SEIRJ:Funcionalidades do sistema

Funcionalidades da Tela de controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade.

Aqui o usuário do SEI-RJ pode visualizar os processos que estão na unidade, identificar sua situação e filtrar processos por responsável.

Os botões dessa tela permitem ações em lote (ou seja, em diversos processos simultaneamente).

A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos (coluna da esquerda)e processos gerados (coluna da direita)

Ações em lote

Os botões presentes nessa tela permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação.

Ícone	Descrição
	ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
	ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado	ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS:permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
	INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno (colocar link) ou Bloco de Reunião (colocar link)
	SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
	CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado	ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
	INCLUIR DOCUMENTO: Permite incluir novo documento no(s) processo(s) selecionado(s).

Filtrar processos por usuário responsável

Com a Atribuição de processos, o SEI-RJ permite observar qual usuário é responsável por um processo.

Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo.

Ao clicar no nome de usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.

Para voltar à tela principal, clique em cancelar.

Também é possível ver a lista deprocessos atribuídos a você pelo link "Ver processos atribuídos a mim"

Temos três opções de filtragem na referida tela: Ver processos atribuídos a mim"; "Ver por marcadores" e "Visualização detalhada".

Funcionalidades em Processos

Como abrir um processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Também não é necessário utilizar uma CI para autuar o processo (qualquer documento pode ser utilizado). Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos.

Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo.

Se você for um usuário com perfil Avançado, basta clicar em Iniciar Processo no menu que fica a esquerda na Tela de Controle de Processos.

Escolha o Tipo de Processo adequado (Exemplo: Contratação: Pregão Eletrônico). Essa informação é importante para facilitar a localização futura do processos, para permitir a extração acurada de indicadores e, principalmente, para proporcionar o controle do tempo de guarda adequado ao processo (garantindo que documentos que precisam ser conservados o sejame que se descarte aqueles demenor relevancia, racionalizando os custos demanutenção do sistema).

• os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;

• clicar em “” para ver todos os tipos de processos disponíveis, e em “” para voltar aos tipos mais usados

Após a escolha do Tipo Processual, é necessário preencher o cadastro do processo

• Tipo do Processo: Virá preenchido com a escolha feita na tela anterior;

• Especificação: acréscimo de informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. A linguagem deve ser clara e objetiva. Esta informação será mostrada ao se passar o cursos sobre o número do processo, sema necessidade de se clicar nele, facilitanto a identificação do assunto tratado;

• Classificação por Assunto: o assunto é sugerido automaticamente pelo sistema e não deve ser alterado. Quando houver mais de uma sugestão, o usuário deverá optar por uma delas;

• Interessados: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o mérito do processo;

• Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação;
• Nível de acesso:
  1. Público: processos e documentos assinados que não possuem dados pessoais ou restrição legal de acesso, disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema
  2. Restrito: processos e seus documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
  3. Sigiloso: processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados;

Clique em Salvar.

Ações realizadas no processo

Ícone	Descrição
	INCLUIR DOCUMENTO: permite produzir um novo documento ou inserir documentos externos (não produzidos no SEI) no processo.
	INICIAR PROCESSO RELACIONADO: permite iniciar um novo processo relacionado ao processo em que o usuário está trabalhando no momento.
	CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do processo (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de autuação e do NUP.
	ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade
	CIÊNCIA: permite que as unidades registrem ciência do processo, dispensando a necessidade de se produzir um novo documento para esse fim.
	ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
	ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado	ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS: Permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
	DUPLICAR PROCESSO: Permite duplicar os documentos integrantes de um processo, gerando um novo processo.
	ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA: Permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
	RELACIONAMENTOS DO PROCESSO: Permite vincular virtualmente um processo a outro, mantendo os andamentos de forma independente.
	INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno (colocar link) ou Bloco de Reunião (colocar link)
	GERENCIAR DISPONIBILIDADES DE ACESSO EXTERNO: Utilizado para liberar acesso ao conteúdo do processo para um usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado	ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
	SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
	ANEXAR PROCESSO: Permite anexar um processo a outro. Essa ação não pode ser desfeita
	CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
	GERAR ARQUIVO PDF DO PROCESSO: Permite gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
	GERAR ARQUIVO ZIP DO PROCESSO:Permite gerar um arquivo do processo no formato ZIP. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
	GERENCIAR MARCADOR: permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Essas informações não ficam disponíveis para unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
	CONTROLE DE PROCESSOS: Utilizado para retornar à página principal do SEI (tela de Controle de Processos).
	PESQUISAR NO PROCESSO: Permite que o usuário realize uma busca rápida dentro do processo em que está trabalhando.
	GERENCIAR PONTO DE CONTROLE: Utilizado para sinalizar as etapas de tramitação dos processos. Os pontos de controle são configurados pelo Administrador do sistema, por tipo de processo, de acordo com a solicitação das unidades.
	GERENCIAR CREDENCIAS DE ACESSO: Permite que um usuário que tenha acesso a um processo categorizado como sigiloso atribua uma credencial de acesso a outro usuário já cadastrado no sistema.
	RENUNCIAR CREDENCIAIS DE ACESSO: Permite que o usuário renuncie à sua credencial de acesso ao processo categorizado como sigiloso.

