SEIRJ:Funcionalidades do sistema: mudanças entre as edições

De WIKI SEPLAG
Ir para navegação Ir para pesquisar
Sem resumo de edição
Sem resumo de edição
 
(71 revisões intermediárias por 2 usuários não estão sendo mostradas)
Linha 1: Linha 1:
[[Categoria: SEI-RJ]]
[[Categoria: SEI-RJ]]
__NOTOC__
 
<div class="toclimit-3" style="float:right;margin-left:5px">__TOC__</div>


== Funcionalidades da Tela de controle de Processos ==
== Funcionalidades da Tela de controle de Processos ==


:É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade.  
:É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade.  
:Aqui o usuário do SEI-RJ pode visualizar os processos que estão na unidade, identificar sua situação e filtrar processos por responsável.
:Permite ao usuário do SEI-RJ identificar a situação dos processos (se já foi recebido, se o usuário já trabalhou nele durante esse login, se há algum prazo ou recado) e filtrar processos por responsável.
:Os botões dessa tela permitem ações em lote (ou seja, em diversos processos simultaneamente).  
:Os botões dessa tela permitem ações em lote (ou seja, em diversos processos simultaneamente).  
:A exibição dos processos é dividida em duas colunas: '''processos recebidos''' (coluna da esquerda)e '''processos gerados''' (coluna da direita)
:A exibição dos processos é dividida em duas colunas: '''processos recebidos''' (coluna da esquerda) e '''processos gerados''' (coluna da direita).


[[Imagem:Capturar21.PNG]]
[[Imagem:Capturar21.PNG]]


=== Ações em lote ===
=== Significado dos botões - Ações em lote ===
Os botões presentes nessa tela permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação.
Os botões presentes nessa tela permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação.
{| class="wikitable" style="width: 85%;"
{| class="wikitable" style="width: 85%;"
!colspawn="2" | Ícone ||Descrição
!colspawn="2" | Ícone  
!Ícone 4.0||Descrição
|-
|-
|[[Arquivo:Tramitar processos.png|50px]]
|[[Arquivo:Tramitar processos.png|50px]]
|[[Arquivo:Processo enviar.png|semmoldura|51x51px]]
|ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|-
|-
|[[Arquivo:Atualizar andamento.png|50px]]
|[[Arquivo:Atualizar andamento.png|50px]]
|ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no '''histórico do processo''' informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
|[[Arquivo:Processo atualizar andamento.png]]
|ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no '''[[SEIRJ:Consultar Processos#Verificar Hist.C3.B3rico do Processo|histórico do processo]]''' informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite constar em um documento no processo.
|-
|-
|[[Arquivo:Atribuição_de_processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Atribuição_de_processo.png|50px]]
|ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS:permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
|[[Arquivo:Processo atribuir.png|51x51px]]
|ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS: permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
|-
|-
|[[Arquivo:Incluir em bloco.png|50px]]
|[[Arquivo:Incluir em bloco.png|50px]]
|INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno '''''(colocar link)''''' ou Bloco de Reunião '''''(colocar link)'''''
|[[Arquivo:Bloco incluir protocolo.png]]
|INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Blocos internos|Bloco Interno]] ou [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Bloco de reuni.C3.A3o|Bloco de Reunião]].
|-
|-
|[[Arquivo:Sobrestar processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Sobrestar processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Processo sobrestar.png|51x51px]]
|SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
|SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
|-
|-
|[[Arquivo:Concluir processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Concluir processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Processo concluir.png|51x51px]]
|CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|-
|-
|[[Arquivo:Anotações.png|50px]]
|[[Arquivo:Anotações.png|50px]]
|ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que '''não''' devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
|[[Arquivo:Anotacao cadastro.png]]
|ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que '''não''' devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo. Para maiores informações, [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Inserir Anota.C3.A7.C3.A3o|clique aqui]].
|-
|-
|[[Arquivo:Incluir_documento_em_lote.png|50px]]
|[[Arquivo:Incluir_documento_em_lote.png|50px]]
|[[Arquivo:Documento incluir.png]]
|INCLUIR DOCUMENTO: Permite incluir novo documento no(s) processo(s) selecionado(s).
|INCLUIR DOCUMENTO: Permite incluir novo documento no(s) processo(s) selecionado(s).
|-
|[[Arquivo:Sei marcador.png|50px]]
|[[Arquivo:Marcador gerenciar.png]]
|GERENCIAR MARCADOR: Permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Essas informações não ficam disponíveis para unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
|-
|[[Arquivo:Sei credenciais.gif|50px]]
|[[Arquivo:Credencial consultar.png]]
|PROCESSOS COM CREDENCIAL DE ACESSO NESTA UNIDADE: Permite controlar os processos categorizados como sigilosos em que o usuário possui credencial. Esta funcionalidade é disponibilizada apenas para usuário que possua credencia de acesso a pelo menos um processo sigiloso na unidade.
|}
|}


Linha 60: Linha 78:
[[Arquivo:Filtro_de_processos.png|alt=|semmoldura|735x735px]]
[[Arquivo:Filtro_de_processos.png|alt=|semmoldura|735x735px]]


Temos três opções de filtragem na referida tela: Ver processos atribuídos a mim"; "Ver por marcadores" e "Visualização detalhada".
Temos três opções de filtragem na referida tela: "Ver processos atribuídos a mim"; "[[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Marcadores|Ver por marcadores]]" e "Visualização detalhada".


== Funcionalidades em Processos ==
== Funcionalidades em Processos ==


=== Como abrir um processo ===
=== Como abrir um processo ===
No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo, não sendo mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Também não é necessário utilizar uma CI para autuar o processo (qualquer documento pode ser utilizado). Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão abrir processos.


:: No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Também não é necessário utilizar uma CI para autuar o processo (qualquer documento pode ser utilizado). Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos.
Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem perfil de usuário avançado e solicite a abertura do processo.
:: Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo.
 
:: Se você for um usuário com perfil Avançado, basta clicar em '''Iniciar Processo''' no menu que fica a esquerda na Tela de Controle de Processos.
Se você for um usuário com perfil Avançado, basta clicar em '''Iniciar Processo''' no menu que fica a esquerda na Tela de Controle de Processos.


[[Arquivo:Iniciar processos.png|semmoldura]]
[[Arquivo:Iniciar processos.png|semmoldura]]


Escolha o Tipo de Processo adequado (Exemplo: Contratação: Pregão Eletrônico). Essa informação é importante para facilitar a localização futura do processos, para permitir a extração acurada de indicadores e, principalmente, para proporcionar o controle do tempo de guarda adequado ao processo (garantindo que documentos que precisam ser conservados o sejame que se descarte aqueles demenor relevancia, racionalizando os custos demanutenção do sistema).
Escolha o Tipo de Processo adequado (Exemplo: Contratação: Pregão Eletrônico). Essa informação é importante para facilitar a localização futura do processos, para permitir a extração acurada de indicadores e, principalmente, para proporcionar o controle do tempo de guarda adequado ao processo (garantindo que documentos que precisam ser conservados o sejam e que se descarte aqueles de menor relevancia, racionalizando os custos demanutenção do sistema).


* os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;  
* os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;  


* clicar em  “[[Arquivo:Icone Mais.png]]” para ver todos os tipos de processos disponíveis, e em “[[Arquivo:Icone menos.png]]” para voltar aos tipos mais usados
* clicar em  “[[Arquivo:Icone Mais.png]]” para ver todos os tipos de processos disponíveis, e em “[[Arquivo:Icone menos.png]]” para voltar aos tipos mais usados
[[Arquivo:Tipo processual.png|semmoldura|664x664px]]
[[Arquivo:Tipo processual.png|semmoldura|664x664px]]


Linha 87: Linha 105:
* '''Tipo do Processo''': Virá preenchido com a escolha feita na tela anterior;
* '''Tipo do Processo''': Virá preenchido com a escolha feita na tela anterior;


* '''Especificação''': acréscimo de informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. A linguagem deve ser clara e objetiva. Esta informação será mostrada ao se passar o cursos sobre o número do processo, sema necessidade de se clicar nele, facilitanto a identificação do assunto tratado;
* '''Especificação''': acréscimo de informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. A linguagem deve ser clara e objetiva. Esta informação será mostrada ao se passar o cursor sobre o número do processo, sem a necessidade de se clicar nele, facilitanto a identificação do assunto tratado;


* '''Classificação por Assunto''': o assunto é sugerido automaticamente pelo sistema e não deve ser alterado. Quando houver mais de uma sugestão, o usuário deverá optar por uma delas;
* '''Classificação por Assunto''': o assunto é sugerido automaticamente pelo sistema e não deve ser alterado. Quando houver mais de uma sugestão, o usuário deverá optar por uma delas;
Linha 101: Linha 119:
Clique em '''Salvar'''.
Clique em '''Salvar'''.


=== Ações realizadas no processo ===
Obs: Para maiores informações sobre restrição de acesso aos processos e documentos, [[SEIRJ:Processos Sigilosos|clique aqui]].
{| class="wikitable" style="width: 85%;"
! colspawn="2" | Ícone ||Descrição
|-
|[[Arquivo:Incluir documento.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Iniciar pro relacionado.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Consultar alterar processo.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Acompanhamento especial.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Ciência.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Tramitar processos.png|50px]]
|ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|-
|[[Arquivo:Atualizar andamento.png|50px]]
|ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no '''histórico do processo''' informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
|-
|[[Arquivo:Atribuição_de_processo.png|50px]]
|ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS:permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
|-
|[[Arquivo:Duplicar processo.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Enviar Email.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Relacionamentos do processo.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Incluir em bloco.png|50px]]
|INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno  '''''(colocar link)''''' ou Bloco de Reunião  '''''(colocar link)'''''
|-
|[[Arquivo:Gerenciar acesso usuário externo.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Anotações.png|50px]]
|ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que '''não''' devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
|-
|[[Arquivo:Sobrestar processo.png|50px]]
|SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
|-
|[[Arquivo:Anexar processo.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Concluir processo.png|50px]]
|CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|-
|[[Arquivo:Gerar PDF.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Gerar arquivo ZIP.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Gerenciar Marcador.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Controle de processos.png|50px]]
|
|-
|[[Arquivo:Pesquisar no processo.png|50px]]
|
|}


=== Ações realizadas no processo  ===
{{SEIRJ:Ações_realizadas_no_processo}}


=== Enviar Processos para Outras Unidades ===
=== Processos com restrição de acesso - Restrito ===
Processos e documentos categorizados como restritos são indicados por meio do símbolo “[[Arquivo:Sei chave restrito.gif|semmoldura]]” ao lado dos seus respectivos números na árvore do processo. Essa categoria de restrição '''permite que todos os usuários das unidades pelas quais o processo tenha tramitado tenham acesso a seus documentos.''' Para maiores informações, [[SEIRJ:Processos Sigilosos#Processos Restritos|clique aqui]]'''.'''


=== Processos com restrição de acessos - Sigilosos ===
Processos e documentos categorizados como sigilosos são indicados por meio do símbolo “[[Arquivo:Sei chave sigiloso.gif|semmoldura]] ”. Essa categoria de restrição permite que o trâmite desses processos seja de usuário para usuário, desde que previamente credenciados.


Incluir documento


== Enviar Processo para Outra Unidade ==
Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do processo sigiloso deve:
Um processo pode ser enviado para outra(s) unidade(s) dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do RIo de Janeiro e permanecer aberto na atual (quando necessário), permitindo a inclusão e edição de documentos em mais de uma unidade ao mesmo tempo.


* [[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.9Enviando processos]]
# selecionar a opção Gerenciar Credenciais de Acesso na tela do processo;
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.10Concluindo processos]]
# preencher o campo Conceder Credencial para com o nome do usuário, que deve estar cadastrado no sistema; 
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.11Reabrindo um processo]]
# selecionar uma das unidades do usuário a ser credenciado (caso ele tenha acesso a mais de uma unidade no sistema);
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.12Excluindo um processo]]
# clicar em Conceder para confirmar a operação.
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.13Gerar PDF do processo]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.14Enviar Correspondência Eletrônica]]
* Significado dos botões - documento
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.33. Preencha os dados do documento:]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.3.1Utilizando texto padrão e modelo]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.3.2Documento Modelo]]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.4Incluindo documentos em múltiplos processos]]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.5'''Editando um documento''']]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.6'''Inserindo um documento externo''']]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.7'''Excluir documento interno e externo''']]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8'''Assinando documentos''']]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.1'''Assinatura Simples''']]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.2Assinatura com certificado digital]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.3Autenticação de documentos]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.4Gerando documento para outro usuário assinar]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.5Bloco de Assinatura]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.6Assinar documentos em bloco de assinatura]]
***[[SEIRJ:Manual do usuário básico|2.8.7Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável]]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|1.8.1Operações no documento]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|1.9Conceitos básicos do SEI-RJ]]
*
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|3.4Consulta ao andamento do processo]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|3.5Manifestar ciência]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|3.6Controle de prazos]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|3.7Imprimir WEB]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|3.8Versões do documento]]
*
*
*
*


*
Na mesma funcionalidade (Gerenciar Credenciais de Acesso), o usuário pode consultar a relação de credenciais disponibilizadas, conceder acesso a outros usuários, ou retirar as permissões.  
* Como organizar a tela dfe controle de processos da minha unidade
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|4.1Acompanhamento Especial]]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|4.3Bloco de Reunião]]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|4.4Marcadores]]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|5'''PESQUISA''']]
*[[SEIRJ:Manual do usuário básico|6'''ESTATÍSTICAS''']]
**[[SEIRJ:Manual do usuário básico|6.1Desempenho de processos]]


<!-- PAGE BREAK -->


Para maiores informações, [[SEIRJ:Processos Sigilosos#Processos Sigilosos|clique aqui]].


=== Relacionar Processos ===
Essa funcionalidade permite agrupar processos que possuam alguma ligação entre si, porém, mantendo-os independentes (inclusive para tramitação), pois um não passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito a qualquer tempo pela unidade que efetuou a ação.


Caso existam relacionamentos no processo aberto, a lista de tipos de processo aparecerá abaixo da árvore de documentos. Ao clicar no tipo de processo, o SEI mostrará os NUPs relacionados; e ao clicar em um dos números, o sistema abrirá o processo correspondente.


<!-- PAGE BREAK -->=INICIANDO AS OPERAÇÕES:=
Para relacionar processos, o usuário deve:  


<br />
# pegar o(s) número(s) do processo(s) que será(ão) relacionado(s);
# abrir o processo principal;
# clicar no ícone Relacionamentos dos Processos ([[Arquivo:Relacionamentos do processo.png|semmoldura|32x32px]]);
# digitar o número completo do processo a ser relacionado no campo Processo Destino;
# clicar no botão Pesquisar;
# conferir o tipo de processo localizado;
# clicar em Adicionar.


<br />
Para cancelar o relacionamento, basta que o usuário da unidade que efetuou o relacionamento clique no ícone Relacionamentos dos Processos e selecionar o símbolo “[[Arquivo:Remover vinculo procedimento.gif|semmoldura]]” (Remover Relacionamento) na coluna Ações.


==Menu Principal==
[[Arquivo:Relacionar processos 1.png|semmoldura|655x655px]]


Clique em Relacionar Processo:


[[Imagem:Capturar20.PNG]]
[[Arquivo:Relacionar processos pt2.png|semmoldura|368x368px]]


:
Ao clicar em Pesquisar, o sistema localiza o processo em questão e completa o campo Tipo com o tipo do processo. Confirme se a informação está correta e, por fim, clique em Adicionar para fazer o relacionamento dos processos.
::


==Tela do Processo==
[[Arquivo:Relacionamento do processo pt 3.png|semmoldura|658x658px]]


[[Imagem:Capturar561.PNG]]
Como resultado, o relacionamento estará listado numa tabela na mesma tela.
[[Imagem:Capturar562.PNG]]


{{Box|texto=Os documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.|tipo=aviso}}
[[Arquivo:Relacionamento processo pt 4.png|semmoldura|654x654px]]


Todos os processos relacionados ficam vinculados diretamente à árvore do processo.


Na '''Árvore do Processo''' observamos a '''estrutura do processo'''. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo '''<u>em</u>''' <u>'''ordem cronológica'''</u>.
[[Arquivo:Relacionamento do processo pt5.png|semmoldura|493x493px]]


Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO-SEI. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.
=== Iniciar Processo Relacionado ===
O sistema também fornece a possibilidade de se iniciar um novo processo relacionado a outro processo existente (processo mãe).


Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como (Base de Conhecimento), (Ciência) e (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.
[[Arquivo:Iniciar processo relacionado 1.png|semmoldura|657x657px]]


O sistema exigirá em seguida que você escolha o Tipo de Processo que deseja iniciar e que será relacionado. O procedimento de criação é o mesmo da seção de Iniciar Processo.


Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu '''Consultar Andamento''' e a lista de '''Processos Relacionados'''.
[[Arquivo:Iniciar processo relacionado 2.png|semmoldura|465x465px]]


[[Imagem:Capturar565.PNG]]
[[Arquivo:Processos relacionados 3.png|semmoldura|654x654px]]


'''Pronto'''! O seu Processo Relacionado foi iniciado.


