Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC: mudanças entre as edições
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Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG. | Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema [http://geproc.planejamento.rj.gov.br/#/usuario-login GEPROC], garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG. | ||
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== 🗂️ | == 🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais == | ||
===🗃️Prefixos SEPLAG=== | |||
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG: | |||
* '''E-01''' | |||
* '''E-05''' | |||
* '''E-06''' | |||
* '''E-12''' | |||
'''Atenção:''' | |||
* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias). | |||
* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG. | |||
* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG. | |||
===🔡 Abreviações=== | |||
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais: | Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais: | ||
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| Prefeitura do Distrito Federal | | Prefeitura do Distrito Federal | ||
| PREF. DIST. FEDER. | | PREF. DIST. FEDER. | ||
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|Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro | |||
|PMRJ-00 | |||
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| Tribunal de Contas do Estado | | Tribunal de Contas do Estado | ||
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| Secretaria de Administração e Gestão | | Secretaria de Administração e Gestão | ||
| SAG | | SAG | ||
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|Programa de Exoneração Incentivada | |||
|PEI/RJ | |||
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* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos. | * As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos. | ||
* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''. | * Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''. | ||
* Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. '''Exemplo: PMRJ-07/9792/1996''' | |||
🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos. | 🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos. | ||
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== 🔢 | == 🔢 Cadastro de Número de Processo == | ||
* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''. | * Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''. | ||
* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros. | * Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros. | ||
* O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo: | |||
→ '''Processo criado no Portal Corporativo (UPO):''' <u>PEI/RJ/19011823/65112220/1996</u> | |||
'''Código de Origem:''' PEI/RJ | |||
'''Número:''' 19011823 | |||
'''Complemento:''' 65112220 | |||
'''Ano:'''1996 | |||
→ '''No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma:''' <u>PEI/RJ/1901182365112220/1996</u> | |||
* '''Código de Origem:''' PEI/RJ | |||
* '''Número:''' 1901182365112220 → Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números. | |||
* '''Ano:''' 1996 | |||
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== 📝 | == 📝 Títulos e Nomes dos Interessados == | ||
* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa. | * Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa. | ||
* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como: | * Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como: | ||
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** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes) | ** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes) | ||
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== 📚 | == 📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade == | ||
=== | === Classificação Preferencial === | ||
* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos. | * Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos. | ||
* Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código '''13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS''', em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ''ano de exercício + 50 anos''. | |||
=== | === Exemplos Comuns de Classificação === | ||
{| class="wikitable" style="width: 80%;" | {| class="wikitable" style="width: 80%;" | ||
! Código | ! Código | ||
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| Processo de licença prêmio/especial | | Processo de licença prêmio/especial | ||
| 50 anos | | 50 anos | ||
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|13.07.07.146 | |||
|Processo de Exoneração de Servidor | |||
|15 anos | |||
|} | |} | ||
=== | === Sinônimos Oficiais === | ||
{| class="wikitable" style="width: 70%;" | {| class="wikitable" style="width: 70%;" | ||
! Termo Alternativo | ! Termo Alternativo | ||
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| Inquérito Administrativo | | Inquérito Administrativo | ||
| Processo Administrativo Disciplinar - PAD | | Processo Administrativo Disciplinar - PAD | ||
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|Programa de Exoneração Incentivada | |||
|Processo de Exoneração de Servidor | |||
|} | |} | ||
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== 📅 | == 📅 Registro de Datas == | ||
* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe. | * '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe. | ||
* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável. | * '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável. | ||
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== 🏛️ | == 🏛️ Atos Normativos e Plantas == | ||
* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''. | * Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''. | ||
* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda. | * Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda. | ||
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== 🧾 | == 🧾 Código de Classificação nos Documentos == | ||
* Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ). | * Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a [https://www.aperj.rj.gov.br/uploads/arquivos_portalaperj/arquivos/inst_tec/28102021_160548_TTD_SITE.pdf Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro], disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ). | ||
* Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente. | * Ao avaliar os documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente. | ||
* O código deve ser também registrado no GEPROC. | * O código deve ser também registrado no GEPROC. | ||
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== 🧮 | == 🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório) == | ||
Para definição do tempo total de guarda: | Para definição do tempo total de guarda: | ||
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</div> | </div> | ||
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== ⚠️ | == ⚠️ Observações Importantes == | ||
* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade. | * Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade. | ||
* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC. | * '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC. | ||
* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão. | * ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão. | ||
Edição atual tal como às 15h33min de 25 de junho de 2025
📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC
📌 Objetivo
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais
🗃️Prefixos SEPLAG
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:
- E-01
- E-05
- E-06
- E-12
Atenção:
- Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
- Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
- Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
🔡 Abreviações
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
| Termo Original | Abreviação Padrão |
|---|---|
| Estado da Guanabara | EST. GUAN. |
| Estado do Rio de Janeiro | RJ |
| Prefeitura do Distrito Federal | PREF. DIST. FEDER. |
| Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro | PMRJ-00 |
| Tribunal de Contas do Estado | TCE |
| Secretaria de Administração e Gestão | SAG |
| Programa de Exoneração Incentivada | PEI/RJ |
- As siglas devem ser escritas sem pontos.