Processos com restrição de acesso - Restrito

Processos e documentos categorizados como restritos são indicados por meio do símbolo “colocar ícone” ao lado dos seus respectivos números na árvore do processo. Essa categoria de restrição permite que todos os usuários das unidades pelas quais o processo tenha tramitado tenham acesso a seus documentos. Para maiores informações, clique aqui (colocar link para parte de processos restritos).

Processos com restrição de acessos - Sigilosos

Processos e documentos categorizados como sigilosos são indicados por meio do símbolo “colocar ícone ”. Essa categoria de restrição permite que o trâmite desses processos seja de usuário para usuário, desde que previamente credenciados.

Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do processo sigiloso deve:

1. selecionar a opção Gerenciar Credenciais de Acesso na tela do processo;
2. preencher o campo Conceder Credencial para com o nome do usuário, que deve estar cadastrado no sistema;
3. selecionar uma das unidades do usuário a ser credenciado (caso ele tenha acesso a mais de uma unidade no sistema);
4. clicar em Conceder para confirmar a operação.

Na mesma funcionalidade (Gerenciar Credenciais de Acesso), o usuário pode consultar a relação de credenciais disponibilizadas, conceder acesso a outros usuários, ou retirar as permissões.

Para maiores informações, clique aqui (colocar link para parte de processos restritos).

Relacionar Processos

Essa funcionalidade permite agrupar processos que possuam alguma ligação entre si, porém, mantendo-os independentes (inclusive para tramitação), pois um não passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito a qualquer tempo pela unidade que efetuou a ação.

Caso existam relacionamentos no processo aberto, a lista de tipos de processo aparecerá abaixo da árvore de documentos. Ao clicar no tipo de processo, o SEI mostrará os NUPs relacionados; e ao clicar em um dos números, o sistema abrirá o processo correspondente.

Para relacionar processos, o usuário deve:

1. pegar o(s) número(s) do processo(s) que será(ão) relacionado(s);
2. abrir o processo principal;
3. clicar no ícone Relacionamentos dos Processos (colocar ícone);
4. digitar o número completo do processo a ser relacionado no campo Processo Destino;
5. clicar no botão Pesquisar;
6. conferir o tipo de processo localizado;
7. clicar em Adicionar.

Para cancelar o relacionamento, basta que o usuário da unidade que efetuou o relacionamento clique no ícone Relacionamentos dos Processos e selecionar o símbolo “ colocar icone” (Remover Relacionamento) na coluna Ações

(Colocar print)

Anexar Processos

A anexação de processos no SEI permite juntar, de maneira permanente, processos com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único.

Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência.

Para anexar um processo a outro, o usuário deve:

1. pegar o número do processo a ser anexado;
2. abrir o processo principal;
3. clicar no ícone Anexar Processo;
4. informar o número do processo que deseja anexar;
5. clicar em Pesquisar;
6. clicar em Anexar;
7. ler com atenção a mensagem do sistema;
8. confirmar a operação

Atenção! Uma vez anexado o processo, não será mais possível inserir documentos nele.

(Colocar print)

Sobrestar Processo

Essa funcionalidade permite que a contagem do tempo do processo fique suspensa temporariamente, até que seja retirado o sobrestamento. Deve ser precedido de determinação formal da autoridade competente, registrada no processo objeto do sobrestamento.

Para sobrestar um processo, o usuário deve:

1. a) abrir o processo desejado;
2. b) selecionar o ícone Sobrestar Processo;
3. c) selecionar uma das opções abaixo:
   • Somente sobrestar: quando a determinação de interrupção constar formalmente no próprio processo;
   • Sobrestar vinculando a outro processo: quando a determinação de interrupção constar formalmente em outro processo do SEI. Neste caso, o sistema solicitará o número do processo que tenha determinado o sobrestamento;
4. d) preencher o campo Motivo;
5. e) clicar em Salvar.

