SEIRJ:Manual do usuário básico: mudanças entre as edições

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[[Categoria: SEI-RJ]]
[[Categoria: SEI-RJ]]


<span style="color:#0000FF"><font size="5">'''SUMÁRIO'''</font></span><br />
<div style="float:right;margin-left:5px">__TOC__</div>


=<span style="color:#248EFF">'''INICIANDO AS OPERAÇÕES:'''</span>=
=INICIANDO AS OPERAÇÕES:=


==<span style="color:#248EFF">Acesso ao sistema</span>==
==Acesso ao sistema==


O <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span> é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br ( [https://www.youtube.com/channel/UCIbd72hIFNw8t83TjbjU7PQ '''<ins>Vídeo disponível no YouTube</ins>'''] ).
O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br ( [https://www.youtube.com/channel/UCIbd72hIFNw8t83TjbjU7PQ '''<ins>Vídeo disponível no YouTube</ins>'''] ).


{{Box|texto=É RECOMENDÁVEL UTILIZAR OS NAVEGADORES '''GOOGLE CHROME''' OU '''MOZILLA FIREFOX'''.|tipo=dica}}
{{Box|texto=É RECOMENDÁVEL UTILIZAR OS NAVEGADORES '''GOOGLE CHROME''' OU '''MOZILLA FIREFOX'''.|tipo=aviso}}


'''Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:'''
'''1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.'''
'''2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.'''


[[Imagem:Capturar1.PNG]]<br />
'''3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.'''  
'''Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:'''<br />


'''1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.'''<br />
'''4. Clicar em “Acessar”.'''  


'''2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.'''<br />
[[Imagem:Capturar2.PNG]]


'''3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.'''<br />
{{Box|tipo=dica|texto=Clique em '''Lembrar''' para que o sistema guarde seu nome de usuário e órgão, tornando mais rápido o acesso.}}


'''4. Clicar em “Acessar”.'''<br />
[[Imagem:Capturar2.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar3.PNG]]


==<span style="color:#248EFF">Barra de Ferramentas</span>==
==Barra de Ferramentas==


No topo de todas as telas do <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span>, está a '''Barra de Ferramentas:'''<br />
No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a '''Barra de Ferramentas:'''  
[[Imagem:Capturar125.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar125.PNG]]  
'''Confira a descrição de cada item da barra:'''<br />
'''Confira a descrição de cada item da barra:'''  


[[Imagem:124.png]]<br />
[[Imagem:124.png]]  


==<span style="color:#248EFF">Menu Principal</span>==
==Menu Principal==




[[Imagem:Capturar20.PNG]]
[[Imagem:Capturar20.PNG]]


==<span style="color:#248EFF">Tela Controle de Processos</span>==
==Tela Controle de Processos==


::É a tela principal do <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span>, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que<br />
É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.  
estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra<br />
unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.<br />


::A exibição dos processos é dividida em duas colunas: '''processos recebidos e processos gerados:'''<br />
A exibição dos processos é dividida em duas colunas: '''processos recebidos e processos gerados:'''  


[[Imagem:Capturar21.PNG]]
[[Imagem:Capturar21.PNG]]


::Aqui o usuário do <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span> pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar<br />
Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.  
processos por responsável e realizar operações em lote.<br />
:{{Box|tipo=dica|texto=A lista de processos '''Gerados''' inclui somente os processos que ainda estão abertos. Não vemos o que já tramitou.}}{{Box|tipo=dica|texto=O SEI-RJ permite, dentro de qualquer funcionalidade, a possibilidade de '''clicar com o botão direito''' no número do processo e abri-lo em outra guia ou página, se necessário.}}
 
[[Imagem:Capturar22.PNG]]


===<span style="color:#248EFF">Identificar situação de cada processo</span>===
===Identificar situação de cada processo===


::Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as<br />
Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:
diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:


[[Imagem:Identificar_situação_de_cada_processo.PNG]]
[[Imagem:Identificar_situação_de_cada_processo.PNG]]


::Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual<br />
Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.
sobre a situação dos processos.


[[Imagem:Capturar1000.PNG]]
[[Imagem:Capturar1000.PNG]]


::Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span> informa o tipo de processo e sua<br />
Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua especificação (esta última, quando preenchida).
especificação (esta última, quando preenchida).


[[Imagem:Capturar1002.PNG]]
[[Imagem:Capturar1002.PNG]]


===<span style="color:#248EFF">Filtrar processos por usuário responsável</span>===
===Filtrar processos por usuário responsável===


[[Imagem:Capturar54211.PNG]]
[[Imagem:Capturar54222.PNG]]
[[Imagem:Capturar54233.PNG]]
[[Imagem:Capturar54244.PNG]]


==<span style="color:#248EFF">Realizar Operações em lote</span>==
Com a '''Atribuição de Processos''' (recurso abordado posteriormente nesse manual), o SEI-RJ permite observar qual usuário é responsável por um processo.


[[Imagem:Capturar551.PNG]]
Quando um processo tem um usuário responsável, seu '''nome de usuário''' aparece ao lado do número do processo. Ao clicar no '''nome do usuário''', é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.


==<span style="color:#248EFF">Tela do Processo</span>==
Para voltar à tela principal, clique em Cancelar.


[[Imagem:Capturar561.PNG]]
Também é possível ver a lista de processos atribuídos a você pelo link '''"Ver processos atribuídos a mim".'''
[[Imagem:Capturar562.PNG]]
[[Imagem:Capturar563.PNG]]
[[Imagem:Capturar564.PNG]]
[[Imagem:Capturar565.PNG]]
[[Imagem:Capturar566.PNG]]
[[Imagem:Capturar567.PNG]]
[[Imagem:Capturar568.PNG]]
[[Imagem:Capturar569.PNG]]
[[Imagem:Capturar570.PNG]]


==<span style="color:#248EFF">Base de Conhecimento</span>==
[[Imagem:Capturar54222.PNG]]


[[Imagem:Capturar571.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar54233.PNG]]
[[Imagem:Capturar572.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar573.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar574.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar575.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar576.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar577.PNG]]<br />


==<span style="color:#248EFF">Tela do Documento</span>==


::Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste<br />
[[Imagem:Capturar54244.PNG]]
documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.<br />
[[Imagem:Capturar581.PNG]]<br />


::Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as<br />
Temos três opções de filtragem na referida tela: '''"Ver processos atribuídos a mim"'''; '''"Ver por marcadores"''' e '''"Visualização detalhada"'''.
ações que poderão ser realizadas no documento.<br />
::Documento Interno:<br />
[[Imagem:Capturar582.PNG]]<br />


===Operações no documento===
==Realizar Operações em lote==


As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span>.<br />
[[Imagem:Capturar551.PNG]]


[[Imagem:Capturar5811.PNG]]<br />
==Tela do Processo==
[[Imagem:Capturar5812.PNG]]<br />


::As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo<br />
[[Imagem:Capturar561.PNG]]
deste manual.<br />
[[Imagem:Capturar562.PNG]]


[[Imagem:Capturar5813.PNG]]<br />
{{Box|tipo=aviso|texto=Os documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.}}


==<span style="color:#248EFF">Conceitos básicos do SEI-RJ</span>==
Na '''Árvore do Processo''' observamos a '''estrutura do processo'''. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo '''<u>em ordem cronológica</u>'''.


::Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,<br />
Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único - o '''Número SEI'''. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.
podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente<br />
algumas regras e conceitos básicos:<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Tudo é processo</font>'''</span>
Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como [[Arquivo:Base conhecimento.gif|semmoldura]] (Base de Conhecimento), [[Arquivo:Sei ciencia pequeno.gif|semmoldura]] (Ciência) e [[Arquivo:Sei assinar pequeno nao bloqueado.gif|semmoldura]] (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.


::No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento<br />
para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,<br />
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um<br />
documento.<br />


<span style="color:#9cbb59>'''<font size="5">Classificação Arquivística</font>'''</span>
Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu '''Consultar Andamento''' e a lista de '''Processos Relacionados'''.


::Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação<br />
vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos<br />
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.<br />


::Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e<br />
[[Imagem:Capturar565.PNG]]
publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela<br />
[[Imagem:Capturar566.PNG]]
legislação vigente.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Documentos internos e externos</font>'''</span>
Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:


::O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,<br />
* '''Status:''' indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado);
juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como<br />
* '''Localização:''' indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto;
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de<br />
* '''Atribuição:''' indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.<br />


[[Imagem:Capturar591.PNG]]
{{Box|tipo=aviso|texto=Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo, são exibidos.}}


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Digitalização de documentos</font>'''</span>
As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na tela '''Controle de Processos''', como '''operações em lote'''.


::Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em<br />
que tais documentos venham a se tornar peças processuais:<br />


::I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:<br />
{{SEIRJ:Ações_realizadas_no_processo}}


:::a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;<br />
==Base de Conhecimento==
:::b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início<br />
:::ao processo; e<br />
:::c) haja autorização da SEFAZ.<br />
::II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam<br />
:::documento arquivístico; e,<br />
::III. correspondências pessoais.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Processos Eletrônicos</font>'''</span>


::A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de<br />
A Base de Conhecimento é um importante espaço dentro do SEI-RJ, onde são encontradas as informações essenciais para a boa execução de um processo administrativo. Nela, estarão disponíveis as seguintes informações:
paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo<br />
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.<br />


::O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em<br />
* Descrição do processo;
suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de<br />
* Lista de papéis e responsabilidades;
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de<br />
* Macroprocesso;
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.<br />
* Processos e descrições de suas atividades;
::Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:<br />
* Relação de documentos tramitados no processo.


