SEIRJ:Manual do ponto focal: mudanças entre as edições

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=Atribuir permissões aos usuários=
Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: '''https://treinamento-sei.fazenda.rj.gov.br/sip'''
==Perfis do SEI-RJ==
 
==Atribuindo nova permissão:==
Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: '''https://sei.fazenda.rj.gov.br/sip/'''
==Manter permissões:==
 
=Complementar dados do usuário – SEI-RJ=
O sistema apresentará a tela abaixo:
=Complementar unidades SEI=
 
=Assinatura das Unidades=
[[Imagem:11020955.png]]<br />
=Contatos=
 
==Gerar etiquetas==
No campo Órgão, selecione o '''órgão''' ao qual você é o ponto focal. Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.
=Grupos institucionais=
 
=Hipóteses legais=
O campo '''Sigla''' deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede.
=Usuários externos=
 
=Inspeção administrativa=
No campo Nome preencha o '''nome''' completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão '''Salvar''' no canto superior da tela.
=Relatórios=
 
=Cancelamento de documentos=
Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Veja mais em: <span style="color:#248EFF"><ins>'''Atribuir Permissões de usuários'''</ins></span>.
=Conclusão=
 
[[Imagem:11021004.png]]<br />
 
Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: <ins>'''Usuários -> Listar'''</ins>, conforme tela
 
abaixo:
 
[[Imagem:11021011.png]]<br />
 
A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida:
 
Recomendamos fortemente que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo:
 
[[Imagem:11021018.png]]<br />
 
Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de '''Ações''' (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou por meio dos botões do canto superior direito da tela.
 
[[Imagem:11021022.png]]<br />
 
Após a realização da ação, selecione o botão '''Salvar''' canto superior direito da tela.
 
[[Imagem:11021023.png]]<br />
 
'''Importante''': Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário".
 
Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário.
 
Veja como excluir as permissões em <span style="color:#248EFF"><ins>'''Manter permissões'''</ins></span>. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões.
 
=<span style="color:#248EFF">'''ATRIBUIR PERMISSÕES AOS USUÁRIOS'''</span>=
==<span style="color:#248EFF">'''PERFIS DO SEI-RJ'''</span>==
 
A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são:
 
{| class="wikitable" style="width: 85%;"
!colspawn="2"|Perfil ||Descrição
|-
|rowspan="1" |'''Consulta'''
|Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações.
|-
|rowspan="1" |'''Colaborador'''
|Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS.
|-
|rowspan="1" |'''Básico'''
|'''Permissão para executar as seguintes funções:''' <br />
Receber processos na unidade;<br />
Atribuir processos;<br />
Concluir processos;<br />
Inserir anotações e marcadores;<br />
Consultar andamento do processo;<br />
Realizar consultas de processos e documentos;<br />
Manifestar ciência;<br />
Controlar prazos;<br />
Incluir e assinar documentos internos;<br />
Incluir e autenticar documentos externos;<br />
Imprimir documentos;<br />
Gerar pdf e zip de processos;<br />
Tramitar processos;<br />
Criar e utilizar blocos de reunião, interno e de assinatura;<br />
Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade.<br />
|-
|rowspan="1" |'''Avançado'''
|Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo:<br />
Iniciar processo; <br />
Reabrir processo; <br />
Sobrestar processo; <br />
Relacionar processo; <br />
Iniciar processo relacionado; <br />
Duplicar processo; <br />
Gerenciar acesso externo; <br />
Gerar circular.<br />
|-
|}
 
É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas.
 
==<span style="color:#248EFF">'''ATRIBUINDO NOVA PERMISSÃO:'''</span>==
 
Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione '''Permissões -> Nova:'''
 
[[Imagem:11021539.png]]<br />
 
A tela '''Nova Permissão''' será exibida:
 
[[Imagem:11021541.png]]<br />
 
Finalizado o preenchimento, clique no botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.
 
[[Imagem:11021543.png]]<br />
 
Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione '''Permissões -> Atribuição em bloco, conforme tela abaixo:'''
 
[[Imagem:11021545.png]]<br />
 
A tela '''Atribuir permissões em bloco''' é apresentada:
 
[[Imagem:11021547.png]]<br />
 
Nesta tela, preencha as seguintes informações:
 
Órgão do Sistema: '''ERJ;'''
 
Sistema: '''SEI''';
 
Órgão da Unidade: '''Órgão a qual pertence à unidade do usuário que a permissão será concedida;'''
 
Unidade: '''Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado;'''
 
Perfil desejado:
 
:::::'''Consulta;'''
 
:::::'''Colaborador;'''
 
:::::'''Básico;'''
 
:::::'''Avançado.'''
 