Os processos sobrestados deixam de ser visualizados na tela Controle de Processos e podem ser consultados na opção Processos Sobrestados, no menu principal. Nesta mesma página, é possível remover o sobrestamento. Para isso, o usuário deve selecionar o processo desejado e clicar no botão Remover Sobrestamento ou no símbolo “colocar icone ”.

(Colocar print)

GERAR PDF ou ZIP de processo

O sistema permite que o usuário opte por gerar o arquivo PDF ou ZIP de todos os documentos ou alguns, selecionados.

Entretanto, imagens, sons, arquivos compactados, documentos cancelados, documentos externos que não estejam em PDF, e documentos nbão assinados não são formatos possíveis de conversão pelo sistema para o formato PDF.

Enviar Processos para Outras Unidades

Um processo pode ser enviado para outra(s) unidade(s) dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro e permanecer aberto na atual (quando necessário), permitindo a inclusão e edição de documentos em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

Para tramitar um processo para outra(s) unidade(s), o usuário deve:

1. abrir o processo desejado;
2. clicar no ícone Enviar Processo;
3. informar órgão ou entidade da unidade para a qual o processo será tramitado;
4. digitar o(s) nome(s) ou a(s) sigla(s) da(s) unidade(s); ou clicar no símbolo “colocar icone da lupa ” (Selecionar Unidades) para pesquisar a(s) unidade(s) desejada(s);
5. marcar as opções desejadas e/ou data de retorno programado:
   • Manter processo aberto na unidade atual: assinalar apenas em caso a unidade ainda tenha ações a serem tomadas no processo. Se a opção não for assinalada, o processo será concluído na unidade e deixará de ser visualizado na tela Controle de Processos;
   • Remover anotação: permite remover a anotação (se houver) quando o processo for encaminhado;
   • Enviar e-mail de notificação: permite que o sistema envie um email automático à unidade de destino do processo, informando sobre o envio;
   • Retorno programado: permite atribuir uma data em que o processo deva ser devolvido;
6. clicar em Enviar.

Na tela Enviar Processo, a indicação da(s) unidade(s) para envio pode ser feita tanto no campo livre de digitação como na função de pesquisa, representada pelo botão da lupa.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Atenção! Embora o SEI permita que um processo permaneça aberto na unidade atual após o seu trâmite para uma ou mais unidades, é importante frisar que o sistema permite também que documentos sejam incluídos simultaneamente por todas elas, o que não é indicado na instrução processual e ainda pode prejudicar a eventual exclusão de documentos incluídos equivocadamente.

Concluir processos

O processo deve ser concluído na unidade quando:

• foi encerrada sua etapa no processo, ou seja, não há mais ações a serem tomadas por parte da unidade;

• o processo já alcançou seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto.

A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais nas quais esteja aberto.

Para efetuar a conclusão, o usuário deve:

1. clicar no número do processo;
2. selecionar o ícone Concluir Processo;
3. confirmar a operação.

Caso o processo tenho atingido seu objetivo, a unidade que o criou o arquivará. Para isso, insira o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, clique aqui.

Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.

Atenção! Os processos concluídos na unidade podem ser recuperados a qualquer tempo por meio da Pesquisa, do Acompanhamento Especial, de Blocos Internos, ou pelo menu Estatísticas

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Reabrindo processosA unidade pode reabrir, a qualquer momento (desde que em caso de necessidade), um processo concluído e que já tenha passado por ela.

Para reabrir um processo, o usuário deve:

a) localizar o processo encerrado por meio da Pesquisa (ou pelo acompanhamento especial, caso o tenha cadastrado);

b) clicar no processo para acessá-lo;

c) clicar no ícone Reabrir Processo. O sistema automaticamente atribui o processo reaberto para o usuário que efetuou a operação

Atenção! Apenas os usuários com o perfil avançado poderão reabrir processos.

Excluir Processos

O SEI permite a exclusão de processos abertos indevidamente. Para tanto, é necessário observar as seguintes regras:

• o processo não pode ter andamento aberto em outra unidade além da geradora;
• o processo não pode conter documentos (internos e externos); Caso o processo possua documentos externos e/ou produzidos no sistema que podem ser excluídos, deve-se efetuar a exclusão de todos os documentos e, então, a do processo.

Caso o processo respeite essas regras, o icone "inserir icone" estará a mostra, bastando clicar nele.

Enviar correspondencia eletrônica?