[[Arquivo:Relacionar processos 4.png|semmoldura|656x656px]]


Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:
=== Anexar Processos ===
A anexação de processos no SEI permite '''juntar''', de maneira '''permanente''', processos com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único.


* Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado).
Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência.
* Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
* Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).


{{Box|texto=Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo são exibidos.|tipo=aviso}}
Um processo só pode ser anexado se:


# o processo a ser anexado possua documentos em sua árvore e esteja aberto somente na unidade que efetuará a operação ou encerrado;
# o processo a ser anexado não possua processos anexos a ele (já o processo mãe pode conter outras já anexados a ele)


Na tela do processo é possível copiar automaticamente o número de protocolo do processo ou documento (ao clicar no ícone do processo/documento na árvore de processo);
Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso "Restrito", o processo principal será "contaminado" por esse nível (mesmo comportamento quando um documento restrito é anexado a um processo com nível de acesso "Público")


Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado


Quando selecionado o ícone ao lado do número do processo, o número copiado será o número do processo. Quando selecionado o ícone ao lado do nome do documento, o número copiado será o número SEI do documento.
Para anexar um processo a outro, o usuário deve:
# pegar o número do processo a ser anexado;
# abrir o processo principal;
# clicar no ícone Anexar Processo;
# informar o número do processo que deseja anexar;
# clicar em Pesquisar;
# clicar em Anexar;
# ler com atenção a mensagem do sistema;
# confirmar a operação


Atenção! Uma vez anexado o processo, não será mais possível inserir documentos nele.


Para utilizar o conteúdo copiado, utilize o ctrl+v, ou clique com o botão direito do mouse e selecione a opção colar.
[[Arquivo:Anexar processo pt 1.png|semmoldura|663x663px]]


Na tela seguinte, informe o número do processo que será anexado. A informação de tipo será preenchida automaticamente pelo SEI-RJ.


As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na Tela '''Controle de Processos''', como '''operações em lote'''.
[[Arquivo:Anexar processo pt 2.png|semmoldura|661x661px]]


O sistema mostrará uma janela de confirmação


[[Imagem:Capturar568.PNG]]
[[Arquivo:Anexar arquivo pt 3.png|semmoldura|420x420px]]
[[Imagem:Capturar569.PNG]]
[[Imagem:Capturar570.PNG]]


==Base de Conhecimento==
o sistema abrirá a tela “Anexação de processos”, que apresenta todos os processos anexados ao processo atual. O processo anexado também aparecerá na árvore de documentos do processo principal.


A Base de Conhecimento é um importante espaço dentro do SEI-RJ, onde são encontradas as informações essenciais para a boa execução de um processo administrativo. Nela, estarão disponíveis as seguintes informações:
[[Arquivo:Anexar processo pt 4.png|semmoldura|601x601px]]


* Descrição do processo;
=== Sobrestar Processo ===
* Lista de papéis e responsabilidades;
Essa funcionalidade permite que a contagem do tempo do processo fique suspensa temporariamente, até que seja retirado o sobrestamento. Deve ser precedido de determinação formal da autoridade competente, registrada no processo objeto do sobrestamento.
* Macroprocesso;
* Processos e descrições de suas atividades;
* Relação de documentos tramitados no processo.  


Para sobrestar um processo, o usuário deve:


As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone .  
# a) abrir o processo desejado;
# b) selecionar o ícone Sobrestar Processo [[Arquivo:Sobrestar processo.png|semmoldura|35x35px]];
# c) selecionar uma das opções abaixo:
#* '''Somente sobrestar:''' quando a determinação de interrupção constar formalmente no próprio processo;
#* '''Sobrestar vinculando a outro processo''': quando a determinação de interrupção constar formalmente em outro processo do SEI. Neste caso, o sistema solicitará o número do processo que tenha determinado o sobrestamento;
# d) preencher o campo Motivo;
# e) clicar em Salvar.


O ícone é visualizado ao lado do número do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente.
Os processos sobrestados deixam de ser visualizados na tela Controle de Processos e podem ser consultados na opção Processos Sobrestados, no [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Menu Principal|menu principal]]. Nesta mesma página, é possível remover o sobrestamento. Para isso, o usuário deve selecionar o processo desejado e clicar no botão Remover Sobrestamento ou no símbolo [[Arquivo:Remover sobrestamento.png|semmoldura|29x29px]].


De forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro dos órgãos que utilizarão o SEI-RJ, o Órgão Central por meio da SUPIMG ficará responsável pela validação, inclusão e alteração das informações relacionadas a cada processo disponível na Base de Conhecimento Corporativa.
[[Arquivo:Sobrestar processo 2.png|semmoldura|660x660px]]


{{Box|texto=O usuário deve obedecer à Base de Conhecimento de Referência na tramitação do processo, salvo exceção justificada por meio de despacho.|tipo=aviso}}
[[Arquivo:Sobrestar processo 3.png|semmoldura|663x663px]][[Arquivo:Sobrestar processo 4.png|semmoldura|641x641px]]


{{Box|texto=Utilize a Base de Conhecimento sempre que tiver dúvidas de como executar suas atividades.|tipo=dica}}
=== Gerar PDF ou ZIP de processo ===
O sistema permite que o usuário opte por gerar o arquivo PDF ou ZIP de todos os documentos ou alguns, selecionados.  


<br />
Entretanto, imagens, sons, arquivos compactados, documentos cancelados, documentos externos que não estejam em PDF, e documentos nbão assinados não são formatos possíveis de conversão pelo sistema para o formato PDF.
{{Box|texto=Só estarão disponíveis no <b>SEI-RJ</b> as bases de conhecimento relacionadas aos processos migrados para o <b>SEI-RJ</b>.|tipo=aviso}}


[[Arquivo:Gerando PDF.png|semmoldura|657x657px]]


Outra forma de visualizar a Base de Conhecimento Corporativa, é selecionando a opção Base de Conhecimento no menu principal:
O sistema permite escolher quais documentos serão incluídos no PDF.


<br />
[[Arquivo:Gerando PDF 2.png|semmoldura|658x658px]]
[[Imagem:Capturar574.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar575.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar576.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar577.PNG]]<br />


==Tela do Documento==
=== Enviar Processos para Outras Unidades ===
Um processo pode ser enviado para outra(s) unidade(s) dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro e permanecer aberto na atual (quando necessário), permitindo a inclusão e edição de documentos em mais de uma unidade ao mesmo tempo.


::Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste<br />
[[Imagem: 41146.PNG]]
documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.<br />
[[Imagem:Capturar581.PNG]]<br />


::Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as<br />
ações que poderão ser realizadas no documento.<br />
::Documento Interno:<br />
[[Imagem:Capturar582.PNG]]<br />


===Operações no documento===
Para tramitar um processo para outra(s) unidade(s), o usuário deve:


As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.<br />
# abrir o processo desejado;
# clicar no ícone Enviar Processo;
# informar órgão ou entidade da unidade para a qual o processo será tramitado;
# digitar o(s) nome(s) ou a(s) sigla(s) da(s) unidade(s); ou clicar no símbolo “[[Arquivo:Lupa.png|semmoldura]]” (Selecionar Unidades) para pesquisar a(s) unidade(s) desejada(s);
# marcar as opções desejadas e/ou data de retorno programado:
#* Manter processo aberto na unidade atual: assinalar apenas em caso a unidade ainda tenha ações a serem tomadas no processo. Se a opção não for assinalada, o processo será concluído na unidade e deixará de ser visualizado na tela Controle de Processos;
#* Remover anotação: permite remover a anotação (se houver) quando o processo for encaminhado. Para maiores informações sobre as anotações, [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Inserir Anota.C3.A7.C3.A3o|clique aqui]];
#* Enviar e-mail de notificação: permite que o sistema envie um email automático à unidade de destino do processo, informando sobre o envio (caso a unidade possua um e-mail cadastrado no sistema);
#* [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Controle de Prazos - O Retorno Programado|Retorno programado]]: permite atribuir uma data em que o processo deva ser devolvido;
# clicar em '''Enviar Processo''' [[Arquivo:Tramitar processos.png|semmoldura|39x39px]]'''.'''
Na tela Enviar Processo, a indicação da(s) unidade(s) para envio pode ser feita tanto no campo livre de digitação como na função de pesquisa, representada pelo botão da lupa.[[Arquivo:Tramitação processos pt2.png|esquerda|semmoldura|1110x1110px]]


[[Imagem:Capturar5811.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar5812.PNG]]<br />


::As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo<br />
deste manual.<br />


[[Imagem:Capturar5813.PNG]]<br />


==Conceitos básicos do SEI-RJ==
[[Arquivo:Tramitação processo pt3.png|esquerda|semmoldura|548x548px]]


::Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,<br />
podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente<br />
algumas regras e conceitos básicos:<br />


<font size="5">Tudo é processo</font>


::No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento<br />
para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,<br />
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um<br />
documento.<br />


<font size="5">Classificação Arquivística</font>


::Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação<br />
vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos<br />
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.<br />


::Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e<br />
publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela<br />
legislação vigente.<br />


<font size="5">Documentos internos e externos</font>


::O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,<br />
juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como<br />
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de<br />
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.<br />


[[Imagem:Capturar591.PNG]]


<font size="5">Digitalização de documentos</font>


::Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em<br />
que tais documentos venham a se tornar peças processuais:<br />


::I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:<br />


:::a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;<br />
:::b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início<br />
:::ao processo; e<br />
:::c) haja autorização da SEFAZ.<br />
::II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam<br />
:::documento arquivístico; e,<br />
::III. correspondências pessoais.<br />


<font size="5">Processos Eletrônicos</font>


::A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de<br />
Atenção! Embora o SEI permita que um processo permaneça aberto na unidade atual após o seu trâmite para uma ou mais unidades, é importante frisar que o sistema permite também que documentos sejam incluídos simultaneamente por todas elas, o que não é indicado na instrução processual e ainda pode prejudicar a eventual exclusão de documentos incluídos equivocadamente.
paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo<br />
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.<br />


::O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em<br />
=== Concluir processos ===
suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de<br />
O processo deve ser concluído na unidade quando:  
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de<br />
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.<br />
::Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:<br />


<font size="5">Pedidos de retirada de documentos</font>
* foi encerrada sua etapa no processo, ou seja, não há mais ações a serem tomadas por parte da unidade;


::Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa<br />
* o processo já alcançou seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto.  
física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo<br />
eletrônico próprio.<br />


<font size="5">Como realizar?</font>
A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais nas quais esteja aberto.


::1.  Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio<br />
Para efetuar a conclusão, o usuário deve:  
::da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao<br />
::solicitante.<br />


::2.  Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais<br />
# clicar no número do processo;
::processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo<br />
# selecionar o ícone Concluir Processo [[Arquivo:Concluir processo.png|semmoldura|37x37px]];
::administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como<br />
# confirmar a operação.
::documento externo;<br />


::3.  deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que<br />
::promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.<br />


<font size="5">Acautelamento de Processos</font>


::O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da<br />
Caso o processo tenho atingido seu objetivo, a unidade que o criou o arquivará. Para isso, insira o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#PRODUZIR DOCUMENTO|clique aqui]].
funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual<br />
avançado mais informações sobre esta funcionalidade.<br />


<font size="5">Juntada de Processos</font>
<br />Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo [[Arquivo:Concluir processo.png|semmoldura|33x33px]].<br />


::A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da<br />
Atenção! Os processos concluídos na unidade podem ser recuperados a qualquer tempo por meio da [[SEIRJ:Consultar Processos#Pesquisa Simples|Pesquisa]], do [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Acompanhamento Especial|Acompanhamento Especial]], de [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Blocos internos|Blocos Internos]], ou pelo menu [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Estat.C3.ADsticas|Estatísticas]].
funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.<br />
=== Reabrindo processos ===
A unidade pode reabrir, a qualquer momento (desde que em caso de necessidade), um processo concluído e que já tenha passado por ela.  


<font size="5">Apensação de Processos</font>
Para reabrir um processo, o usuário deve:


::A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da<br />
a) localizar o processo encerrado por meio da [[SEIRJ:Consultar Processos#Pesquisa Simples|Pesquisa]] (ou pelo [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Acompanhamento Especial|acompanhamento especial]], caso o tenha cadastrado);
funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.<br />


::A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos<br />
b) clicar no processo para acessá-lo;
eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.<br />


::O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a<br />
c) clicar no ícone Reabrir Processo [[Arquivo:Sei reabrir processo.gif|semmoldura]]. O sistema automaticamente [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Filtrar processos por usu.C3.A1rio respons.C3.A1vel|atribui o processo]] reaberto para o usuário que efetuou a operação
outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de<br />
assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.<br />


<font size="5">Extinção ou desistência de processos</font>
Atenção! Apenas os usuários com o [[SEIRJ:Perfis do SEI/RJ|perfil avançado]] poderão reabrir processos.


::Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo<br />
=== Excluir Processos ===
o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,<br />
O SEI permite a exclusão de processos abertos indevidamente. Para tanto, é necessário observar as seguintes regras:
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o<br />
perfil avançado.<br />


[[Imagem:Capturar592.PNG]]
* o processo não pode ter andamento aberto em outra unidade além da geradora;
* o processo não pode conter documentos (internos e externos); Caso o processo possua documentos externos e/ou produzidos no sistema que possam ser excluídos, deve-se efetuar a [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Excluir Documento|exclusão de todos os documentos]] e, então, a do processo.


<font size="5">Tramitação instantânea e múltipla</font>
Caso o processo respeite essas regras, o icone "[[Arquivo:Sei lixeira.png|semmoldura]]" estará à mostra, bastando clicar nele.
::No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de<br />
atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando<br />
o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.<br />


::Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e<br />
=== Como Enviar correspondência eletrônica Pelo SEI-RJ? ===
Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para<br />
O SEI-RJ permite o envio de e-mails, que passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema:
o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o<br />
seu acesso somente aos usuários autorizados.<br />


<font size="5">Recursos que facilitam o trabalho</font>
# Clicar no número do processo e selecionar o ícone Enviar Correspondência Eletrônica ([[Arquivo:Sei email.gif|semmoldura]]); ou
# Clicar no documento que deseja enviar e selecionar o ícone Enviar Documento por Correio Eletrônico ([[Arquivo:Sei email.gif|semmoldura]]).


::O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as<br />
Em ambos os casos, para o envio da mensagem, os seguintes campos devem ser preenchidos:
anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e<br />
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.<br />
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de<br />
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de<br />
documentos no sistema.<br />


<font size="5">Usuários Internos e Externos</font>
* De: selecionar o endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema (Caso não tenha e-mail cadastrado, entrar em contato com o [[SEIRJ:Pontos focais|ponto focal]]);
* Para: informar o endereço de e-mail do destinatário, ou selecionar grupo de e-mail no símbolo “[[Arquivo:Grupo e-mail.png|semmoldura]]”;
* Assunto: informar o assunto do e-mail;
* Mensagem: escreva a mensagem que irá compor o corpo do e-mail;


::No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que<br />
Ainda na mesma tela, o sistema permite anexar arquivos externos ou selecionar documentos do processo para serem enviados junto com a mensagem.  
mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não<br />
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,<br />
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados<br />
documentos.<br />


::Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a<br />
Informações relevantes:  
usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.<br />
::As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.<br />
<!-- PAGE BREAK -->
=OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:=
==Iniciar processo==


::No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os<br />
* A mensagem fica registrada apenas no processo, ou seja, não é replicada para a caixa de enviados do seu correio eletrônico;
documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar<br />
* Não existe opção para solicitação de confirmação de entrega ou leitura pelo destinatário; o recebimento da mensagem fica condicionada aos parâmetros estabelecidos pelo domínio de e-mails utilizado pelo destinatário – contas institucionais eventualmente podem bloquear os e-mails enviados a partir do SEI-RJ;
processos.<br />
* não há possibilidade de excluir ou cancelar um e-mail enviado a partir de processo no SEI-RJ.


=== Grupos de E-mail ===
O SEI-RJ permite que as unidades criem grupos de e-mail para o envio das mensagens eletrônicas.


::Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite<br />
Para criar um grupo, o usuário deve:
a abertura do processo.<br />


==Incluir documento==
# Clicar na opção Grupos de E-mail no menu principal do SEI-RJ;
# Clicar no botão Novo;
# Preencher os campos Nome e Descrição do Grupo;
# Preencher os campos E-mail e Descrição do E-mail para adicionar os destinatários ao grupo;
# Clicar em Salvar.
[[Arquivo:Grupo email menu principal.png|semmoldura]]


::Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.<br />
[[Arquivo:Grupo de email preenchimento.png|semmoldura|827x827px]]


::O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com<br />
assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).<br />


[[Imagem:Capturar621.PNG]]<br />
Os grupos de e-mail são disponibilizados por meio do símbolo “[[Arquivo:Grupo e-mail.png|semmoldura]]” (Selecionar Grupo de E-mail), no campo Para, na tela Enviar Correspondência Eletrônica
[[Imagem:Capturar622.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar623.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar624.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar625.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1056.PNG]]<br />
[[Imagem:Capturar1058.PNG]]<br />


==3. Preencha os dados do documento:==
=== Acesso Externo Para Acompanhamento ===
Para informações sobre acesso externo para acompanhamento, [[SEIRJ:Interação com Usuários Externos#Disponibiliza.C3.A7.C3.A3o de Acesso a Processos|clique aqui]].


