SEIRJ:POP CI eletrônica: mudanças entre as edições

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=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 4 - Assinar CI'''</font></span>=  
=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 4 - Assinar CI'''</font></span>=  
<div style="TEXT-align: right;"><span style="color:#248EFF"><font size="4">'''Procedimento Operacional Padrão - POP'''</font></span></div>




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=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 5 - Enviar CI assinada via bloco de assinatura'''</font></span>=
=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 5 - Enviar CI assinada via bloco de assinatura'''</font></span>=
[http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/content/conn/UCMServer/uuid/dDocName%3aWCC331229 Click aqui e leia]
 


<div style="TEXT-align: right;"><span style="color:#248EFF"><font size="4">'''Procedimento Operacional Padrão - POP'''</font></span></div>
<div style="TEXT-align: right;"><span style="color:#248EFF"><font size="4">'''Procedimento Operacional Padrão - POP'''</font></span></div>
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<ins>Passo-a-passo:</ins>
<ins>Passo-a-passo:</ins>


7 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:
:7 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:
 
[[Imagem:22021318.PNG]]<br />
 
8 – Selecione a unidade destinatária da CI elaborada:
 
[[Imagem:22021321.PNG]]<br />
 
9 - Selecione o botão Enviar;
 
<ins>Resultado Esperado</ins>
 
Processo enviado à unidade do destinatário da CI.
 
=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 6 - Analisar CI recebida'''</font></span>=
 
 
<div style="TEXT-align: right;"><span style="color:#248EFF"><font size="4">'''Procedimento Operacional Padrão - POP'''</font></span></div>
 
 
 
<span style="color:#248EFF">'''POP 6 – Analisar CI recebida/chefia da unidade administrativa destinatária'''</span>
 
 
Uma correspondência interna pode ter como objetivo solicitar alguma informação ou esclarecimento, ou apenas dar ciência em um assunto.
 
Com base nisso, o resultado de uma análise de CI pode ser pela ciência da CI ou pela elaboração de uma CI de resposta.
 
Para tanto, primeiramente é necessário analisar o conteúdo da CI recebida.
 
<span style="color:#9cbb59">6.1 Receber processo na unidade</span>
 
<ins>Passo-a-passo</ins>
 
1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:
 
[[Imagem:22021348.PNG]]<br />
 
2- Na tela do processo, verifique o conteúdo da CI encaminhada:
 
[[Imagem:22021351.PNG]]<br />
 
3- Caso a decisão seja pela ciência, siga para o POP 7- Dar ciência, caso seja pela elaboração da resposta, siga os passos abaixo:
 
4 - Caso você seja o elaborador da CI, siga para o POP 3 – Elaborar CI. Caso não seja, atribua o processo ao responsável por elaborar da CI:
 
<ins>Resultado esperado:</ins>
 
Processo recebido na unidade e CI recebida analisada.
 
<span style="color:#9cbb59">6.2 Atribuir processo ao responsável pela elaboração da CI;</span>
 
<ins>Passo-a-passo:</ins>
 
5 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;
 
[[Imagem:22021356.PNG]]<br />
 
6- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:
 
[[Imagem:22021359.PNG]]<br />
 
7 - Selecione o botão salvar;
 
[[Imagem:22021400.PNG]]<br />
 
<ins>Resultado Esperado</ins>
 
Processo atribuído ao responsável pela elaboração da CI;
 
<ins>Observação:</ins> O processo só pode ser atribuído para pessoas da mesma unidade que a sua.
 
=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 7 - Dar ciência'''</font></span>=
 
 
<div style="TEXT-align: right;"><span style="color:#248EFF"><font size="4">'''Procedimento Operacional Padrão - POP'''</font></span></div>
 
 
<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 7 – Dar ciência/ Chefia da Unidade Administrativa destinatária'''</font></span>
 
<span style="color:#9cbb59">7.1 Dar ciência</span>
 
<ins>Passo-a-passo</ins>
 
1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:
 
[[Imagem:22021546.PNG]]<br />
 
[[Imagem:22021548.PNG]]<br />
 
4- Agora, envie o processo de volta á unidade remetente.
 