Veja as descrições dos perfis aqui: <span style="color:#248EFF"><ins>'''Perfis do SEI-RJ'''</ins></span>
 
Sigla do Usuário/Sigla do Órgão: '''A sigla é o login do usuário, por exemplo:'''
 
<div style="text-align: center;">'''ffsampaio/PGE'''</div>
 
Ao clicar em atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas:
 
A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão.
 
[[Imagem:11021602.png]]<br />
 
::A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador
 
não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão.
 
'''IMPORTANTE''': Quando essa mensagem é exibida, nenhuma permissão é dada.
 
[[Imagem:11021604.png]]<br />
 
Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: <span style="color:#248EFF"><ins>'''Cadastro de usuários - SIP'''</ins></span>
 
Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem:
 
[[Imagem:11021607.png]]<br />
 
'''IMPORTANTE''': Após a exibição da mensagem de que os perfis foram atribuídos, clique em '''Ok''' e para sair da tela clique em '''Cancelar.'''
 
==<span style="color:#248EFF">'''MANTER PERMISSÕES:'''</span>==
 
Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, selecione '''Permissões -> Administradas:'''
 
[[Imagem:12020917.png]]<br />
 
Nessa tela, utilize os campos disponíveis para pesquisar as permissões correspondentes:
 
[[Imagem:12020919.png]]<br />
 
O resultado apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem aos parâmetros de pesquisa informados.
 
Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada:
 
[[Imagem:12020923.png]]<br />
 
Para copiar permissão:
 
[[Imagem:12020925.png]]<br />
 
Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão.
 
[[Imagem:12020927.png]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''COMPLEMENTAR DADOS DO USUÁRIO – SEI-RJ'''</span>=
 
O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ.
 
Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em '''Administração -> Usuários -> Listar''', conforme tela abaixo:
 
[[Imagem:12020931.png]]<br />
 
O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função '''Pesquisa''', conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da '''Ação''' correspondente.
 
[[Imagem:12020934.png]]<br />
 
[[Imagem:12020936.png]]<br />
 
[[Imagem:12020938.png]]<br />
 
Selecione no painel '''Contato Associado''' o ícone [[Imagem:12020940.png]] . A tela '''Alterar Contato''' será exibida:
 
[[Imagem:12020942.png]]<br />
 
Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos.
 
Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail.
 
'''Observação 1''': Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero.
 
'''Observação 2''': Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo.
 
'''Observação 3''': O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços.
 
'''IMPORTANTE''': A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ.
 
=<span style="color:#248EFF">'''COMPLEMENTAR UNIDADES – SEI'''</span>=
 
As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ.
 
Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal.
 
Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.
 
[[Imagem:12020947.png]]<br />
 
Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse '''Administração -> Unidades -> Listar''', conforme figura abaixo:
 
[[Imagem:12020949.png]]<br />
 
A tela '''Unidades''' será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada.
 
[[Imagem:12020951.png]]<br />
 
Serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, altere apenas as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador.
 
[[Imagem:12020953.png]]<br />
 
Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua '''Sigla''', ou algum fragmento do nome no campo '''Descrição'''.
 
[[Imagem:12020954.png]]<br />
 
Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone ,[[Imagem:12020957.png]] a tela '''Alterar Unidade''' será exibida:
 
[[Imagem:12020958.png]]<br />
 
O painel Códigos trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável.
 
 
O '''código''' da unidade SEI será utilizado na composição do '''formato da numeração do protocolo'''. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora.
 
 
'''IMPORTANTE''': O código SEI é composto de 6 dígitos - sendo 2 dígitos o número do órgão, zero (0) substituindo a barra (\), seguido de 3 dígitos do número da unidade protocoladora.
 
