SEIRJ:Manual do usuário avançado

SUMÁRIO

Apresentação

A adoção do Processo Eletrônico pelo Governo do Estado do Rio de Janeiro transforma profundamente a natureza da tramitação de processos e documentos e

traz importantes benefícios aos servidores e aos cidadãos. A ferramenta escolhida para isso é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ, desenvolvido

pelo Tribunal Regional Federal da 4º Região (TRF4) e cedido gratuitamente ao Governo do Estado. O SEI-RJ é bastante flexível: pode se adaptar ao trabalho

desenvolvido pelos servidores, ao mesmo tempo em que possui uma interface amigável a todos.

As principais funcionalidades do SEI-RJ incluem autuar processos eletrônicos, criar, editar e assinar documentos dentro do próprio sistema, tramitar

processos, monitorar seu andamento e obter informações com rapidez e segurança. Tudo isso já foi tratado no manual do usuário básico. Por outro lado,

o SEI-RJ também possui alguns recursos que potencializam ainda mais os seus benefícios, e permitem que a celeridade e a eficiência do sistema também sejam

incorporadas nas próprias rotinas de organização do trabalho nas unidades administrativas.

• Organizar documentos e processos: recursos que abrangem não somente a edição avançada de documentos internos, com estilos de formatação, tabelas e imagens, como também permite preparar despachos, monitorar informações e organizar novos processos com muito mais rapidez e uniformidade.

• Outras operações com processos: funções que permitem a suspensão temporária de um processo ou sua anexação a outro processo.

• Conceder acesso às informações de um processo: recursos do sistema que, no paradigma do acesso à informação, permitem que servidores e usuários

externos visualizem informações contidas em processos do SEI-RJ , por meio de cópias em PDF e e-mails de

notificações.

Portanto, a proposta deste módulo avançado é ampliar a organização dos processos e documentos criados por sua unidade administrativa. Você já aprendeu

como criar documentos e tramitar processos – agora, aprenderá como dominar recursos de formatação avançada, para produzir documentos ainda melhores, e

como monitorar processos e extrair informações, para nunca perder de vista o conteúdo do interesse de sua unidade.

Lembre-se de consultar no Manual do Usuário Básico, as informações sobre as responsabilidades do usuário na utilização do SEI-RJ .

Para maiores informações a respeito do SEI-RJ, acesse o Portal do SEI-RJ : http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/.

Organizar Documentos e Processos

Editar Documentos Internos

Vamos recapitular algumas noções básicas sobre o Processo Eletrônico? Em primeiro lugar, os documentos do SEI-RJ

são internos ou externos – isto é, foram criados no interior do sistema (e assinados de forma eletrônica) ou fora dele (planilhas e arquivos PDF, por

exemplo, que não recebem assinatura eletrônica no SEI-RJ ).

Os recursos avançados de formatação do SEI-RJ encontram-se no Editor de Texto, e aplicam-se aos

documentos internos. Semelhante a um editor de texto

padrão, possui ferramentas básicas de edição de estilo, cor, parágrafo, numeração, dentre outras funcionalidades.

como a unidade de origem, o endereço da unidade e o número do processo em que o documento se encontra.

Somente o administrador do sistema consegue alterar

o conteúdo dessas seções.

Veja, a seguir, a janela do Editor de Texto do SEI-RJ .

Uma forma rápida para formatar o texto dos documentos de sua unidade é por meio do recurso de estilos de texto. Trata-se de um conjunto de formatos

predefinidos, como tipo e tamanho de fonte, espaçamento, numeração e destaques mais adequados a cada tipo de conteúdo. Por exemplo, você pode utilizar um

estilo com numeração quando estiver elaborando um despacho ou uma portaria, ou utilizar um estilo de texto justificado com recuo na primeira linha quando

se tratar de uma informação ou um encaminhamento.

Abaixo, confira alguns dos estilos de texto do SEI-RJ que facilitam a formatação dos documentos internos

da sua unidade.

O sistema apresentará uma janela com as informações necessárias para criar sua tabela. Preencha o número de linhas, colunas e as dimensões de largura e altura.

Você também pode escolher o local de alinhamento da tabela no corpo do documento, se estará à direita, centralizada ou na parte esquerda do documento.

O campo de “legenda” pode ser utilizado para criar uma legenda automática da tabela. Por fim, clique em “OK”.

Pronto! A tabela foi inserida e já pode ser preenchida com os dados.

Colando o texto de outro documento:

O editor do SEI-RJ também permite que você copie e cole o conteúdo de outro documento ou arquivo eletrônico no

corpo do documento interno do SEI-RJ. Basta

copiar e colar o conteúdo normalmente, como você já faz em outros aplicativos do computador.

Duplicar Processo

Na rotina da Administração Pública, é comum que um grande número de processos tenha instrução semelhante, em função de terem finalidades muito parecidas.

Por exemplo, processos de aquisição de material de consumo, ou de contratação de serviços comuns. Nesse caso, o SEI-RJ permite que você faça uma só

instrução e duplique-a quantas vezes quiser, alterando somente o que for necessário. Para isso, existe o recurso chamado Duplicar Processo.

Isso é feito diretamente na tela do processo, clicando no botão Duplicar Processo.