<ins>Resultado esperado:</ins>
 
Usuário ciente do conteúdo da CI.
 
<span style="color:#9cbb59">7.2 Enviar processo</span>
 
<ins>Passo-a-passo</ins>
 
5 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:
 
[[Imagem:22021551.PNG]]<br />
 
[[Imagem:22021552.PNG]]<br />
 
7 - Selecione o botão Enviar;
 
 
<ins>Resultado Esperado</ins>
 
Unidade destinatária da CI ciente do conteúdo do documento.
 
Processo enviado à unidade remetente da CI em que foi dada a ciência.
 
=<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 8 - Encerrar processo'''</font></span>=
 
 
<div style="TEXT-align: right;"><span style="color:#248EFF"><font size="4">'''Procedimento Operacional Padrão - POP'''</font></span></div>
 
 
 
<span style="color:#248EFF"><font size="5">'''POP 8 - Encerrar processo / Responsável pela abertura do processo'''</font></span>
 
<span style="color:#9cbb59">8.1 Receber processo na unidade</span>
 
<ins>Passo-a-passo</ins>
 
1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:
 
[[Imagem:23020828.PNG]]<br />
 
<ins>Resultado esperado:</ins>
 
Processo recebido na unidade.
 
<span style="color:#9cbb59">8.2 Incluir documento interno</span>
 
<ins>Passo-a-passo</ins>
 
2 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir documento;
 
[[Imagem:23020831.PNG]]<br />
 
[[Imagem:23020833.PNG]]<br />
 
4 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;
 
[[Imagem:23020852.PNG]]<br />
 
5 - Selecione o botão Confirmar dados;
 
[[Imagem:23020841.PNG]]<br />
 
6 - Na tela do editor de documentos altere o conteúdo do documento e selecione o botão salvar alterações;
 
[[Imagem:23020843.PNG]]<br />
 
7 - Ainda na tela do editor, selecione a opção Assinar;
 
[[Imagem:23020844.PNG]]<br />
 
8 - Selecione o cargo desejado, insira a senha e clique em enter;
 
[[Imagem:23020855.PNG]]<br />
 
<ins>Resultado Esperado</ins>
 
Termo de Encerramento de Processo gerado.
 
<span style="color:#9cbb59">8.2 Concluir processo</span>
 
9 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir concluir processo;
 
[[Imagem:23020857.PNG]]<br />
 
<ins>Resultado Esperado</ins>


=POP 6 - Analisar CI recebida=
Processo concluído.
[http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/content/conn/UCMServer/uuid/dDocName%3aWCC331228 Click aqui e leia]
=POP 7 - Dar ciência=
[http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/content/conn/UCMServer/uuid/dDocName%3aWCC331227 Click aqui e leia]
=POP 8 - Encerrar processo=
[http://www.fazenda.rj.gov.br/sefaz/content/conn/UCMServer/uuid/dDocName%3aWCC331226 Click aqui e leia]

Edição atual tal como às 14h36min de 1 de julho de 2022


POP 1 - CI etetrônica

Procedimento Operacional Padrão - POP

POP – CI Eletrônica

No SEI-RJ, todo documento está vinculado a um processo. Assim, se a CI estiver vinculada a um processo, ela deverá ser confeccionada no âmbito desse processo. Caso seja uma CI independente, o usuário deverá abrir um processo. Para autuar um processo no SEI-RJ, siga os passos abaixo:

POP 1 – Autuar processo

1.1 Iniciar processo

Passo-a-passo

1 - No menu principal, clicar na opção Iniciar Processo;

17021645.PNG

2 - Escolher o tipo de processo Administrativo: Elaboração de Correspondência Interna;

17021648.PNG

Procedimento Operacional Padrão - POP

17021651.PNG

Observação: A regra geral é pela utilização do nível acesso público, somente selecione o restrito em casos de informações pessoais, informações fiscais de contribuintes, etc.

Resultado Esperado

Processo criado.

POP 2 - Atribuir processo

Procedimento Operacional Padrão - POP


POP 2 - Atribuir processo ao responsável pela elaboração da minuta

Caso seja você mesmo, o responsável pela elaboração da CI, não execute o passo abaixo e siga para o POP 3 – Elaborar CI.