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Pedidos de retirada de documentos</font>'''</span>
As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone . O ícone é visualizado ao lado do número do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente.


::Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa<br />
De forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro dos órgãos que utilizarão o SEI-RJ, o Órgão Central ficará responsável pela validação, inclusão e alteração das informações relacionadas a cada processo disponível na Base de Conhecimento Corporativa.
física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo<br />
eletrônico próprio.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Como realizar?</font>'''</span>
{{Box|tipo=aviso|texto=O usuário deve obedecer à Base de Conhecimento de referência na tramitação do processo, salvo exceção justificada por meio de despacho.}}{{Box|tipo=dica|texto=Utilize a '''Base de Conhecimento''' sempre que tiver dúvidas de como executar suas atividades.}}{{Box|tipo=aviso|texto=Só estarão disponíveis no '''SEI-RJ''' as bases de conhecimento relacionadas a tipos de processos migrados para o SEI-RJ.}}


::1.  Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio<br />
Outra forma de visualizar a Base de Conhecimento Corporativa, é selecionando a opção Base de Conhecimento no menu principal:
::da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao<br />
::solicitante.<br />


::2.  Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais<br />
::processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo<br />
::administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como<br />
::documento externo;<br />


::3.  deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que<br />
[[Imagem:Capturar574.PNG]]
::promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Acautelamento de Processos</font>'''</span>
A tela '''Base de Conhecimento''' será exibida:


::O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da<br />
funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual<br />
avançado mais informações sobre esta funcionalidade.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Juntada de Processos</font>'''</span>
[[Imagem:Capturar575.PNG]]


::A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da<br />
{{Box|tipo=aviso|texto=Em caso de necessidade de alteração de Base de Conhecimento, as unidades competentes pelos processos devem apresentar solicitação ao [[SEIRJ:Pontos_focais|Ponto Focal]] setorial que a encaminhará ao setor de Gestão do SEI-RJ.}}{{Box|tipo=aviso|texto=Só serão cadastrados na Base de Conhecimento os fluxos que obedeçam a metodologia exarada pelo órgão central.}}
funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Apensação de Processos</font>'''</span>
==Tela do Documento==


::A apensação de processos administrativos eletrônicos no <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span> deverá ser realizada através da<br />
Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.
funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.<br />
[[Imagem:Capturar581.PNG]]


::A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos<br />
Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as ações que poderão ser realizadas no documento.
eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.<br />


::O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a<br />
Documento Interno:  
outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de<br />
[[Imagem:Capturar582.PNG]]
assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Extinção ou desistência de processos</font>'''</span>
===Operações no documento===


::Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo<br />
As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.  
o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,<br />
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o<br />
perfil avançado.<br />


[[Imagem:Capturar592.PNG]]
[[Imagem:Capturar5811.PNG]]
[[Imagem:Capturar5812.PNG]]  


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Tramitação instantânea e múltipla</font>'''</span>
As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo deste manual.
::No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de<br />
[[Imagem:Capturar5813.PNG]]
atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando<br />
o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.<br />


::Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e<br />
==Conceitos básicos do SEI-RJ==
Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para<br />
o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o<br />
seu acesso somente aos usuários autorizados.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Recursos que facilitam o trabalho</font>'''</span>
Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece, podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente  algumas regras e conceitos básicos:
'''Tudo é processo'''


::O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as<br />
No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo, ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um documento.
anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e<br />
'''Classificação Arquivística'''
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.<br />
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de<br />
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de<br />
documentos no sistema.<br />


<span style="color:#9cbb59">'''<font size="5">Usuários Internos e Externos</font>'''</span>
Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos  segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.


::No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que<br />
Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela legislação vigente.  
mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não<br />
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,<br />
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados<br />
documentos.<br />


::Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a<br />
'''Documentos internos e externos'''
usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.<br />
::As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.<br />


=<span style="color:#248EFF">'''OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:'''</span>=
O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que, juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.
==<span style="color:#248EFF">Iniciar processo</span>==


::No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os<br />
[[Imagem:Capturar591.PNG]]
documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar<br />
processos.<br />


'''Digitalização de documentos'''


::Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite<br />
Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:
a abertura do processo.<br />


==<span style="color:#248EFF">Incluir documento</span>==
I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:  


::Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.<br />
:a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;
:b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início
:ao processo; e
:c) haja autorização da SEFAZ.
II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e,
III. correspondências pessoais.  


::O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com<br />
'''Processos Eletrônicos'''
assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).<br />


[[Imagem:Capturar621.PNG]]<br />
A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.  
[[Imagem:Capturar622.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar623.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar624.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar625.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1056.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1058.PNG]]<br />


==<span style="color:#9cbb59">3. Preencha os dados do documento:</span>==
O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de desentranhamento e desmembramento de peças processuais.  
Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:  


::3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um<br />
'''Pedidos de retirada de documentos'''
documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 - <br />
Utilizando texto padrão e modelo.<br />


::3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento<br />
Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo eletrônico próprio.  
deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se<br />
realizar uma pesquisa.


::3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.<br />
'''Como realizar?'''


::3.4. Os documentos internos do <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma<br />
1. Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao solicitante.  
ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o<br />
preenchimento deste campo.<br />


::3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.<br />
2. Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como documento externo;


::3.6. Indique o nível de acesso do documento.<br />
3. deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.  


::Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher<br />
'''Acautelamento de Processos'''
corretamente os campos.<br />


[[Imagem:Capturar1122.PNG]]
O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual avançado mais informações sobre esta funcionalidade.  


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">1.Texto inicial</font></span><br />
'''Juntada de Processos'''


::Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo<br />
A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.  
“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção '''4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo,'''
deste manual.<br />


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">2.Descrição</font></span><br />
'''Apensação de Processos'''


::Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar<br />
A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.  
a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.<br />


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">3.Interessados e destinatários (opcionais)</font></span><br />
A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.  


::Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique<br />
O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.  
nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.<br />


::Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:
'''Extinção ou desistência de processos'''


[[Imagem:Capturar1428.PNG]]<br />
Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso, utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o perfil avançado.  
[[Imagem:Capturar1738.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1746.PNG]]<br />


::Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam<br />
[[Imagem:Capturar592.PNG]]
incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.<br />
[[Imagem:Capturar1750.PNG]]<br />


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">4.Classificação por assuntos</font></span><br />
'''Tramitação instantânea e múltipla'''
No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.  


::Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação<br />
Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o seu acesso somente aos usuários autorizados.  
no campo Classificação por assuntos.<br />


[[Imagem:Capturar2040.PNG]]<br />
'''Recursos que facilitam o trabalho'''


O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de documentos no sistema.


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">5. Observações da unidade (opcional)</font></span><br />
'''Usuários Internos e Externos'''


No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo, podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados documentos.


::Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo<br />
Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.
qualquer informação de seu interesse.<br />
As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.  


='''OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:'''=
==Iniciar processo==


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">6.Nível de acesso (obrigatório)</font></span><br />
No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos.  




::A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: '''público,'''<br />
Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo.  
'''restrito e sigiloso.'''<br />


[[Imagem:Capturar2123.PNG]]<br />
==Incluir documento==


::Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se<br /> 
Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.  
enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem<br /> 
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o<br />
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado<br />
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação<br />
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.<br />


::No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes<br />
O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).  
casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.<br />


::O campo '''“Hipótese Legal”''' deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.<br />
[[Imagem:Capturar621.PNG]]
[[Imagem:Capturar622.PNG]]
[[Imagem:Capturar623.PNG]]
[[Imagem:Capturar624.PNG]]
[[Imagem:Capturar625.PNG]]
[[Imagem:Capturar1056.PNG]]
[[Imagem:Capturar1058.PNG]]


[[Imagem:Capturar2131.PNG]]<br />
==Preencha os dados do documento:==
[[Imagem:Capturar2133.PNG]]<br />


3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 - Utilizando texto padrão e modelo.


3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se realizar uma pesquisa.


3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.


3.4. Os documentos internos do '''SEI-RJ''' já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o preenchimento deste campo.


===<span style="color:#9cbb59"><font size="5">Utilizando texto padrão e modelo</font></span>===
3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.


<span style="color:#9cbb59"><font size="5">Texto Padrão</font></span><br />
3.6. Indique o nível de acesso do documento.


::Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos<br />
Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher corretamente os campos.  
processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione<br />
essa opção no '''Menu Principal.'''<br />


[[Imagem:Capturar1016.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1122.PNG]]


::1.Criando um texto padrão<br />
1.Texto inicial


::Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em '''Novo.'''<br />
Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo “Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção '''4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo,''' deste manual.


[[Imagem:Capturar1025.PNG]]<br />
2.Descrição
[[Imagem:Capturar1030.PNG]]<br />


::O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou<br />
Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.  


excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.<br />
3.Interessados e destinatários (opcionais)


[[Imagem:Capturar1034.PNG]]<br />
Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.  


::2. Utilizando um texto padrão
Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:


[[Imagem:Capturar1428.PNG]] 
[[Imagem:Capturar1738.PNG]] 
[[Imagem:Capturar1746.PNG]]


::Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial<br />
Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado. 
[[Imagem:Capturar1750.PNG]]
num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o '''Tipo de''' <br />
 
'''Documento.''' Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará <br />


listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.<br />
4.Classificação por assuntos


[[Imagem:Capturar1038.PNG]]<br />
Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação no campo Classificação por assuntos.  


===<span style="color:#9cbb59"><font size="5">Documento Modelo</font></span>===
[[Imagem:Capturar2040.PNG]]




::Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um<br />
5. Observações da unidade (opcional)


trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o '''Documento Modelo''' consiste numa cópia de um<br />


documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no '''Menu Principal.'''<br />
Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo qualquer informação de seu interesse.  