::3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um<br />
== Funcionalidades em Documentos ==
documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 - <br />
Utilizando texto padrão e modelo.<br />


::3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento<br />
=== Ações realizadas nos documentos  ===
deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se<br />
{| class="wikitable" style="width: 85%;"
realizar uma pesquisa.
! colspawn="2" | Ícone
!Ícone 4.0||Descrição
|-
|[[Arquivo:Consultar alterar processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Documento alterar.png]]
|CONSULTAR/ALTERAR DOCUMENTO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do documento (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de produção e do número do documento.
|-
|[[Arquivo:Acompanhamento especial.png|50px]]
|[[Arquivo:Acompanhamento especial 4.0.png|51x51px]]
|ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade. Para maiores informações, [[SEIRJ:Como Organizar a Tela de Controle de Processos#Acompanhamento Especial|clique aqui]].
|-
|[[Arquivo:Tramitar processos.png|50px]]
|[[Arquivo:Processo enviar.png|51x51px]]
|ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|-
|[[Arquivo:Atualizar andamento.png|50px]]
|[[Arquivo:Processo atualizar andamento.png]]
|ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no '''histórico do processo''' informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
|-
|[[Arquivo:Sei editar conteudo.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento editar conteudo.png]]
|EDITAR CONTEÚDO: Permite realizar alterações no conteúdo de documentos produzidos na unidade..
|-
|[[Arquivo:Sei assinar.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento assinar.png]]
|ASSINAR DOCUMENTO: Permite assinar eletronicamente os documentos produzidos no sistema.
|-
|[[Arquivo:Sei gerenciar assinatura externa.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento assinatura externa.png|51x51px]]
|GERENCIAR LIBERAÇÕES PARA ASSINATURA EXTERNA: Permite liberar assinatura de usuário externo em documento produzido no sistema.
|-
|[[Arquivo:Ciência.png|esquerda|semmoldura]]
|[[Arquivo:Ciencia 4.0.png|51x51px]]
|CIÊNCIA: permite que as unidades registrem ciência do processo, dispondo a necessidade de se produzir um novo documento para esse fim
|-
|[[Arquivo:Incluir em bloco.png|50px]]
|[[Arquivo:Bloco incluir protocolo.png]]
|INCLUIR EM BLOCO DE ASSINATURA: permite que mais de um usuário, de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no sistema.
|-
|[[Arquivo:Sei documento modelo.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento modelo.png]]
|ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS:permite que o usuário defina o documento como modelo, aproveitando seu formato e conteúdo na produção de novos documentos.
|-
|[[Arquivo:Sei documento versoes.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento versoes.png]]
|VERSÕES DO DOCUMENTO: permite saber quantas vezes um documento produzido no sistema foi editado, quando e por quem, bem como recuperar versões anteriores.
|-
|[[Arquivo:Sei imprimir web.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento imprimir.png|51x51px]]
|IMPRIMIR WEB: permite imprimir um documento. Essa funcionalidade está disponível apenas para documentos produzidos no editor de texto do sistema.
|-
|[[Arquivo:Sei lixeira.png|50px]]
|[[Arquivo:Protocolo excluir.png]]
|EXCLUIR: permite excluir um documento produzido na unidade, antes do trâmite ou visualização por outra unidade.
|-
|[[Arquivo:Concluir processo.png|50px]]
|[[Arquivo:Processo concluir.png|51x51px]]
|CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
|-
|[[Arquivo:Protocolo cancelado.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento cancelar.png]]
|CANCELAR DOCUMENTO: Permite o cancelamento de um documento do processo. Essa opção deve ser utilizada com cautela, apenas em situações específicas, e está restrito a perfil especial concedido às chefias das unidades.
|-
|[[Arquivo:Sei documento gerar circular.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento circular.png]]
|GERAR CIRCULAR: Permite gerar mais de uma via de um mesmo Ofício a ser enviado a destinatários distintos.
|-
|[[Arquivo:Sei conceder credencial assinatura.gif|50px]]
|[[Arquivo:Credencial assinatura.png]]
|GERENCIAR CREDENCIAIS DE ASSINATURA: permite dar acesso a usuário de outra unidade para visualizar, modificar e assinar um documento categorizado como sigiloso
|-
|[[Arquivo:Sei autenticar.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento autenticar.png]]
|AUTENTICAR DOCUMENTO: permite dar legitimidade ao documento externo digitalizado e inserido no SEI, comprovando sua autenticidade por meio de assinatura eletrônica do servidor que efetuou a operação.
|-
|[[Arquivo:Sei assinaturas.gif|50px]]
|[[Arquivo:Documento assinaturas consultar.png]]
|CONSULTAR ASSINATURAS: permite consultar as assinaturas de autenticação efetuadas no documento externo digitalizado e inserido no SEI.
|}


::3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.<br />
=== Produzir Documento  ===
O SEI não permite o trâmite de documentos avulsos; dessa forma, todo documento deve estar contido em um processo gerado previamente. Para produzir um novo documento, o usuário deve:


::3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma<br />
# [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Como abrir um processo|abrir o processo]] desejado ou iniciar novo processo;
ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o<br />
# clicar no ícone Incluir Documento [[Arquivo:Incluir documento.png|semmoldura|30x30px]];
preenchimento deste campo.<br />
# selecionar o tipo de documento que deseja incluir:
#* os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;
#* clicar em “[[Arquivo:Icone Mais.png|semmoldura]]” para ver todos os tipos de documentos disponíveis, e em “[[Arquivo:Icone menos.png|semmoldura]]” para voltar aos tipos mais usados;
# preencher os dados da tela Gerar Documento:
#* Texto Inicial: selecionar uma das opções disponibilizadas pelo sistema:
#** [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Como Criar e Usar Modelos Favoritos de Documento|Documento Modelo]]: permite utilizar outro documento produzido no SEI como modelo;
#** [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Como Criar e Usar Texto Padr.C3.A3o|Texto Padrão]]: permite utilizar um texto recorrente na unidade como conteúdo em documentos; ou
#** Nenhum: cria o documento em branco, ou seja, sem conteúdo padrão;
#* Descrição: complementar com informações que diferenciem documentos de um mesmo tipo;
#* Interessados e/ou Destinatários: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o mérito do documento e/ou a quem se destina;
#* Classificação por Assuntos: em regra, o assunto será o mesmo atribuído ao processo – esse campo não deve ser preenchido pelo usuário;
#* Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um documento e a sua recuperação pela unidade produtora;
# selecionar o Nível de Acesso ao documento:
#* [[SEIRJ:Processos Sigilosos#Processos P.C3.BAblicos|Público]]: documentos assinados disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema;
#* [[SEIRJ:Processos Sigilosos#Processos Restritos|Restrito]]: documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
#* [[SEIRJ:Processos Sigilosos#Processos Sigilosos|Sigiloso]]: documentos disponíveis apenas para usuários previamente credenciados (exclusivo para processos que permitam a categorização desse nível de acesso);
# clicar no botão Confirmar Dados;
# editar o documento na tela que se abrirá. Após gerado, o documento é automaticamente inserido na árvore do processo e fica disponível para edição e assinatura.


::3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.<br />
Atenção! Documentos produzidos e não assinados são considerados minutas, podem ser visualizados e alterados por qualquer usuário da unidade produtora, e apenas por estes. Usuário de outras unidades, mesmo com o processo aberto, não tem acesso ao conteúdo do documento.  


::3.6. Indique o nível de acesso do documento.<br />
Para que o conteúdo dos documentos não assinados possam ser visualizado por outras unidades do SEI, é necessário que este seja inserido em [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Assinando Documento por Usu.C3.A1rios de Unidades Diferentes da Produtora - Bloco de Assinatura|Bloco de Assinatura]] ou [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Bloco de Reuni.C3.A3o - Como disponibilizar acesso ao conte.C3.BAdo de documentos ainda n.C3.A3o assinados|Bloco de Reunião]] .


::Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher<br />
[[Arquivo:Incluir doc.png|semmoldura|454x454px]]
corretamente os campos.<br />


[[Imagem:Capturar1122.PNG]]
[[Arquivo:Escolher tipo doc.png|semmoldura|503x503px]]


<font size="5">1.Texto inicial</font><br />
Atenção: Apenas os tipos de documentos oermitidos a sua unidade serão exibidos.


::Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo<br />
A tela Gerar Documento será apresentada:
“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo,
deste manual.<br />


<font size="5">2.Descrição</font><br />
[[Arquivo:Gerar documento.png|semmoldura|536x536px]]


::Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar<br />
=== Incluir Documentos Externos  ===
a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.<br />
Documento externo é aquele não gerado pelo editor de textos do SEI-RJ. Neste caso, o usuário precisará incluí-lo no sistema. o formato recomendável é o PDF  com reconhecimento de texto (OCR), já que este formato permite que o conteúdo do documento seja visualizado do proprio sistema, sem a necessidade de baixá-lo para o computador do usuário.  


<font size="5">3.Interessados e destinatários (opcionais)</font><br />
Para incluir um documento externo no SEI, o usuário deve:


::Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique<br />
# Se o documento estiver em suporte papel, digitalizá-lo (e autenticá-lo, conforme procedimento [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Autenticar Documentos Digitalizados|descrito aqui]]);
nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.<br />
# Abrir o processo desejado ou [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Como abrir um processo|iniciar novo processo]];
# Clicar no ícone Incluir Documento [[Arquivo:Incluir documento.png|semmoldura|33x33px]];
# Selecionar o tipo de documento Externo;
# Preencher os dados da tela Registrar Documento Externo:
#* Tipo do Documento: selecionar uma das opções de tipos disponibilizadas pelo sistema;
#* Data do Documento: informar a data em que o documento a ser inserido foi originalmente produzido;
#* Número/Nome na Árvore: identificar o documento conforme deve aparecer na árvore do processo; [[Arquivo:Número-nome na árvore.png|semmoldura|248x248px]]
#* Formato: indicar se o documento é:
#** Nato-digital: quando foi produzido originariamente em meio eletrônico; ou
#** Digitalizado: quando foi obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico. Quando assinalada essa opção, o usuário deve informar, ainda, o Tipo de Conferência, selecionando uma das opções disponibilizadas pelo sistema;
#* Remetente: informar a pessoa física ou jurídica que encaminhou o documento para a unidade;
#* Interessados: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o documento;
#* Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um documento e a sua recuperação pela unidade geradora;
#* [[SEIRJ:Processos Sigilosos#Processos Sigilosos|Nível de Acesso]]: selecionar a categoria de nível de acesso do documento;
#* Anexar Arquivo: selecionar o arquivo a ser anexado por meio do botão Escolher Arquivo;
# clicar no botão Confirmar Dados para finalizar o procedimento.


::Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:
Não é possível editar um documento externo no SEI, mas é possível substituí-lo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferente da que efetuou a operação. Basta selecionar o documento na árvore de processo, clicar no ícone Consultar/Alterar Documento Externo ([[Arquivo:Consultar alterar processo.png|semmoldura|29x29px]]), remover o anexo e fazer o upload do novo arquivo.


[[Imagem:Capturar1428.PNG]]<br />
=== Os formatos permitidos ===
[[Imagem:Capturar1738.PNG]]<br />
{| class="wikitable"
[[Imagem:Capturar1746.PNG]]<br />
|+
 
!Extensão
::Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam<br />
!Descrição
incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.<br />
|-
[[Imagem:Capturar1750.PNG]]<br />
|7z
 
|Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
<font size="5">4.Classificação por assuntos</font><br />
|-
 
|bz2
::Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação<br />
|Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
no campo Classificação por assuntos.<br />
|-
 
|csv
[[Imagem:Capturar2040.PNG]]<br />
|Arquivo de texto com dados separados por vírgula. Significa "Comma Separated Values"
 
|-
 
|docx
<font size="5">5. Observações da unidade (opcional)</font><br />
|Arquivo de documento de texto Microsoft Word 2007 ou superior
 
|-
 
|gz
::Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo<br />
|Arquivo compactado com outros arquivos e pastas
qualquer informação de seu interesse.<br />
|-
 
|html
 
|Arquivos padrão web
<font size="5">6.Nível de acesso (obrigatório)</font><br />
|-
 
|jpeg
 
|Arquivo de imagem digital tradicionalmente utilizado em câmaras digitais
::A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público,<br />
|-
restrito e sigiloso.<br />
|json
 
|Arquivo de notação de objeto JavaScript. Significa "JavaScript Object Notation"
[[Imagem:Capturar2123.PNG]]<br />
|-
 
|mp4
::Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se<br /> 
|Arquivo de vídeo referente ao MPEG-4.
enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem<br /> 
|-
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o<br />
|mpeg
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado<br />
|Arquivo de vídeo. Significa "Moving Picture Experts Groups". . É um formato de compressão. Muito popular, pois pode ser reproduzido por quyase todos os player
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação<br />
|-
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.<br />
|mpg
 
|É um dos formatos mpeg mais utilizados
::No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes<br />
|-
casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.<br />
|odp
 
|Arquivo de apresentação tipo OpenDocument
::O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.<br />
|-
 
|ods
[[Imagem:Capturar2131.PNG]]<br />
|Arquivo de planilha eletrônico tipo OpenDocument
[[Imagem:Capturar2133.PNG]]<br />
|-
 
|ogg
 
|Arquivo de áudio em formato livre
 
|-
 
|ogv
 
|Arquivo de vídeo em formato livre
===<font size="5">Utilizando texto padrão e modelo</font>===
|-
 
|pdf
<font size="5">Texto Padrão</font><br />
|Formato de arquivo que representa documentos independentemente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-lo. Significa "Portable Document Format".
 
|-
::Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos<br />
|png
processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione<br />
|Arquivo de imagem digital tradicionalmente utilizados em páginas web e que suportatransparência
essa opção no Menu Principal.<br />
|-
 
|rtf
[[Imagem:Capturar1016.PNG]]<br />
|Arquivo para intercâmbio de documetos entre diversas plataformas. Significa Rich Text Format. Não aderente ao e-ping
 
|-
::1.Criando um texto padrão<br />
|svg
 
|Arquivo de imagens vetoriais ou gráficos bidimensionais em formato aberto
::Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.<br />
|-
 
|tar
[[Imagem:Capturar1025.PNG]]<br />
|Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
[[Imagem:Capturar1030.PNG]]<br />
|-
 
|tgz
::O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou<br />
|Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
 
|-
excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.<br />
|txt
 
|Arquivo de texto sem formatação
[[Imagem:Capturar1034.PNG]]<br />
|-
 
|xlsx
::2. Utilizando um texto padrão
|Arquivo de planilha eletrônica do Microsoft Excel 2007 ou superior. Não aderente ao e-ping
 
|-
 
|xml
::Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial<br />
|Arquivo capaz de descrever diversos tipos de dados, facilitando o compartilhamento, integração e interoperabilidade de dados. Significa "eXtensible Markup Language"
|-
num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de <br />
|zip
 
|Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará <br />
|}
 
listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.<br />
 
[[Imagem:Capturar1038.PNG]]<br />
 
===<font size="5">Documento Modelo</font>===
 
 
::Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um<br />
 
trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um<br />
 
documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.<br />
 
[[Imagem:Capturar1046.PNG]]<br />
 
::1. Criando um grupo de modelos<br />
 
::Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você<br />
 
deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em<br />
 
Grupos.<br />
 
[[Imagem:Capturar1052.PNG]]<br />
 
::2.Adicionando modelos ao grupo<br />
 
::Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso<br />
 
diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos<br />
 
Favoritos.<br />
 
 
[[Imagem:Capturar031440.PNG]]<br />
 
::A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça<br />
 
também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.<br />
 
[[Imagem:Capturar031447.PNG]]<br />
 
::Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não<br />
 
sejam sigilosos.<br />
 
 
::3.Utilizando um documento modelo<br />
 
 
::Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo,<br />
 
clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o<br />
 
Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.<br />
 
[[Imagem:Capturar31507.PNG]]<br />
 
[[Imagem:Capturar31510.PNG]]<br />
 
[[Imagem:Capturar31605.PNG]]<br />
 
==Incluindo documentos em múltiplos processos==
 
 
::No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a<br />
 
tela Controle de Processos.<br />
 
 
[[Imagem:Capturar31622.PNG]]<br />
 
 
A tela incluir Documento em Processos será apresentada:<br />
 
[[Imagem:Capturar31625.PNG]]<br />
 
 
O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.<br />
 
[[Imagem:31627.PNG]]<br />
 
==Editando um documento==
 
 
::Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto.<br />
É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.<br />
 
[[Imagem:31634.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31636.PNG]]<br />
 
Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.<br />
 
[[Imagem:31641.PNG]]<br />
 
::Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que<br />
 
é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do<br />
 
documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens<br />
 
e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.<br />
 
 
 
::1. Como fazer referência a documentos e processos<br />
 
[[Imagem:31607.PNG]]<br />
 
::Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”, fazemos referência a outros<br />
 
documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.<br />
 
Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:<br />
 
[[Imagem:31652.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31654.PNG]]<br />
 
