SEIRJ:POP CI eletrônica

POP 1 - CI etetrônica

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – CI Eletrônica

No SEI-RJ, todo documento está vinculado a um processo. Assim, se a CI estiver vinculada a um processo, ela deverá ser confeccionada no âmbito desse processo. Caso seja uma CI independente, o usuário deverá abrir um processo. Para autuar um processo no SEI-RJ, siga os passos abaixo:

POP 1 – Autuar processo

1.1 Iniciar processo

Passo-a-passo

1 - No menu principal, clicar na opção Iniciar Processo;

2 - Escolher o tipo de processo Administrativo: Elaboração de Correspondência Interna;

Procedimento Operacional Padrão - POP

Observação: A regra geral é pela utilização do nível acesso público, somente selecione o restrito em casos de informações pessoais, informações fiscais de contribuintes, etc.

Resultado Esperado

Processo criado.

POP 2 - Atribuir processo

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 2 - Atribuir processo ao responsável pela elaboração da minuta

Caso seja você mesmo, o responsável pela elaboração da CI, não execute o passo abaixo e siga para o POP 3 – Elaborar CI.

1 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;

2- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:

3 - Selecione o botão salvar;

Resultado Esperado

Processo atribuído ao responsável pela elaboração da CI;

Observação: O processo só pode ser atribuído para pessoas da mesma unidade que a sua.

POP 3 - Elaborar CI

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 3 – Elaborar CI/Usuário responsável pela elaboração da CI

Caso tenha recebido documentos para anexar ao processo de elaboração de CI eletrônica, execute o passo a seguir. Caso contrário, siga para o passo 3.2.

3.1 Incluir documento externo

Passo-a-passo

Para incluir documentos externos:

1 - Selecionar o ícone incluir documento;

2 - Escolha o tipo de documento externo;

3 - Selecione na lista o tipo do documento a ser inserido ;

4 - Preencha as informações solicitadas na tela, e no nível de acesso, a opção público;

5 - Caso o documento seja digitalizado na unidade, selecione a opção formato: digitalizado na unidade;

6 - Selecione o botão Confirmar dados;

7 – Se o documento foi digitalizado na unidade, após sua inclusão, selecione-o na árvore do processo e clique no ícone Autenticar documento. Caso o documento seja nato digital os próximos passos não são necessários. Siga para o passo 3.2.

8 - Selecione a opção autenticar com certificado digital;

9 - Nas telas exibidas, clique em executar e depois em continuar;

10 - Na tela de autenticação, clique no botão Assinar;

11 - Digite o PIN do certificado e clique em OK;

Repita os passos anteriores para cada documento inserido.

Resultado Esperado

Documentos anexados ao processo.

3.2 Incluir documento interno

Conforme orienta o manual de redação do estado do Rio de Janeiro, a CI é um documento que deve ser numerado na sua unidade geradora, ou seja, se a unidade responsável pela assinatura da CI é a unidade SUBGEST, a numeração da CI deve ser realizada nesta unidade, mesmo que a CI seja elaborada em outra unidade.

No SEI-RJ existem dois tipos de CI, a CI numerada automaticamente pelo SEI e a CI com a numeração informada. Como sabemos, é comum na administração pública a elaboração de documentos para que outro usuário assine, para possibilitar essa necessidade existem duas opções:

Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do usuário que irá realizar a assinatura.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno do tipo CI com numeração automática, realiza as edições necessárias, não assina e atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.

Opção 2: O usuário elabora a CI do tipo numeração informada e encaminhar o documento para assinatura da outra unidade por meio da funcionalidade bloco de assinatura.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno do tipo CI com numeração informada, insere o número da CI (numeração da unidade responsável por assinar a CI), realiza as edições necessárias, edita o cabeçalho alterando a hierarquia que fica abaixo do timbre, caso haja necessidade ,não realiza a assinatura e disponibiliza o documento para assinatura do usuário responsável pela assinatura por meio da funcionalidade bloco de assinatura.

3.2.1 Opção 1

O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do usuário que irá realizar a assinatura.

3.2.1.1 Incluir documento interno

Antes de iniciar, certifique-se que você está na unidade correta, ou seja, na mesma unidade do usuário que irá realizar a assinatura.

Na barra de ferramentas, identifique a unidade que você está conectado:

Passo-a-passo

12 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir documento;

13 - Escolha o tipo de documento Comunicação interna –NA (Numeração automática):

14 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;

*Observação 1: Como a Correspondência interna é um tipo genérico, ou seja, pode ser utulizada por inúmeros motivos e com assuntos variados, não é possível classificá-la.

*Observação 2: A regra geral é pela utilização do nível acesso público, somente selecione o restrito em casos de informações pessoais, informações fiscais de contribuintes, etc.

15 - Selecione o botão Confirmar dados;

16 - Na tela do editor de documentos altere o conteúdo do documento e selecione o botão salvar;

Feche a janela do documento e atribua o processo ao responsável pela assinatura;

Resultado Esperado

Comunicação interna elaborada.

3.2.3 Atribuir processo

17 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;

18- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:

22 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;

*Observação 1: Como a Correspondência interna é um tipo genérico, ou seja, pode ser utulizada por inúmeros motivos e com assuntos variados, não é possível classificá-la.

*Observação 2: A regra geral é pela utilização do nível acesso público, somente selecione o restrito em casos de informações pessoais, informações fiscais de contribuintes, etc.

23 - Selecione o botão Confirmar dados;

Resultado Esperado

CI elaborada disponível para assinatura do responsável.