1 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;

17021847.PNG

2- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:

17021849.PNG

3 - Selecione o botão salvar;

17021850.PNG

Resultado Esperado

Processo atribuído ao responsável pela elaboração da CI;

Observação: O processo só pode ser atribuído para pessoas da mesma unidade que a sua.

POP 3 - Elaborar CI

Procedimento Operacional Padrão - POP


POP 3 – Elaborar CI/Usuário responsável pela elaboração da CI

Caso tenha recebido documentos para anexar ao processo de elaboração de CI eletrônica, execute o passo a seguir. Caso contrário, siga para o passo 3.2.


3.1 Incluir documento externo


Passo-a-passo

Para incluir documentos externos:

1 - Selecionar o ícone incluir documento;

17022125.PNG

2 - Escolha o tipo de documento externo;

17022127.PNG

3 - Selecione na lista o tipo do documento a ser inserido ;

18021137.PNG

4 - Preencha as informações solicitadas na tela, e no nível de acesso, a opção público;

18021145.PNG

5 - Caso o documento seja digitalizado na unidade, selecione a opção formato: digitalizado na unidade;

18021825.PNG

6 - Selecione o botão Confirmar dados;

18021829.PNG

7 – Se o documento foi digitalizado na unidade, após sua inclusão, selecione-o na árvore do processo e clique no ícone Autenticar documento. Caso o documento seja nato digital os próximos passos não são necessários. Siga para o passo 3.2.

18021831.PNG

8 - Selecione a opção autenticar com certificado digital;

18021833.PNG

9 - Nas telas exibidas, clique em executar e depois em continuar;

18021836.PNG

18021837.PNG

10 - Na tela de autenticação, clique no botão Assinar;

18021841.PNG

11 - Digite o PIN do certificado e clique em OK;

18021844.PNG

Repita os passos anteriores para cada documento inserido.

Resultado Esperado

Documentos anexados ao processo.


3.2 Incluir documento interno

Conforme orienta o manual de redação do estado do Rio de Janeiro, a CI é um documento que deve ser numerado na sua unidade geradora, ou seja, se a unidade responsável pela assinatura da CI é a unidade SUBGEST, a numeração da CI deve ser realizada nesta unidade, mesmo que a CI seja elaborada em outra unidade.

No SEI-RJ existem dois tipos de CI, a CI numerada automaticamente pelo SEI e a CI com a numeração informada. Como sabemos, é comum na administração pública a elaboração de documentos para que outro usuário assine, para possibilitar essa necessidade existem duas opções:

Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do usuário que irá realizar a assinatura.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno do tipo CI com numeração automática, realiza as edições necessárias, não assina e atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.

19020911.PNG

Opção 2: O usuário elabora a CI do tipo numeração informada e encaminhar o documento para assinatura da outra unidade por meio da funcionalidade bloco de assinatura.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno do tipo CI com numeração informada, insere o número da CI (numeração da unidade responsável por assinar a CI), realiza as edições necessárias, edita o cabeçalho alterando a hierarquia que fica abaixo do timbre, caso haja necessidade ,não realiza a assinatura e disponibiliza o documento para assinatura do usuário responsável pela assinatura por meio da funcionalidade bloco de assinatura.

3.2.1 Opção 1

O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do usuário que irá realizar a assinatura.

3.2.1.1 Incluir documento interno

Antes de iniciar, certifique-se que você está na unidade correta, ou seja, na mesma unidade do usuário que irá realizar a assinatura.

Na barra de ferramentas, identifique a unidade que você está conectado:

19020953.PNG

Passo-a-passo

12 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir documento;

19021019.PNG

13 - Escolha o tipo de documento Comunicação interna –NA (Numeração automática):

19021022.PNG

14 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;

19021054.PNG

*Observação 1: Como a Correspondência interna é um tipo genérico, ou seja, pode ser utulizada por inúmeros motivos e com assuntos variados, não é possível classificá-la.

*Observação 2: A regra geral é pela utilização do nível acesso público, somente selecione o restrito em casos de informações pessoais, informações fiscais de contribuintes, etc.