::2. Como usar os estilos de texto<br />
 
::Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja<br />
 
formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são<br />
 
recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto<br />
 
Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este<br />
 
recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!<br />
 
[[Imagem:31658.PNG]]<br />
 
==Inserindo um documento externo==
 
 
::Um documento externo no SEI-RJ é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma<br />
 
como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para<br />
 
upload e formatos de arquivos.<br />
 
[[Imagem:31704.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31706.PNG]]<br />
 
 
O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.<br />
 
Na Tela do Processo:<br />
 
::1. Clique em inserir documento<br />
 
[[Imagem:31708.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31710.PNG]]<br />
 
 
[[Imagem:31712.PNG]]<br />
 
::Campo Classificação por assuntos - verifique neste campo se o documento a ser incluído está<br />
 
classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo<br />
 
em branco.<br />
 
[[Imagem:31716.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31717.PNG]]<br />
 
::Para a maior parte dos documentos externos, é obrigatório indicar o tipo do documento, a data de<br />
 
criação e o nível de acesso. Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos<br />
 
específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas<br />
 
anteriores.<br />
 
::Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:<br />
 
 
::1. Tipo de documento (obrigatório)<br />
 
 
::O Documento Externo é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento externo, mas<br />
 
também é um tipo de documento (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos<br />
 
qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na Árvore do Processo.<br />
 
[[Imagem:31810.PNG]]<br />
 
::2.Data do documento <br />
 
::Essa informação é de preenchimento obrigatório. A data do documento deve corresponder à data em<br />
que o documento foi recebido/protocolado na unidade.<br />
 
::3.Número/Nome na árvore<br />
 
::Essa informação deve corresponder ao nome do documento com número, se houver, ou algo que <br />
sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore). <br />
O número ou nome fica identificado na Árvore do Processo, imediatamente ao lado do tipo de documento. <br />
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo <br />
de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.<br />
 
[[Imagem:31820.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31821.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31823.PNG]]<br />
 
::Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e <br />
digitalizado pela unidade. <br />
 
::A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as <br />
seguintes regras: <br />
 
::a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI <br />
atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da <br />
entrega; <br />
 
::b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização <br />
de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir <br />
que seu conteúdo seja pesquisável;<br />
 
[[Imagem:31827.PNG]]<br />
 
::c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch<br />
ou pontos por polegada); <br />
 
::d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;<br />
::e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o <br />
arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles <br />
exceda o limite de 20 MB; <br />
::É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner, <br />
exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais: <br />
 
::I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto: <br />
::a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos; <br />
::b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao <br />
processo; e <br />
 
::c) haja autorização da SEFAZ. <br />
::II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento <br />
arquivístico; e, <br />
 
::III - correspondências pessoais.<br />
 
[[Imagem:31837.PNG]]<br />
 
[[Imagem:31838.PNG]]<br />
 
 
::Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em <br />
cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples. <br />
 
::Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital. <br />
Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão. <br />
 
::Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno? Esqueceu-se de anexar o arquivo <br />
e o SEI-RJcadastrou um documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado? Para todos esses casos, <br />
enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações <br />
cadastrais - inclusive o arquivo carregado!<br />
 
[[Imagem:31844.PNG]]<br />
 
==Excluir documento interno e externo==
 
[[Imagem: 4852.PNG]]<br />
 
2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.<br />
 
::A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por<br />
 
usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />
 
3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser<br />
 
excluído pela unidade que o incluiu no processo.<br />
 
::A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra<br />
 
unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />
 
4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o<br />
 
incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo<br />
 
ou até o processo ser enviado para outra unidade.<br />
 
[[Imagem: 4905.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4907.PNG]]<br />
 
==Assinando documentos==
 
Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No SEI-RJ, os documentos gerados<br />
 
no editor interno devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação<br />
 
simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a assinatura simples e o bloco de assinaturas.<br />
 
[[Imagem: 4916.PNG]]<br />
 
===Assinatura Simples<br />===
 
[[Imagem: 4923.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4926.PNG]]<br />
 
::Nessa tela, o sistema pede que coloquemos nome, cargo e senha de acesso ao SEI-RJ. Qualquer <br />
 
usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir <br />
 
dessa tela.<br />
 
[[Imagem: 4935.PNG]]<br />
 
::Todo documento assinado no SEI-RJ. possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:<br />
 
[[Imagem: 4939.PNG]]<br />
 
::A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.<br />
 
Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço<br />
 
acima é do ambiente de testes.<br />
 
::Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e<br />
 
o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em Pesquisar.<br />
 
[[Imagem: 4942.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4944.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4945.PNG]]<br />
 
===Assinatura com certificado digital===
 
::Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos <br />
 
abaixo:<br />
 
[[Imagem: 4953.PNG]]<br />
 
::Será apresentada a tela Assinatura de Documentos, basta preencher os dados na tela:<br />
 
[[Imagem: 4955.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4956.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 4958.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41000.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41003.PNG]]<br />
 
===Autenticação de documentos===
 
::Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado<br />
 
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.<br />
 
 
Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:<br />
 
[[Imagem: 41012.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41014.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41016.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41018.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41020.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41021.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41023.PNG]]<br />
 
===Gerando documento para outro usuário assinar===
 
::Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade<br />
 
nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.<br />
 
 
::Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:<br />
 
 
::Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do<br />
 
usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do<br />
 
que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.<br />
 
 
::Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e <br />
 
 
atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.<br />
 
[[Imagem: 41047.PNG]]<br />
 
::Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção 6.2 Incluir documento, neste manual.<br />
 
Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção 7.2 Atribuir processo a um<br />
 
usuário, neste manual.<br />
 
::Opção 2 : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de<br />
 
documento Edital, estarão disponíveis no SEI-RJ dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as<br />
 
mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo<br />
 
Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.<br />
 
::Passo -a -passo: O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que<br />
 
realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o<br />
 
documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital,<br />
 
a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será<br />
 
documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao<br />
 
lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:<br />
 
[[Imagem: 41059.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41101.PNG]]<br />
 
===Bloco de Assinatura===
 
::O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou<br />
 
mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de<br />
 
vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar<br />
 
bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o<br />
 
usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes<br />
 
da disponibilização.<br />
 
::Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura<br />
 
em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os<br />
 
documentos do bloco.<br />
 
::É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários<br />
 
processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.<br />
 
::Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:<br />
 
[[Imagem: 41111.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41113.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41114.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41116.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41117.PNG]]<br />
 
===Assinar documentos em bloco de assinatura===
 
::Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco<br />
 
devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:<br />
 
[[Imagem: 41127.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41129.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41131.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41133.PNG]]<br />
 
Opções de Navegação<br />
 
::Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização<br />
 
de seu teor e, acima, opções “Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento” e “Selecionar para<br />
 
Assinatura”.<br />
 
[[Imagem: 41137.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41139.PNG]]<br />
 
===Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável===
 
[[Imagem: 41142.PNG]]<br />
 
<!-- PAGE BREAK -->
 
==Enviando processos==
 
[[Imagem: 41146.PNG]]<br />
 
::Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos<br />
 
agora a tramitar o processo para a próxima unidade.<br />
 
::Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades<br />
 
protocolizadoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas:<br />
 
::I - a tramitação no SEI-RJ será registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de<br />
 
envio ou recebimento;<br />
 
::II - o processo poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma<br />
 
estabelecida pelo fluxo apresentado na base de conhecimento;<br />
 
::III - o envio de processo a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado<br />
 
na base de conhecimento;<br />
 
::IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade<br />
 
simultânea de sua análise.<br />
 
[[Imagem: 41156.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41158.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41202.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41203.PNG]]<br />
 
==Concluindo processos==
 
::Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades<br />
 
competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.<br />
 
::Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, <br />
 
salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, veja a seção 6.2 Incluir <br />
 
documento, neste manual.<br />
 
::Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.<br />
 
[[Imagem: 41226.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41229.PNG]]<br />
 
==Reabrindo um processo==
 
::Reabrir um processo no SEI-RJ é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado <br />
 
poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem <br />
 
essa permissão e solicite a reabertura do processo.<br />
 
==Excluindo um processo==
 
::Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por<br />
 
meio do ícone [[Imagem: 41236.PNG]] Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a<br />
 
operação estiver habilitada.<br />
 
 
::A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:<br />
 
::a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio <br />
 
para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;<br />
 
::b. O processo não poderá ter documentos;<br />
 
::c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite
 
que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.<br />
 
[[Imagem: 41242.PNG]]<br />
 
==Gerar PDF do processo==
 
::Por meio do ícone [[Imagem: 41403.PNG]] (tela do processo) é possível converter um processo<br />
 
em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera<br />
 
PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos<br />
 
possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.<br />
 
[[Imagem: 41406.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41407.PNG]]<br />
 
==Enviar Correspondência Eletrônica==
 
::Os e-mails enviados pelo SEI-RJ passam a compor automaticamente a árvore de documentos do<br />
 
processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no<br />
 
número do processo e selecionar o ícone[[Imagem: 41412.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41414.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41417.PNG]]<br />
 
::Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos
 
ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite
 
inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.
 
::Para o envio de mensagens, o campo “De” deve ser preenchido com um endereço de e-mail
 
previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo “Para” é de livre
 
preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo “Mensagem” pode permanecer em
 
branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do
 
campo “Mensagem”, permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a
 
compor a árvore do processo.
 
[[Imagem: 41424.PNG]]<br />
 
::O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados
 
juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar
 
todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a
 
mensagem:
 
[[Imagem: 41427.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41429.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41432.PNG]]<br />
 
::Para criar um grupo, secione a opção “Grupos de E-mail” no menu principal e, na tela seguinte,
 
selecione a opção “Novo”:
 
[[Imagem: 41434.PNG]]<br />
 
::À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que
 
vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do  
 
quadro por meio das opções na coluna “Ações”:
 
[[Imagem: 41437.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 441439.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41443.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41447.PNG]]<br />
 
::Na tela “Novo Grupos de Envio” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”.  
 
Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema
 
passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.
 
[[Imagem: 41449.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41449.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41452.PNG]]<br />
 
::Grupos de contato
 
::A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário”
 
nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo”
 
no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:
 
[[Imagem: 41457.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41459.PNG]]<br />
 
::Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do
 
Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo,
 
o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.
 
[[Imagem: 41512.PNG]]<br />
 
::Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível
 
consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:
 
[[Imagem: 41514.PNG]]<br />
 
<!-- PAGE BREAK -->
=TRABALHO COLABORATIVO:=
 
::Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-
 
los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta
 
seção, vamos explicar como fazer isso no SEI-RJ.
 
==Receber processos na unidade==
 
Na Tela Controle de Processos vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os
 
processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los,
 
basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.
 
[[Imagem: 41519.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41521.PNG]]<br />
 
==Atribuir processo a um usuário==
 
::A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela não impede
 
que outros usuários da unidade atuem no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas
 
informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No SEI-RJ, atribuir o processo é muito
 
fácil. Veja abaixo.
 
::Clique em atribuir processo;
 
[[Imagem: 41525.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41527.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41527.PNG]]<br />
 
 
==Inserir anotações==
 
::O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos
 
acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o
 
trabalho do usuário na Tela Controle de Processos. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do
 
diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.
 
[[Imagem: 41531.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41533.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41535.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41537.PNG]]<br />
 
==Consulta ao andamento do processo==
 
::Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura,
 
envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso
 
é a Consulta ao Andamento do processo.
 
 
::O SEI-RJ permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do
 
processo, abra a Tela do Processo e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em Consultar Andamento.
 
[[Imagem: 41541.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41543.PNG]]<br />
 
::Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do
 
processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do
 
processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo
 
documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a Tela do Processo e clique no ícone
 
Atualizar Andamento.
 
[[Imagem: 41546.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41548.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41549.PNG]]<br />
 
==Manifestar ciência==
 
::O SEI-RJ conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência sem que, para
 
isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o
 
andamento do processo.
 
::Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do
 
Processo e clique no ícone Ciência. Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em
 
particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.
 
 
::A Ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a
 
necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.
 
[[Imagem: 41555.PNG]]<br />
 
[[Imagem: 41556.PNG]]<br />
 
==Controle de prazos==
 
::A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo
 
para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou  
 
regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério
 
Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data


para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.
O tamanho máximo de arquivos externos aceito no SEI-RJ é de <u>70 mb para vídeos e áudios</u> e '''20 mb para os demais'''.


[[Imagem: 41602.PNG]]<br />
Documentos em formato de mídia digital cujo tamanho exceda o limite permitido no SEI-RJ poderão ser identificados como mídia digital vinculada ao processo. Nesse caso, o usuário deverá:


[[Imagem: 41606.PNG]]<br />
# Juntar ao processo eletrônico documento chamado Termo de Existência de Mídia Digital Vinculada, conforme modelo disponível no sistema;
# Inserir no referido Termo informações referentes a localização exata da mídia digital e o setor responsável pela sua guarda, bem como a descrição de seu conteúdo.


[[Imagem: 41607.PNG]]<br />
Atenção: As alterações no local de guarda da mídia digital terão que ser informadas no respectivo processo eletrônico.


::Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles
O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno. Na tela do Processo:


programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.
[[Arquivo:Inserir doc externo pt 1.png|semmoldura|720x720px]]


[[Imagem: 41609.PNG]]<br />
[[Arquivo:Inserir doc externo pt 2.png|semmoldura|668x668px]]


::O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No
[[Arquivo:Inserir doc externo pt 3.png|semmoldura|603x603px]]


calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o  
Atenção: Não se esqueça de conferir se o arquivo foi carregado no SEI-RJ!


prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar
Com o documento incluído, o sistema apresenta a Tela do Documento


nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário,
[[Arquivo:Inserir doc externo pt 4.png|semmoldura|764x764px]]


há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:
Alguns dos ícones utilizados pelo SEI-RJ para representaro documentos externos e internos:
[[Arquivo:Doc int versus ext.png|semmoldura|536x536px]]


[[Imagem: 41612.PNG]]<br />
=== Autenticar Documentos Digitalizados  ===
Um documento externo que tenha sido digitaslizado para ser inserido em um processo no SEI-RJ deverá ser autenticado.  


[[Imagem: 41613.PNG]]<br />
Para isso, o usuário  deve:  


==Imprimir WEB==
# selecionar o documento externo na árvore do processo;
# clicar no ícone Autenticar Documento;
# selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função;
# preencher o campo Senha ou clicar em Certificado Digital, quando a assinatura for via token;
# pressionar a tecla Enter.


[[Imagem: 41619.PNG]]<br />
Na árvore do processo, o documento externo autenticado será exibido com o símbolo ([[Arquivo:Sei autenticar pequeno nao bloqueado.gif|semmoldura]]). Para consultar os dados da autenticação efetuada, basta clicar no ícone Consultar Assinaturas, disponível na tela do documento externo.


::[[Imagem: 41621.PNG]]<br />
=== Documentos impossíveis de ser digitalizados ===
Documentos cuja digitalização não seja tecnicamente possível (muito antigo, muito frágil, muito grande, dentre outras possibilidades) poderão ser convertidos em arquivo eletrônico por meio alternativo, tal como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, ou poderão ser identificados como documento físico vinculado ao processo. Neste último caso, o usuário deverá:  


==Versões do documento==
# Juntar ao processo eletrônico documento chamado Termo de Existência de Documento Físico Vinculado ao Processo, conforme modelo disponível no sistema;
# Inserir no referido Termo informações referentes a localização exata do documento físico e o setor responsável pela sua guarda, bem como a descrição de seu conteúdo.


::O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o
Eventuais alterações no local de guarda do documento físico terão que ser informadas no respectivo processo eletrônico.  


sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento,
=== Editar Documentos  ===
Só é possível editar documentos:


verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone
* Produzidos pela sua unidade e ainda não tiverem sido assinados; ou
* Produzidos por outra unidade, mas disponibilizado no bloco de assinatura da sua e ainda não assinados.


[[Imagem: 41628.PNG]]<br />
Para editar um documento, o usuário deve:  


[[Imagem: 41636.PNG]]<br />
# Ir no processo do documento;
# Clicar sobre o documento desejado na árvore do processo;
# Clicar no ícone Editar Conteúdo ([[Arquivo:Sei editar conteudo.gif|semmoldura|29x29px]]);
# Realizar as alterações desejadas;
# Clicar em Salvar.


[[Imagem: 41632.PNG]]<br />
Atenção! Um documento já assinado pode ser editado se o símbolo da caneta ainda esteja na cor amarela ([[Arquivo:Sei assinar pequeno nao bloqueado.gif|semmoldura]]). Neste caso, perderá as assinaturas que foram realizadas. O símbolo muda para a cor preta ([[Arquivo:Sei assinar pequeno.gif|semmoldura]]) e as edições '''não''' são mais permitidas quando:


<!-- PAGE BREAK -->
* o documento é visualizado por outra unidade;
=ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:=
* o documento é visualizado por usuário externo;
* se algum usuário der ciência nele ou no processo; ou
* o processo é tramitado para outra unidade,


==Acompanhamento Especial==
[[Arquivo:Editar documento.png|semmoldura|668x668px]]


::A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para
Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.


consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser
[[Arquivo:Editar documento pt 2.png|semmoldura|641x641px]]


aplicada a cada processo de interesse.
Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.


