SEIRJ:POP Ponto Focal

POP 1 - Conferir documentos e liberar credencial - E-mail

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – Credenciamento de Usuário Externo por E-mail

POP 1 – Conferir documentos/Liberar credencial

1.1. Verificar assinatura

Passo-a-passo

1 – Abra o documento PDF recebido, com o Adobe e verifique a existência do painel de assinaturas, conforme imagem abaixo;

Observação:

Todos os documentos devem estar assinados;

Caso exiba mensagem informando que uma assinatura apresenta problemas, pode seguir com o procedimento.

1.2. Verificar cadastro do usuário

Passo-a-passo

1 - No SEI, vá em Administração -> Usuários Externos -> Listar

2 - Verifique se o usuário está cadastrado. Tenha atenção aos acentos, caso não encontre, busque por CPF ou e-mail e clique em Pesquisar.

Observação:

Caso o cadastro do usuário não seja encontrado, informe por e-mail sobre a necessidade de realizar o cadastro no portal SEI (http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/usuarioexterno)

1.3. Liberar a credencial

Passo-a-passo

1 – No SEI, vá em Administração -> Usuário Externo -> Listar

1.4. Abrir processo

Passo-a-passo

1 – No SEI, inicie um processo Administrativo: Credenciamento de Usuário Externo, e instrua os documentos recebidos;

2 – Em seguida, inclua um Termo de Credenciamento de Usuário Externo;

Sugestão de texto

Conforme documentação apresentada por e-mail e assinada utilizando certificado digital padrão ICP Brasil, o credenciamento do usuário externo {Nome do usuário} foi realizado. Cabe ressaltar que as assinaturas só são visualizadas quando o documento é exportado do SEI e visualizado em um visualizador de PDF.

3 – Utilizando o SEI, envie um e-mail ao usuário externo, informando sobre a liberação da sua credencial. Desta forma, o e-mail será adicionado a árvore do processo.

Sugestão

Assunto:

Credenciamento de usuário externo por e-mail

Mensagem:

O seu credenciamento como usuário externo do SEI-RJ foi realizado com sucesso. Agora, você pode acessar o Portal SEI-RJ para abrir o seu processo.

Consulte nossos manuais no endereço: http://www.sei.rj.gov.br/sei/usuarioexterno Acesse com o seu e-mail e senha cadastrados para iniciar seu

peticionamento em: sei.rj.gov.br/externo

Anexos:

SEI-RJ - Manual do Usuário Externo.pdf SEI-RJ

Manual Peticionamento Eletrônico.pdf

1.5. Concluir processo

Passo-a-passo

1 – Com a credencial do usuário liberada, inclua um Termo de Encerramento de Processo e em seguida, conclua o processo na unidade.

Sugestão de texto

Encerro o presente processo pela(s) seguinte(s) razão(ões): Usuário externo credenciado.

Resultado Esperado

Credencial do usuário externo liberada.

POP 2 - Conferir documentos e liberar credencial - Meio Físico

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – Credenciamento de Usuário Externo – meio físico

Observações:

Para a execução desta atividade os documentos devem estar conferidos, digitalizados e o usuário externo cadastrado no portal SEI.

Documentos exigidos:

- Cópia de comprovante de residência;

- Cópias de RG e CPF ou de outro documento de identidade no qual conste CPF;

- Termo de declaração de concordância e veracidade preenchido e assinado.

Formas de apresentação em meio físico:

CORREIOS: Os documentos devem conter autenticação por cartório.

PRESENCIAL: O termo deve conter a assinatura, e os documentos originais devem ser apresentados (deve ser conferida a autenticidade dos documentos entregues, antes da liberação do registro)

POP 1 – Liberar a credencial

1.1. Verificar o cadastro do usuário

Passo-a-passo

1 - No SEI, navegue em Administração > Usuários Externos > Listar;

2 - Verifique se o usuário está cadastrado. Tenha atenção aos acentos, caso não encontre, busque por CPF ou e-mail e clique em Pesquisar.

Atenção

Caso o cadastro do usuário não seja encontrado, o informe por e-mail sobre a necessidade de realizar o cadastro no portal SEI (http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/usuarioexterno).

1.2. Abrir processo

Passo-a-passo

1 – No SEI, inicie um processo do tipo > Administrativo: Credenciamento de Usuário Externo, e anexe os documentos digitalizados;

2 – Insira o tipo de documento Termo de Credenciamento de Usuário Externo, edite e assine o documento.

3 – No processo, envie um e-mail ao usuário, informando sobre a liberação da sua credencial de acesso. O e-mail será adicionado a árvore de documentos do processo.

Sugestão de e-mail

Assunto: Credenciamento de usuário externo.

Mensagem: O seu credenciamento como usuário externo do SEI-RJ foi realizado com sucesso. Agora, você pode acessar o Portal SEI-RJ para abrir o seu processo. Consulte nossos manuais de Usuário Externo e Peticionamento Eletrônico no endereço: http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/usuarioexterno Acesse com o seu e-mail e senha cadastrados para iniciar seu peticionamento em: sei.rj.gov.br/externo

Observação: Recomendamos que o processo seja incluído em um bloco interno, para que haja o controle dos processos de credenciamento liberados em seu órgão.

1.3. Concluir processo

Passo-a-passo

1 – Com a credencial de acesso do usuário liberada, inclua um Termo de Encerramento de Processo e em seguida, conclua o processo na unidade.

Sugestão de texto

Encerro o presente processo pela(s) seguinte(s) razão(ões): Usuário externo credenciado.

1.4. Liberar a credencial

Passo-a-passo

1 – Em Administração > Usuário Externo > Listar, localize o usuário e clique em Alterar Usuário;

2 - Altere a situação do cadastro de Pendente para Liberado.