[[Imagem:Capturar1046.PNG]]<br />


::1. Criando um grupo de modelos<br />
6.Nível de acesso (obrigatório)


::Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você<br />


deve apenas criar um '''Grupo de Modelos''' e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em<br />
A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: '''público,''' '''restrito e sigiloso.'''


'''Grupos.'''<br />
[[Imagem:Capturar2123.PNG]]


[[Imagem:Capturar1052.PNG]]<br />
Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação de nível de acesso em cada um dos documentos juntados. 


::2.Adicionando modelos ao grupo<br />
No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação. 


::Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso<br />
O campo '''“Hipótese Legal”''' deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.


diretamente na '''Tela do Documento''' que você quer guardar como modelo, clicando em '''Adicionar aos Modelos'''<br />
[[Imagem:Capturar2131.PNG]]
[[Imagem:Capturar2133.PNG]]


'''Favoritos.'''<br />


===Utilizando texto padrão e modelo===


[[Imagem:Capturar031440.PNG]]<br />
Texto Padrão


::A seguir, selecione o '''Grupo de Modelos''' em que você quer incluir o documento modelo. Forneça<br />
Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione essa opção no '''Menu Principal.'''  


também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.<br />
[[Imagem:Capturar1016.PNG]]


[[Imagem:Capturar031447.PNG]]<br />
1.Criando um texto padrão


::Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não<br />
Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em '''Novo.'''


sejam sigilosos.<br />
[[Imagem:Capturar1025.PNG]]
[[Imagem:Capturar1030.PNG]]


O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.


::3.Utilizando um documento modelo<br />
[[Imagem:Capturar1034.PNG]]


2. Utilizando um texto padrão


::Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. '''Na Tela do Processo,'''<br />


clique em '''Incluir Documento''' e escolha o '''Tipo de Documento.''' Em seguida, indique que o Texto Inicial será o<br />
Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o '''Tipo de Documento.''' Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.


'''Documento Modelo.''' Depois, clique em '''Selecionar nos Favoritos.'''<br />
[[Imagem:Capturar1038.PNG]]


[[Imagem:Capturar31507.PNG]]<br />
===Documento Modelo===


[[Imagem:Capturar31510.PNG]]<br />


[[Imagem:Capturar31605.PNG]]<br />
Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o '''Documento Modelo''' consiste numa cópia de um documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no '''Menu Principal.'''


==<span style="color:#248EFF">Incluindo documentos em múltiplos processos</span>==
[[Imagem:Capturar1046.PNG]]


1. Criando um grupo de modelos


::No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a<br />
Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você deve apenas criar um '''Grupo de Modelos''' e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em '''Grupos.'''


tela Controle de Processos.<br />
[[Imagem:Capturar1052.PNG]]


2.Adicionando modelos ao grupo


[[Imagem:Capturar31622.PNG]]<br />
Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso diretamente na '''Tela do Documento''' que você quer guardar como modelo, clicando em '''Adicionar aos Modelos Favoritos.'''




A tela incluir '''Documento em Processos''' será apresentada:<br />
[[Imagem:Capturar031440.PNG]]


[[Imagem:Capturar31625.PNG]]<br />
A seguir, selecione o '''Grupo de Modelos''' em que você quer incluir o documento modelo. Forneça também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.  


[[Imagem:Capturar031447.PNG]]


O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.<br />
Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não sejam sigilosos.  


[[Imagem:31627.PNG]]<br />


==<span style="color:#248EFF">'''Editando um documento'''</span>==
3.Utilizando um documento modelo




::Após o cadastro do documento Interno, o <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> abre, em uma nova janela, o '''Editor Interno de Texto.'''<br />
Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. '''Na Tela do Processo,''' clique em '''Incluir Documento''' e escolha o '''Tipo de Documento.''' Em seguida, indique que o Texto Inicial será o '''Documento Modelo.''' Depois, clique em '''Selecionar nos Favoritos.'''
É possível acessá-lo também a partir da '''Tela do Documento,''' clicando no ícone indicado abaixo.<br />


[[Imagem:31634.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar31507.PNG]]  


[[Imagem:31636.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar31510.PNG]]  


Vemos abaixo o '''Editor Interno''' do <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>.<br />
[[Imagem:Capturar31605.PNG]]


[[Imagem:31641.PNG]]<br />
==Incluindo documentos em múltiplos processos==


::Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que<br />


é padronizado (como '''número do processo, órgão de origem'''). Nas seções em branco, o conteúdo do<br />
No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a tela Controle de Processos.


documento deve ser inserido. O <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> dispõe de ferramentas de '''formatação de texto, inserção de imagens'''<br />


'''e tabelas''', além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.<br />
[[Imagem:Capturar31622.PNG]]




A tela incluir '''Documento em Processos''' será apresentada:


::1. Como fazer referência a documentos e processos<br />
[[Imagem:Capturar31625.PNG]]


[[Imagem:31607.PNG]]<br />


::Com o recurso '''“Inserir um Link para processo ou documento do <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span>”''', fazemos referência a outros<br />
O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.


documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.<br />
[[Imagem:31627.PNG]]


Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:<br />
=='''Editando um documento'''==


[[Imagem:31652.PNG]]<br />


[[Imagem:31654.PNG]]<br />
Após o cadastro do documento Interno, o '''SEI-RJ''' abre, em uma nova janela, o '''Editor Interno de Texto.''' É possível acessá-lo também a partir da '''Tela do Documento,''' clicando no ícone indicado abaixo. 


::2. Como usar os estilos de texto<br />
[[Imagem:31634.PNG]] 


::Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja<br />
[[Imagem:31636.PNG]] 


formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como '''“Parágrafo Numerado Nível 1”''' são<br />
Vemos abaixo o '''Editor Interno''' do '''SEI-RJ'''.


recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo '''“Texto'''<br />
[[Imagem:31641.PNG]] 


'''Justificado Recuo Primeira Linha”''' serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este<br />
Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que é padronizado (como '''número do processo, órgão de origem'''). Nas seções em branco, o conteúdo do documento deve ser inserido. O '''SEI-RJ''' dispõe de ferramentas de '''formatação de texto, inserção de imagens e tabelas''', além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.  


recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!<br />


[[Imagem:31658.PNG]]<br />


==<span style="color:#248EFF">'''Inserindo um documento externo'''</span>==
1. Como fazer referência a documentos e processos


[[Imagem:31607.PNG]] 


::Um documento externo no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma<br />
Com o recurso '''“Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”''', fazemos referência a outros documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.


como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para<br />
Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:


upload e formatos de arquivos.<br />
[[Imagem:31652.PNG]] 


[[Imagem:31704.PNG]]<br />
[[Imagem:31654.PNG]]


[[Imagem:31706.PNG]]<br />
2. Como usar os estilos de texto


Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como '''“Parágrafo Numerado Nível 1”''' são recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo '''“Texto Justificado Recuo Primeira Linha”''' serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!


O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.<br />
[[Imagem:31658.PNG]]


Na Tela do Processo:<br />
=='''Inserindo um documento externo'''==


::1. Clique em inserir documento<br />


[[Imagem:31708.PNG]]<br />
Um documento externo no '''SEI-RJ''' é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para upload e formatos de arquivos.  


[[Imagem:31710.PNG]]<br />
[[Imagem:31704.PNG]]  


[[Imagem:31706.PNG]]


[[Imagem:31712.PNG]]<br />


::Campo '''Classificação por assuntos''' - verifique neste campo se o documento a ser incluído está<br />
O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.


classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo<br />
Na Tela do Processo:


em branco.<br />
1. Clique em inserir documento


[[Imagem:31716.PNG]]<br />
[[Imagem:31708.PNG]]  


[[Imagem:31717.PNG]]<br />
[[Imagem:31710.PNG]]  


::Para a maior parte dos documentos externos, é '''obrigatório''' indicar o '''tipo do documento''', a '''data de'''<br />


'''criação''' e o '''nível de acesso.''' Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos<br />
[[Imagem:31712.PNG]]


específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas<br />
Campo '''Classificação por assuntos''' - verifique neste campo se o documento a ser incluído está classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo em branco.  


anteriores.<br />
[[Imagem:31716.PNG]]


::Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:<br />
[[Imagem:31717.PNG]]


Para a maior parte dos documentos externos, é '''obrigatório''' indicar o '''tipo do documento''', a '''data de criação''' e o '''nível de acesso.''' Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas anteriores.


::'''1. Tipo de documento (obrigatório)'''<br />
Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:  




::O '''Documento Externo''' é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento '''externo,''' mas<br />
'''1. Tipo de documento (obrigatório)'''  


também é um '''tipo de documento''' (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos<br />


qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na '''Árvore do Processo.'''<br />
O '''Documento Externo''' é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento '''externo,''' mas também é um '''tipo de documento''' (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na '''Árvore do Processo.'''  