 
'''EX: 120001''' -> <span style="color:#0070c0"><ins>'''12'''</ins> - Número do órgão + <ins>'''0'''</ins> - Substituindo a barra (\) + <ins>'''001'''</ins> Número da unidade de protocolo.</span>
 
[[Imagem:12021029.png]]<br />
 
Para complementar os dados da unidade, no painel '''Contato Associado''', selecione o ícone [[Imagem:12021355.png]] '''Alterar Dados do Contato Associado'''. A tela abaixo será exibida:
 
[[Imagem:12021357.png]]<br />
 
Preencha as informações da unidade na tela '''Alterar Contato'''.
 
'''IMPORTANTE''': As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão variáveis sem preenchimento.
 
Ainda na tela anterior - '''Alterar Unidade''', na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta.
 
[[Imagem:12021359.png]]<br />
 
Para que uma unidade receba e envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado, o campo e-mail
 
precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro.
 
 
Para cadastrar e-mails da unidade:
 
::1) No campo “E-mail da unidade”: inclua endereço de e-mail institucional;
 
::2) No campo “Descrição” do e-mail: Digite a descrição para o e-mail
 
::3) Clique no campo “Adicionar E-mail”.
 
É possível cadastrar mais de um e-mails para cada unidade.
 
Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “Ações”
 
[[Imagem:12021404.png]]<br />
 
Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão.
 
[[Imagem:12021406.png]]<br />
 
Marque o <i>checkbox</i> '''“Disponível para envio de processos”''' quando a unidade puder receber processos;
Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo.
Marque o checkbox '''“Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade”''' quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade.
É necessário ter um e-mail cadastrado.
 
Não utilize as opções '''“Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”''', essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas.
 
Marque o checkbox '''“Unidade de protocolo”''' quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico.
 
Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão '''Salvar''' no canto superior direito da tela.
 
[[Imagem:12021411.png]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''Assinatura das Unidades'''</span>=
 
O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade.
A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione '''Administração -> Assinaturas das Unidades:'''
 
[[Imagem:15021137.PNG]]<br />
 
A tela Assinatura das Unidades será exibida:
 
[[Imagem:15021140.PNG]]<br />
 
[[Imagem:15021141.PNG]]<br />
 
[[Imagem:15021144.PNG]]<br />
 
Selecione o botão '''Adicionar''', para cadastrar uma nova '''Assinatura da Unidade''', informando o cargo/função e as unidades.
 
[[Imagem:15021146.PNG]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''CONTATOS'''</span>=
 
No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos.
 
É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção '''Administração -> Contatos -> Listar''', conforme imagem a baixo:
 
[[Imagem:15021150.PNG]]<br />
 
A tela '''Contatos''' será exibida:
 
[[Imagem:15021154.PNG]]<br />
 
Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos.
 
'''Observação:''' Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários.
 
[[Imagem:15021156.PNG]]<br />
 
No painel acima é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, pelo grupo ou pelo tipo de contato.
 
Para criar um novo contato, selecione o botão '''Novo''', a tela '''Novo Contato''' será exibida:
 
[[Imagem:15021158.PNG]]<br />
 
Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário.
 
Selecionando no painel '''Natureza''' se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento.
 
Preencha as informações da tela e selecione o botão '''Salvar'''.
 
Para reativar um contato desativado, selecione '''Administração -> Contatos -> Reativar:'''
 
[[Imagem:15021331.PNG]]<br />
 
A tela '''Reativar Contato''' será exibida:
 
[[Imagem:15021333.PNG]]<br />
 
Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão '''Pesquisar.'''
 
[[Imagem:15021335.PNG]]<br />
 
 
==<span style="color:#248EFF">'''GERAR ETIQUETAS'''</span>==
 
Também por meio do menu '''Contatos''', é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão.
 
Para isso acesse '''Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas:'''
 
[[Imagem:15021341.PNG]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''GRUPOS INSTITUCIONAIS'''</span>=
 
O sei permite a criação de grupos institucionais:
 
[[Imagem:15022124.PNG]]<br />
 
Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção '''<ins>Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo</ins>,''' conforme tela abaixo:
 
A tela '''Novo Grupo de E-mail''' será exibida:
 
[[Imagem:15022128.PNG]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''HIPÓTESES LEGAIS'''</span>=
 
O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse <ins>'''Administração -> Hipóteses Legais -> Listar:'''</ins>
 
[[Imagem:16021353.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021359.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021407.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021408.PNG]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''USUÁRIOS EXTERNOS'''</span>=
 
No SEI-RJ, o usuário externo realiza o seu próprio cadastro por meio do módulo de usuário externo:
 
Acesso do módulo no ambiente de TREINAMENTO:
 
<ins>'''https://treinamento-sei.fazenda.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0'''</ins>
 
Acesso do módulo no ambiente de PRODUÇÃO: <ins>'''http://sei.rj.gov.br/externo'''</ins>
 
Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe ativá-lo.
 
