SEIRJ:Manual do ponto focal

SUMÁRIO

OBJETIVO

O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ.

Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ.

O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.

CADASTRO DE USUÁRIOS - SIP

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção Usuários > Novo, conforme tela abaixo:

Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: https://treinamento-sei.fazenda.rj.gov.br/sip

Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: https://sei.fazenda.rj.gov.br/sip/

O sistema apresentará a tela abaixo:

No campo Órgão, selecione o órgão ao qual você é o ponto focal. Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.

O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede.

No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Veja mais em: Atribuir Permissões de usuários.

Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: Usuários -> Listar, conforme tela

abaixo:

A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida:

Recomendamos fortemente que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo:

Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de Ações (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou por meio dos botões do canto superior direito da tela.

Após a realização da ação, selecione o botão Salvar canto superior direito da tela.

Importante: Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário".

Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário.

Veja como excluir as permissões em Manter permissões. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões.

ATRIBUIR PERMISSÕES AOS USUÁRIOS

PERFIS DO SEI-RJ

A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são:

Perfil	Descrição
Consulta	Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações.
Colaborador	Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS.
Básico	Permissão para executar as seguintes funções: Receber processos na unidade; Atribuir processos; Concluir processos; Inserir anotações e marcadores; Consultar andamento do processo; Realizar consultas de processos e documentos; Manifestar ciência; Controlar prazos; Incluir e assinar documentos internos; Incluir e autenticar documentos externos; Imprimir documentos; Gerar pdf e zip de processos; Tramitar processos; Criar e utilizar blocos de reunião, interno e de assinatura; Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade.
Avançado	Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo: Iniciar processo; Reabrir processo; Sobrestar processo; Relacionar processo; Iniciar processo relacionado; Duplicar processo; Gerenciar acesso externo; Gerar circular.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas.

ATRIBUINDO NOVA PERMISSÃO:

Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione Permissões -> Nova:

A tela Nova Permissão será exibida:

Finalizado o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.

Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione Permissões -> Atribuição em bloco, conforme tela abaixo:

A tela Atribuir permissões em bloco é apresentada:

Nesta tela, preencha as seguintes informações:

Órgão do Sistema: ERJ;

Sistema: SEI;

Órgão da Unidade: Órgão a qual pertence à unidade do usuário que a permissão será concedida;

Unidade: Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado;

Perfil desejado:

Consulta;

Colaborador;

Básico;

Avançado.

Veja as descrições dos perfis aqui: Perfis do SEI-RJ

Sigla do Usuário/Sigla do Órgão: A sigla é o login do usuário, por exemplo:

ffsampaio/PGE

Ao clicar em atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas:

A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão.

A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador

não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão.

IMPORTANTE: Quando essa mensagem é exibida, nenhuma permissão é dada.

Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: Cadastro de usuários - SIP

Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem:

IMPORTANTE: Após a exibição da mensagem de que os perfis foram atribuídos, clique em Ok e para sair da tela clique em Cancelar.

MANTER PERMISSÕES:

Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, selecione Permissões -> Administradas:

Nessa tela, utilize os campos disponíveis para pesquisar as permissões correspondentes:

O resultado apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem aos parâmetros de pesquisa informados.

Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada:

Para copiar permissão:

Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão.

COMPLEMENTAR DADOS DO USUÁRIO – SEI-RJ

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ.

Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em Administração -> Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:

O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisa, conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da Ação correspondente.

Selecione no painel Contato Associado o ícone . A tela Alterar Contato será exibida:

Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos.

Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail.

Observação 1: Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero.

Observação 2: Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo.

Observação 3: O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços.

IMPORTANTE: A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ.

COMPLEMENTAR UNIDADES – SEI

As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ.

Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal.

Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.

Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse Administração -> Unidades -> Listar, conforme figura abaixo:

A tela Unidades será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada.

Serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, altere apenas as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador.

Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição.

Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone , a tela Alterar Unidade será exibida:

O painel Códigos trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável.

O código da unidade SEI será utilizado na composição do formato da numeração do protocolo. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora.

IMPORTANTE: O código SEI é composto de 6 dígitos - sendo 2 dígitos o número do órgão, zero (0) substituindo a barra (\), seguido de 3 dígitos do número da unidade protocoladora.