Funcionalidades em Documentos

Ações realizadas nos documentos (colocar icones documentos sigilosos)

Ícone	Descrição
	CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do documento (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de produção e do número do documento.
	ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade
	ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
	ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
	EDITAR CONTEÚDO: Permite realizar alterações no conteúdo de documentos produzidos na unidade..
	ASSINAR DOCUMENTO: Permite assinar eletronicamente os documentos produzidos no sistema.
	GERENCIAR LIBERAÇÕES PARA ASSINATURA EXTERNA: Permite liberar assinatura de usuário externo em documento produzido no sistema.
	INCLUIR EM BLOCO DE ASSINATURA: permite que mais de um usuário, de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no sistema.
	ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS:permite que o usuário defina o documento como modelo, aproveitando seu formato e conteúdo na produção de novos documentos.
	VERSÕES DO DOCUMENTO: permite saber quantas vezes um documento produzido no sistema foi editado, quando e por quem, bem como recuperar versões anteriores.
	IMPRIMIR WEB: permite imprimir um documento. Essa funcionalidade está disponível apenas para documentos produzidos no editor de texto do sistema.
	EXCLUIR: permite excluir um documento produzido na unidade, antes do trâmite ou visualização por outra unidade.
	CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
	CANCELAR DOCUMENTO: Permite o cancelamento de um documento do processo. Essa opção deve ser utilizada com cautela, apenas em situações específicas, e está restrito a perfil especial concedido às chefias das unidades.
	GERAR CIRCULAR: Permite gerar mais de uma via de um mesmo Ofício a ser enviado a destinatários distintos.
	GERENCIAR CREDENCIAIS DE ASSINATURA: permite dar acesso a usuário de outra unidade para visualizar, modificar e assinar um documento categorizado como sigiloso
	AUTENTICAR DOCUMENTO: permite dar legitimidade ao documento externo digitalizado e inserido no SEI, comprovando sua autenticidade por meio de assinatura eletrônica do servidor que efetuou a operação.
	SOLICITAR DESARQUIVAMENTO: permite solicitar o desarquivamento físico de documento que foi digitalizado e inserido no processo.
	CONSULTAR ASSINATURAS: permite consultar as assinaturas de autenticação efetuadas no documento externo digitalizado e inserido no SEI.

• Significado dos botões - documento
  • 2.33. Preencha os dados do documento:
    • 2.3.1Utilizando texto padrão e modelo
    • 2.3.2Documento Modelo
  • 2.4Incluindo documentos em múltiplos processos
  • 2.5Editando um documento
  • 2.6Inserindo um documento externo
  • 2.7Excluir documento interno e externo
  • 2.8Assinando documentos
    • 2.8.1Assinatura Simples
    • 2.8.2Assinatura com certificado digital
    • 2.8.3Autenticação de documentos
    • 2.8.4Gerando documento para outro usuário assinar
    • 2.8.5Bloco de Assinatura
    • 2.8.6Assinar documentos em bloco de assinatura
    • 2.8.7Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável
  • 1.8.1Operações no documento
• 1.9Conceitos básicos do SEI-RJ
• 3.4Consulta ao andamento do processo
• 3.5Manifestar ciência
• 3.6Controle de prazos
• 3.7Imprimir WEB
• 3.8Versões do documento

• Como organizar a tela dfe controle de processos da minha unidade
  • 4.1Acompanhamento Especial
  • 4.3Bloco de Reunião
  • 4.4Marcadores
• 5PESQUISA
• 6ESTATÍSTICAS
  • 6.1Desempenho de processos

INICIANDO AS OPERAÇÕES:

Menu Principal

Tela do Processo

Os documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.

Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica.

Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO-SEI. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.

Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como (Base de Conhecimento), (Ciência) e (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.

Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados.

Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:

• Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado).
• Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
• Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).

Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo são exibidos.

Na tela do processo é possível copiar automaticamente o número de protocolo do processo ou documento (ao clicar no ícone do processo/documento na árvore de processo);

Quando selecionado o ícone ao lado do número do processo, o número copiado será o número do processo. Quando selecionado o ícone ao lado do nome do documento, o número copiado será o número SEI do documento.

Para utilizar o conteúdo copiado, utilize o ctrl+v, ou clique com o botão direito do mouse e selecione a opção colar.

As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na Tela Controle de Processos, como operações em lote.

Tela do Documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste

documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as

ações que poderão ser realizadas no documento.

Documento Interno:

Operações no documento

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.

As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo

deste manual.