'''IMPORTANTE''': Siga as orientações disponíveis no '''POP Conferir Documentos Liberar Credencial''', disponível no Portal SEI.
 
Para ativar o usuário externo, selecione no menu principal a opção <ins>'''Administração -> Usuários Externos -> Listar'''</ins>, conforme tela abaixo:
 
[[Imagem:16021416.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021421.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021423.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021425.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021426.PNG]]<br />
 
[[Imagem:16021428.PNG]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''INSPEÇÃO ADMINISTRATIVA'''</span>=
 
A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: <ins>'''Inspeção administrativa'''</ins>
 
[[Imagem:17021536.PNG]]<br />
 
A tela inspeção administrativa será exibida:
 
[[Imagem:17021538.PNG]]<br />
 
Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar;
Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo:
 
[[Imagem:17021540.PNG]]<br />
 
 
Observação: Para sair desta tela você precisa selecionar outra opção no menu principal.
 
=<span style="color:#248EFF">'''RELATÓRIOS'''</span>=
 
O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção <ins>'''Relatórios'''</ins>:
 
[[Imagem:17021543.PNG]]<br />
 
Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente:
A tela relatórios de contatos temporários será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir:
 
[[Imagem:17021545.PNG]]<br />
 
Na opção Processos Sigilosos, o sistema apresentará o campo órgão para que você escolha o órgão desejado.
 
[[Imagem:17021546.PNG]]<br />
 
Importante, essa opção não permite que o conteúdo do processo sigiloso seja visualizado pelo administrador, apenas que ele veja a unidade e o usuário que está responsável pelo processo.
 
=<span style="color:#248EFF">'''CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS'''</span>=
 
Para os casos em que não haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o '''Termo de Cancelamento de Documento''', incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo.
 
Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção não excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo.
 
Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo:
 
[[Imagem:17021550.PNG]]<br />
 
[[Imagem:17021553.PNG]]<br />
 
=<span style="color:#248EFF">'''CONCLUSÃO'''</span>=
 
Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões.
 
Dúvidas e sugestões a respeito deste manual podem ser encaminhadas para equipe SGPP, através dos contatos abaixo:
 
 
<span style="color:#9cbb59"><font size="4">Equipe SGPP</font></span>
 
Superintendência de Gestão por Processos
 
Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão
 
Secretaria de Estado da Casa Civil e Governança - Governo do Estado do Rio de Janeiro
 
Rua Pinheiro Machado, S/Nº - Laranjeiras / Rio de Janeiro / RJ / CEP 22231-901
 
<span style="color:#248EFF"><ins>'''E-mail: suportesei@planejamento.rj.gov.br'''</ins></span>
 
[[Imagem:17021603.PNG]]

Edição atual tal como às 14h36min de 1 de julho de 2022


SUMÁRIO

OBJETIVO

O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ.

Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ.

O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.

CADASTRO DE USUÁRIOS - SIP

O cadastro de usuários é realizado no sistema SIP. O próprio sistema SIP faz a integração do cadastro de usuários com o SEI-RJ. Para incluir um novo usuário, acesse o SIP e selecione a opção Usuários > Novo, conforme tela abaixo:

11020950.png

Endereço do SIP no ambiente de TREINAMENTO: https://treinamento-sei.fazenda.rj.gov.br/sip

Endereço do SIP no ambiente de PRODUÇÃO: https://sei.fazenda.rj.gov.br/sip/

O sistema apresentará a tela abaixo:

11020955.png

No campo Órgão, selecione o órgão ao qual você é o ponto focal. Tenha cuidado neste momento, você só deve criar usuários no seu órgão.

O campo Sigla deve ser preenchido com a identificação do usuário no sistema. Utilize a mesma chave de identificação do usuário na rede do órgão. Isso possibilitará a integração do sistema SEI-RJ com o diretório de usuários da rede, permitindo a autenticação do usuário pela mesma senha que ele utiliza para entrar na rede.