Observação

A disponibilização do bloco de assinatura não significa que o processo foi tramitado para a unidade do responsável pela assinatura, após a assinatura do documento o processo deve ser enviado à unidade destinatária da CI, confira o passo-a-passo detalhado no POP 5 - Enviar CI assinada via bloco de assinatura.

POP 4 - Assinar CI

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 4 – Assinar CI/Chefia da Unidade remetente

Como o explicado no POP 3 – Elaborar CI - existem duas formas de elaborar uma CI para que outro usuário assine, a primeira é a CI ser gerada na unidade do responsável pela assinatura e a segunda, é a geração da CI com numeração informada na unidade do elaborador, com o envio para a assinatura via bloco de assinaturas.

4.1Para a opção 1:

4.1.1 Assinar CI gerada na sua unidade

Passo-a-passo

1 – Na tela de Controle de Processos, seleciona a opção Ver processos atribuídos a mim:

3- Na tela do processo, selecione o documento a ser assinado, e clique no ícone Editar conteúdo:

4- Edite o conteúdo do documento e clique em salvar:

5- Após as alterações, clique no botão Assinar:

Resultado Esperado

Comunicação interna gerada e assinada pela chefia da unidade.

4.1.2 Enviar processo

Passo-a-passo

7 - Selecionar ícone enviar processo;

4.2 Opção 2:

4.2.1 Assinar CI enviada via bloco de assinatura:

Passo-a-passo

9- No menu principal, clique em Bloco de assinatura:

14- Após as alterações, clique no botão Assinar:

15 – Na tela de assinatura, selecione o cargo desejado, insira a senha e clique em enter;

Resultado Esperado

Comunicação interna gerada e assinada pela chefia da unidade.

4.2.2 Retornar o bloco de assinatura

Passo-a-passo

16- Após a assinatura, volte ao menu principal e selecione a opção bloco de assinatura:

18 – Confirme a devolução clicando em OK.

POP 5 - Enviar CI assinada via bloco de assinatura

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 5 – Enviar CI assinada via bloco de assinatura/usuário responsável pela elaboração da CI

Nos casos onde a CI foi enviada para assinatura utilizando a funcionalidade bloco de assinatura, se faz necessário o retorno do bloco pelo usuário

responsável pela assinatura, explicado no POP 4 – Assinar CI, e somente após isso o processo pode ser enviado à unidade destinatária da CI.

5.1 Verificar a assinatura do documento no bloco de assinatura

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no menu principal, clique na opção: Bloco de Assinatura:

2- Na tela Blocos de assinatura, localize o bloco retornado e clique no ícone processos/documentos do bloco:

3 - Na tela Documentos do bloco de assinatura, verifique se a(s) assinatura(s) foi(ram) efetuada(s):

Resultado esperado:

Verificada a assinatura por meio do bloco de assinatura.

5.2 Enviar processo

Passo-a-passo:

7 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:

8 – Selecione a unidade destinatária da CI elaborada:

9 - Selecione o botão Enviar;

Resultado Esperado

Processo enviado à unidade do destinatário da CI.

POP 6 - Analisar CI recebida

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 6 – Analisar CI recebida/chefia da unidade administrativa destinatária

Uma correspondência interna pode ter como objetivo solicitar alguma informação ou esclarecimento, ou apenas dar ciência em um assunto.

Com base nisso, o resultado de uma análise de CI pode ser pela ciência da CI ou pela elaboração de uma CI de resposta.

Para tanto, primeiramente é necessário analisar o conteúdo da CI recebida.

6.1 Receber processo na unidade

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:

2- Na tela do processo, verifique o conteúdo da CI encaminhada:

3- Caso a decisão seja pela ciência, siga para o POP 7- Dar ciência, caso seja pela elaboração da resposta, siga os passos abaixo:

4 - Caso você seja o elaborador da CI, siga para o POP 3 – Elaborar CI. Caso não seja, atribua o processo ao responsável por elaborar da CI:

Resultado esperado:

Processo recebido na unidade e CI recebida analisada.

6.2 Atribuir processo ao responsável pela elaboração da CI;

Passo-a-passo:

5 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;

6- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:

7 - Selecione o botão salvar;

Resultado Esperado

Processo atribuído ao responsável pela elaboração da CI;

Observação: O processo só pode ser atribuído para pessoas da mesma unidade que a sua.

POP 7 - Dar ciência

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 7 – Dar ciência/ Chefia da Unidade Administrativa destinatária

7.1 Dar ciência

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:

4- Agora, envie o processo de volta á unidade remetente.

Resultado esperado:

Usuário ciente do conteúdo da CI.

7.2 Enviar processo

Passo-a-passo

5 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:

7 - Selecione o botão Enviar;

Resultado Esperado

Unidade destinatária da CI ciente do conteúdo do documento.

Processo enviado à unidade remetente da CI em que foi dada a ciência.

POP 8 - Encerrar processo

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP 8 - Encerrar processo / Responsável pela abertura do processo

8.1 Receber processo na unidade

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:

Resultado esperado:

Processo recebido na unidade.

8.2 Incluir documento interno

Passo-a-passo

2 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir documento;

4 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;

5 - Selecione o botão Confirmar dados;

6 - Na tela do editor de documentos altere o conteúdo do documento e selecione o botão salvar alterações;

7 - Ainda na tela do editor, selecione a opção Assinar;

8 - Selecione o cargo desejado, insira a senha e clique em enter;

Resultado Esperado

Termo de Encerramento de Processo gerado.

8.2 Concluir processo

9 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir concluir processo;

Resultado Esperado

Processo concluído.