Resultado Esperado

Processo criado e credencial do usuário externo liberada.

POP 3 - Criar tipos de contatos

POP – Criar Tipos de Contatos

1.1 Novo Tipo de Contato

Passo-a-passo

1 - No menu principal, clicar na opção Administração -> Contatos -> Tipos -> Novo;

2 - Preencher as informações na tela Novo Tipo de Contato e clicar no botão Salvar;

Resultado Esperado

Tipo de contato adicionado a lista.

1.2 Listar Tipo de Contato

Passo-a-passo

1 - No menu principal, clicar na opção Administração -> Contatos -> Tipos -> Listar;

2 – Para alterar um tipo de contato criado, clique na opção Alterar Tipo de Contato;

3 – Faça as alterações necessárias e clique no botão Salvar;

Resultado Esperado

Tipo de contato alterado.

1.3 Incluir Novo Contato

Passo-a-passo

1 - No menu principal, clicar na opção Contatos;

2 – Escolha o tipo de contato que deseja inserir e clique no botão Novo;

3 – Indique a natureza do contato (Física ou Jurídica), depois preencha as informações da tela Novo Contato e clique no botão Salvar;

4 - Para alterar um contato , clique na opção Alterar Contato;

Resultado Esperado

Contato alterado.

Observações

N/A

POP 4 - Alterar/Incluir número da unidade de protocolo

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – Alterar/incluir número da unidade de protocolo

POP 1 – Inserir o código SEI

1.1. Localizar a unidade

Passo-a-passo

1 – No menu principal, clique em Administração > Unidades > Listar;

2 – Localize a unidade que deseja alterar ou incluir o código SEI e clique em Alterar Unidade;

3– No campo código SEI, digite o número da unidade de protocolo contendo 6 dígitos, depois clique em Salvar.

Resultado Esperado

Código da unidade inserido ou alterado.

POP 5 - Configurar unidade de protocolo

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – Configurar unidade de protocolo

Observação:

Para a execução desta atividade, o usuário necessita ter perfil de Ponto Focal.

POP 1 – Configurando a unidade

1.1. Selecionando a unidade de protocolo

Passo-a-passo

1 – No menu principal, clique Administração -> Unidades -> Listar;

2 – Na tela abaixo, localize a unidade desejada. Em Ações, clique Alterar Unidade;

3 – A tela abaixo será exibida, marque a opção Unidade de protocolo;

4 – Para finalizar, cliquem em Salvar.

Resultado Esperado

Unidade configurada.

POP 6 - Migração de dados da unidade

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – Migração de Dados da Unidade

Observação:

Esta atividade consiste no envio dos Acompanhamentos Especiais, Assinaturas da Unidade, Blocos Internos, Grupos de Contatos, Grupos de E-mail, Grupos de Envio, Modelos Favoritos e Textos Padrão, para uma nova unidade.

POP 1 – Migrando Dados

1.1. Enviar os dados para a nova unidade

Passo-a-passo

1 – No menu principal, clique em Administração -> Unidades -> Migrar Dados;

2 – Na tela exibida, informe a Unidade de Origem e a Unidade de Destino, em seguida, selecione os dados que deseja enviar para a nova unidade e clique em Migrar;

3 – A mensagem abaixo será exibida, clique em OK;

4 – Após a conclusão, será exibida uma mensagem de migração finalizada, clique em Cancelar para retornar a tela anterior.

Resultado Esperado

Dados da unidade migrados.

POP 7 - Solicitar criação de tipologia documental

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP - Solicitar Criação de Tipologia Documental

Esta atividade consiste na abertura de processo para inclusão e classificação de novos tipos de processos e documentos no SEI-RJ.

Ressaltamos que o mesmo número de processo deverá ser utilizado para todas as solicitações de criação de novos tipos documentais.

POP 1 – Criar processo

1.1. Iniciar processo

Passo-a-passo

1 – No menu principal, clique em Iniciar Processo;

2 – Na tela exibida, pesquise pelo tipo de processo > Administrativo: Solicitação de Classificação de Documentos;

3 – Na tela abaixo, preencha as informações da tela e clique em Salvar;

1.2. Incluir documento

Passo-a-passo

1 – Na tela do processo, clique em Inserir Documento.

2 – Na tela Gerar Documento, insira o tipo de documento > Ofício (este documento será inserido uma única vez, na solicitação inicial, não sendo necessário seu envio nos pedidos posteriores);

3 – Preencha as informações da tela e clique em Confirmar Dados;

4 – Edite o texto do documento e clique em Salvar;

Texto modelo:

Como membro da Comissão de Gestão de Documentos - CGD e ponto focal do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-RJ solicito a inclusão e classificação do(s) tipo(s) documental(is) no SEI-RJ, conforme identificado no(s) formulário(s) em anexo.

5 - Inclua o tipo de documento > Form. de identificação de tipologia documental (este formulário pode ser anexado como um documento externo pelo ponto focal, ou gerado a partir do SEI pela unidade produtora do documento), preencha as informações requeridas e clique em Confirmar Dados.

1.3. Assinar documento

Passo-a-passo

1 – Para assinar o documento, clique no ícone Assinar Documento;

2 – Verifique se todas as informações da tela abaixo, estão preenchidas e clique em Assinar;

1.4. Enviar processo

Passo-a-passo

1 – Na tela do processo, clique em Enviar Processo;

4 – Na tela exibida, informe a unidade para envio do processo > SEPLAG/APERJ/DNT e clique em Enviar;

5 – Após a análise metodológica da solicitação pelo APERJ, o processo será encaminhado para a SEPLAG/COGSEI, para prosseguimento da inclusão da tipologia no sistema.

Resultado Esperado

Processo criado e enviado a unidade responsável.

POP 8 - Referência rápida (Leonardo - DETRAN)