No campo Nome preencha o nome completo do usuário. Após o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior da tela.

Pronto! O usuário já está cadastrado no sistema SIP. Porém, para que o usuário fique disponível no SEI-RJ, é necessário atribuir ao menos uma permissão ao usuário. Veja mais em: Atribuir Permissões de usuários.

11021004.png

Para consultar, alterar, desativar ou excluir usuários no SIP, selecione no menu principal a opção: Usuários -> Listar, conforme tela

abaixo:

11021011.png

A tela com a lista de usuários cadastrados será exibida:

Recomendamos fortemente que os pontos focais sempre selecionem o seu órgão antes de realizarem ações nas listas apresentadas no sistema, conforme mostra a imagem abaixo:

11021018.png

Em seguida, localize o usuário na lista apresentada e realize a operação desejada clicando em um dos ícones de Ações (consultar, alterar, desativar ou excluir usuário), ou por meio dos botões do canto superior direito da tela.

11021022.png

Após a realização da ação, selecione o botão Salvar canto superior direito da tela.

11021023.png

Importante: Em algumas situações, quando se tenta alterar o nome do usuário, o sistema apresenta mensagem de erro informando que não é possível "alterar a senha do usuário".

Nesse caso, para realizar a alteração, antes é necessário excluir todas as permissões do usuário.

Veja como excluir as permissões em Manter permissões. Após a alteração, não se esqueça de atribuir novamente às permissões.

ATRIBUIR PERMISSÕES AOS USUÁRIOS

PERFIS DO SEI-RJ

A tela de permissões permite associar ao usuário o perfil e a unidade na qual ele realizará suas funções. Os perfis existentes são:

Perfil Descrição
Consulta Apenas visualização dos processos e menus, sem inserir informações.
Colaborador Permissão para executar as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, porém, este perfil não tem permissão para ASSINAR DOCUMENTOS.
Básico Permissão para executar as seguintes funções:

Receber processos na unidade;
Atribuir processos;
Concluir processos;
Inserir anotações e marcadores;
Consultar andamento do processo;
Realizar consultas de processos e documentos;
Manifestar ciência;
Controlar prazos;
Incluir e assinar documentos internos;
Incluir e autenticar documentos externos;
Imprimir documentos;
Gerar pdf e zip de processos;
Tramitar processos;
Criar e utilizar blocos de reunião, interno e de assinatura;
Acompanhar as estatísticas de processos e da unidade.

Avançado Permissão para executar todas as funções disponíveis aos usuários com o perfil básico, mais as funções abaixo:

Iniciar processo;
Reabrir processo;
Sobrestar processo;
Relacionar processo;
Iniciar processo relacionado;
Duplicar processo;
Gerenciar acesso externo;
Gerar circular.

É possível associar a um usuário vários perfis e unidades. No caso de dirigentes de unidades, por exemplo, é recomendável que lhe seja atribuída a permissão para todas as suas unidades subordinadas.

ATRIBUINDO NOVA PERMISSÃO:

Para atribuir permissão aos usuários, entre no sistema SIP e selecione Permissões -> Nova:

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A tela Nova Permissão será exibida:

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Finalizado o preenchimento, clique no botão Salvar no canto superior direito da tela. Repita a operação para outras unidades e/ou perfis.

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Caso exista um grupo de usuários para atribuir um mesmo perfil na mesma unidade, você pode atribuir em bloco as permissões, para isso, selecione Permissões -> Atribuição em bloco, conforme tela abaixo:

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A tela Atribuir permissões em bloco é apresentada:

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Nesta tela, preencha as seguintes informações:

Órgão do Sistema: ERJ;

Sistema: SEI;

Órgão da Unidade: Órgão a qual pertence à unidade do usuário que a permissão será concedida;

Unidade: Unidade na estrutura do órgão ao qual o usuário está associado;

Perfil desejado:

Consulta;
Colaborador;
Básico;
Avançado.

Veja as descrições dos perfis aqui: Perfis do SEI-RJ

Sigla do Usuário/Sigla do Órgão: A sigla é o login do usuário, por exemplo:

ffsampaio/PGE

Ao clicar em atribuir, caso o sistema encontre problemas no usuário informado, algumas mensagens poderão ser exibidas:

A mensagem abaixo é exibida quando o usuário que foi informado já possui a permissão.

