Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC: mudanças entre as edições

De WIKI SEPLAG
Ir para navegação Ir para pesquisar
 
(10 revisões intermediárias pelo mesmo usuário não estão sendo mostradas)
Linha 4: Linha 4:


== 📌 Objetivo ==
== 📌 Objetivo ==
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
----
----
== 🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais ==
== 🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais ==
 
===🗃️Prefixos SEPLAG===
 
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:
* '''E-01'''
* '''E-05'''
* '''E-06'''
* '''E-12'''
 
'''Atenção:'''
* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
 
===🔡 Abreviações===
 
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:


Linha 21: Linha 37:
| Prefeitura do Distrito Federal
| Prefeitura do Distrito Federal
| PREF. DIST. FEDER.
| PREF. DIST. FEDER.
|-
|Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro
|PMRJ-00
|-
|-
| Tribunal de Contas do Estado
| Tribunal de Contas do Estado
Linha 27: Linha 46:
| Secretaria de Administração e Gestão
| Secretaria de Administração e Gestão
| SAG
| SAG
|-
|Programa de Exoneração Incentivada
|PEI/RJ
|}
|}


Linha 32: Linha 54:
* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
* Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. '''Exemplo: PMRJ-07/9792/1996'''


🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
----
----
== 🔢 2. Cadastro de Número de Processo ==
== 🔢 Cadastro de Número de Processo ==
* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.
* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.
* O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo:
→ '''Processo criado no Portal Corporativo (UPO):''' <u>PEI/RJ/19011823/65112220/1996</u>
'''Código de Origem:''' PEI/RJ
'''Número:''' 19011823
'''Complemento:''' 65112220
'''Ano:'''1996
→ '''No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma:''' <u>PEI/RJ/1901182365112220/1996</u>
* '''Código de Origem:''' PEI/RJ
* '''Número:''' 1901182365112220  →  Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números.
* '''Ano:''' 1996
----
----
== 📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados ==
== 📝 Títulos e Nomes dos Interessados ==
* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
Linha 48: Linha 88:
** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
----
----
== 📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade ==
== 📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade ==


=== 4.1. Classificação Preferencial ===
=== Classificação Preferencial ===
* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.
* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.
* Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código '''13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS''', em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ''ano de exercício + 50 anos''.


=== 4.2. Exemplos Comuns de Classificação ===
=== Exemplos Comuns de Classificação ===
{| class="wikitable" style="width: 80%;"
{| class="wikitable" style="width: 80%;"
! Código
! Código
Linha 66: Linha 107:
| Processo de licença prêmio/especial
| Processo de licença prêmio/especial
| 50 anos
| 50 anos
|-
|13.07.07.146
|Processo de Exoneração de Servidor
|15 anos
|}
|}


=== 4.3. Sinônimos Oficiais ===
=== Sinônimos Oficiais ===
{| class="wikitable" style="width: 70%;"
{| class="wikitable" style="width: 70%;"
! Termo Alternativo
! Termo Alternativo
Linha 78: Linha 123:
| Inquérito Administrativo
| Inquérito Administrativo
| Processo Administrativo Disciplinar - PAD
| Processo Administrativo Disciplinar - PAD
|-
|Programa de Exoneração Incentivada
|Processo de Exoneração de Servidor
|}
|}
----
----
== 📅 5. Registro de Datas ==
== 📅 Registro de Datas ==
* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
----
----
== 🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas ==
== 🏛️ Atos Normativos e Plantas ==
* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''.
* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''.
* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
----
----
== 🗃️ 7. Prefixos SEPLAG ==
== 🧾 Código de Classificação nos Documentos ==
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:
* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).
* '''E-01'''
* '''E-05'''
* '''E-06'''
* '''E-12'''
 
'''Atenção:'''
* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
----
== 🧾 8. Código de Classificação nos Documentos ==
* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.
* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.
* O código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.
* O código deve ser também registrado no GEPROC.
----
----
== 🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==
== 🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==
Para definição do tempo total de guarda:
Para definição do tempo total de guarda:


Linha 111: Linha 148:
</div>
</div>
----
----
== ⚠️ 10. Observações Importantes ==
== ⚠️ Observações Importantes ==
* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.
* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.
* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.
* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.