[[Imagem:31810.PNG]]<br />
[[Imagem:31810.PNG]]  


::'''2.Data do documento''' <br />
'''2.Data do documento'''


::Essa informação é de preenchimento '''obrigatório.''' A data do documento deve corresponder à data em<br />
Essa informação é de preenchimento '''obrigatório.''' A data do documento deve corresponder à data em que o documento foi recebido/protocolado na unidade.  
que o documento foi recebido/protocolado na unidade.<br />


::'''3.Número/Nome na árvore'''<br />
'''3.Número/Nome na árvore'''  


::Essa informação deve corresponder ao '''nome do documento com número,''' se houver, ou algo que <br />
Essa informação deve corresponder ao '''nome do documento com número,''' se houver, ou algo que sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore). O número ou nome fica identificado na '''Árvore do Processo,''' imediatamente ao lado do tipo de documento.
sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore). <br />
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.
O número ou nome fica identificado na '''Árvore do Processo,''' imediatamente ao lado do tipo de documento. <br />
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo <br />
de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.<br />


[[Imagem:31820.PNG]]<br />
[[Imagem:31820.PNG]]  


[[Imagem:31821.PNG]]<br />
[[Imagem:31821.PNG]]  


[[Imagem:31823.PNG]]<br />
[[Imagem:31823.PNG]]  


::Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e <br />
Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e digitalizado pela unidade.
digitalizado pela unidade. <br />


::A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as <br />
A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as seguintes regras:
seguintes regras: <br />


::a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI <br />
a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega;
atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da <br />
entrega; <br />


::b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização <br />
b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável;  
de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir <br />
que seu conteúdo seja pesquisável;<br />


[[Imagem:31827.PNG]]<br />
[[Imagem:31827.PNG]]  


::c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch<br />
c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada);
ou pontos por polegada); <br />


::d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;<br />
d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;  
   
   
::e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o <br />
e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles exceda o limite de 20 MB;  
arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles <br />
exceda o limite de 20 MB; <br />
::É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner, <br />
exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais: <br />
 
::I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto: <br />
::a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos; <br />
::b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao <br />
processo; e <br />
 
::c) haja autorização da SEFAZ. <br />
::II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento <br />
arquivístico; e, <br />
 
::III - correspondências pessoais.<br />
 
[[Imagem:31837.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31838.PNG]]<br />
 
 
::Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em <br />
cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. <br />
 
::Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital. <br />
Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão. <br />
 
::Cometeu algum erro no cadastramento de seu '''documento interno?''' Esqueceu-se de anexar o arquivo <br />
e o <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>cadastrou um '''documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado?''' Para todos esses casos, <br />
enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações <br />
cadastrais - inclusive o arquivo carregado!<br />
 
[[Imagem:31844.PNG]]<br />
 
==<span style="color:#248EFF">'''Excluir documento interno e externo'''</span>==
 
[[Imagem: 4852.PNG]]<br />
 
'''2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.'''<br />
 
::A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por<br />
 
usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />
 
'''3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser<br />'''
 
'''excluído pela unidade que o incluiu no processo.'''<br />
 
::A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra<br />
 
unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />
 
'''4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o'''<br />
 
'''incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo'''<br />
 
'''ou até o processo ser enviado para outra unidade.'''<br />
 
[[Imagem: 4905.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4907.PNG]]<br />
 
==<span style="color:#248EFF">'''Assinando documentos'''</span>==
 
Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>, os '''documentos gerados'''<br />
 
'''no editor interno''' devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação<br />
 
simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a '''assinatura simples''' e o '''bloco de assinaturas.'''<br />
 
[[Imagem: 4916.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">'''Assinatura Simples'''</span><br />===
 
[[Imagem: 4923.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4926.PNG]]<br />
 
::Nessa tela, o sistema pede que coloquemos '''nome, cargo''' e '''senha de acesso''' ao <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ.'''</span> Qualquer <br />
 
usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir <br />
 
dessa tela.<br />
 
[[Imagem: 4935.PNG]]<br />
 
::Todo documento assinado no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ.'''</span> possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:<br />
 
[[Imagem: 4939.PNG]]<br />
 
::A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.<br />
 
Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço<br />
 
acima é do ambiente de testes.<br />
 
::Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e<br />
 
o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em '''Pesquisar'''.<br />
 
[[Imagem: 4942.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4944.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4945.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">Assinatura com certificado digital</span>===
 
::Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos <br />
 
abaixo:<br />
 
[[Imagem: 4953.PNG]]<br />
 
::Será apresentada a tela '''Assinatura de Documentos''', basta preencher os dados na tela:<br />
 
[[Imagem: 4955.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4956.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4958.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41000.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41003.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">Autenticação de documentos</span>===
 
::Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado<br />
 
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.<br />
 
 
Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:<br />
 
[[Imagem: 41012.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41014.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41016.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41018.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41020.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41021.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41023.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">Gerando documento para outro usuário assinar</span>===
 
::Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade<br />
 
nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.<br />
 
 
::Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:<br />
 
 
::'''Opção 1''': O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> do<br />
 
usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do<br />
 
que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.<br />
 
 
::'''Passo- a -passo:''' O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e <br />
 
 
atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.<br />
 
[[Imagem: 41047.PNG]]<br />
 
::Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção '''6.2 Incluir documento,''' neste manual.<br />
 
Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção '''7.2 Atribuir processo a um'''<br />
 
'''usuário,''' neste manual.<br />
 
::'''Opção 2''' : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de<br />
 
documento Edital, estarão disponíveis no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as<br />
 
mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo<br />
 
Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.<br />
 
::'''Passo -a -passo:''' O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que<br />
 
realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o<br />
 
documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital,<br />
 
a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será<br />
 
documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao<br />
 
lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:<br />
 
[[Imagem: 41059.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41101.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">Bloco de Assinatura</span>===
 
::O '''“Bloco de Assinatura”''' é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou<br />
 
mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de<br />
 
vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar<br />
 
bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o<br />
 
usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes<br />
 
da disponibilização.<br />
 
::Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura<br />
 
em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os<br />
 
documentos do bloco.<br />
 
::É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários<br />
 
processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.<br />
 
::Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:<br />
 
[[Imagem: 41111.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41113.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41114.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41116.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41117.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">Assinar documentos em bloco de assinatura</span>===
 
::Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco<br />
 
devem selecionar a opção '''"Blocos de Assinatura"''' no menu principal:<br />
 
[[Imagem: 41127.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41129.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41131.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41133.PNG]]<br />
 
'''Opções de Navegação'''<br />
 
::Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização<br />
 
de seu teor e, acima, opções '''“Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento”''' e '''“Selecionar para'''<br />
 
'''Assinatura”.'''<br />
 
[[Imagem: 41137.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41139.PNG]]<br />
 
===<span style="color:#9cbb59">Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável</span>===
 
[[Imagem: 41142.PNG]]<br />
 
==<span style="color:#248EFF">Enviando processos</span>==
 
[[Imagem: 41146.PNG]]<br />
 
::Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos<br />
 
agora a tramitar o processo para a próxima unidade.<br />
 
::Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades<br />
 
protocolizadoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas:<br />
 
::I - a tramitação no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> será registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de<br />
 
envio ou recebimento;<br />
 
::II - o processo poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma<br />
 
estabelecida pelo fluxo apresentado na base de conhecimento;<br />
 
::III - o envio de processo a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado<br />
 
na base de conhecimento;<br />
 
::IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade<br />
 
simultânea de sua análise.<br />
 
[[Imagem: 41156.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41158.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41202.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41203.PNG]]<br />
 
==<span style="color:#248EFF">Concluindo processos</span>==
 
::Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades<br />
 
competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.<br />
 
::Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, <br />
 
salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, veja a seção '''6.2 Incluir''' <br />
 
'''documento,''' neste manual.<br />


::Feito isso, vá para a '''Tela do Processo''' e clique no ícone '''Concluir Processo'''.<br />
É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais: 


[[Imagem: 41226.PNG]]<br />
I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:  
a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos; 
b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao processo; e
c) haja autorização do Órgão Central.


[[Imagem: 41229.PNG]]<br />
II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e, 


==<span style="color:#248EFF">Reabrindo um processo</span>==
III - correspondências pessoais.


::Reabrir um processo no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado <br />
[[Imagem:31837.PNG]]


poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem <br />
[[Imagem:31838.PNG]]


essa permissão e solicite a reabertura do processo.<br />


==<span style="color:#248EFF">Excluindo um processo</span>==
Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. 


::Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por<br />
Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital. Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão. 


meio do ícone [[Imagem: 41236.PNG]] Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a<br />
Cometeu algum erro no cadastramento de seu '''documento interno?''' Esqueceu-se de anexar o arquivo e o '''SEI-RJ'''cadastrou um '''documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado?''' Para todos esses casos, enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações cadastrais - inclusive o arquivo carregado!


operação estiver habilitada.<br />
[[Imagem:31844.PNG]]


=='''Excluir documento interno e externo'''==


::A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:<br />
[[Imagem: 4852.PNG]]


::a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio <br />
'''2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.'''


para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;<br />
A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.


::b. O processo não poderá ter documentos;<br />
'''3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo.'''


::c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite
A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.


que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.<br />
'''4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.'''


[[Imagem: 41242.PNG]]<br />
[[Imagem: 4905.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Gerar PDF do processo</span>==
[[Imagem: 4907.PNG]]


::Por meio do ícone [[Imagem: 41403.PNG]] (tela do processo) é possível converter um processo<br />
=='''Assinando documentos'''==


em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera<br />
Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No '''SEI-RJ''', os '''documentos gerados no editor interno''' devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a '''assinatura simples''' e o '''bloco de assinaturas.'''


PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos<br />
[[Imagem: 4916.PNG]]


possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.<br />
==='''Assinatura Simples''' ===


[[Imagem: 41406.PNG]]<br />
[[Imagem: 4923.PNG]]  


[[Imagem: 41407.PNG]]<br />
[[Imagem: 4926.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Enviar Correspondência Eletrônica</span>==
Nessa tela, o sistema pede que coloquemos '''nome, cargo''' e '''senha de acesso''' ao '''SEI-RJ.''' Qualquer usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir dessa tela.