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A mensagem abaixo ocorre quando o nome do usuário está incorreto ou ainda não foi cadastrado no SIP. Pode ser apresentada também, quando o administrador

não informar o usuário corretamente: Sigla do Usuário/Sigla do Órgão.

IMPORTANTE: Quando essa mensagem é exibida, nenhuma permissão é dada.

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Para saber como cadastrar o usuário no SIP, veja em: Cadastro de usuários - SIP

Caso a atribuição tenha ocorrido com sucesso, o sistema apresentará a mensagem:

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IMPORTANTE: Após a exibição da mensagem de que os perfis foram atribuídos, clique em Ok e para sair da tela clique em Cancelar.

MANTER PERMISSÕES:

Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, selecione Permissões -> Administradas:

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Nessa tela, utilize os campos disponíveis para pesquisar as permissões correspondentes:

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O resultado apresentará as permissões existentes no sistema que correspondem aos parâmetros de pesquisa informados.

Para clonar, consultar, alterar ou excluir uma permissão, localize o usuário na lista (passe o mouse sobre o código do usuário e o sistema exibirá o nome do usuário) selecione o ícone referente à ação desejada:

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Para copiar permissão:

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Apesar de existir a opção de alterar permissão, por meio deste ícone só é possível alterar a data inicial e a final da permissão, para alterar perfil ou unidade associada se faz necessária à exclusão da permissão.

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COMPLEMENTAR DADOS DO USUÁRIO – SEI-RJ

O cadastro inicial dos usuários é realizado no sistema SIP, após o cadastro no SIP, é necessário atribuir pelo menos uma permissão ao usuário. Somente após essas operações, o usuário estará disponível para manutenção no sistema SEI-RJ.

Para configurar os usuários no SEI-RJ, clique em Administração -> Usuários -> Listar, conforme tela abaixo:

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O sistema apresentará a lista de usuários. Localize o usuário diretamente na lista, ou utilize a função Pesquisa, conforme demostrado na imagem abaixo. Efetue as operações Consultar, Alterar, Desativar, clicando no ícone da Ação correspondente.

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Selecione no painel Contato Associado o ícone 12020940.png . A tela Alterar Contato será exibida:

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Preencha o formulário, lembrando que essas informações podem ser exibidas em modelos de documentos.

Algumas informações são essenciais, endereço, gênero, cargo, cpf e e-mail.

Observação 1: Para habilitar o campo cargo deve-se antes selecionar a opção desejada no campo gênero.

Observação 2: Caso o cargo desejado não esteja listado, será necessária a inclusão de um novo cargo.

Observação 3: O campo matrícula deve ser preenchido com o ID do servidor, sem pontos ou traços.

IMPORTANTE: A inclusão de um novo cargo deve ser solicitada a equipe de suporte SEI-RJ.

COMPLEMENTAR UNIDADES – SEI

As unidades representam os setores existentes na estrutura do órgão, elas são criadas no SIP pelo administrador. O Ponto Focal tem permissão para criação de novas unidades, porém, a inclusão delas na hierarquia deve ser realizada pela equipe de suporte SEI-RJ.

Após a inclusão da unidade na hierarquia pela equipe de suporte, as informações da unidade como: endereço, número da unidade protocoladora, devem ser complementadas pelo Ponto Focal.

Para complementar as unidades, certifique-se que está logado na unidade onde você possua o perfil Ponto Focal SEI-RJ.

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Para manter as unidades no sistema SEI-RJ, acesse Administração -> Unidades -> Listar, conforme figura abaixo:

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A tela Unidades será apresentada. Em seguida, localize a unidade desejada.

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Serão apresentadas todas as unidades cadastradas no sistema, porém, altere apenas as unidades tais qual o seu usuário é o Administrador.

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Na tela Unidades é possível pesquisar a unidade desejada informando sua Sigla, ou algum fragmento do nome no campo Descrição.

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Para complementar/alterar a unidade no SEI-RJ, localize a unidade desejada e selecione o ícone ,12020957.png a tela Alterar Unidade será exibida:

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O painel Códigos trata dos códigos SEI e SIP, porém o Código SIP não é editável.


O código da unidade SEI será utilizado na composição do formato da numeração do protocolo. No Governo do Estado do Rio de Janeiro, tal código corresponde à numeração da unidade protocoladora.