=== Bloco de Reunião - Como disponibilizar acesso ao conteúdo de documentos ainda não assinados ===
O Bloco de Reunião permite que uma unidade disponibilize acesso ao conteúdo de minutas de documentos em unidades diferentes da produtora para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada.


Para incluir um ou mais processos em um bloco de reunião, o usuário deve:


::Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.
* na tela Controle de Processos, clicar na caixa de seleção ([[Arquivo:Caixa seleção.png|semmoldura]]) ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco;
* clicar no ícone Incluir em Bloco;
* na tela Selecionar Bloco, verificar se já existe o bloco de reunião desejado:
** se houver, selecionar o bloco desejado clicanco em “ [[Arquivo:Transportar.gif|semmoldura]]”;
** se não houver, clicar em Novo Bloco de Reunião, nomeá-lo (campo Descrição), selecionar a(s) unidade(s) para a(s) qual(is) será(ão) disponibilizado(s), salvá-lo e selecioná-lo ([[Arquivo:Transportar.gif|semmoldura]]).


[[Imagem: 41722.PNG]]<br />
Para que as minutas sejam visualizadas por usuários de outras unidades, é necessário '''disponibilizar o bloco'''. Para isso, o usuário deve:  


[[Imagem: 41724.PNG]]<br />
* clicar na opção Blocos de Reunião no menu principal do SEI;
* localizar o bloco de reunião desejado;
* clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei disponibilizar bloco.gif|semmoldura]] ” (Disponibilizar Bloco), na coluna '''Ações''' do bloco de reunião desejado.


[[Imagem: 41726.PNG]]<br />
É possível incluir anotações nas linhas do quadro, correspondentes a cada processo pertencente ao bloco. É só clicar no ícone "[[Arquivo:Anotacoes.gif|semmoldura]]", da coluna “Ações”, inserir a informação desejada e Salvar.


[[Imagem: 41727.PNG]]<br />
No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.


==Blocos internos==
Um bloco disponibilizado não deve ser editado ou receber outros processos até que as unidades de destino devolvam o bloco. No entanto, é possível cancelar a sua disponibilização ao clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei concluir processo.gif|semmoldura]] ” (Cancelar Disponibilização).


::Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si.  
=== Referenciar Documentos ou Processos  ===
No corpo de um documento em edição é possível inserir um link para outros documentos ou processos que estejam no SEI-RJ, facilitando a localização da referência para o leitor do documento.  


É uma organização interna somente visível pela unidade. No SEI-RJ há duas maneiras de incluir processos em
Para inserir um link interno, o usuário deve:


um bloco interno:
# Pegar o número SEI do documento ou do processo a ser referenciado;
# Selecionar o documento a ser editado;
# Clicar no ícone Editar Conteúdo ([[Arquivo:Sei editar conteudo.gif|semmoldura|29x29px]]);
# Selecionar o espaço onde será inserido o link;
# Clicar no ícone “Inserir icone” ([[Arquivo:Sei referências.gif|semmoldura]]);
# Na janela que se abrirá, informar o número SEI do documento ou o número do processo a ser referenciado e clicar em Ok;
# Clicar em Salvar.
[[Arquivo:Prints como referenciar documentos .png|esquerda|semmoldura|501x501px]]


[[Imagem: 41730.PNG]]<br />


[[Imagem: 41732.PNG]]<br />


[[Imagem: 41734.PNG]]<br />


[[Imagem: 41735.PNG]]<br />


[[Imagem: 41736.PNG]]<br />


[[Imagem: 41737.PNG]]<br />


==Bloco de Reunião==


::O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras


unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para


serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em


unidades diferentes da geradora.
=== Conferir Versões do Documento ===
Sempre que o usuário salva um documento em edição, o SEI-RJ considera que foi gerada uma nova versão dele. Sendo assim, é possível controlar essas versões, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e, ainda, retomar uma versão anterior. Para isso, o usuário deve:


# Selecionar o documento desejado;
# Clicar no ícone Versões do Documento ([[Arquivo:Sei documento versoes.gif|semmoldura|29x29px]]);
# Clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei documento interno.gif|semmoldura]]” (Visualizar Versão) na versão desejada;
# Clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei recuperar versao.gif|semmoldura]]” (Recuperar Versão) na versão desejada.


::Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos,
=== Como Criar e Usar Texto Padrão  ===
O SEI permite que um texto recorrente na unidade possa ser utilizado como um conteúdo padrão para documentos e e-mails produzidos no sistema. Esses textos padrão são produzidos pelas próprias unidades, de acordo com as suas necessidades.


basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:
Para a '''inclusão''' de um texto padrão, o usuário deve:


# Clicar na opção Textos Padrão no menu principal do sistema;
# Na tela que se abrirá, clicar em Novo;
# Preencher os campos Nome, Descrição e Conteúdo;
# Clicar em Salvar.
[[Arquivo:Criando texto padrão pt 1.png|semmoldura]]


[[Imagem: 41740.PNG]]<br />
[[Arquivo:Criando texto padrão pt 2.png|semmoldura|564x564px]]


[[Imagem: 41741.PNG]]<br />
[[Arquivo:Criando texto padrão pt 3.png|semmoldura|561x561px]]


::Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião”.


Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades
O sistema abrirá uma nova tela contendo um quadro com os textos padrão elaborados pela unidade. Qualquer usuário da unidade pode Consultar ([[Arquivo:Consultar.gif|semmoldura]]), Alterar ([[Arquivo:Alterar.gif|semmoldura]]) e Excluir ([[Arquivo:Excluir.gif|semmoldura]]) esses textos selecionando o devido símbolo na coluna Ações.


para disponibilização:
[[Arquivo:Texto padrão.png|semmoldura|659x659px]]


[[Imagem: 50915.PNG]]<br />
Para utilizar o texto padrão em novos documentos, o usuário deve:  


[[Imagem: 50917.PNG]]<br />
# Abrir o processo desejado ou iniciar novo processo;
# Clicar no ícone Incluir Documento ([[Arquivo:Incluir documento.png|semmoldura|30x30px]]);
# Selecionar o tipo de documento que deseja incluir;
# Na tela Gerar Documento, na caixa Texto Inicial, selecionar a opção Texto Padrão e, então, selecionar o texto na caixa de opções que aparecerá ao lado;
# Preencher os demais dados da tela Gerar Documento, conforme apresentado na seção [[SEIRJ:Funcionalidades do sistema#Produzir Documento|Produzir Documentos.]]


[[Imagem: 50919.PNG]]<br />
Para utilizar o texto padrão em documentos já criados, o usuário deve:  


::Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras
# Abrir o documento a ser editado;
# Clicar no ícone Editar Conteúdo;
# Clicar no espaço onde será inserido o texto padrão;
# Clicar no botão Auto Texto ([[Arquivo:Auto texto.png|semmoldura]]);
# Na janela que se abrirá, selecionar o texto padrão desejado (caixa de opções Auto Texto) e clicar em Ok;
# Clicar em Salvar.
[[Arquivo:Como usar texto padrão.png|semmoldura|556x556px]]


unidades é necessário disponibilizar o bloco.
E para utilizar o texto padrão em e-mails, o usuário deve:


# Abrir o processo pelo qual será enviado o e-mail;
# Clicar no ícone Enviar Correspondência Eletrônica ([[Arquivo:Sei email.gif|semmoldura]]);
# No campo Mensagem da janela que se abrirá, selecionar o texto padrão desejado (caixa de opções);
# Finalizar a edição do texto e preencher os demais campos da janela;
# Clicar em Enviar.


::No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com
=== Como Criar e Usar Modelos Favoritos de Documento ===
O SEI permite transformar em modelo favorito qualquer documento que tenha sido utilizado pela unidade. Esses modelos são documentos inteiros que, pela necessidade de constante repetição de conteúdo, podem ser salvos para reuso.


a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os
Para salvar modelo favorito de documento, o usuário deve:  


recebidos.
# Na árvore do processo, clicar sobre o documento que deseja transformar em modelo;
# Clicar no ícone Adicionar aos Modelos Favoritos ([[Arquivo:Sei documento modelo.gif|semmoldura|29x29px]]);
# Informar:
#*'''Grupo de Modelo''': selecionar o grupo de modelo na caixa de opções ou clicar em Novo Grupo para criar um novo;
#*'''Descrição''': nomear o modelo de documento;
# clicar em Salvar.


[[Imagem: 50921.PNG]]<br />
Para alterar a descrição ou excluir modelos da unidade, o usuário deve clicar na opção Modelos no menu principal do SEI. Ainda nessa opção, é possível criar e excluir grupos de modelos.


[[Imagem: 50928.PNG]]<br />
Para produzir um documento a partir de um modelo já existente, o usuário deve:  


[[Imagem: 50929.PNG]]<br />
# Abrir o processo desejado;
# Clicar no ícone Incluir Documento ([[Arquivo:Sei incluir documento.gif|semmoldura|29x29px]]);
# Selecionar o tipo de documento desejado;
# No campo Texto Inicial, selecionar Documento Modelo e clicar em Selecionar nos Favoritos;
# Na tela que se abrirá, selecionar o grupo e o modelo desejado;
# Preencher os demais campos da tela Gerar Documento, conforme orientações da seção Produzir Documentos desta cartilha.


==Marcadores==
=== Excluir Documento  ===
Para excluir um '''documento interno''', basta clicar no ícone [[Arquivo:Sei lixeira.png|semmoldura|29x29px]]. Este ícone, no entanto, só estará disponível na tela do documento se:


::No SEI-RJ é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela
# Estiver na unidade que criou o documento; e
# o documento ainda não tiver sido assinado; ou
# O documento tiver sido assinado, mas o ícone da canete estiver amarelo ([[Arquivo:Sei assinar pequeno nao bloqueado.gif|semmoldura]]).


de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por
A caneta que simboliza a assinatura permanece amarela quando:


tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.
* O processo não tenha sido tramitado para outra unidade;
* O documento externo não tenha sido visualizado por usuário de outra unidade; ou
*Não tenha sido dado ciência no processo ou documento.


[[Imagem: 50933.PNG]]<br />
O '''documento externo autenticado''' só pode ser excluído pela unidade que o inseriu no sistema se ainda estiver com o símbolo amarelo ([[Arquivo:Sei autenticar pequeno nao bloqueado.gif|semmoldura]]);


[[Imagem: 50935.PNG]]<br />
O documento externo não autenticado só pode ser excluído pela unidade que o inseriu no sistema se:


[[Imagem: 50937.PNG]]<br />
* O processo não tenha sido tramitado para outra unidade;
* O documento externo não tenha sido visualizado por usuário de outra unidade;
* Não tenha sido dado ciência no processo ou documento.


[[Imagem: 50938.PNG]]<br />
=== Cancelar Documento  ===
O ícone Cancelar Documento ([[Arquivo:Protocolo cancelado.gif|semmoldura]]) permite que um documento já assinado e visualizado por outra unidade (símbolo da caneta na cor preta “[[Arquivo:Sei assinar pequeno.gif|semmoldura]]”) seja cancelado.


[[Imagem: 50939.PNG]]<br />
Porém, essa opção requer justificativa, e só pode ser realizada pelo ponto focal do órgão, apos inserção no processo do Termo de Cancelamento.


<!-- PAGE BREAK -->
É uma funcionalidade que deve ser utilizada com cautela, apenas em casos onde o documento cancelado não impacte no processo em que ele está inserido.
=PESQUISA=


::No SEI-RJ é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.
Caso se trate realmente de cancelamento, enquadrado nas orientações acima, para efetuar a ação, o ponto focal, acessando a unidade que gerou o documento deve:


::A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer
# Selecionar o documento a ser cancelado na árvore do processo;
# Clicar no ícone Cancelar Documento ([[Arquivo:Protocolo cancelado.gif|semmoldura]]);
# Informar o motivo do cancelamento;
# Clicar em Salvar.


palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o
O documento permanece na árvore do processo, mas identificado como cancelado e seu conteúdo não pode ser mais acessado.


termo aparece.
Atenção! O cancelamento é definitivo e não pode ser desfeito no sistema.


[[Imagem: 50947.PNG]]<br />
== Assinaturas ==
Documentos produzidos dentro do SEI-RJ podem ser assinados eletronicamente por meio da utilização de login e senha (forma padrão adotada pelo Estado) ou de certificado digital (token).


[[Imagem: 50948.PNG]]<br />
Um documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, de acordo com a necessidade.


[[Imagem: 50949.PNG]]<br />
O documento pode ser assinado por usuários da unidade em que o documento foi produzido ou por usuários de outras unidades.


[[Imagem: 50951.PNG]]<br />
=== Assinando Documento Interno Criado Pela Unidade do Usuário Assinador  ===
Para assinar um documento, o usuário deve:


<!-- PAGE BREAK -->
# Selecionar o documento na árvore do processo;
=ESTATÍSTICAS=
# Clicar em Assinar Documento ([[Arquivo:Sei assinar pequeno.gif|semmoldura]]);
# Selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função;
# Preencher o campo Senha ou clicar em Certificado Digital, quando a assinatura for via token;
# Pressionar a tecla Enter.


::A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho
A assinatura eletrônica será exibida ao final do documento.


de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ
=== Assinando Documento por Usuários de Unidades Diferentes da Produtora - Bloco de Assinatura  ===
O Bloco de Assinatura permite que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes daquela que o produziu. Nele serão incluídos documentos para assinatura, e não o processo em si, embora o sistema permita que o(s) usuário(s) visualize(m) os processos onde estão incluídos esses documentos.


apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.
É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um ou mais processos da unidade, bem como disponibilizá-lo para várias unidades simultaneamente.


[[Imagem: 50955.PNG]]<br />
Em resumo, para que um usuário de uma unidade que não elaborou o documento possa assiná-lo é necessário:


[[Imagem: 50957.PNG]]<br />
# Criar um bloco de assinatura "apontando" para a unidade do usuário que irá assinar o documento;
# Inserir o documento a ser assinado nesse bloco; e
# Disponibilizar o bloco.


[[Imagem: 50959.PNG]]<br />
Para i'''ncluir documento em bloco de assinatura''', o usuário deve:


::* Quantidade de processos gerados;
# Na tela do documento, clicar no ícone Incluir em Bloco de Assinatura ([[Arquivo:Incluir em bloco.png|semmoldura|29x29px]]);
# Na tela que se abre, na caixa de opções Bloco, verificar se já existe o bloco de assinatura desejado:
#* Se houver, selecionar o bloco desejado;
#* Se não houver, clicar em Novo, nomeá-lo (campo Descrição), selecionar a(s) unidade(s) para a(s) qual(is) será(ão) disponibilizado(s), e salvá-lo;
# Na Lista de Documentos Disponíveis para Inclusão, selecionar os documentos a serem incluídos no bloco;
# Clicar em Incluir.


::* Quantidade de processos com tramitação no período;
Para que os documentos sejam assinados por usuários de outras unidades, é necessário disponibilizar o bloco. Para isso, o usuário deve:


::* Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;
# Ainda na tela Incluir em Bloco de Assinatura, clicar na opção Ir para Blocos de Assinatura (canto superior direito). Outra possibilidade é clicar na opção Blocos de Assinatura no menu principal do SEI e localizar o bloco de assinatura desejado;
# Clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei disponibilizar bloco.gif|semmoldura]] ” (Disponibilizar Bloco), na coluna Ações do respectivo bloco. Ainda na coluna Ações do bloco de assinatura, são disponibilizadas as seguintes funcionalidades:
#* Assinar Documentos do Bloco ( [[Arquivo:Sei assinar.gif|semmoldura|29x29px]]): possibilita a assinatura, de uma só vez, de todos os documentos do bloco para usuários da unidade produtora, antes da disponibilização;
#* Processos/Documentos do Bloco ( [[Arquivo:Documentos bloco.gif|semmoldura]]): permite a visualização de documentos incluídos no bloco;
#* Alterar Bloco ([[Arquivo:Alterar.gif|semmoldura]]): permite alterar dados do bloco de assinatura (descrição e unidades para disponibilização);
#* Concluir Bloco ([[Arquivo:Concluir bloco.gif|semmoldura]]): permite concluir blocos de assinatura que já tiveram seu propósito atingido;
#* Excluir Bloco ([[Arquivo:Excluir.gif|semmoldura]]): permite excluir blocos de assinaturas que não possuam documentos incluídos.


::* Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;
Após disponibilizar o bloco, é possível acompanhar a assinatura dos documentos por meio do símbolo “[[Arquivo:Documentos bloco.gif|semmoldura]]” (Processos/Documentos do Bloco).


::* Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e
Para assinar documentos em um bloco de assinatura, o usuário da unidade de destino deve:


::* Quantidade de documentos externos no período.
# No menu principal, clicar na opção Blocos de Assinatura;
# Verificar os blocos de assinatura disponibilizados para a unidade (coluna Estado com indicação Disponibilizado);
# Clicar no símbolo “[[Arquivo:Documentos bloco.gif|semmoldura]]” (Processos/Documentos do Bloco) para visualizar o conteúdo de cada documento a ser assinado (basta clicar no link de cada um para acessá-los);
# Clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei assinar pequeno.gif|semmoldura]]” (Assinar Documento) para assinar um por um; ou
# Retornar à página Blocos de Assinatura e clicar no símbolo “[[Arquivo:Sei assinar pequeno.gif|semmoldura]]” (Assinar Documentos do Bloco) para assinar todos os documentos do bloco de uma só vez;
# Selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função;
# Preencher o campo Senha ou clicar em Certificado Digital, quando a assinatura for via token;
# Pressionar a tecla Enter.