::Os e-mails enviados pelo <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> passam a compor automaticamente a árvore de documentos do<br />
[[Imagem: 4935.PNG]]


processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no<br />
Todo documento assinado no '''SEI-RJ.''' possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:


número do processo e selecionar o ícone[[Imagem: 41412.PNG]]<br />
[[Imagem: 4939.PNG]]  


[[Imagem: 41414.PNG]]<br />
A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.  


[[Imagem: 41417.PNG]]<br />
Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço acima é do ambiente de testes.  


::Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos
Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em '''Pesquisar'''.


ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite
[[Imagem: 4942.PNG]]


inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.
[[Imagem: 4944.PNG]]


::Para o envio de mensagens, o campo '''“De”''' deve ser preenchido com um endereço de e-mail
[[Imagem: 4945.PNG]]


previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo '''“Para”''' é de livre
===Assinatura com certificado digital===


preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo '''“Mensagem”''' pode permanecer em
Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos abaixo:


branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do
[[Imagem: 4953.PNG]]


campo '''“Mensagem”''', permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a
Será apresentada a tela '''Assinatura de Documentos''', basta preencher os dados na tela:


compor a árvore do processo.
[[Imagem: 4955.PNG]]


[[Imagem: 41424.PNG]]<br />
[[Imagem: 4956.PNG]]  


::O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados
[[Imagem: 4958.PNG]]


juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar
[[Imagem: 41000.PNG]]


todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a
[[Imagem: 41003.PNG]]


mensagem:
===Autenticação de documentos===


[[Imagem: 41427.PNG]]<br />
Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.


[[Imagem: 41429.PNG]]<br />
Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:  


[[Imagem: 41432.PNG]]<br />
[[Imagem: 41012.PNG]]  


::Para criar um grupo, secione a opção '''“Grupos de E-mail”''' no menu principal e, na tela seguinte,
[[Imagem: 41014.PNG]]


selecione a opção '''“Novo”:'''
[[Imagem: 41016.PNG]]


[[Imagem: 41434.PNG]]<br />
[[Imagem: 41018.PNG]]  


::À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que
[[Imagem: 41020.PNG]]


vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do
[[Imagem: 41021.PNG]]


quadro por meio das opções na coluna '''“Ações”:'''
[[Imagem: 41023.PNG]]


[[Imagem: 41437.PNG]]<br />
===Gerando documento para outro usuário assinar===


[[Imagem: 441439.PNG]]<br />
Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.  


[[Imagem: 41443.PNG]]<br />
Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:  


[[Imagem: 41447.PNG]]<br />


::Na tela '''“Novo Grupos de Envio”''' devem ser preenchidos os campos '''“Nome”''' e “Descrição do Grupo”.  
'''Opção 1''': O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no '''SEI-RJ''' do usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.  


Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema
'''Passo- a -passo:''' O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.  


passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.
[[Imagem: 41047.PNG]]


[[Imagem: 41449.PNG]]<br />
Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção '''6.2 Incluir documento,''' neste manual.  


[[Imagem: 41449.PNG]]<br />
Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção '''7.2 Atribuir processo a um usuário,''' neste manual.  


[[Imagem: 41452.PNG]]<br />
'''Opção 2''' : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de documento Edital, estarão disponíveis no '''SEI-RJ''' dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.  


::'''Grupos de contato'''
'''Passo -a -passo:''' O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital, a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:


::A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário”
[[Imagem: 41059.PNG]]


nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo”
[[Imagem: 41101.PNG]]


no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:
===Bloco de Assinatura===


[[Imagem: 41457.PNG]]<br />
O '''“Bloco de Assinatura”''' é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes da disponibilização.  


[[Imagem: 41459.PNG]]<br />
Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os documentos do bloco.  


::Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do
É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.


Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo,
Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:


o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.
[[Imagem: 41111.PNG]]


[[Imagem: 41512.PNG]]<br />
[[Imagem: 41113.PNG]]  


::Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível
[[Imagem: 41114.PNG]]


consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:
[[Imagem: 41116.PNG]]


[[Imagem: 41514.PNG]]<br />
[[Imagem: 41117.PNG]]  


=<span style="color:#248EFF">'''TRABALHO COLABORATIVO:'''</span>=
===Assinar documentos em bloco de assinatura===


::Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-
Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco devem selecionar a opção '''"Blocos de Assinatura"''' no menu principal:  


los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta
[[Imagem: 41127.PNG]]


seção, vamos explicar como fazer isso no <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>.
[[Imagem: 41129.PNG]]


==<span style="color:#248EFF">Receber processos na unidade</span>==
[[Imagem: 41131.PNG]]


Na Tela '''Controle de Processos''' vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os
[[Imagem: 41133.PNG]]


processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los,
'''Opções de Navegação'''


basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.
Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização de seu teor e, acima, opções '''“Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento”''' e '''“Selecionar para Assinatura”.'''


[[Imagem: 41519.PNG]]<br />
[[Imagem: 41137.PNG]]  


[[Imagem: 41521.PNG]]<br />
[[Imagem: 41139.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Atribuir processo a um usuário</span>==
===Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável===


::A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela '''não impede '''
[[Imagem: 41142.PNG]]


'''que outros usuários da unidade atuem''' no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas
==Enviando processos==


informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>, atribuir o processo é muito
[[Imagem: 41146.PNG]]


fácil. Veja abaixo.
Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos agora a tramitar o processo para a próxima unidade.  


::Clique em atribuir processo;
Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades protocolizadoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas:  


[[Imagem: 41525.PNG]]<br />
I - a tramitação no '''SEI-RJ''' será registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de envio ou recebimento;


[[Imagem: 41527.PNG]]<br />
II - o processo poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma estabelecida pelo fluxo apresentado na base de conhecimento;


[[Imagem: 41527.PNG]]<br />
III - o envio de processo a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado na base de conhecimento;


IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.


==<span style="color:#248EFF">Inserir anotações</span>==
[[Imagem: 41156.PNG]]


::O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos
[[Imagem: 41158.PNG]]


acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o
[[Imagem: 41202.PNG]]


trabalho do usuário na '''Tela Controle de Processos'''. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do
[[Imagem: 41203.PNG]]


diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.
==Concluindo processos==


[[Imagem: 41531.PNG]]<br />
Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.  


[[Imagem: 41533.PNG]]<br />
Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, veja a seção '''6.2 Incluir documento,''' neste manual.  


[[Imagem: 41535.PNG]]<br />
Feito isso, vá para a '''Tela do Processo''' e clique no ícone '''Concluir Processo'''.  


[[Imagem: 41537.PNG]]<br />
[[Imagem: 41226.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Consulta ao andamento do processo</span>==
[[Imagem: 41229.PNG]]


::Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura,
==Reabrindo um processo==


envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso
Reabrir um processo no '''SEI-RJ''' é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a reabertura do processo.


é a '''Consulta ao Andamento''' do processo.
==Excluindo um processo==


Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por meio do ícone [[Imagem: 41236.PNG]] Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a operação estiver habilitada.


::O <span style="color:#248EFF">SEI-RJ</span> permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do
A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:  


processo, abra a '''Tela do Processo''' e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em '''Consultar Andamento.'''
a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;


[[Imagem: 41541.PNG]]<br />
b. O processo não poderá ter documentos;


[[Imagem: 41543.PNG]]<br />
c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.  


::Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do
[[Imagem: 41242.PNG]]


processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do
==Gerar PDF do processo==


processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo
Por meio do ícone [[Imagem: 41403.PNG]] (tela do processo) é possível converter um processo em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.


documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a '''Tela do Processo''' e clique no ícone
[[Imagem: 41406.PNG]]


'''Atualizar Andamento.'''
[[Imagem: 41407.PNG]]


[[Imagem: 41546.PNG]]<br />
==Enviar Correspondência Eletrônica==


[[Imagem: 41548.PNG]]<br />
Os e-mails enviados pelo '''SEI-RJ''' passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no número do processo e selecionar o ícone[[Imagem: 41412.PNG]]  


[[Imagem: 41549.PNG]]<br />
[[Imagem: 41414.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Manifestar ciência</span>==
[[Imagem: 41417.PNG]]


::O <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade '''manifestar ciência''' sem que, para
Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.


isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o
Para o envio de mensagens, o campo '''“De”''' deve ser preenchido com um endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo '''“Para”''' é de livre preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo '''“Mensagem”''' pode permanecer em branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do campo '''“Mensagem”''', permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a compor a árvore do processo.


andamento do processo.
[[Imagem: 41424.PNG]]


::Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, para a '''Tela do'''
O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a mensagem:


'''Processo''' e clique no ícone '''Ciência.''' Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em
[[Imagem: 41427.PNG]]


particular, vá para a '''Tela do Documento''' em questão e clique em '''Ciência'''.
[[Imagem: 41429.PNG]]


[[Imagem: 41432.PNG]]


::A '''Ciência''' indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a  
Para criar um grupo, secione a opção '''“Grupos de E-mail”''' no menu principal e, na tela seguinte, selecione a opção '''“Novo”:'''


necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.
[[Imagem: 41434.PNG]]


[[Imagem: 41555.PNG]]<br />
À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do quadro por meio das opções na coluna '''“Ações”:'''


[[Imagem: 41556.PNG]]<br />
[[Imagem: 41437.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Controle de prazos</span>==
[[Imagem: 441439.PNG]]


::A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo
[[Imagem: 41443.PNG]]


para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou
[[Imagem: 41447.PNG]]


regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério
Na tela '''“Novo Grupos de Envio”''' devem ser preenchidos os campos '''“Nome”''' e “Descrição do Grupo”.  


Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data
Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.


para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.
[[Imagem: 41449.PNG]]


[[Imagem: 41602.PNG]]<br />
[[Imagem: 41449.PNG]]  


[[Imagem: 41606.PNG]]<br />
[[Imagem: 41452.PNG]]  


[[Imagem: 41607.PNG]]<br />
'''Grupos de contato'''


::Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles
A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário” nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo” no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:


programados da unidade, por meio da opção '''“Retorno Programado”''' no menu principal.
[[Imagem: 41457.PNG]]


[[Imagem: 41609.PNG]]<br />
[[Imagem: 41459.PNG]]  


::O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No
Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo, o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.


calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o
[[Imagem: 41512.PNG]]


prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar
Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:


nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário,
[[Imagem: 41514.PNG]]


há a opção '''“Ver todo o mês”''' que mostra os retornos previstos para o mês:
='''TRABALHO COLABORATIVO:'''=


[[Imagem: 41612.PNG]]<br />
Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta seção, vamos explicar como fazer isso no '''SEI-RJ'''.


[[Imagem: 41613.PNG]]<br />
==Receber processos na unidade==


==<span style="color:#248EFF">Imprimir WEB</span>==
Na Tela '''Controle de Processos''' vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los, basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.


[[Imagem: 41619.PNG]]<br />
[[Imagem: 41519.PNG]]  


::[[Imagem: 41621.PNG]]<br />
[[Imagem: 41521.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Versões do documento</span>==
==Atribuir processo a um usuário==


::O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o  
A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela '''não impede que outros usuários da unidade atuem''' no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No '''SEI-RJ''', atribuir o processo é muito fácil. Veja abaixo.


sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento,
Clique em atribuir processo;


verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone
[[Imagem: 41525.PNG]]


[[Imagem: 41628.PNG]]<br />
[[Imagem: 41527.PNG]]  


[[Imagem: 41636.PNG]]<br />
[[Imagem: 41527.PNG]]  


[[Imagem: 41632.PNG]]<br />


=<span style="color:#248EFF">'''ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:'''</span>=
==Inserir anotações==


==<span style="color:#248EFF">Acompanhamento Especial</span>==
O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o trabalho do usuário na '''Tela Controle de Processos'''. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.


::A função de '''Acompanhamento Especial''' permite manter um processo sempre disponível para
[[Imagem: 41531.PNG]]


consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser
[[Imagem: 41533.PNG]]


aplicada a cada processo de interesse.
[[Imagem: 41535.PNG]]


[[Imagem: 41537.PNG]]


==Consulta ao andamento do processo==


::Na tela do processo, clique em '''Acompanhamento especial.''' Uma nova janela se abrirá.
Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura, envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso é a '''Consulta ao Andamento''' do processo.


[[Imagem: 41722.PNG]]<br />


[[Imagem: 41724.PNG]]<br />
O SEI-RJ permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do processo, abra a '''Tela do Processo''' e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em '''Consultar Andamento.'''


[[Imagem: 41726.PNG]]<br />
[[Imagem: 41541.PNG]]  


[[Imagem: 41727.PNG]]<br />
[[Imagem: 41543.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Blocos internos</span>==
Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a '''Tela do Processo''' e clique no ícone '''Atualizar Andamento.'''


::Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si.  
[[Imagem: 41546.PNG]]


É uma organização interna somente visível pela unidade. No <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> há duas maneiras de incluir processos em
[[Imagem: 41548.PNG]]


um bloco interno:
[[Imagem: 41549.PNG]]


[[Imagem: 41730.PNG]]<br />
==Manifestar ciência==


[[Imagem: 41732.PNG]]<br />
O '''SEI-RJ''' conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade '''manifestar ciência''' sem que, para isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o andamento do processo.


[[Imagem: 41734.PNG]]<br />
Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a '''Tela do Processo''' e clique no ícone '''Ciência.''' Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em particular, vá para a '''Tela do Documento''' em questão e clique em '''Ciência'''.


[[Imagem: 41735.PNG]]<br />


[[Imagem: 41736.PNG]]<br />
A '''Ciência''' indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.


[[Imagem: 41737.PNG]]<br />
[[Imagem: 41555.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Bloco de Reunião</span>==
[[Imagem: 41556.PNG]]


::O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras
==Controle de prazos==


unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para  
A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.


serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em
[[Imagem: 41602.PNG]]


unidades diferentes da geradora.
[[Imagem: 41606.PNG]]


[[Imagem: 41607.PNG]]


::Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela '''Controle de Processos,'''  
Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção '''“Retorno Programado”''' no menu principal.


basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:
[[Imagem: 41609.PNG]]


O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário, há a opção '''“Ver todo o mês”''' que mostra os retornos previstos para o mês:


[[Imagem: 41740.PNG]]<br />
[[Imagem: 41612.PNG]]  


[[Imagem: 41741.PNG]]<br />
[[Imagem: 41613.PNG]]  


::Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção '''“Novo Bloco de Reunião”.'''
==Imprimir WEB==


Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades
[[Imagem: 41619.PNG]]


para disponibilização:
[[Imagem: 41621.PNG]]


[[Imagem: 50915.PNG]]<br />
==Versões do documento==


[[Imagem: 50917.PNG]]<br />
O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone


[[Imagem: 50919.PNG]]<br />
[[Imagem: 41628.PNG]]  


::Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras
[[Imagem: 41636.PNG]]


unidades é necessário disponibilizar o bloco.
[[Imagem: 41632.PNG]]


='''ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:'''=


::No menu principal, deverá ser selecionada a opção '''“Blocos de Reunião”'''. O sistema abre uma tela com
==Acompanhamento Especial==


a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os
A função de '''Acompanhamento Especial''' permite manter um processo sempre disponível para consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser aplicada a cada processo de interesse.


recebidos.
Na tela do processo, clique em '''Acompanhamento especial.''' Uma nova janela se abrirá.


[[Imagem: 50921.PNG]]<br />
[[Imagem: 41722.PNG]]  


[[Imagem: 50928.PNG]]<br />
[[Imagem: 41724.PNG]]  


[[Imagem: 50929.PNG]]<br />
[[Imagem: 41726.PNG]]  


==<span style="color:#248EFF">Marcadores</span>==
[[Imagem: 41727.PNG]]


::No <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela
==Blocos internos==


de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por
Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si.  


tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.
É uma organização interna somente visível pela unidade. No '''SEI-RJ''' há duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:


[[Imagem: 50933.PNG]]<br />
[[Imagem: 41730.PNG]]  


[[Imagem: 50935.PNG]]<br />
[[Imagem: 41732.PNG]]  


[[Imagem: 50937.PNG]]<br />
[[Imagem: 41734.PNG]]  


[[Imagem: 50938.PNG]]<br />
[[Imagem: 41735.PNG]]  


[[Imagem: 50939.PNG]]<br />
[[Imagem: 41736.PNG]]  


=<span style="color:#248EFF">'''PESQUISA'''</span>=
[[Imagem: 41737.PNG]]


::No <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.
==Bloco de Reunião==


::A '''Barra de Ferramentas''' contém um '''campo de pesquisa livre''', no qual você pode digitar qualquer
O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora.


palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla '''Enter''', obter a lista de todos os processos em que o


termo aparece.
Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela '''Controle de Processos,''' basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:


[[Imagem: 50947.PNG]]<br />


[[Imagem: 50948.PNG]]<br />
[[Imagem: 41740.PNG]]  


[[Imagem: 50949.PNG]]<br />
[[Imagem: 41741.PNG]]  


[[Imagem: 50951.PNG]]<br />
Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção '''“Novo Bloco de Reunião”.''' Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades para disponibilização:


=<span style="color:#248EFF">'''ESTATÍSTICAS'''</span>=
[[Imagem: 50915.PNG]]


::A opção '''Estatísticas,''' no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da '''Unidade''' e o '''Desempenho'''
[[Imagem: 50917.PNG]]


'''de Processos.''' Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>
[[Imagem: 50919.PNG]]


apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.
Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras unidades é necessário disponibilizar o bloco.


[[Imagem: 50955.PNG]]<br />
No menu principal, deverá ser selecionada a opção '''“Blocos de Reunião”'''. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.


[[Imagem: 50957.PNG]]<br />
[[Imagem: 50921.PNG]]  


[[Imagem: 50959.PNG]]<br />
[[Imagem: 50928.PNG]]  


::* Quantidade de processos gerados;
[[Imagem: 50929.PNG]]


::* Quantidade de processos com tramitação no período;
==Marcadores==


::* Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;
No '''SEI-RJ''' é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.


::* Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;
[[Imagem: 50933.PNG]]


::* Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e
[[Imagem: 50935.PNG]]


::* Quantidade de documentos externos no período.
[[Imagem: 50937.PNG]]


[[Imagem: 50938.PNG]]


::Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar
[[Imagem: 50939.PNG]]


nas quantidades presentes nas tabelas. O <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No
='''PESQUISA'''=


caso, estamos dentro da temática '''Processos gerados no período''', que apresenta uma tabela contendo o  
No '''SEI-RJ''' é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.


'''órgão, unidade, tipo, mês e ano''' do processo escolhido.
A '''Barra de Ferramentas''' contém um '''campo de pesquisa livre''', no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla '''Enter''', obter a lista de todos os processos em que o termo aparece.