IMPORTANTE: O código SEI é composto de 6 dígitos - sendo 2 dígitos o número do órgão, zero (0) substituindo a barra (\), seguido de 3 dígitos do número da unidade protocoladora.


EX: 120001 -> 12 - Número do órgão + 0 - Substituindo a barra (\) + 001 Número da unidade de protocolo.

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Para complementar os dados da unidade, no painel Contato Associado, selecione o ícone 12021355.png Alterar Dados do Contato Associado. A tela abaixo será exibida:

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Preencha as informações da unidade na tela Alterar Contato.

IMPORTANTE: As informações da unidade, como endereço, telefone, etc., serão utilizadas nos cabeçalhos e rodapés dos documentos gerados no SEI-RJ, conforme o manual de redação, caso essas informações não estejam preenchidas os documentos encaminhados a esta unidade exibirão variáveis sem preenchimento.

Ainda na tela anterior - Alterar Unidade, na parte inferior, são exibidos campos de informações de e-mails da unidade e opções referentes ao funcionamento desta.

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Para que uma unidade receba e envie e-mails de avisos quando um processo for tramitado, o campo e-mail

precisa estar com um e-mail válido cadastrado, caso isso não ocorra, no momento do envio do processo o sistema apresentará mensagem de erro.


Para cadastrar e-mails da unidade:

1) No campo “E-mail da unidade”: inclua endereço de e-mail institucional;
2) No campo “Descrição” do e-mail: Digite a descrição para o e-mail
3) Clique no campo “Adicionar E-mail”.

É possível cadastrar mais de um e-mails para cada unidade.

Para editar ou excluir os e-mails utilize os ícones encontrados na coluna “Ações”

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Selecione, nas opções na parte inferior da tela, os itens correlacionados à unidade em questão.

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Marque o checkbox “Disponível para envio de processos” quando a unidade puder receber processos; Caso essa opção esteja desmarcada, esta unidade não será apresentada na lista de unidades no momento do Envio do processo. Marque o checkbox “Enviar e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade” quando desejar que sempre seja enviado um e-mail de aviso quando um processo for remetido para a unidade. É necessário ter um e-mail cadastrado.

Não utilize as opções “Unidade de arquivamento e Unidade de ouvidoria”, essas funcionalidades ainda não estão sendo utilizadas.

Marque o checkbox “Unidade de protocolo” quando necessitar que a unidade abra processos com a numeração informada, ou seja, com a numeração do processo físico.

Ao finalizar o preenchimento, selecione o botão Salvar no canto superior direito da tela.

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Assinatura das Unidades

O SEI-RJ permite que o usuário assine conforme a atribuição que exerce em determinada unidade, ou seja, o servidor pode assinar como chefe de divisão em uma unidade e fiscal de contrato em outra unidade. A tela abaixo apresenta uma lista com todos os papéis que o usuário pode exercer em determinada unidade. Para isso, selecione Administração -> Assinaturas das Unidades:

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A tela Assinatura das Unidades será exibida:

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Selecione o botão Adicionar, para cadastrar uma nova Assinatura da Unidade, informando o cargo/função e as unidades.

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CONTATOS

No SEI-RJ, todos os usuários (internos e externos) e unidades são considerados contatos.

É por meio da funcionalidade contatos que são cadastradas todas as informações de endereço, e-mail, telefone, etc. Selecione a opção Administração -> Contatos -> Listar, conforme imagem a baixo:

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A tela Contatos será exibida:

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Utilizando esta funcionalidade é possível criar, desativar e reativar contatos.

Observação: Contatos de usuários criados por meio do SIP, não podem ser excluídos, apenas contatos temporários.

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No painel acima é possível pesquisar contatos filtrando por palavra-chave, pessoa jurídica associada, pelo grupo ou pelo tipo de contato.

Para criar um novo contato, selecione o botão Novo, a tela Novo Contato será exibida:

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Selecione o tipo de contato ao qual pertencerá o contato inserido. O seu usuário apenas poderá incluir ou editar contatos do tipo temporário.

Selecionando no painel Natureza se o contato é pessoa física ou jurídica, o sistema apresentará as informações relacionadas para preenchimento.

Preencha as informações da tela e selecione o botão Salvar.