Documentos internos e externos

O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,

juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.

Digitalização de documentos

Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em

que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início

ao processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam

documento arquivístico; e,

III. correspondências pessoais.

Extinção ou desistência de processos

Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo

o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o
perfil avançado.

Tramitação instantânea e múltipla

No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.
Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o seu acesso somente aos usuários autorizados.

Recursos que facilitam o trabalho

O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as

anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de
documentos no sistema.

Usuários Internos e Externos

No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que

mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados
documentos.

Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a

usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.

As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.

OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:

Iniciar processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos.
Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo.

Incluir documento

Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.

O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com

assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).

3. Preencha os dados do documento:

3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um

documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 -
Utilizando texto padrão e modelo.

3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento

deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se
realizar uma pesquisa.

3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.

3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma

ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o
preenchimento deste campo.

3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.

3.6. Indique o nível de acesso do documento.

Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher

corretamente os campos.

1.Texto inicial

Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo

“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo, deste manual.

2.Descrição

Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar

a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.

3.Interessados e destinatários (opcionais)

Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique

nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.

Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:

Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam

incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.

4.Classificação por assuntos

Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação

no campo Classificação por assuntos.

5. Observações da unidade (opcional)

Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo

qualquer informação de seu interesse.

6.Nível de acesso (obrigatório)

A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público,

restrito e sigiloso.

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se

enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.

No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes

casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.

Utilizando texto padrão e modelo

Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos

processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione
essa opção no Menu Principal.

1.Criando um texto padrão

Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou

excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

2. Utilizando um texto padrão

Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial

num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de

Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará

listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um

trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um

documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

1. Criando um grupo de modelos

Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você

deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em

Grupos.

2.Adicionando modelos ao grupo

Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso

diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos

Favoritos.

A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça

também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não

sejam sigilosos.

3.Utilizando um documento modelo

Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo,

clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o

Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

Incluindo documentos em múltiplos processos

No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a

tela Controle de Processos.

A tela incluir Documento em Processos será apresentada:

O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.

Editando um documento

Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto.

É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.

Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.

Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que

é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do

documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens

e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.

1. Como fazer referência a documentos e processos

Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”, fazemos referência a outros

documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.

Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:

2. Como usar os estilos de texto

Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja

formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são

recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto

Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este

recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!

Inserindo um documento externo

Um documento externo no SEI-RJ é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma

como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para

upload e formatos de arquivos.

O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.

Na Tela do Processo:

1. Clique em inserir documento

Campo Classificação por assuntos - verifique neste campo se o documento a ser incluído está

classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo

em branco.

Para a maior parte dos documentos externos, é obrigatório indicar o tipo do documento, a data de

criação e o nível de acesso. Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos

específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas

anteriores.

Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:

1. Tipo de documento (obrigatório)

O Documento Externo é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento externo, mas

também é um tipo de documento (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos

qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na Árvore do Processo.

2.Data do documento

Essa informação é de preenchimento obrigatório. A data do documento deve corresponder à data em

que o documento foi recebido/protocolado na unidade.

3.Número/Nome na árvore

Essa informação deve corresponder ao nome do documento com número, se houver, ou algo que

sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore).
O número ou nome fica identificado na Árvore do Processo, imediatamente ao lado do tipo de documento.
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo
de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.

Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e

digitalizado pela unidade.

A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as

seguintes regras:

a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI

atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da
entrega;

b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização

de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir
que seu conteúdo seja pesquisável;

c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch

ou pontos por polegada);

d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;

e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o

arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles
exceda o limite de 20 MB;

É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner,

exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao

processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento

arquivístico; e,

III - correspondências pessoais.

Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em

cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital.

Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão.

Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno? Esqueceu-se de anexar o arquivo

e o SEI-RJcadastrou um documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado? Para todos esses casos,
enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações
cadastrais - inclusive o arquivo carregado!

Excluir documento interno e externo

2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.

A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por

usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser

excluído pela unidade que o incluiu no processo.

A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra

unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o

incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo

ou até o processo ser enviado para outra unidade.

Assinando documentos

Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No SEI-RJ, os documentos gerados

no editor interno devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação

simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a assinatura simples e o bloco de assinaturas.

Assinatura Simples

Nessa tela, o sistema pede que coloquemos nome, cargo e senha de acesso ao SEI-RJ. Qualquer

usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir

dessa tela.

Todo documento assinado no SEI-RJ. possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:

A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.

Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço

acima é do ambiente de testes.

Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e

o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em Pesquisar.

