SEIRJ:Manual do usuário básico: mudanças entre as edições

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='''INICIANDO AS OPERAÇÕES'''=
==Acesso ao sistema==


O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br.


 
==Barra de Ferramentas==
 
==Menu Principal==
 
==Tela Controle de Processos==
 
===Identificar situação de cada processo===
 
===Filtrar processos por usuário responsável===
='''SOBRE O SEI-RJ'''=
==Realizar Operações em lote==
 
==Tela do Processo==
==Gestão por processos e por desempenho==
==Base de Conhecimento==
 
==Tela do Documento==
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região
===Operações no documento===
(TRF4), é um sistema de gestão de processos administrativos e documentos eletrônicos, com interface
==Conceitos básicos do SEI-RJ==
amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel
como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com
atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.
 
O SEI-RJ é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de
órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma
infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. Coordenado pelo Ministério
da Economia, o PEN proporciona a integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do
Governo Federal e possibilita melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com
ganhos em agilidade, produtividade, transparência e satisfação do público usuário e redução de custos. A
intenção do projeto é disponibilizar uma solução flexível o bastante para ser adaptada à realidade de órgãos
e entidades da Administração Pública de diferentes áreas de negócio.
 
O SEI-RJ é uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos
dentro do próprio sistema, proporcionando a virtualização de processos e documentos, permitindo atuação
simultânea de várias unidades ao mesmo tempo em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente,
reduzindo o tempo de realização das atividades.
 
Principais facilidades do SEI-RJ:
 
a. '''Portabilidade:''' 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado.
 
b. '''Acesso Remoto:''' em razão da portabilidade já mencionada, pode ser acessado remotamente por diversos
tipos de equipamentos, como microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas
operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). Isto possibilita que os usuários trabalhem a
distância;
 
c. '''Acesso de usuários externos:''' gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes
administrativos que lhes digam respeito, permitindo que tomem conhecimento do teor do processo e, por
exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos;
 
d. '''Controle de nível de acesso:''' gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos públicos ou
restritos e sigilosos que nesses casos, confere o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários
específicos;
 
e. '''Tramitação em múltiplas unidades:''' incorpora novo conceito de processo eletrônico, que rompe
com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel. Deste modo, várias unidades podem
ser demandadas simultaneamente a tomar providências e manifestar-se no mesmo expediente
administrativo, sempre que os atos sejam autônomos entre si;
 
f. '''Funcionalidades específicas:''' controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo,
base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão,
sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre
outros;
 
g. '''Sistema intuitivo:''' estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.
 
==Gestão por processos e por desempenho==
 
Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para se criar um documento
deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou inserir o documento em um processo já
existente. Isso viabiliza os relatórios de Estatísticas da Unidade e Desempenho de Processos no SEI-RJ, o que
inclui o tempo médio de cada Tipo de Processo no Órgão e o tempo médio de tramitação do Tipo de
Processo em cada Unidade (para saber mais sobre estatísticas, consulte: Medições de Desempenho).
 
==Boas práticas de utilização do sistema==
 
Para garantir melhor aproveitamento dos recursos do sistema no decorrer do tempo e o alcance dos
resultados pretendidos de maneira eficaz, são aconselháveis algumas práticas:
 
a. '''Padronizar procedimentos:''' por ser uma solução bastante flexível, o SEI-RJ proporciona formas
variadas de utilização de suas funcionalidades, assim como permite a adaptação a diferentes realidades. Por
isso, é importante que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio
da implementação de normas de utilização do sistema, quanto pela padronização de processos de trabalho
em cada unidade. A instituição de normas e procedimentos proporciona segurança da informação e a
organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de
temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema
oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos (para saber mais sobre pesquisas e
medições, consulte: Métodos de Pesquisa e Medições de Desempenho);
 
b. Acesso como regra e o sigilo como exceção: a transparência é um instrumento de controle social
que proporciona meios para garantir a correta atuação do Estado. O SEI-RJ adota a filosofia da transparência
administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos
específicos. O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho
colaborativo. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento
eficiente do sistema;
 
c. '''Respeitar as etapas do processo e o fluxo de informações:''' O SEI-RJ proporciona instrumentos para
medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos
de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e
andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente, obedecendo ao fluxo definido
na Base de Conhecimento do processo para a correta medição de desempenho dos processos, assim como
deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um
exemplo de boa prática é a o envio do processo para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na
unidade sejam finalizadas.
 
d. '''Utilizar o editor do SEI-RJ:''' Embora o sistema permita importar alguns formatos de arquivo
(Documento Externo), os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema (Documento
Interno). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação
estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação. Os tipos de documentos também
podem ser configurados de acordo com a realidade dos órgãos e instituições. Outras vantagens do uso de
Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da
unidade, processo de referência e número SEI-RJ).
 
 
 
==Vídeos Tutoriais==
 
 
 
='''SOBRE ESTE MATERIAL'''=
 
='''RESPONSABILIDADES DOS USUÁRIOS DO SEI-RJ'''=
 
==Responsabilidades do ponto Focal do SEI-RJ==

Edição das 15h41min de 12 de dezembro de 2020

INICIANDO AS OPERAÇÕES

Acesso ao sistema

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br.

Barra de Ferramentas

Menu Principal

Tela Controle de Processos

Identificar situação de cada processo

Filtrar processos por usuário responsável

Realizar Operações em lote

Tela do Processo

Base de Conhecimento

Tela do Documento

Operações no documento

Conceitos básicos do SEI-RJ

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