15 - Selecione o botão Confirmar dados;

19021058.PNG

16 - Na tela do editor de documentos altere o conteúdo do documento e selecione o botão salvar;

19021100.PNG

Feche a janela do documento e atribua o processo ao responsável pela assinatura;

Resultado Esperado

Comunicação interna elaborada.


3.2.3 Atribuir processo

17 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;

19021124.PNG

18- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:

19021811.PNG

19021816.PNG

22 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;

19021819.PNG

*Observação 1: Como a Correspondência interna é um tipo genérico, ou seja, pode ser utulizada por inúmeros motivos e com assuntos variados, não é possível classificá-la.

*Observação 2: A regra geral é pela utilização do nível acesso público, somente selecione o restrito em casos de informações pessoais, informações fiscais de contribuintes, etc.


23 - Selecione o botão Confirmar dados;

19021823.PNG

19021825.PNG

19021827.PNG

19021828.PNG

19021832.PNG

19021834.PNG

19021835.PNG

19021838.PNG

19021839.PNG

Resultado Esperado

CI elaborada disponível para assinatura do responsável.

Observação

A disponibilização do bloco de assinatura não significa que o processo foi tramitado para a unidade do responsável pela assinatura, após a assinatura do documento o processo deve ser enviado à unidade destinatária da CI, confira o passo-a-passo detalhado no POP 5 - Enviar CI assinada via bloco de assinatura.



POP 4 - Assinar CI

Procedimento Operacional Padrão - POP



POP 4 – Assinar CI/Chefia da Unidade remetente

Como o explicado no POP 3 – Elaborar CI - existem duas formas de elaborar uma CI para que outro usuário assine, a primeira é a CI ser gerada na unidade do responsável pela assinatura e a segunda, é a geração da CI com numeração informada na unidade do elaborador, com o envio para a assinatura via bloco de assinaturas.

4.1Para a opção 1:

4.1.1 Assinar CI gerada na sua unidade

Passo-a-passo

1 – Na tela de Controle de Processos, seleciona a opção Ver processos atribuídos a mim:

22021015.PNG
22021018.PNG

3- Na tela do processo, selecione o documento a ser assinado, e clique no ícone Editar conteúdo:

4- Edite o conteúdo do documento e clique em salvar:

22021021.PNG

5- Após as alterações, clique no botão Assinar:

22021023.PNG

22021024.PNG

Resultado Esperado

Comunicação interna gerada e assinada pela chefia da unidade.

4.1.2 Enviar processo

Passo-a-passo

7 - Selecionar ícone enviar processo;

22021028.PNG

22021030.PNG

4.2 Opção 2:

4.2.1 Assinar CI enviada via bloco de assinatura:

Passo-a-passo

9- No menu principal, clique em Bloco de assinatura:

22021118.PNG

22021124.PNG

22021125.PNG

22021131.PNG

14- Após as alterações, clique no botão Assinar:

22021134.PNG

15 – Na tela de assinatura, selecione o cargo desejado, insira a senha e clique em enter;

22021144.PNG

Resultado Esperado

Comunicação interna gerada e assinada pela chefia da unidade.

4.2.2 Retornar o bloco de assinatura

Passo-a-passo

16- Após a assinatura, volte ao menu principal e selecione a opção bloco de assinatura:

22021146.PNG

22021147.PNG

18 – Confirme a devolução clicando em OK.

POP 5 - Enviar CI assinada via bloco de assinatura

Procedimento Operacional Padrão - POP


POP 5 – Enviar CI assinada via bloco de assinatura/usuário responsável pela elaboração da CI

Nos casos onde a CI foi enviada para assinatura utilizando a funcionalidade bloco de assinatura, se faz necessário o retorno do bloco pelo usuário

responsável pela assinatura, explicado no POP 4 – Assinar CI, e somente após isso o processo pode ser enviado à unidade destinatária da CI.