[[Imagem: 51010.PNG]]<br />
[[Imagem: 50947.PNG]]  


[[Imagem: 50948.PNG]]


==<span style="color:#248EFF">Desempenho de processos</span>==
[[Imagem: 50949.PNG]]


::Ao escolher no submenu '''Desempenho de Processos''', o <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span> apresentará a tela '''Estatísticas de'''
[[Imagem: 50951.PNG]]


'''Desempenho de Processos''' para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que
='''ESTATÍSTICAS'''=


deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.
A opção '''Estatísticas,''' no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da '''Unidade''' e o '''Desempenho de Processos.''' Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o '''SEI-RJ''' apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.


[[Imagem: 51015.PNG]]<br />
[[Imagem: 50955.PNG]]  


[[Imagem: 51017.PNG]]<br />
[[Imagem: 50957.PNG]]  


[[Imagem: 51018.PNG]]<br />
[[Imagem: 50959.PNG]]  


=<span style="color:#248EFF">'''CONCLUSÃO'''</span>=
* Quantidade de processos gerados;


::Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da
* Quantidade de processos com tramitação no período;


melhor forma possível o <span style="color:#248EFF">'''SEI-RJ'''</span>, respeitando as boas práticas e regras de utilização.
* Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;


* Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;


::Dúvidas e sugestões a respeito deste manual podem ser encaminhadas para equipe SGPD, através dos
* Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e


contatos abaixo:
* Quantidade de documentos externos no período.




::<span style="color:#9cbb59"><font size="4">Equipe SGPD</font></span>
Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar nas quantidades presentes nas tabelas. O '''SEI-RJ''' mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No caso, estamos dentro da temática '''Processos gerados no período''', que apresenta uma tabela contendo o '''órgão, unidade, tipo, mês e ano''' do processo escolhido.


[[Imagem: 51010.PNG]]


::Superintendência de Gestão do Processo Digital Subsecretaria de Gestão


==Desempenho de processos==


::Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento - Governo do Estado do Rio de Janeiro
Ao escolher no submenu '''Desempenho de Processos''', o '''SEI-RJ''' apresentará a tela '''Estatísticas de Desempenho de Processos''' para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.


[[Imagem: 51015.PNG]]


::+55 (21) 2333-1829
[[Imagem: 51017.PNG]]


[[Imagem: 51018.PNG]]


::Av. Erasmo Braga, 118 - Centro / Rio de Janeiro / RJ / CEP 20.020-000
='''CONCLUSÃO'''=


::<span style="color:#0000FF"><ins>suportesei@fazenda.rj.gov.br</ins></span>
Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da melhor forma possível o '''SEI-RJ''', respeitando as boas práticas e regras de utilização.

Edição atual tal como às 14h48min de 1 de agosto de 2022


INICIANDO AS OPERAÇÕES:

Acesso ao sistema

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br ( Vídeo disponível no YouTube ).

Megafone.pngÉ RECOMENDÁVEL UTILIZAR OS NAVEGADORES GOOGLE CHROME OU MOZILLA FIREFOX.


Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.

2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.

3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.

4. Clicar em “Acessar”.

Capturar2.PNG

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Clique em Lembrar para que o sistema guarde seu nome de usuário e órgão, tornando mais rápido o acesso.


Barra de Ferramentas

No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a Barra de Ferramentas: Capturar125.PNG Confira a descrição de cada item da barra:

124.png

Menu Principal

Capturar20.PNG

Tela Controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.

A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos e processos gerados:

Capturar21.PNG

Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
A lista de processos Gerados inclui somente os processos que ainda estão abertos. Não vemos o que já tramitou.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
O SEI-RJ permite, dentro de qualquer funcionalidade, a possibilidade de clicar com o botão direito no número do processo e abri-lo em outra guia ou página, se necessário.


Identificar situação de cada processo

Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

Identificar situação de cada processo.PNG

Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.

Capturar1000.PNG

Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua especificação (esta última, quando preenchida).

Capturar1002.PNG

Filtrar processos por usuário responsável

Com a Atribuição de Processos (recurso abordado posteriormente nesse manual), o SEI-RJ permite observar qual usuário é responsável por um processo.

Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo. Ao clicar no nome do usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.

Para voltar à tela principal, clique em Cancelar.

Também é possível ver a lista de processos atribuídos a você pelo link "Ver processos atribuídos a mim".

Capturar54222.PNG

Capturar54233.PNG


Capturar54244.PNG

Temos três opções de filtragem na referida tela: "Ver processos atribuídos a mim"; "Ver por marcadores" e "Visualização detalhada".

Realizar Operações em lote

Capturar551.PNG

Tela do Processo

Capturar561.PNG Capturar562.PNG

Megafone.pngOs documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.


Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica.

Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único - o Número SEI. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.

Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como Base conhecimento.gif (Base de Conhecimento), Sei ciencia pequeno.gif (Ciência) e Sei assinar pequeno nao bloqueado.gif (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.


Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados.


Capturar565.PNG Capturar566.PNG

Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:

  • Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado);
  • Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto;
  • Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).
Megafone.pngHá situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo, são exibidos.


As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na tela Controle de Processos, como operações em lote.


Ícone Ícone 4.0 Descrição
Incluir documento.png Documento incluir.png INCLUIR DOCUMENTO: permite produzir um novo documento ou inserir documentos externos (não produzidos no SEI) no processo.
Iniciar pro relacionado.png Processo gerar relacionado.png INICIAR PROCESSO RELACIONADO: permite iniciar um novo processo relacionado ao processo em que o usuário está trabalhando no momento.
Consultar alterar processo.png Processo alterar.png CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do processo (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de autuação e do NUP.
Acompanhamento especial.png Acompanhamento especial 4.0.png ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade
Ciência.png Ciencia 4.0.png CIÊNCIA: permite que as unidades registrem ciência do processo, dispensando a necessidade de se produzir um novo documento para esse fim.
Tramitar processos.png Processo enviar.png ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Atualizar andamento.png Processo atualizar andamento.png ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Processo atribuir.png ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS: Permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Duplicar processo.png Processo duplicar.png DUPLICAR PROCESSO: Permite duplicar os documentos integrantes de um processo, gerando um novo processo.
Enviar Email.png Email enviar.png ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA: Permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Relacionamentos do processo.png Processo relacionados.png RELACIONAMENTOS DO PROCESSO: Permite vincular virtualmente um processo a outro, mantendo os andamentos de forma independente.
Incluir em bloco.png Bloco incluir protocolo.png INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno ou Bloco de Reunião (colocar link)
Gerenciar acesso usuário externo.png Acesso externo.png GERENCIAR DISPONIBILIDADES DE ACESSO EXTERNO: Utilizado para liberar acesso ao conteúdo do processo para um usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Anotacao cadastro.png ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Sobrestar processo.png Processo sobrestar.png SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
Anexar processo.png Processo anexar.png ANEXAR PROCESSO: Permite anexar um processo a outro. Essa ação não pode ser desfeita
Concluir processo.png Processo concluir.png CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Gerar PDF.png Processo gerar pdf.png GERAR ARQUIVO PDF DO PROCESSO: Permite gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
Gerar arquivo ZIP.png Processo gerar zip.png GERAR ARQUIVO ZIP DO PROCESSO:Permite gerar um arquivo do processo no formato ZIP. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
Gerenciar Marcador.png Marcador gerenciar.png GERENCIAR MARCADOR: permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Essas informações não ficam disponíveis para unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Controle de processos.png Controle processos.png CONTROLE DE PROCESSOS: Utilizado para retornar à página principal do SEI (tela de Controle de Processos).
Pesquisar no processo.png Processo pesquisar.png PESQUISAR NO PROCESSO: Permite que o usuário realize uma busca rápida dentro do processo em que está trabalhando.
Ponto de controle.png Situacao gerenciar.png GERENCIAR PONTO DE CONTROLE: Utilizado para sinalizar as etapas de tramitação dos processos. Os pontos de controle são configurados pelo Administrador do sistema, por tipo de processo, de acordo com a solicitação das unidades.
Sei gerenciar credenciais.gif Credencial gerenciar.png GERENCIAR CREDENCIAS DE ACESSO: Permite que um usuário que tenha acesso a um processo categorizado como sigiloso atribua uma credencial de acesso a outro usuário já cadastrado no sistema.
Renunciar credenciais de acesso.png Credencial renunciar.png RENUNCIAR CREDENCIAIS DE ACESSO: Permite que o usuário renuncie à sua credencial de acesso ao processo categorizado como sigiloso.

Base de Conhecimento

A Base de Conhecimento é um importante espaço dentro do SEI-RJ, onde são encontradas as informações essenciais para a boa execução de um processo administrativo. Nela, estarão disponíveis as seguintes informações:

  • Descrição do processo;
  • Lista de papéis e responsabilidades;
  • Macroprocesso;
  • Processos e descrições de suas atividades;
  • Relação de documentos tramitados no processo.

As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone . O ícone é visualizado ao lado do número do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente.

De forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro dos órgãos que utilizarão o SEI-RJ, o Órgão Central ficará responsável pela validação, inclusão e alteração das informações relacionadas a cada processo disponível na Base de Conhecimento Corporativa.

Megafone.pngO usuário deve obedecer à Base de Conhecimento de referência na tramitação do processo, salvo exceção justificada por meio de despacho.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Utilize a Base de Conhecimento sempre que tiver dúvidas de como executar suas atividades.
Megafone.pngSó estarão disponíveis no SEI-RJ as bases de conhecimento relacionadas a tipos de processos migrados para o SEI-RJ.