A assinatura eletrônica será exibida ao final dos documentos.


::Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar
== Estatísticas ==
A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.


nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No
[[Arquivo:Controle de processos pt 1.png|semmoldura|504x504px]]


caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o  
=== Estatísticas da Unidade ===
Ao escolher o botão Unidade será apresentada a tela Estatística da Unidade, em que o usuário deverá informar o período que deseja obter dados dos processos que tramitaram na sua unidade. Após colocar o intervalo de tempo, clique em “Pesquisar”.


órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.
[[Arquivo:Estatísticas da unidade pt 2.png|semmoldura|498x498px]]


[[Imagem: 51010.PNG]]<br />
Os resultados apresentarão várias tabelas e gráficos com temas específicos. Em suma, cada temática dos resultados será apresentada da seguinte forma:


[[Arquivo:Estatística da unidade pt 3.png|semmoldura|499x499px]]


==Desempenho de processos==
Os temas específicos apresentados nos resultados da pesquisa são:


::Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de
* Quantidade de processos gerados;
* Quantidade de processos com tramitação no período;
* Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;
* Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período;
* Tempos médios de tramitação no período;
* Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e
* Quantidade de documentos externos no período


Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que
Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.


deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.
[[Arquivo:Estatística da unidade pt 4.png|semmoldura|521x521px]]


[[Imagem: 51015.PNG]]<br />
=== Desempenho de processos ===
Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.


[[Imagem: 51017.PNG]]<br />
[[Arquivo:Desempenho dos processo pt 1.png|semmoldura|523x523px]]


[[Imagem: 51018.PNG]]<br />
Como resultado, será apresentada uma tabela com os tempos médios de tramitação dos tipos de processo de todas as unidades ou do órgão escolhido, bem como o gráfico correspondente.


<!-- PAGE BREAK -->
[[Arquivo:Desempenho de processos pt 2.png|semmoldura|523x523px]]
=CONCLUSÃO=


::Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da
Ao clicar nos tempos de tramitação ou nas colunas do gráfico, o sistema apresenta quadros com mais informações e detalhamento dos processos.


melhor forma possível o SEI-RJ, respeitando as boas práticas e regras de utilização.
[[Arquivo:Desempenho de processos pt 4.png|semmoldura|526x526px]]

Edição atual tal como às 20h40min de 23 de janeiro de 2023


Funcionalidades da Tela de controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade.
Permite ao usuário do SEI-RJ identificar a situação dos processos (se já foi recebido, se o usuário já trabalhou nele durante esse login, se há algum prazo ou recado) e filtrar processos por responsável.
Os botões dessa tela permitem ações em lote (ou seja, em diversos processos simultaneamente).
A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos (coluna da esquerda) e processos gerados (coluna da direita).

Capturar21.PNG

Significado dos botões - Ações em lote

Os botões presentes nessa tela permitem efetuar operações em lote. Para isso, basta marcar a caixa de seleção ao lado do número de cada processo e escolher o botão correspondente à operação.

Ícone Ícone 4.0 Descrição
Tramitar processos.png Processo enviar.png ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Atualizar andamento.png Processo atualizar andamento.png ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite constar em um documento no processo.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Processo atribuir.png ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS: permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Incluir em bloco.png Bloco incluir protocolo.png INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno ou Bloco de Reunião.
Sobrestar processo.png Processo sobrestar.png SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
Concluir processo.png Processo concluir.png CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Anotacao cadastro.png ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo. Para maiores informações, clique aqui.
Incluir documento em lote.png Documento incluir.png INCLUIR DOCUMENTO: Permite incluir novo documento no(s) processo(s) selecionado(s).
Sei marcador.png Marcador gerenciar.png GERENCIAR MARCADOR: Permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Essas informações não ficam disponíveis para unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Sei credenciais.gif Credencial consultar.png PROCESSOS COM CREDENCIAL DE ACESSO NESTA UNIDADE: Permite controlar os processos categorizados como sigilosos em que o usuário possui credencial. Esta funcionalidade é disponibilizada apenas para usuário que possua credencia de acesso a pelo menos um processo sigiloso na unidade.

Filtrar processos por usuário responsável

Com a Atribuição de processos, o SEI-RJ permite observar qual usuário é responsável por um processo.

Quando um processo tem um usuário responsável, seu nome de usuário aparece ao lado do número do processo.

Ao clicar no nome de usuário, é possível ver a relação de processos atribuídos a ele.

Para voltar à tela principal, clique em cancelar.

Também é possível ver a lista deprocessos atribuídos a você pelo link "Ver processos atribuídos a mim"

Temos três opções de filtragem na referida tela: "Ver processos atribuídos a mim"; "Ver por marcadores" e "Visualização detalhada".

Funcionalidades em Processos

Como abrir um processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo, não sendo mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Também não é necessário utilizar uma CI para autuar o processo (qualquer documento pode ser utilizado). Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão abrir processos.

Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem perfil de usuário avançado e solicite a abertura do processo.

Se você for um usuário com perfil Avançado, basta clicar em Iniciar Processo no menu que fica a esquerda na Tela de Controle de Processos.

Iniciar processos.png

Escolha o Tipo de Processo adequado (Exemplo: Contratação: Pregão Eletrônico). Essa informação é importante para facilitar a localização futura do processos, para permitir a extração acurada de indicadores e, principalmente, para proporcionar o controle do tempo de guarda adequado ao processo (garantindo que documentos que precisam ser conservados o sejam e que se descarte aqueles de menor relevancia, racionalizando os custos demanutenção do sistema).

  • os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;
  • clicar em “Icone Mais.png” para ver todos os tipos de processos disponíveis, e em “Icone menos.png” para voltar aos tipos mais usados

Tipo processual.png

Após a escolha do Tipo Processual, é necessário preencher o cadastro do processo

Cadastro processo.png


  • Tipo do Processo: Virá preenchido com a escolha feita na tela anterior;
  • Especificação: acréscimo de informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. A linguagem deve ser clara e objetiva. Esta informação será mostrada ao se passar o cursor sobre o número do processo, sem a necessidade de se clicar nele, facilitanto a identificação do assunto tratado;
  • Classificação por Assunto: o assunto é sugerido automaticamente pelo sistema e não deve ser alterado. Quando houver mais de uma sugestão, o usuário deverá optar por uma delas;
  • Interessados: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o mérito do processo;
  • Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação;
  • Nível de acesso:
    1. Público: processos e documentos assinados que não possuem dados pessoais ou restrição legal de acesso, disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema
    2. Restrito: processos e seus documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
    3. Sigiloso: processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados;

Clique em Salvar.

Obs: Para maiores informações sobre restrição de acesso aos processos e documentos, clique aqui.

Ações realizadas no processo

Ícone Ícone 4.0 Descrição
Incluir documento.png Documento incluir.png INCLUIR DOCUMENTO: permite produzir um novo documento ou inserir documentos externos (não produzidos no SEI) no processo.
Iniciar pro relacionado.png Processo gerar relacionado.png INICIAR PROCESSO RELACIONADO: permite iniciar um novo processo relacionado ao processo em que o usuário está trabalhando no momento.
Consultar alterar processo.png Processo alterar.png CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do processo (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de autuação e do NUP.
Acompanhamento especial.png Acompanhamento especial 4.0.png ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade
Ciência.png Ciencia 4.0.png CIÊNCIA: permite que as unidades registrem ciência do processo, dispensando a necessidade de se produzir um novo documento para esse fim.
Tramitar processos.png Processo enviar.png ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Atualizar andamento.png Processo atualizar andamento.png ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Processo atribuir.png ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS: Permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Duplicar processo.png Processo duplicar.png DUPLICAR PROCESSO: Permite duplicar os documentos integrantes de um processo, gerando um novo processo.
Enviar Email.png Email enviar.png ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA: Permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Relacionamentos do processo.png Processo relacionados.png RELACIONAMENTOS DO PROCESSO: Permite vincular virtualmente um processo a outro, mantendo os andamentos de forma independente.
Incluir em bloco.png Bloco incluir protocolo.png INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno ou Bloco de Reunião (colocar link)
Gerenciar acesso usuário externo.png Acesso externo.png GERENCIAR DISPONIBILIDADES DE ACESSO EXTERNO: Utilizado para liberar acesso ao conteúdo do processo para um usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Anotacao cadastro.png ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Sobrestar processo.png Processo sobrestar.png SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
Anexar processo.png Processo anexar.png ANEXAR PROCESSO: Permite anexar um processo a outro. Essa ação não pode ser desfeita
Concluir processo.png Processo concluir.png CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Gerar PDF.png Processo gerar pdf.png GERAR ARQUIVO PDF DO PROCESSO: Permite gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
Gerar arquivo ZIP.png Processo gerar zip.png GERAR ARQUIVO ZIP DO PROCESSO:Permite gerar um arquivo do processo no formato ZIP. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
Gerenciar Marcador.png Marcador gerenciar.png GERENCIAR MARCADOR: permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Essas informações não ficam disponíveis para unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
Controle de processos.png Controle processos.png CONTROLE DE PROCESSOS: Utilizado para retornar à página principal do SEI (tela de Controle de Processos).
Pesquisar no processo.png Processo pesquisar.png PESQUISAR NO PROCESSO: Permite que o usuário realize uma busca rápida dentro do processo em que está trabalhando.
Ponto de controle.png Situacao gerenciar.png GERENCIAR PONTO DE CONTROLE: Utilizado para sinalizar as etapas de tramitação dos processos. Os pontos de controle são configurados pelo Administrador do sistema, por tipo de processo, de acordo com a solicitação das unidades.
Sei gerenciar credenciais.gif Credencial gerenciar.png GERENCIAR CREDENCIAS DE ACESSO: Permite que um usuário que tenha acesso a um processo categorizado como sigiloso atribua uma credencial de acesso a outro usuário já cadastrado no sistema.
Renunciar credenciais de acesso.png Credencial renunciar.png RENUNCIAR CREDENCIAIS DE ACESSO: Permite que o usuário renuncie à sua credencial de acesso ao processo categorizado como sigiloso.

Processos com restrição de acesso - Restrito

Processos e documentos categorizados como restritos são indicados por meio do símbolo “Sei chave restrito.gif” ao lado dos seus respectivos números na árvore do processo. Essa categoria de restrição permite que todos os usuários das unidades pelas quais o processo tenha tramitado tenham acesso a seus documentos. Para maiores informações, clique aqui.

Processos com restrição de acessos - Sigilosos

Processos e documentos categorizados como sigilosos são indicados por meio do símbolo “Sei chave sigiloso.gif ”. Essa categoria de restrição permite que o trâmite desses processos seja de usuário para usuário, desde que previamente credenciados.


Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador do processo sigiloso deve:

  1. selecionar a opção Gerenciar Credenciais de Acesso na tela do processo;
  2. preencher o campo Conceder Credencial para com o nome do usuário, que deve estar cadastrado no sistema;
  3. selecionar uma das unidades do usuário a ser credenciado (caso ele tenha acesso a mais de uma unidade no sistema);
  4. clicar em Conceder para confirmar a operação.

Na mesma funcionalidade (Gerenciar Credenciais de Acesso), o usuário pode consultar a relação de credenciais disponibilizadas, conceder acesso a outros usuários, ou retirar as permissões.


Para maiores informações, clique aqui.

Relacionar Processos

Essa funcionalidade permite agrupar processos que possuam alguma ligação entre si, porém, mantendo-os independentes (inclusive para tramitação), pois um não passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito a qualquer tempo pela unidade que efetuou a ação.

Caso existam relacionamentos no processo aberto, a lista de tipos de processo aparecerá abaixo da árvore de documentos. Ao clicar no tipo de processo, o SEI mostrará os NUPs relacionados; e ao clicar em um dos números, o sistema abrirá o processo correspondente.

Para relacionar processos, o usuário deve:

  1. pegar o(s) número(s) do processo(s) que será(ão) relacionado(s);
  2. abrir o processo principal;
  3. clicar no ícone Relacionamentos dos Processos (Relacionamentos do processo.png);
  4. digitar o número completo do processo a ser relacionado no campo Processo Destino;
  5. clicar no botão Pesquisar;
  6. conferir o tipo de processo localizado;
  7. clicar em Adicionar.

Para cancelar o relacionamento, basta que o usuário da unidade que efetuou o relacionamento clique no ícone Relacionamentos dos Processos e selecionar o símbolo “Remover vinculo procedimento.gif” (Remover Relacionamento) na coluna Ações.

Relacionar processos 1.png

Clique em Relacionar Processo:

Relacionar processos pt2.png

Ao clicar em Pesquisar, o sistema localiza o processo em questão e completa o campo Tipo com o tipo do processo. Confirme se a informação está correta e, por fim, clique em Adicionar para fazer o relacionamento dos processos.

Relacionamento do processo pt 3.png

Como resultado, o relacionamento estará listado numa tabela na mesma tela.

Relacionamento processo pt 4.png

Todos os processos relacionados ficam vinculados diretamente à árvore do processo.

Relacionamento do processo pt5.png

Iniciar Processo Relacionado

O sistema também fornece a possibilidade de se iniciar um novo processo relacionado a outro processo existente (processo mãe).

Iniciar processo relacionado 1.png

O sistema exigirá em seguida que você escolha o Tipo de Processo que deseja iniciar e que será relacionado. O procedimento de criação é o mesmo da seção de Iniciar Processo.

Iniciar processo relacionado 2.png

Processos relacionados 3.png

Pronto! O seu Processo Relacionado foi iniciado.

Relacionar processos 4.png

Anexar Processos

A anexação de processos no SEI permite juntar, de maneira permanente, processos com o mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único.

Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência.

Um processo só pode ser anexado se:

  1. o processo a ser anexado possua documentos em sua árvore e esteja aberto somente na unidade que efetuará a operação ou encerrado;
  2. o processo a ser anexado não possua processos anexos a ele (já o processo mãe pode conter outras já anexados a ele)

Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso "Restrito", o processo principal será "contaminado" por esse nível (mesmo comportamento quando um documento restrito é anexado a um processo com nível de acesso "Público").

Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado

Para anexar um processo a outro, o usuário deve:

  1. pegar o número do processo a ser anexado;
  2. abrir o processo principal;
  3. clicar no ícone Anexar Processo;
  4. informar o número do processo que deseja anexar;
  5. clicar em Pesquisar;
  6. clicar em Anexar;
  7. ler com atenção a mensagem do sistema;
  8. confirmar a operação

Atenção! Uma vez anexado o processo, não será mais possível inserir documentos nele.

Anexar processo pt 1.png

Na tela seguinte, informe o número do processo que será anexado. A informação de tipo será preenchida automaticamente pelo SEI-RJ.

Anexar processo pt 2.png

O sistema mostrará uma janela de confirmação

Anexar arquivo pt 3.png

o sistema abrirá a tela “Anexação de processos”, que apresenta todos os processos anexados ao processo atual. O processo anexado também aparecerá na árvore de documentos do processo principal.

Anexar processo pt 4.png

Sobrestar Processo

Essa funcionalidade permite que a contagem do tempo do processo fique suspensa temporariamente, até que seja retirado o sobrestamento. Deve ser precedido de determinação formal da autoridade competente, registrada no processo objeto do sobrestamento.

Para sobrestar um processo, o usuário deve:

  1. a) abrir o processo desejado;
  2. b) selecionar o ícone Sobrestar Processo Sobrestar processo.png;
  3. c) selecionar uma das opções abaixo:
    • Somente sobrestar: quando a determinação de interrupção constar formalmente no próprio processo;
    • Sobrestar vinculando a outro processo: quando a determinação de interrupção constar formalmente em outro processo do SEI. Neste caso, o sistema solicitará o número do processo que tenha determinado o sobrestamento;
  4. d) preencher o campo Motivo;
  5. e) clicar em Salvar.

Os processos sobrestados deixam de ser visualizados na tela Controle de Processos e podem ser consultados na opção Processos Sobrestados, no menu principal. Nesta mesma página, é possível remover o sobrestamento. Para isso, o usuário deve selecionar o processo desejado e clicar no botão Remover Sobrestamento ou no símbolo Remover sobrestamento.png.

Sobrestar processo 2.png

Sobrestar processo 3.pngSobrestar processo 4.png

Gerar PDF ou ZIP de processo

O sistema permite que o usuário opte por gerar o arquivo PDF ou ZIP de todos os documentos ou alguns, selecionados.

Entretanto, imagens, sons, arquivos compactados, documentos cancelados, documentos externos que não estejam em PDF, e documentos nbão assinados não são formatos possíveis de conversão pelo sistema para o formato PDF.

Gerando PDF.png

O sistema permite escolher quais documentos serão incluídos no PDF.

Gerando PDF 2.png

Enviar Processos para Outras Unidades

Um processo pode ser enviado para outra(s) unidade(s) dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro e permanecer aberto na atual (quando necessário), permitindo a inclusão e edição de documentos em mais de uma unidade ao mesmo tempo.