Assinatura com certificado digital

Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos

abaixo:

Será apresentada a tela Assinatura de Documentos, basta preencher os dados na tela:

Autenticação de documentos

Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado

digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.

Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:

Gerando documento para outro usuário assinar

Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade

nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.

Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:

Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do

usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do

que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e

atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.

Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção 6.2 Incluir documento, neste manual.

Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção 7.2 Atribuir processo a um

usuário, neste manual.

Opção 2 : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de

documento Edital, estarão disponíveis no SEI-RJ dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as

mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo

Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.

Passo -a -passo: O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que

realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o

documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital,

a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será

documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao

lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:

Bloco de Assinatura

O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou

mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de

vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar

bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o

usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes

da disponibilização.

Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura

em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os

documentos do bloco.

É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários

processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.

Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:

Assinar documentos em bloco de assinatura

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco

devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:

Opções de Navegação

Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização

de seu teor e, acima, opções “Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento” e “Selecionar para

Assinatura”.

Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável

Excluindo um processo

Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por

meio do ícone Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a

operação estiver habilitada.

A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:

a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio

para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;

b. O processo não poderá ter documentos;

c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite

que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.

Gerar PDF do processo

Por meio do ícone (tela do processo) é possível converter um processo

em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera

PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos

possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.

Enviar Correspondência Eletrônica

Os e-mails enviados pelo SEI-RJ passam a compor automaticamente a árvore de documentos do

processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no

número do processo e selecionar o ícone

Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos

ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite

inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

Para o envio de mensagens, o campo “De” deve ser preenchido com um endereço de e-mail

previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo “Para” é de livre

preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo “Mensagem” pode permanecer em

branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do

campo “Mensagem”, permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a

compor a árvore do processo.

O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados

juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar

todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a

mensagem:

Para criar um grupo, secione a opção “Grupos de E-mail” no menu principal e, na tela seguinte,

selecione a opção “Novo”:

À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que

vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do

quadro por meio das opções na coluna “Ações”:

Na tela “Novo Grupos de Envio” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”.

Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema

passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

Grupos de contato

A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário”

nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo”

no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:

Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do

Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo,

o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível

consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:

TRABALHO COLABORATIVO:

Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-

los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta

seção, vamos explicar como fazer isso no SEI-RJ.

Receber processos na unidade

Na Tela Controle de Processos vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os

processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los,

basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.

Atribuir processo a um usuário

A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela não impede

que outros usuários da unidade atuem no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas

informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No SEI-RJ, atribuir o processo é muito

fácil. Veja abaixo.

Clique em atribuir processo;

Inserir anotações

O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos

acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o

trabalho do usuário na Tela Controle de Processos. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do

diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.

Consulta ao andamento do processo

Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura,

envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso

é a Consulta ao Andamento do processo.

O SEI-RJ permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do

processo, abra a Tela do Processo e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em Consultar Andamento.

Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do

processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do

processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo

documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a Tela do Processo e clique no ícone

Atualizar Andamento.

Manifestar ciência

O SEI-RJ conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência sem que, para

isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o

andamento do processo.

Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do

Processo e clique no ícone Ciência. Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em

particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.

A Ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a

necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.

Controle de prazos

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo

para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou

regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério

Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data

para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles

programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No

calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o

prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar

nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário,

há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:

Imprimir WEB

Versões do documento

O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o

sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento,

verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone

ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:

Acompanhamento Especial

A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para

consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser

aplicada a cada processo de interesse.

Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

Blocos internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si.

É uma organização interna somente visível pela unidade. No SEI-RJ há duas maneiras de incluir processos em

um bloco interno:

Bloco de Reunião

O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras

unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para

serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em

unidades diferentes da geradora.

Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos,

basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:

Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião”.

Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades

para disponibilização:

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras

unidades é necessário disponibilizar o bloco.

No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com

a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os

recebidos.

Marcadores

No SEI-RJ é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela

de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por

tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.

PESQUISA

No SEI-RJ é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.

A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer

palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o

termo aparece.

ESTATÍSTICAS

A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho

de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ

apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

• Quantidade de processos gerados;

• Quantidade de processos com tramitação no período;

• Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;

• Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;

• Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e

• Quantidade de documentos externos no período.

Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar

nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No

caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o

órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.

Desempenho de processos

Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de

Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que

deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.

CONCLUSÃO

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da

melhor forma possível o SEI-RJ, respeitando as boas práticas e regras de utilização.