Outra forma de visualizar a Base de Conhecimento Corporativa, é selecionando a opção Base de Conhecimento no menu principal:


Capturar574.PNG

A tela Base de Conhecimento será exibida:


Capturar575.PNG

Megafone.pngEm caso de necessidade de alteração de Base de Conhecimento, as unidades competentes pelos processos devem apresentar solicitação ao Ponto Focal setorial que a encaminhará ao setor de Gestão do SEI-RJ.
Megafone.pngSó serão cadastrados na Base de Conhecimento os fluxos que obedeçam a metodologia exarada pelo órgão central.


Tela do Documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo. Capturar581.PNG

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as ações que poderão ser realizadas no documento.

Documento Interno: Capturar582.PNG

Operações no documento

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.

Capturar5811.PNG Capturar5812.PNG

As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo deste manual. Capturar5813.PNG

Conceitos básicos do SEI-RJ

Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece, podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente algumas regras e conceitos básicos: Tudo é processo

No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo, ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um documento. Classificação Arquivística

Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.

Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela legislação vigente.

Documentos internos e externos

O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que, juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.

Capturar591.PNG

Digitalização de documentos

Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;
b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início
ao processo; e
c) haja autorização da SEFAZ.

II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e, III. correspondências pessoais.

Processos Eletrônicos

A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.

O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de desentranhamento e desmembramento de peças processuais. Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:

Pedidos de retirada de documentos

Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo eletrônico próprio.

Como realizar?

1. Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao solicitante.

2. Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como documento externo;

3. deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.

Acautelamento de Processos

O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual avançado mais informações sobre esta funcionalidade.

Juntada de Processos

A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

Apensação de Processos

A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.

O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.

Extinção ou desistência de processos

Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso, utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

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Tramitação instantânea e múltipla No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.

Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o seu acesso somente aos usuários autorizados.

Recursos que facilitam o trabalho

O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações. As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de documentos no sistema.

Usuários Internos e Externos

No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo, podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados documentos.

Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ. As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.

OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:

Iniciar processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos.


Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo.

Incluir documento

Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.

O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).

Capturar621.PNG Capturar622.PNG Capturar623.PNG Capturar624.PNG Capturar625.PNG Capturar1056.PNG Capturar1058.PNG

Preencha os dados do documento:

3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 - Utilizando texto padrão e modelo.

3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se realizar uma pesquisa.

3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.

3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o preenchimento deste campo.

3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.

3.6. Indique o nível de acesso do documento.

Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher corretamente os campos.

Capturar1122.PNG

1.Texto inicial

Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo “Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo, deste manual.

2.Descrição

Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.

3.Interessados e destinatários (opcionais)

Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.

Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:

Capturar1428.PNG Capturar1738.PNG Capturar1746.PNG

Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado. Capturar1750.PNG

4.Classificação por assuntos

Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação no campo Classificação por assuntos.

Capturar2040.PNG


5. Observações da unidade (opcional)


Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo qualquer informação de seu interesse.


6.Nível de acesso (obrigatório)


A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público, restrito e sigiloso.

Capturar2123.PNG

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.

No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.

Capturar2131.PNG Capturar2133.PNG


Utilizando texto padrão e modelo

Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

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1.Criando um texto padrão

Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

Capturar1025.PNG Capturar1030.PNG

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

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2. Utilizando um texto padrão


Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

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Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

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1. Criando um grupo de modelos

Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em Grupos.

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2.Adicionando modelos ao grupo

Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos Favoritos.


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A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

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Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não sejam sigilosos.


3.Utilizando um documento modelo


Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

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Incluindo documentos em múltiplos processos

No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a tela Controle de Processos.


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A tela incluir Documento em Processos será apresentada:

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O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.

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Editando um documento

Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto. É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.

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Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.

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Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.


1. Como fazer referência a documentos e processos

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Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”, fazemos referência a outros documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.

Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:

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2. Como usar os estilos de texto

Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!

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Inserindo um documento externo

Um documento externo no SEI-RJ é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para upload e formatos de arquivos.

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O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.

Na Tela do Processo:

1. Clique em inserir documento

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Campo Classificação por assuntos - verifique neste campo se o documento a ser incluído está classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo em branco.

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Para a maior parte dos documentos externos, é obrigatório indicar o tipo do documento, a data de criação e o nível de acesso. Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas anteriores.

Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:


1. Tipo de documento (obrigatório)


O Documento Externo é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento externo, mas também é um tipo de documento (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na Árvore do Processo.

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2.Data do documento

Essa informação é de preenchimento obrigatório. A data do documento deve corresponder à data em que o documento foi recebido/protocolado na unidade.

3.Número/Nome na árvore

Essa informação deve corresponder ao nome do documento com número, se houver, ou algo que sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore). O número ou nome fica identificado na Árvore do Processo, imediatamente ao lado do tipo de documento. Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.

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Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e digitalizado pela unidade.

A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as seguintes regras:

a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da entrega;

b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo seja pesquisável;

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c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch ou pontos por polegada);

d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;

e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles exceda o limite de 20 MB;

É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner, exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto: a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos; b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao processo; e c) haja autorização do Órgão Central.

II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento arquivístico; e,

III - correspondências pessoais.

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Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital. Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão.

Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno? Esqueceu-se de anexar o arquivo e o SEI-RJcadastrou um documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado? Para todos esses casos, enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações cadastrais - inclusive o arquivo carregado!

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Excluir documento interno e externo

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2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.

A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo.

A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

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Assinando documentos

Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No SEI-RJ, os documentos gerados no editor interno devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a assinatura simples e o bloco de assinaturas.

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Assinatura Simples

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Nessa tela, o sistema pede que coloquemos nome, cargo e senha de acesso ao SEI-RJ. Qualquer usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir dessa tela.

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Todo documento assinado no SEI-RJ. possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:

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A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.

Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço acima é do ambiente de testes.

Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em Pesquisar.

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Assinatura com certificado digital

Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos abaixo:

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Será apresentada a tela Assinatura de Documentos, basta preencher os dados na tela:

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Autenticação de documentos

Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.

Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:

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Gerando documento para outro usuário assinar

Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.

Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:


Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.

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Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção 6.2 Incluir documento, neste manual.

Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção 7.2 Atribuir processo a um usuário, neste manual.

Opção 2 : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de documento Edital, estarão disponíveis no SEI-RJ dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.

Passo -a -passo: O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital, a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:

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Bloco de Assinatura

O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes da disponibilização.

Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os documentos do bloco.

É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.

Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:

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Assinar documentos em bloco de assinatura

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:

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Opções de Navegação

Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização de seu teor e, acima, opções “Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento” e “Selecionar para Assinatura”.

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Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável

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Enviando processos

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Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos agora a tramitar o processo para a próxima unidade.

Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades protocolizadoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas:

I - a tramitação no SEI-RJ será registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de envio ou recebimento;

II - o processo poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma estabelecida pelo fluxo apresentado na base de conhecimento;

III - o envio de processo a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado na base de conhecimento;

IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade simultânea de sua análise.

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Concluindo processos

Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.

Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, veja a seção 6.2 Incluir documento, neste manual.

Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.

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Reabrindo um processo

Reabrir um processo no SEI-RJ é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a reabertura do processo.

Excluindo um processo

Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por meio do ícone 41236.PNG Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a operação estiver habilitada.

A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:

a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;

b. O processo não poderá ter documentos;

c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.

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Gerar PDF do processo

Por meio do ícone 41403.PNG (tela do processo) é possível converter um processo em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.

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Enviar Correspondência Eletrônica

Os e-mails enviados pelo SEI-RJ passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no número do processo e selecionar o ícone41412.PNG

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Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

Para o envio de mensagens, o campo “De” deve ser preenchido com um endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo “Para” é de livre preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo “Mensagem” pode permanecer em branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do campo “Mensagem”, permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a compor a árvore do processo.

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O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a mensagem:

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Para criar um grupo, secione a opção “Grupos de E-mail” no menu principal e, na tela seguinte, selecione a opção “Novo”:

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À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do quadro por meio das opções na coluna “Ações”:

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Na tela “Novo Grupos de Envio” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”.

Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

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Grupos de contato

A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário” nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo” no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:

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Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo, o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

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Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:

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TRABALHO COLABORATIVO:

Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta seção, vamos explicar como fazer isso no SEI-RJ.

Receber processos na unidade

Na Tela Controle de Processos vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los, basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.

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Atribuir processo a um usuário

A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela não impede que outros usuários da unidade atuem no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No SEI-RJ, atribuir o processo é muito fácil. Veja abaixo.

Clique em atribuir processo;

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Inserir anotações

O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o trabalho do usuário na Tela Controle de Processos. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.

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Consulta ao andamento do processo

Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura, envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso é a Consulta ao Andamento do processo.


O SEI-RJ permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do processo, abra a Tela do Processo e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em Consultar Andamento.

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Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Atualizar Andamento.

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Manifestar ciência

O SEI-RJ conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência sem que, para isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o andamento do processo.

Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Ciência. Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.


A Ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.

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Controle de prazos

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

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Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

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O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:

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Imprimir WEB

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Versões do documento

O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone

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ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:

Acompanhamento Especial

A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser aplicada a cada processo de interesse.

Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

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Blocos internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si.

É uma organização interna somente visível pela unidade. No SEI-RJ há duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:

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Bloco de Reunião

O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora.


Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:


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Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião”. Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades para disponibilização:

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Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras unidades é necessário disponibilizar o bloco.

No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.

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Marcadores

No SEI-RJ é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.

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PESQUISA

No SEI-RJ é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.

A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o termo aparece.

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ESTATÍSTICAS

A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

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  • Quantidade de processos gerados;
  • Quantidade de processos com tramitação no período;
  • Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;
  • Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;
  • Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e
  • Quantidade de documentos externos no período.


Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.

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Desempenho de processos

Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.

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CONCLUSÃO

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da melhor forma possível o SEI-RJ, respeitando as boas práticas e regras de utilização.