41146.PNG


Para tramitar um processo para outra(s) unidade(s), o usuário deve:

  1. abrir o processo desejado;
  2. clicar no ícone Enviar Processo;
  3. informar órgão ou entidade da unidade para a qual o processo será tramitado;
  4. digitar o(s) nome(s) ou a(s) sigla(s) da(s) unidade(s); ou clicar no símbolo “Lupa.png” (Selecionar Unidades) para pesquisar a(s) unidade(s) desejada(s);
  5. marcar as opções desejadas e/ou data de retorno programado:
    • Manter processo aberto na unidade atual: assinalar apenas em caso a unidade ainda tenha ações a serem tomadas no processo. Se a opção não for assinalada, o processo será concluído na unidade e deixará de ser visualizado na tela Controle de Processos;
    • Remover anotação: permite remover a anotação (se houver) quando o processo for encaminhado. Para maiores informações sobre as anotações, clique aqui;
    • Enviar e-mail de notificação: permite que o sistema envie um email automático à unidade de destino do processo, informando sobre o envio (caso a unidade possua um e-mail cadastrado no sistema);
    • Retorno programado: permite atribuir uma data em que o processo deva ser devolvido;
  6. clicar em Enviar Processo Tramitar processos.png.

Na tela Enviar Processo, a indicação da(s) unidade(s) para envio pode ser feita tanto no campo livre de digitação como na função de pesquisa, representada pelo botão da lupa.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado



Tramitação processo pt3.png








Atenção! Embora o SEI permita que um processo permaneça aberto na unidade atual após o seu trâmite para uma ou mais unidades, é importante frisar que o sistema permite também que documentos sejam incluídos simultaneamente por todas elas, o que não é indicado na instrução processual e ainda pode prejudicar a eventual exclusão de documentos incluídos equivocadamente.

Concluir processos

O processo deve ser concluído na unidade quando:

  • foi encerrada sua etapa no processo, ou seja, não há mais ações a serem tomadas por parte da unidade;
  • o processo já alcançou seu objetivo em todas as unidades e deverá ser concluído na última unidade em que estiver aberto.

A conclusão do processo em uma unidade não acarreta a conclusão nas demais nas quais esteja aberto.

Para efetuar a conclusão, o usuário deve:

  1. clicar no número do processo;
  2. selecionar o ícone Concluir Processo Concluir processo.png;
  3. confirmar a operação.


Caso o processo tenho atingido seu objetivo, a unidade que o criou o arquivará. Para isso, insira o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, clique aqui.


Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo Concluir processo.png.

Atenção! Os processos concluídos na unidade podem ser recuperados a qualquer tempo por meio da Pesquisa, do Acompanhamento Especial, de Blocos Internos, ou pelo menu Estatísticas.

Reabrindo processos

A unidade pode reabrir, a qualquer momento (desde que em caso de necessidade), um processo concluído e que já tenha passado por ela.

Para reabrir um processo, o usuário deve:

a) localizar o processo encerrado por meio da Pesquisa (ou pelo acompanhamento especial, caso o tenha cadastrado);

b) clicar no processo para acessá-lo;

c) clicar no ícone Reabrir Processo Sei reabrir processo.gif. O sistema automaticamente atribui o processo reaberto para o usuário que efetuou a operação

Atenção! Apenas os usuários com o perfil avançado poderão reabrir processos.

Excluir Processos

O SEI permite a exclusão de processos abertos indevidamente. Para tanto, é necessário observar as seguintes regras:

  • o processo não pode ter andamento aberto em outra unidade além da geradora;
  • o processo não pode conter documentos (internos e externos); Caso o processo possua documentos externos e/ou produzidos no sistema que possam ser excluídos, deve-se efetuar a exclusão de todos os documentos e, então, a do processo.

Caso o processo respeite essas regras, o icone "Sei lixeira.png" estará à mostra, bastando clicar nele.

Como Enviar correspondência eletrônica Pelo SEI-RJ?

O SEI-RJ permite o envio de e-mails, que passam a compor automaticamente a árvore de documentos do processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema:

  1. Clicar no número do processo e selecionar o ícone Enviar Correspondência Eletrônica (Sei email.gif); ou
  2. Clicar no documento que deseja enviar e selecionar o ícone Enviar Documento por Correio Eletrônico (Sei email.gif).

Em ambos os casos, para o envio da mensagem, os seguintes campos devem ser preenchidos:

  • De: selecionar o endereço de e-mail previamente cadastrado no sistema (Caso não tenha e-mail cadastrado, entrar em contato com o ponto focal);
  • Para: informar o endereço de e-mail do destinatário, ou selecionar grupo de e-mail no símbolo “Grupo e-mail.png”;
  • Assunto: informar o assunto do e-mail;
  • Mensagem: escreva a mensagem que irá compor o corpo do e-mail;

Ainda na mesma tela, o sistema permite anexar arquivos externos ou selecionar documentos do processo para serem enviados junto com a mensagem.

Informações relevantes:

  • A mensagem fica registrada apenas no processo, ou seja, não é replicada para a caixa de enviados do seu correio eletrônico;
  • Não existe opção para solicitação de confirmação de entrega ou leitura pelo destinatário; o recebimento da mensagem fica condicionada aos parâmetros estabelecidos pelo domínio de e-mails utilizado pelo destinatário – contas institucionais eventualmente podem bloquear os e-mails enviados a partir do SEI-RJ;
  • não há possibilidade de excluir ou cancelar um e-mail enviado a partir de processo no SEI-RJ.

Grupos de E-mail

O SEI-RJ permite que as unidades criem grupos de e-mail para o envio das mensagens eletrônicas.

Para criar um grupo, o usuário deve:

  1. Clicar na opção Grupos de E-mail no menu principal do SEI-RJ;
  2. Clicar no botão Novo;
  3. Preencher os campos Nome e Descrição do Grupo;
  4. Preencher os campos E-mail e Descrição do E-mail para adicionar os destinatários ao grupo;
  5. Clicar em Salvar.

Grupo email menu principal.png

Grupo de email preenchimento.png


Os grupos de e-mail são disponibilizados por meio do símbolo “Grupo e-mail.png” (Selecionar Grupo de E-mail), no campo Para, na tela Enviar Correspondência Eletrônica

Acesso Externo Para Acompanhamento

Para informações sobre acesso externo para acompanhamento, clique aqui.

Funcionalidades em Documentos

Ações realizadas nos documentos

Ícone Ícone 4.0 Descrição
Consultar alterar processo.png Documento alterar.png CONSULTAR/ALTERAR DOCUMENTO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do documento (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de produção e do número do documento.
Acompanhamento especial.png Acompanhamento especial 4.0.png ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade. Para maiores informações, clique aqui.
Tramitar processos.png Processo enviar.png ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Atualizar andamento.png Processo atualizar andamento.png ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
Sei editar conteudo.gif Documento editar conteudo.png EDITAR CONTEÚDO: Permite realizar alterações no conteúdo de documentos produzidos na unidade..
Sei assinar.gif Documento assinar.png ASSINAR DOCUMENTO: Permite assinar eletronicamente os documentos produzidos no sistema.
Sei gerenciar assinatura externa.gif Documento assinatura externa.png GERENCIAR LIBERAÇÕES PARA ASSINATURA EXTERNA: Permite liberar assinatura de usuário externo em documento produzido no sistema.
Ciência.png
Ciencia 4.0.png CIÊNCIA: permite que as unidades registrem ciência do processo, dispondo a necessidade de se produzir um novo documento para esse fim
Incluir em bloco.png Bloco incluir protocolo.png INCLUIR EM BLOCO DE ASSINATURA: permite que mais de um usuário, de qualquer unidade, possa assinar um documento produzido no sistema.
Sei documento modelo.gif Documento modelo.png ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS:permite que o usuário defina o documento como modelo, aproveitando seu formato e conteúdo na produção de novos documentos.
Sei documento versoes.gif Documento versoes.png VERSÕES DO DOCUMENTO: permite saber quantas vezes um documento produzido no sistema foi editado, quando e por quem, bem como recuperar versões anteriores.
Sei imprimir web.gif Documento imprimir.png IMPRIMIR WEB: permite imprimir um documento. Essa funcionalidade está disponível apenas para documentos produzidos no editor de texto do sistema.
Sei lixeira.png Protocolo excluir.png EXCLUIR: permite excluir um documento produzido na unidade, antes do trâmite ou visualização por outra unidade.
Concluir processo.png Processo concluir.png CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
Protocolo cancelado.gif Documento cancelar.png CANCELAR DOCUMENTO: Permite o cancelamento de um documento do processo. Essa opção deve ser utilizada com cautela, apenas em situações específicas, e está restrito a perfil especial concedido às chefias das unidades.
Sei documento gerar circular.gif Documento circular.png GERAR CIRCULAR: Permite gerar mais de uma via de um mesmo Ofício a ser enviado a destinatários distintos.
Sei conceder credencial assinatura.gif Credencial assinatura.png GERENCIAR CREDENCIAIS DE ASSINATURA: permite dar acesso a usuário de outra unidade para visualizar, modificar e assinar um documento categorizado como sigiloso
Sei autenticar.gif Documento autenticar.png AUTENTICAR DOCUMENTO: permite dar legitimidade ao documento externo digitalizado e inserido no SEI, comprovando sua autenticidade por meio de assinatura eletrônica do servidor que efetuou a operação.
Sei assinaturas.gif Documento assinaturas consultar.png CONSULTAR ASSINATURAS: permite consultar as assinaturas de autenticação efetuadas no documento externo digitalizado e inserido no SEI.

Produzir Documento

O SEI não permite o trâmite de documentos avulsos; dessa forma, todo documento deve estar contido em um processo gerado previamente. Para produzir um novo documento, o usuário deve:

  1. abrir o processo desejado ou iniciar novo processo;
  2. clicar no ícone Incluir Documento Incluir documento.png;
  3. selecionar o tipo de documento que deseja incluir:
    • os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;
    • clicar em “Icone Mais.png” para ver todos os tipos de documentos disponíveis, e em “Icone menos.png” para voltar aos tipos mais usados;
  4. preencher os dados da tela Gerar Documento:
    • Texto Inicial: selecionar uma das opções disponibilizadas pelo sistema:
      • Documento Modelo: permite utilizar outro documento produzido no SEI como modelo;
      • Texto Padrão: permite utilizar um texto recorrente na unidade como conteúdo em documentos; ou
      • Nenhum: cria o documento em branco, ou seja, sem conteúdo padrão;
    • Descrição: complementar com informações que diferenciem documentos de um mesmo tipo;
    • Interessados e/ou Destinatários: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o mérito do documento e/ou a quem se destina;
    • Classificação por Assuntos: em regra, o assunto será o mesmo atribuído ao processo – esse campo não deve ser preenchido pelo usuário;
    • Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um documento e a sua recuperação pela unidade produtora;
  5. selecionar o Nível de Acesso ao documento:
    • Público: documentos assinados disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema;
    • Restrito: documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
    • Sigiloso: documentos disponíveis apenas para usuários previamente credenciados (exclusivo para processos que permitam a categorização desse nível de acesso);
  6. clicar no botão Confirmar Dados;
  7. editar o documento na tela que se abrirá. Após gerado, o documento é automaticamente inserido na árvore do processo e fica disponível para edição e assinatura.

Atenção! Documentos produzidos e não assinados são considerados minutas, podem ser visualizados e alterados por qualquer usuário da unidade produtora, e apenas por estes. Usuário de outras unidades, mesmo com o processo aberto, não tem acesso ao conteúdo do documento.

Para que o conteúdo dos documentos não assinados possam ser visualizado por outras unidades do SEI, é necessário que este seja inserido em Bloco de Assinatura ou Bloco de Reunião .

Incluir doc.png

Escolher tipo doc.png

Atenção: Apenas os tipos de documentos oermitidos a sua unidade serão exibidos.

A tela Gerar Documento será apresentada:

Gerar documento.png

Incluir Documentos Externos

Documento externo é aquele não gerado pelo editor de textos do SEI-RJ. Neste caso, o usuário precisará incluí-lo no sistema. o formato recomendável é o PDF com reconhecimento de texto (OCR), já que este formato permite que o conteúdo do documento seja visualizado do proprio sistema, sem a necessidade de baixá-lo para o computador do usuário.

Para incluir um documento externo no SEI, o usuário deve:

  1. Se o documento estiver em suporte papel, digitalizá-lo (e autenticá-lo, conforme procedimento descrito aqui);
  2. Abrir o processo desejado ou iniciar novo processo;
  3. Clicar no ícone Incluir Documento Incluir documento.png;
  4. Selecionar o tipo de documento Externo;
  5. Preencher os dados da tela Registrar Documento Externo:
    • Tipo do Documento: selecionar uma das opções de tipos disponibilizadas pelo sistema;
    • Data do Documento: informar a data em que o documento a ser inserido foi originalmente produzido;
    • Número/Nome na Árvore: identificar o documento conforme deve aparecer na árvore do processo;
      Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
    • Formato: indicar se o documento é:
      • Nato-digital: quando foi produzido originariamente em meio eletrônico; ou
      • Digitalizado: quando foi obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico. Quando assinalada essa opção, o usuário deve informar, ainda, o Tipo de Conferência, selecionando uma das opções disponibilizadas pelo sistema;
    • Remetente: informar a pessoa física ou jurídica que encaminhou o documento para a unidade;
    • Interessados: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o documento;
    • Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um documento e a sua recuperação pela unidade geradora;
    • Nível de Acesso: selecionar a categoria de nível de acesso do documento;
    • Anexar Arquivo: selecionar o arquivo a ser anexado por meio do botão Escolher Arquivo;
  6. clicar no botão Confirmar Dados para finalizar o procedimento.

Não é possível editar um documento externo no SEI, mas é possível substituí-lo enquanto não houver acesso ao processo por usuário de unidade diferente da que efetuou a operação. Basta selecionar o documento na árvore de processo, clicar no ícone Consultar/Alterar Documento Externo (Consultar alterar processo.png), remover o anexo e fazer o upload do novo arquivo.

Os formatos permitidos

Extensão Descrição
7z Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
bz2 Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
csv Arquivo de texto com dados separados por vírgula. Significa "Comma Separated Values"
docx Arquivo de documento de texto Microsoft Word 2007 ou superior
gz Arquivo compactado com outros arquivos e pastas
html Arquivos padrão web
jpeg Arquivo de imagem digital tradicionalmente utilizado em câmaras digitais
json Arquivo de notação de objeto JavaScript. Significa "JavaScript Object Notation"
mp4 Arquivo de vídeo referente ao MPEG-4.
mpeg Arquivo de vídeo. Significa "Moving Picture Experts Groups". . É um formato de compressão. Muito popular, pois pode ser reproduzido por quyase todos os player
mpg É um dos formatos mpeg mais utilizados
odp Arquivo de apresentação tipo OpenDocument
ods Arquivo de planilha eletrônico tipo OpenDocument
ogg Arquivo de áudio em formato livre
ogv Arquivo de vídeo em formato livre
pdf Formato de arquivo que representa documentos independentemente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-lo. Significa "Portable Document Format".
png Arquivo de imagem digital tradicionalmente utilizados em páginas web e que suportatransparência
rtf Arquivo para intercâmbio de documetos entre diversas plataformas. Significa Rich Text Format. Não aderente ao e-ping
svg Arquivo de imagens vetoriais ou gráficos bidimensionais em formato aberto
tar Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
tgz Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas
txt Arquivo de texto sem formatação
xlsx Arquivo de planilha eletrônica do Microsoft Excel 2007 ou superior. Não aderente ao e-ping
xml Arquivo capaz de descrever diversos tipos de dados, facilitando o compartilhamento, integração e interoperabilidade de dados. Significa "eXtensible Markup Language"
zip Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas

O tamanho máximo de arquivos externos aceito no SEI-RJ é de 70 mb para vídeos e áudios e 20 mb para os demais.

Documentos em formato de mídia digital cujo tamanho exceda o limite permitido no SEI-RJ poderão ser identificados como mídia digital vinculada ao processo. Nesse caso, o usuário deverá:

  1. Juntar ao processo eletrônico documento chamado Termo de Existência de Mídia Digital Vinculada, conforme modelo disponível no sistema;
  2. Inserir no referido Termo informações referentes a localização exata da mídia digital e o setor responsável pela sua guarda, bem como a descrição de seu conteúdo.

Atenção: As alterações no local de guarda da mídia digital terão que ser informadas no respectivo processo eletrônico.

O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno. Na tela do Processo:

Inserir doc externo pt 1.png

Inserir doc externo pt 2.png

Inserir doc externo pt 3.png

Atenção: Não se esqueça de conferir se o arquivo foi carregado no SEI-RJ!

Com o documento incluído, o sistema apresenta a Tela do Documento

Inserir doc externo pt 4.png

Alguns dos ícones utilizados pelo SEI-RJ para representaro documentos externos e internos: Doc int versus ext.png

Autenticar Documentos Digitalizados

Um documento externo que tenha sido digitaslizado para ser inserido em um processo no SEI-RJ deverá ser autenticado.

