SEIRJ:Manual do usuário básico

INICIANDO AS OPERAÇÕES:

Acesso ao sistema

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br.
Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.

2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.

3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.

4. Clicar em “Acessar”.

Barra de Ferramentas

No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a Barra de Ferramentas:

Confira a descrição de cada item da barra:

Menu Principal

Tela Controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que

estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra
unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.

A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos e processos gerados:

Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar

processos por responsável e realizar operações em lote.

Identificar situação de cada processo

Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as

diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual

sobre a situação dos processos.

Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua

especificação (esta última, quando preenchida).

Filtrar processos por usuário responsável

Realizar Operações em lote

Tela do Processo

Base de Conhecimento

Tela do Documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste

documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as

ações que poderão ser realizadas no documento.

Documento Interno:

Operações no documento

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.

As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo

deste manual.

Conceitos básicos do SEI-RJ

Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,

podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente
algumas regras e conceitos básicos:

Tudo é processo

No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento

para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um
documento.

Classificação Arquivística

Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação

vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.

Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e

publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela
legislação vigente.

Documentos internos e externos

O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,

juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.

Digitalização de documentos

Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em

que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início

ao processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam

documento arquivístico; e,

III. correspondências pessoais.

Processos Eletrônicos

A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de

paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.

O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em

suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.

Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:

Pedidos de retirada de documentos

Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa

física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo
eletrônico próprio.

Como realizar?

1. Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio

da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao

solicitante.

2. Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais

processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo

administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como

documento externo;

3. deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que

promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.