- As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
- Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla RJ.
- Os processos administrativos provenientes da Prefeitura do Rio de Janeiro devem ser identificados pela sigla PMRJ, seguida do número correspondente ao código da secretaria municipal de origem. Exemplo: PMRJ-07/9792/1996
🔍 Em caso de dúvida: Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
🔢 Cadastro de Número de Processo
- Quando houver processos com o mesmo número, inserir uma letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.).
- Recuperar sempre que possível os códigos de origem mais antigos, respeitando a precedência dos registros.
- O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo:
→ Processo criado no Portal Corporativo (UPO): PEI/RJ/19011823/65112220/1996
Código de Origem: PEI/RJ
Número: 19011823
Complemento: 65112220
Ano:1996
→ No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma: PEI/RJ/1901182365112220/1996
- Código de Origem: PEI/RJ
- Número: 1901182365112220 → Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números.
- Ano: 1996
📝 Títulos e Nomes dos Interessados
- Transcrever fielmente o nome do processo como consta na capa.
- Corrigir apenas erros de digitação evidentes, como:
- Acentuação incorreta
- Omissão ou duplicação de letras
- Inserir no campo "Anotações":
- Nomes completos de todos os interessados
- Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade
Classificação Preferencial
- Sempre utilizar a classificação com maior tempo de guarda no caso de processos com múltiplos assuntos.
- Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código 13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS, em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ano de exercício + 50 anos.
Exemplos Comuns de Classificação
| Código | Tipologia Documental | Guarda |
|---|---|---|
| 13.07.02.39 | Processo de Aposentadoria | 95 anos |
| 13.07.02.53 | Processo de licença prêmio/especial | 50 anos |
| 13.07.07.146 | Processo de Exoneração de Servidor | 15 anos |
Sinônimos Oficiais
| Termo Alternativo | Classificação Correta |
|---|---|
| Intimação | Processo de Atendimento a Mandado Judicial |
| Inquérito Administrativo | Processo Administrativo Disciplinar - PAD |
| Programa de Exoneração Incentivada | Processo de Exoneração de Servidor |
📅 Registro de Datas
- Sem despacho de “Arquive-se”: Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
- Dúvida sobre a data correta: Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
🏛️ Atos Normativos e Plantas
- Processos contendo atos normativos originais devem ser classificados com guarda permanente.
- Processos com plantas físicas ou digitais também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
🧾 Código de Classificação nos Documentos
- Na atividade de Classificação dos documentos e processos administrativos, o profissional deverá consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, disponível no site do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro (APERJ).
- Ao avaliar os documentos, insira no canto superior direito da folha o código de classificação correspondente.
- O código deve ser também registrado no GEPROC.
🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório)
Para definição do tempo total de guarda:
📅 Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária
⚠️ Observações Importantes
- Verificar se o processo envolve compra, aquisição ou contratação de serviços antes de definir temporalidade.
- Anexar todos os códigos administrativos relacionados ao cadastro no GEPROC.
- ⚠️ Em caso de dúvida: Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.