Para isso, o usuário deve:

  1. selecionar o documento externo na árvore do processo;
  2. clicar no ícone Autenticar Documento;
  3. selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função;
  4. preencher o campo Senha ou clicar em Certificado Digital, quando a assinatura for via token;
  5. pressionar a tecla Enter.

Na árvore do processo, o documento externo autenticado será exibido com o símbolo (Sei autenticar pequeno nao bloqueado.gif). Para consultar os dados da autenticação efetuada, basta clicar no ícone Consultar Assinaturas, disponível na tela do documento externo.

Documentos impossíveis de ser digitalizados

Documentos cuja digitalização não seja tecnicamente possível (muito antigo, muito frágil, muito grande, dentre outras possibilidades) poderão ser convertidos em arquivo eletrônico por meio alternativo, tal como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, ou poderão ser identificados como documento físico vinculado ao processo. Neste último caso, o usuário deverá:

  1. Juntar ao processo eletrônico documento chamado Termo de Existência de Documento Físico Vinculado ao Processo, conforme modelo disponível no sistema;
  2. Inserir no referido Termo informações referentes a localização exata do documento físico e o setor responsável pela sua guarda, bem como a descrição de seu conteúdo.

Eventuais alterações no local de guarda do documento físico terão que ser informadas no respectivo processo eletrônico.

Editar Documentos

Só é possível editar documentos:

  • Produzidos pela sua unidade e ainda não tiverem sido assinados; ou
  • Produzidos por outra unidade, mas disponibilizado no bloco de assinatura da sua e ainda não assinados.

Para editar um documento, o usuário deve:

  1. Ir no processo do documento;
  2. Clicar sobre o documento desejado na árvore do processo;
  3. Clicar no ícone Editar Conteúdo (Sei editar conteudo.gif);
  4. Realizar as alterações desejadas;
  5. Clicar em Salvar.

Atenção! Um documento já assinado pode ser editado se o símbolo da caneta ainda esteja na cor amarela (Sei assinar pequeno nao bloqueado.gif). Neste caso, perderá as assinaturas que foram realizadas. O símbolo muda para a cor preta (Sei assinar pequeno.gif) e as edições não são mais permitidas quando:

  • o documento é visualizado por outra unidade;
  • o documento é visualizado por usuário externo;
  • se algum usuário der ciência nele ou no processo; ou
  • o processo é tramitado para outra unidade,

Editar documento.png

Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.

Editar documento pt 2.png

Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.

Bloco de Reunião - Como disponibilizar acesso ao conteúdo de documentos ainda não assinados

O Bloco de Reunião permite que uma unidade disponibilize acesso ao conteúdo de minutas de documentos em unidades diferentes da produtora para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada.

Para incluir um ou mais processos em um bloco de reunião, o usuário deve:

  • na tela Controle de Processos, clicar na caixa de seleção (Caixa seleção.png) ao lado do número dos processos a serem incluídos no bloco;
  • clicar no ícone Incluir em Bloco;
  • na tela Selecionar Bloco, verificar se já existe o bloco de reunião desejado:
    • se houver, selecionar o bloco desejado clicanco em “ Transportar.gif”;
    • se não houver, clicar em Novo Bloco de Reunião, nomeá-lo (campo Descrição), selecionar a(s) unidade(s) para a(s) qual(is) será(ão) disponibilizado(s), salvá-lo e selecioná-lo (Transportar.gif).

Para que as minutas sejam visualizadas por usuários de outras unidades, é necessário disponibilizar o bloco. Para isso, o usuário deve:

  • clicar na opção Blocos de Reunião no menu principal do SEI;
  • localizar o bloco de reunião desejado;
  • clicar no símbolo “Sei disponibilizar bloco.gif ” (Disponibilizar Bloco), na coluna Ações do bloco de reunião desejado.

É possível incluir anotações nas linhas do quadro, correspondentes a cada processo pertencente ao bloco. É só clicar no ícone "Anotacoes.gif", da coluna “Ações”, inserir a informação desejada e Salvar.

No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.

Um bloco disponibilizado não deve ser editado ou receber outros processos até que as unidades de destino devolvam o bloco. No entanto, é possível cancelar a sua disponibilização ao clicar no símbolo “Sei concluir processo.gif ” (Cancelar Disponibilização).

Referenciar Documentos ou Processos

No corpo de um documento em edição é possível inserir um link para outros documentos ou processos que estejam no SEI-RJ, facilitando a localização da referência para o leitor do documento.

Para inserir um link interno, o usuário deve:

  1. Pegar o número SEI do documento ou do processo a ser referenciado;
  2. Selecionar o documento a ser editado;
  3. Clicar no ícone Editar Conteúdo (Sei editar conteudo.gif);
  4. Selecionar o espaço onde será inserido o link;
  5. Clicar no ícone “Inserir icone” (Sei referências.gif);
  6. Na janela que se abrirá, informar o número SEI do documento ou o número do processo a ser referenciado e clicar em Ok;
  7. Clicar em Salvar.
Prints como referenciar documentos .png






Conferir Versões do Documento

Sempre que o usuário salva um documento em edição, o SEI-RJ considera que foi gerada uma nova versão dele. Sendo assim, é possível controlar essas versões, verificar os usuários responsáveis pelas modificações e, ainda, retomar uma versão anterior. Para isso, o usuário deve:

  1. Selecionar o documento desejado;
  2. Clicar no ícone Versões do Documento (Sei documento versoes.gif);
  3. Clicar no símbolo “Sei documento interno.gif” (Visualizar Versão) na versão desejada;
  4. Clicar no símbolo “Sei recuperar versao.gif” (Recuperar Versão) na versão desejada.

Como Criar e Usar Texto Padrão

O SEI permite que um texto recorrente na unidade possa ser utilizado como um conteúdo padrão para documentos e e-mails produzidos no sistema. Esses textos padrão são produzidos pelas próprias unidades, de acordo com as suas necessidades.

Para a inclusão de um texto padrão, o usuário deve:

  1. Clicar na opção Textos Padrão no menu principal do sistema;
  2. Na tela que se abrirá, clicar em Novo;
  3. Preencher os campos Nome, Descrição e Conteúdo;
  4. Clicar em Salvar.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado


O sistema abrirá uma nova tela contendo um quadro com os textos padrão elaborados pela unidade. Qualquer usuário da unidade pode Consultar (Consultar.gif), Alterar (Alterar.gif) e Excluir (Excluir.gif) esses textos selecionando o devido símbolo na coluna Ações.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Para utilizar o texto padrão em novos documentos, o usuário deve:

  1. Abrir o processo desejado ou iniciar novo processo;
  2. Clicar no ícone Incluir Documento (Incluir documento.png);
  3. Selecionar o tipo de documento que deseja incluir;
  4. Na tela Gerar Documento, na caixa Texto Inicial, selecionar a opção Texto Padrão e, então, selecionar o texto na caixa de opções que aparecerá ao lado;
  5. Preencher os demais dados da tela Gerar Documento, conforme apresentado na seção Produzir Documentos.

Para utilizar o texto padrão em documentos já criados, o usuário deve:

  1. Abrir o documento a ser editado;
  2. Clicar no ícone Editar Conteúdo;
  3. Clicar no espaço onde será inserido o texto padrão;
  4. Clicar no botão Auto Texto (Auto texto.png);
  5. Na janela que se abrirá, selecionar o texto padrão desejado (caixa de opções Auto Texto) e clicar em Ok;
  6. Clicar em Salvar.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

E para utilizar o texto padrão em e-mails, o usuário deve:

  1. Abrir o processo pelo qual será enviado o e-mail;
  2. Clicar no ícone Enviar Correspondência Eletrônica (Sei email.gif);
  3. No campo Mensagem da janela que se abrirá, selecionar o texto padrão desejado (caixa de opções);
  4. Finalizar a edição do texto e preencher os demais campos da janela;
  5. Clicar em Enviar.

Como Criar e Usar Modelos Favoritos de Documento

O SEI permite transformar em modelo favorito qualquer documento que tenha sido utilizado pela unidade. Esses modelos são documentos inteiros que, pela necessidade de constante repetição de conteúdo, podem ser salvos para reuso.

Para salvar modelo favorito de documento, o usuário deve:

  1. Na árvore do processo, clicar sobre o documento que deseja transformar em modelo;
  2. Clicar no ícone Adicionar aos Modelos Favoritos (Sei documento modelo.gif);
  3. Informar:
    • Grupo de Modelo: selecionar o grupo de modelo na caixa de opções ou clicar em Novo Grupo para criar um novo;
    • Descrição: nomear o modelo de documento;
  4. clicar em Salvar.

Para alterar a descrição ou excluir modelos da unidade, o usuário deve clicar na opção Modelos no menu principal do SEI. Ainda nessa opção, é possível criar e excluir grupos de modelos.

Para produzir um documento a partir de um modelo já existente, o usuário deve:

  1. Abrir o processo desejado;
  2. Clicar no ícone Incluir Documento (Sei incluir documento.gif);
  3. Selecionar o tipo de documento desejado;
  4. No campo Texto Inicial, selecionar Documento Modelo e clicar em Selecionar nos Favoritos;
  5. Na tela que se abrirá, selecionar o grupo e o modelo desejado;
  6. Preencher os demais campos da tela Gerar Documento, conforme orientações da seção Produzir Documentos desta cartilha.

Excluir Documento

Para excluir um documento interno, basta clicar no ícone Sei lixeira.png. Este ícone, no entanto, só estará disponível na tela do documento se:

  1. Estiver na unidade que criou o documento; e
  2. o documento ainda não tiver sido assinado; ou
  3. O documento tiver sido assinado, mas o ícone da canete estiver amarelo (Sei assinar pequeno nao bloqueado.gif).

A caneta que simboliza a assinatura permanece amarela quando:

  • O processo não tenha sido tramitado para outra unidade;
  • O documento externo não tenha sido visualizado por usuário de outra unidade; ou
  • Não tenha sido dado ciência no processo ou documento.

O documento externo autenticado só pode ser excluído pela unidade que o inseriu no sistema se ainda estiver com o símbolo amarelo (Sei autenticar pequeno nao bloqueado.gif);

O documento externo não autenticado só pode ser excluído pela unidade que o inseriu no sistema se:

  • O processo não tenha sido tramitado para outra unidade;
  • O documento externo não tenha sido visualizado por usuário de outra unidade;
  • Não tenha sido dado ciência no processo ou documento.

Cancelar Documento

O ícone Cancelar Documento (Protocolo cancelado.gif) permite que um documento já assinado e visualizado por outra unidade (símbolo da caneta na cor preta “Sei assinar pequeno.gif”) seja cancelado.

Porém, essa opção requer justificativa, e só pode ser realizada pelo ponto focal do órgão, apos inserção no processo do Termo de Cancelamento.

É uma funcionalidade que deve ser utilizada com cautela, apenas em casos onde o documento cancelado não impacte no processo em que ele está inserido.

Caso se trate realmente de cancelamento, enquadrado nas orientações acima, para efetuar a ação, o ponto focal, acessando a unidade que gerou o documento deve:

  1. Selecionar o documento a ser cancelado na árvore do processo;
  2. Clicar no ícone Cancelar Documento (Protocolo cancelado.gif);
  3. Informar o motivo do cancelamento;
  4. Clicar em Salvar.

O documento permanece na árvore do processo, mas identificado como cancelado e seu conteúdo não pode ser mais acessado.

Atenção! O cancelamento é definitivo e não pode ser desfeito no sistema.

Assinaturas

Documentos produzidos dentro do SEI-RJ podem ser assinados eletronicamente por meio da utilização de login e senha (forma padrão adotada pelo Estado) ou de certificado digital (token).

Um documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, de acordo com a necessidade.

O documento pode ser assinado por usuários da unidade em que o documento foi produzido ou por usuários de outras unidades.

Assinando Documento Interno Criado Pela Unidade do Usuário Assinador

Para assinar um documento, o usuário deve:

  1. Selecionar o documento na árvore do processo;
  2. Clicar em Assinar Documento (Sei assinar pequeno.gif);
  3. Selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função;
  4. Preencher o campo Senha ou clicar em Certificado Digital, quando a assinatura for via token;
  5. Pressionar a tecla Enter.

A assinatura eletrônica será exibida ao final do documento.

Assinando Documento por Usuários de Unidades Diferentes da Produtora - Bloco de Assinatura

O Bloco de Assinatura permite que um documento seja assinado por um ou mais usuários de unidades diferentes daquela que o produziu. Nele serão incluídos documentos para assinatura, e não o processo em si, embora o sistema permita que o(s) usuário(s) visualize(m) os processos onde estão incluídos esses documentos.

É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um ou mais processos da unidade, bem como disponibilizá-lo para várias unidades simultaneamente.

Em resumo, para que um usuário de uma unidade que não elaborou o documento possa assiná-lo é necessário:

  1. Criar um bloco de assinatura "apontando" para a unidade do usuário que irá assinar o documento;
  2. Inserir o documento a ser assinado nesse bloco; e
  3. Disponibilizar o bloco.

Para incluir documento em bloco de assinatura, o usuário deve:

  1. Na tela do documento, clicar no ícone Incluir em Bloco de Assinatura (Incluir em bloco.png);
  2. Na tela que se abre, na caixa de opções Bloco, verificar se já existe o bloco de assinatura desejado:
    • Se houver, selecionar o bloco desejado;
    • Se não houver, clicar em Novo, nomeá-lo (campo Descrição), selecionar a(s) unidade(s) para a(s) qual(is) será(ão) disponibilizado(s), e salvá-lo;
  3. Na Lista de Documentos Disponíveis para Inclusão, selecionar os documentos a serem incluídos no bloco;
  4. Clicar em Incluir.

Para que os documentos sejam assinados por usuários de outras unidades, é necessário disponibilizar o bloco. Para isso, o usuário deve:

  1. Ainda na tela Incluir em Bloco de Assinatura, clicar na opção Ir para Blocos de Assinatura (canto superior direito). Outra possibilidade é clicar na opção Blocos de Assinatura no menu principal do SEI e localizar o bloco de assinatura desejado;
  2. Clicar no símbolo “Sei disponibilizar bloco.gif ” (Disponibilizar Bloco), na coluna Ações do respectivo bloco. Ainda na coluna Ações do bloco de assinatura, são disponibilizadas as seguintes funcionalidades:
    • Assinar Documentos do Bloco ( Sei assinar.gif): possibilita a assinatura, de uma só vez, de todos os documentos do bloco para usuários da unidade produtora, antes da disponibilização;
    • Processos/Documentos do Bloco ( Documentos bloco.gif): permite a visualização de documentos incluídos no bloco;
    • Alterar Bloco (Alterar.gif): permite alterar dados do bloco de assinatura (descrição e unidades para disponibilização);
    • Concluir Bloco (Concluir bloco.gif): permite concluir blocos de assinatura que já tiveram seu propósito atingido;
    • Excluir Bloco (Excluir.gif): permite excluir blocos de assinaturas que não possuam documentos incluídos.

Após disponibilizar o bloco, é possível acompanhar a assinatura dos documentos por meio do símbolo “Documentos bloco.gif” (Processos/Documentos do Bloco).

Para assinar documentos em um bloco de assinatura, o usuário da unidade de destino deve:

  1. No menu principal, clicar na opção Blocos de Assinatura;
  2. Verificar os blocos de assinatura disponibilizados para a unidade (coluna Estado com indicação Disponibilizado);
  3. Clicar no símbolo “Documentos bloco.gif” (Processos/Documentos do Bloco) para visualizar o conteúdo de cada documento a ser assinado (basta clicar no link de cada um para acessá-los);
  4. Clicar no símbolo “Sei assinar pequeno.gif” (Assinar Documento) para assinar um por um; ou
  5. Retornar à página Blocos de Assinatura e clicar no símbolo “Sei assinar pequeno.gif” (Assinar Documentos do Bloco) para assinar todos os documentos do bloco de uma só vez;
  6. Selecionar a função na caixa de opções Cargo/Função;
  7. Preencher o campo Senha ou clicar em Certificado Digital, quando a assinatura for via token;
  8. Pressionar a tecla Enter.

A assinatura eletrônica será exibida ao final dos documentos.

Estatísticas

A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

Controle de processos pt 1.png

Estatísticas da Unidade

Ao escolher o botão Unidade será apresentada a tela Estatística da Unidade, em que o usuário deverá informar o período que deseja obter dados dos processos que tramitaram na sua unidade. Após colocar o intervalo de tempo, clique em “Pesquisar”.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Os resultados apresentarão várias tabelas e gráficos com temas específicos. Em suma, cada temática dos resultados será apresentada da seguinte forma:

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Os temas específicos apresentados nos resultados da pesquisa são:

  • Quantidade de processos gerados;
  • Quantidade de processos com tramitação no período;
  • Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;
  • Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período;
  • Tempos médios de tramitação no período;
  • Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e
  • Quantidade de documentos externos no período

Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Desempenho de processos

Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.

Desempenho dos processo pt 1.png

Como resultado, será apresentada uma tabela com os tempos médios de tramitação dos tipos de processo de todas as unidades ou do órgão escolhido, bem como o gráfico correspondente.

Desempenho de processos pt 2.png

Ao clicar nos tempos de tramitação ou nas colunas do gráfico, o sistema apresenta quadros com mais informações e detalhamento dos processos.

Desempenho de processos pt 4.png