Para reativar um contato desativado, selecione Administração -> Contatos -> Reativar:

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A tela Reativar Contato será exibida:

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Na tela será exibida a lista com os contatos desativados, caso seja necessário, utilize os filtros por meio dos campos exibidos e selecione o botão Pesquisar.

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GERAR ETIQUETAS

Também por meio do menu Contatos, é possível configurar a geração de etiquetas com as informações do contato para impressão.

Para isso acesse Administração -> Contatos -> Listar -> Etiquetas:

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GRUPOS INSTITUCIONAIS

O sei permite a criação de grupos institucionais:

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Para inserir novos grupos de e-mail, selecione no menu a opção Administração -> Grupos Institucionais -> E-mail -> Novo, conforme tela abaixo:

A tela Novo Grupo de E-mail será exibida:

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HIPÓTESES LEGAIS

O SEI permite a gestão das hipóteses legais relacionadas ao nível de restrição de acesso (sigiloso ou restrito). Para isso, acesse Administração -> Hipóteses Legais -> Listar:

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USUÁRIOS EXTERNOS

No SEI-RJ, o usuário externo realiza o seu próprio cadastro por meio do módulo de usuário externo:

Acesso do módulo no ambiente de TREINAMENTO:

https://treinamento-sei.fazenda.rj.gov.br/sei/controlador_externo.php?acao=usuario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0

Acesso do módulo no ambiente de PRODUÇÃO: http://sei.rj.gov.br/externo

Ao administrador Ponto Focal SEI-RJ, cabe ativá-lo.

IMPORTANTE: Siga as orientações disponíveis no POP Conferir Documentos Liberar Credencial, disponível no Portal SEI.

Para ativar o usuário externo, selecione no menu principal a opção Administração -> Usuários Externos -> Listar, conforme tela abaixo:

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INSPEÇÃO ADMINISTRATIVA

A funcionalidade inspeção administrativa, apresenta estatísticas preestabelecidas sobre a tramitação de processos no órgão. Para acessar esta funcionalidade, selecione no menu principal, a opção: Inspeção administrativa

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A tela inspeção administrativa será exibida:

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Selecione as ações desejadas, e clique em Pesquisar; Caso as opções selecionadas tenham resultados, o sistema apresentará a tela abaixo:

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Observação: Para sair desta tela você precisa selecionar outra opção no menu principal.

RELATÓRIOS

O SEI tem a opção de geração de relatórios preestabelecidos que facilitam a administração do sistema, são 2 os relatórios disponíveis até o momento. Para isso, acesse no menu principal a opção Relatórios:

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Para verificar a relação de contatos temporários, selecione a opção correspondente: A tela relatórios de contatos temporários será exibida, permitindo ações de alterar, desativar ou excluir:

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Na opção Processos Sigilosos, o sistema apresentará o campo órgão para que você escolha o órgão desejado.

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Importante, essa opção não permite que o conteúdo do processo sigiloso seja visualizado pelo administrador, apenas que ele veja a unidade e o usuário que está responsável pelo processo.

CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS

Para os casos em que não haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo do documento no processo, basta que o usuário gerador do documento, inclua o Termo de Cancelamento de Documento, incluindo a justificativa para tal cancelamento. Desta forma, o documento citado no termo de cancelamento perde seu valor na árvore do processo.

Caso haja a necessidade de indisponibilização do conteúdo, pode ser realizado o cancelamento do documento, pelo Ponto Focal do órgão. Lembrando que está opção não excluí o documento da árvore do processo, apenas torna indisponível o seu conteúdo.

Para que a funcionalidade esteja disponível, o ponto focal deve estar na unidade onde o documento foi gerado. Para isso é necessário identificar qual foi a unidade geradora do mesmo (esta informação consta ao lado do nome do documento na árvore do processo). Conforme tela abaixo:

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CONCLUSÃO

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o ponto focal administrador seja capaz de administrar o sistema respeitando as regras e suas permissões.

Dúvidas e sugestões a respeito deste manual podem ser encaminhadas para equipe SGPP, através dos contatos abaixo:


Equipe SGPP

Superintendência de Gestão por Processos

Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão

Secretaria de Estado da Casa Civil e Governança - Governo do Estado do Rio de Janeiro

Rua Pinheiro Machado, S/Nº - Laranjeiras / Rio de Janeiro / RJ / CEP 22231-901

E-mail: suportesei@planejamento.rj.gov.br

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