5.1 Verificar a assinatura do documento no bloco de assinatura

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no menu principal, clique na opção: Bloco de Assinatura:

22021305.PNG

2- Na tela Blocos de assinatura, localize o bloco retornado e clique no ícone processos/documentos do bloco:

22021307.PNG

3 - Na tela Documentos do bloco de assinatura, verifique se a(s) assinatura(s) foi(ram) efetuada(s):

22021309.PNG

22021311.PNG

Resultado esperado:

Verificada a assinatura por meio do bloco de assinatura.

5.2 Enviar processo

Passo-a-passo:

7 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:

22021318.PNG

8 – Selecione a unidade destinatária da CI elaborada:

22021321.PNG

9 - Selecione o botão Enviar;

Resultado Esperado

Processo enviado à unidade do destinatário da CI.

POP 6 - Analisar CI recebida

Procedimento Operacional Padrão - POP


POP 6 – Analisar CI recebida/chefia da unidade administrativa destinatária


Uma correspondência interna pode ter como objetivo solicitar alguma informação ou esclarecimento, ou apenas dar ciência em um assunto.

Com base nisso, o resultado de uma análise de CI pode ser pela ciência da CI ou pela elaboração de uma CI de resposta.

Para tanto, primeiramente é necessário analisar o conteúdo da CI recebida.

6.1 Receber processo na unidade

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:

22021348.PNG

2- Na tela do processo, verifique o conteúdo da CI encaminhada:

22021351.PNG

3- Caso a decisão seja pela ciência, siga para o POP 7- Dar ciência, caso seja pela elaboração da resposta, siga os passos abaixo:

4 - Caso você seja o elaborador da CI, siga para o POP 3 – Elaborar CI. Caso não seja, atribua o processo ao responsável por elaborar da CI:

Resultado esperado:

Processo recebido na unidade e CI recebida analisada.

6.2 Atribuir processo ao responsável pela elaboração da CI;

Passo-a-passo:

5 - Com o processo selecionado, clique no ícone atribuir processo;

22021356.PNG

6- Na tela exibida, selecione o nome do responsável pela elaboração da minuta:

22021359.PNG

7 - Selecione o botão salvar;

22021400.PNG

Resultado Esperado

Processo atribuído ao responsável pela elaboração da CI;

Observação: O processo só pode ser atribuído para pessoas da mesma unidade que a sua.

POP 7 - Dar ciência

Procedimento Operacional Padrão - POP


POP 7 – Dar ciência/ Chefia da Unidade Administrativa destinatária

7.1 Dar ciência

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:

22021546.PNG

22021548.PNG

4- Agora, envie o processo de volta á unidade remetente.

Resultado esperado:

Usuário ciente do conteúdo da CI.

7.2 Enviar processo

Passo-a-passo

5 - Com o processo selecionado, clique no ícone enviar processo:

22021551.PNG

22021552.PNG

7 - Selecione o botão Enviar;


Resultado Esperado

Unidade destinatária da CI ciente do conteúdo do documento.

Processo enviado à unidade remetente da CI em que foi dada a ciência.

POP 8 - Encerrar processo

Procedimento Operacional Padrão - POP


POP 8 - Encerrar processo / Responsável pela abertura do processo

8.1 Receber processo na unidade

Passo-a-passo

1 – Na tela de controle de processos, no painel de processos recebidos, clique no número do processo:

23020828.PNG

Resultado esperado:

Processo recebido na unidade.

8.2 Incluir documento interno

Passo-a-passo

2 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir documento;

23020831.PNG

23020833.PNG

4 - Preencha as informações da tela gerar documento utilizando no painel Texto Inicial a opção Nenhum, e no nível de Acesso, a opção público;

23020852.PNG

5 - Selecione o botão Confirmar dados;

23020841.PNG

6 - Na tela do editor de documentos altere o conteúdo do documento e selecione o botão salvar alterações;

23020843.PNG

7 - Ainda na tela do editor, selecione a opção Assinar;

23020844.PNG

8 - Selecione o cargo desejado, insira a senha e clique em enter;

23020855.PNG

Resultado Esperado

Termo de Encerramento de Processo gerado.

8.2 Concluir processo

9 - Com o processo selecionado, clique no ícone incluir concluir processo;

23020857.PNG

Resultado Esperado

Processo concluído.