EX: 120001 -> 12 - Número do órgão + 0 - Substituindo a barra (\) + 001 Número da unidade de protocolo.

Para complementar os dados da unidade, no painel Contato Associado, selecione o ícone Alterar Dados do Contato Associado. A tela abaixo será exibida:

Preencha as informações da unidade na tela Alterar Contato.

IMPORTANTE: As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão variáveis sem preenchimento.

Ainda na tela anterior - Alterar Unidade, na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta.

Para que uma unidade receba e envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado, o campo e-mail

precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro.

Para cadastrar e-mails da unidade:

1) No campo “E-mail da unidade”: inclua endereço de e-mail institucional;

2) No campo “Descrição” do e-mail: Digite a descrição para o e-mail

3) Clique no campo “Adicionar E-mail”.

É possível cadastrar mais de um e-mails para cada unidade.

Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “Ações”

Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão.

Marque o checkbox “Disponível para envio de processos” quando a unidade puder receber processos; Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo. Marque o checkbox “Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade” quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade. É necessário ter um e-mail cadastrado.

Não utilize as opções “Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”, essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas.

Marque o checkbox “Unidade de protocolo” quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico.

Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.

Assinatura das Unidades

O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione Administração -> Assinaturas das Unidades:

A tela Assinatura das Unidades será exibida:

Selecione o botão Adicionar, para cadastrar uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.

CONTATOS

No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos.

É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção Administração -> Contatos -> Listar, conforme imagem a baixo:

A tela Contatos será exibida:

Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos.

Observação: Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários.

No painel acima é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, pelo grupo ou pelo tipo de contato.

Para criar um novo contato, selecione o botão Novo, a tela Novo Contato será exibida:

Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário.

Selecionando no painel Natureza se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento.

Preencha as informações da tela e selecione o botão Salvar.

Para reativar um contato desativado, selecione Administração -> Contatos -> Reativar:

A tela Reativar Contato será exibida:

Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão Pesquisar.

GERAR ETIQUETAS

Também por meio do menu Contatos, é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão.

Para isso acesse Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas:

GRUPOS INSTITUCIONAIS

O sei permite a criação de grupos institucionais:

Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo, conforme tela abaixo:

A tela Novo Grupo de E-mail será exibida:

HIPÓTESES LEGAIS

O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse Administração -> Hipóteses Legais -> Listar:

USUÁRIOS EXTERNOS

No SEI-RJ, o usuário externo realiza o seu próprio cadastro por meio do módulo de usuário externo:

Acesso do módulo no ambiente de TREINAMENTO:

https://treinamento-sei.fazenda.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0

Acesso do módulo no ambiente de PRODUÇÃO: http://sei.rj.gov.br/externo

Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe ativá-lo.

IMPORTANTE: Siga as orientações disponíveis no POP Conferir Documentos Liberar Credencial, disponível no Portal SEI.

Para ativar o usuário externo, selecione no menu principal a opção Administração -> Usuários Externos -> Listar, conforme tela abaixo:

INSPEÇÃO ADMINISTRATIVA

A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: Inspeção administrativa

A tela inspeção administrativa será exibida:

Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar; Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo:

Observação: Para sair desta tela você precisa selecionar outra opção no menu principal.

RELATÓRIOS

O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção Relatórios:

Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente: A tela relatórios de contatos temporários será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir:

Na opção Processos Sigilosos, o sistema apresentará o campo órgão para que você escolha o órgão desejado.

Importante, essa opção não permite que o conteúdo do processo sigiloso seja visualizado pelo administrador, apenas que ele veja a unidade e o usuário que está responsável pelo processo.

CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS

Para os casos em que não haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o Termo de Cancelamento de Documento, incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo.

Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção não excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo.

Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo:

CONCLUSÃO

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões.

Dúvidas e sugestões a respeito deste manual podem ser encaminhadas para equipe SGPP, através dos contatos abaixo:

Equipe SGPP

Superintendência de Gestão por Processos

Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão

Secretaria de Estado da Casa Civil e Governança - Governo do Estado do Rio de Janeiro

Rua Pinheiro Machado, S/Nº - Laranjeiras / Rio de Janeiro / RJ / CEP 22231-901

E-mail: suportesei@planejamento.rj.gov.br