Edição atual tal como às 15h33min de 25 de junho de 2025


📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC

📌 Objetivo

Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.

🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais

🗃️Prefixos SEPLAG

Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:

  • E-01
  • E-05
  • E-06
  • E-12

Atenção:

  • Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
  • Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
  • Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.

🔡 Abreviações

Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:

Termo Original Abreviação Padrão
Estado da Guanabara EST. GUAN.
Estado do Rio de Janeiro RJ
Prefeitura do Distrito Federal PREF. DIST. FEDER.
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro PMRJ-00
Tribunal de Contas do Estado TCE
Secretaria de Administração e Gestão SAG
Programa de Exoneração Incentivada PEI/RJ
  • As siglas devem ser escritas sem pontos.
  • As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
  • Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla RJ.
  • Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. Exemplo: PMRJ-07/9792/1996

🔍 Em caso de dúvida: Consultar previamente e evitar registros ambíguos.

🔢 Cadastro de Número de Processo

  • Quando houver processos com o mesmo número, inserir uma letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.).
  • Recuperar sempre que possível os códigos de origem mais antigos, respeitando a precedência dos registros.
  • O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo:

→ Processo criado no Portal Corporativo (UPO): PEI/RJ/19011823/65112220/1996

Código de Origem: PEI/RJ

Número: 19011823

Complemento: 65112220

Ano:1996

→ No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma: PEI/RJ/1901182365112220/1996

  • Código de Origem: PEI/RJ
  • Número: 1901182365112220 → Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números.
  • Ano: 1996

📝 Títulos e Nomes dos Interessados

  • Transcrever fielmente o nome do processo como consta na capa.
  • Corrigir apenas erros de digitação evidentes, como:
    • Acentuação incorreta
    • Omissão ou duplicação de letras
  • Inserir no campo "Anotações":
    • Nomes completos de todos os interessados
    • Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)

📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade

Classificação Preferencial

  • Sempre utilizar a classificação com maior tempo de guarda no caso de processos com múltiplos assuntos.
  • Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código 13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS, em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ano de exercício + 50 anos.

Exemplos Comuns de Classificação

Código Tipologia Documental Guarda
13.07.02.39 Processo de Aposentadoria 95 anos
13.07.02.53 Processo de licença prêmio/especial 50 anos
13.07.07.146 Processo de Exoneração de Servidor 15 anos

Sinônimos Oficiais

Termo Alternativo Classificação Correta
Intimação Processo de Atendimento a Mandado Judicial
Inquérito Administrativo Processo Administrativo Disciplinar - PAD
Programa de Exoneração Incentivada Processo de Exoneração de Servidor

📅 Registro de Datas

  • Sem despacho de “Arquive-se”: Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
  • Dúvida sobre a data correta: Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.

🏛️ Atos Normativos e Plantas

  • Processos contendo atos normativos originais devem ser classificados com guarda permanente.
  • Processos com plantas físicas ou digitais também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.

🧾 Código de Classificação nos Documentos

🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório)

Para definição do tempo total de guarda:

📅 Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária

⚠️ Observações Importantes

  • Verificar se o processo envolve compra, aquisição ou contratação de serviços antes de definir temporalidade.
  • Anexar todos os códigos administrativos relacionados ao cadastro no GEPROC.
  • ⚠️ Em caso de dúvida: Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.
Disponível em “http://wiki.planejamento.rj.gov.br/index.php?title=Normativos:PADRÕES_DE_CADASTRO_E_CLASSIFICAÇÃO_NO_SISTEMA_GEPROC&oldid=11540”