'''🗃️ 7. Prefixos SEPLAG'''
* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).
 
* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:
* O código deve ser também registrado no GEPROC.
 
----
* '''E-01'''
== 🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==
* '''E-05'''
* '''E-06'''
* '''E-12'''
 
Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
 
Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
 
Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
----'''🧾 8. Código de Classificação nos Documentos'''
 
* Ao     eliminar documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código     de classificação''' correspondente.
* O     código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.
 
----'''🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório)'''
 
Para definição do tempo total de guarda:
Para definição do tempo total de guarda:


<div style="background-color: #f0f8ff; border: 1px solid #add8e6; padding: 10px; border-radius: 5px; text-align: center; margin: 10px 0;">
📅 '''Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária'''
📅 '''Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária'''
----'''⚠️ 10. Observações Importantes'''
</div>
 
----
* Verificar     se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços'''     antes de definir temporalidade.
== ⚠️ Observações Importantes ==
* '''Anexar     todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.
* Em '''caso     de dúvida''', não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da     Divisão.
* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.

Edição atual tal como às 15h33min de 25 de junho de 2025


📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC

📌 Objetivo

Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.

🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais

🗃️Prefixos SEPLAG

Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:

  • E-01
  • E-05
  • E-06
  • E-12

Atenção:

  • Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
  • Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
  • Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.

🔡 Abreviações

Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:

Termo Original Abreviação Padrão
Estado da Guanabara EST. GUAN.
Estado do Rio de Janeiro RJ
Prefeitura do Distrito Federal PREF. DIST. FEDER.
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro PMRJ-00
Tribunal de Contas do Estado TCE
Secretaria de Administração e Gestão SAG
Programa de Exoneração Incentivada PEI/RJ
  • As siglas devem ser escritas sem pontos.
  • As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
  • Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla RJ.
  • Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. Exemplo: PMRJ-07/9792/1996

🔍 Em caso de dúvida: Consultar previamente e evitar registros ambíguos.

🔢 Cadastro de Número de Processo

  • Quando houver processos com o mesmo número, inserir uma letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.).
  • Recuperar sempre que possível os códigos de origem mais antigos, respeitando a precedência dos registros.
  • O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo:

→ Processo criado no Portal Corporativo (UPO): PEI/RJ/19011823/65112220/1996

Código de Origem: PEI/RJ

Número: 19011823

Complemento: 65112220

Ano:1996

→ No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma: PEI/RJ/1901182365112220/1996

  • Código de Origem: PEI/RJ
  • Número: 1901182365112220 → Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números.
  • Ano: 1996

📝 Títulos e Nomes dos Interessados

  • Transcrever fielmente o nome do processo como consta na capa.
  • Corrigir apenas erros de digitação evidentes, como:
    • Acentuação incorreta
    • Omissão ou duplicação de letras
  • Inserir no campo "Anotações":
    • Nomes completos de todos os interessados
    • Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)

📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade

Classificação Preferencial

  • Sempre utilizar a classificação com maior tempo de guarda no caso de processos com múltiplos assuntos.
  • Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código 13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS, em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ano de exercício + 50 anos.

Exemplos Comuns de Classificação

Código Tipologia Documental Guarda
13.07.02.39 Processo de Aposentadoria 95 anos
13.07.02.53 Processo de licença prêmio/especial 50 anos
13.07.07.146 Processo de Exoneração de Servidor 15 anos

Sinônimos Oficiais

Termo Alternativo Classificação Correta
Intimação Processo de Atendimento a Mandado Judicial
Inquérito Administrativo Processo Administrativo Disciplinar - PAD
Programa de Exoneração Incentivada Processo de Exoneração de Servidor

📅 Registro de Datas

  • Sem despacho de “Arquive-se”: Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
  • Dúvida sobre a data correta: Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.

🏛️ Atos Normativos e Plantas

  • Processos contendo atos normativos originais devem ser classificados com guarda permanente.
  • Processos com plantas físicas ou digitais também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.

🧾 Código de Classificação nos Documentos

🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório)

Para definição do tempo total de guarda:

📅 Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária

⚠️ Observações Importantes

  • Verificar se o processo envolve compra, aquisição ou contratação de serviços antes de definir temporalidade.
  • Anexar todos os códigos administrativos relacionados ao cadastro no GEPROC.
  • ⚠️ Em caso de dúvida: Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.
Disponível em “http://wiki.planejamento.rj.gov.br/index.php?title=Normativos:PADRÕES_DE_CADASTRO_E_CLASSIFICAÇÃO_NO_SISTEMA_GEPROC&oldid=11540”