SEIRJ:Manual do usuário básico: mudanças entre as edições

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==Excluir documento interno e externo==
==Excluir documento interno e externo==
==Assinando documentos==
==Assinando documentos==

Edição das 20h01min de 3 de fevereiro de 2021


INICIANDO AS OPERAÇÕES:

Acesso ao sistema

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br. Capturar1.PNG
Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.

2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.

3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.

4. Clicar em “Acessar”.
Capturar2.PNG
Capturar3.PNG

Barra de Ferramentas

No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a Barra de Ferramentas:
Capturar125.PNG
Confira a descrição de cada item da barra:

124.png

Menu Principal

Capturar20.PNG

Tela Controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que

estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra
unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.

A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos e processos gerados:

Capturar21.PNG

Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar

processos por responsável e realizar operações em lote.

Capturar22.PNG

Identificar situação de cada processo

Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as

diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

Identificar situação de cada processo.PNG

Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual

sobre a situação dos processos.

Capturar1000.PNG

Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua

especificação (esta última, quando preenchida).

Capturar1002.PNG

Filtrar processos por usuário responsável

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Realizar Operações em lote

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Tela do Processo

Capturar561.PNG Capturar562.PNG Capturar563.PNG Capturar564.PNG Capturar565.PNG Capturar566.PNG Capturar567.PNG Capturar568.PNG Capturar569.PNG Capturar570.PNG

Base de Conhecimento

Capturar571.PNG
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Tela do Documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste

documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.
Capturar581.PNG

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as

ações que poderão ser realizadas no documento.

Documento Interno:

Capturar582.PNG

Operações no documento

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.

Capturar5811.PNG
Capturar5812.PNG

As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo

deste manual.

Capturar5813.PNG

Conceitos básicos do SEI-RJ

Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,

podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente
algumas regras e conceitos básicos:

Tudo é processo

No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento

para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um
documento.

Classificação Arquivística

Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação

vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.

Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e

publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela
legislação vigente.

Documentos internos e externos

O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,

juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.

Capturar591.PNG

Digitalização de documentos

Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em

que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:
a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;
b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início
ao processo; e
c) haja autorização da SEFAZ.
II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam
documento arquivístico; e,
III. correspondências pessoais.

Processos Eletrônicos

A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de

paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.

O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em

suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.

Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:

Pedidos de retirada de documentos

Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa

física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo
eletrônico próprio.

Como realizar?

1. Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio
da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao
solicitante.
2. Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais
processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo
administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como
documento externo;
3. deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que
promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.

Acautelamento de Processos

O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da

funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual
avançado mais informações sobre esta funcionalidade.

Juntada de Processos

A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da

funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

Apensação de Processos

A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da

funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos

eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.

O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a

outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de
assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.

Extinção ou desistência de processos

Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo

o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o
perfil avançado.

Capturar592.PNG

Tramitação instantânea e múltipla

No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de

atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando
o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.

Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e

Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para
o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o
seu acesso somente aos usuários autorizados.

Recursos que facilitam o trabalho

O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as

anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de
documentos no sistema.

Usuários Internos e Externos

No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que

mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados
documentos.

Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a

usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.

As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.

OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:

Iniciar processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os

documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar
processos.


Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite

a abertura do processo.

Incluir documento

Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.
O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com

assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).

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3. Preencha os dados do documento:

3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um

documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 -
Utilizando texto padrão e modelo.

3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento

deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se
realizar uma pesquisa.

3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.
3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma

ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o
preenchimento deste campo.

3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.
3.6. Indique o nível de acesso do documento.
Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher

corretamente os campos.

Capturar1122.PNG

1.Texto inicial

Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo

“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo, deste manual.

2.Descrição

Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar

a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.

3.Interessados e destinatários (opcionais)

Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique

nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.

Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:

Capturar1428.PNG
Capturar1738.PNG
Capturar1746.PNG

Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam

incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.
Capturar1750.PNG

4.Classificação por assuntos

Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação

no campo Classificação por assuntos.

Capturar2040.PNG


5. Observações da unidade (opcional)


Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo

qualquer informação de seu interesse.


6.Nível de acesso (obrigatório)


A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público,

restrito e sigiloso.

Capturar2123.PNG

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se

enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.

No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes

casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.

Capturar2131.PNG
Capturar2133.PNG



Utilizando texto padrão e modelo

Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos

processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione
essa opção no Menu Principal.

Capturar1016.PNG

1.Criando um texto padrão
Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

Capturar1025.PNG
Capturar1030.PNG

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou

excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

Capturar1034.PNG

2. Utilizando um texto padrão


Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial

num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de

Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará

listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

Capturar1038.PNG

Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um

trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um

documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

Capturar1046.PNG

1. Criando um grupo de modelos
Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você

deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em

Grupos.

Capturar1052.PNG

2.Adicionando modelos ao grupo
Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso

diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos

Favoritos.


Capturar031440.PNG

A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça

também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

Capturar031447.PNG

Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não

sejam sigilosos.


3.Utilizando um documento modelo


Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo,

clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o

Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

Capturar31507.PNG

Capturar31510.PNG

Capturar31605.PNG

Incluindo documentos em múltiplos processos

No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a

tela Controle de Processos.


Capturar31622.PNG


A tela incluir Documento em Processos será apresentada:

Capturar31625.PNG


O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.

31627.PNG

Editando um documento

Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto.

É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.

31634.PNG

31636.PNG

Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.

31641.PNG

Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que

é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do

documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens

e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.


1. Como fazer referência a documentos e processos

31607.PNG

Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ, fazemos referência a outros

documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.

Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:

31652.PNG

31654.PNG

2. Como usar os estilos de texto
Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja

formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são

recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto

Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este

recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!

31658.PNG

Inserindo um documento externo

Excluir documento interno e externo

Assinando documentos

Assinatura Simples

Assinatura com certificado digital

Autenticação de documentos

Gerando documento para outro usuário assinar

Bloco de Assinatura

Assinar documentos em bloco de assinatura

Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável

Enviando processos

Concluindo processos

Reabrindo um processo

Excluindo um processo

Gerar PDF do processo

Enviar Correspondência Eletrônica

TRABALHO COLABORATIVO:

Receber processos na unidade

Atribuir processo a um usuário

Inserir anotações

Consulta ao andamento do processo

Manifestar ciência

Controle de prazos

Imprimir WEB

Versões do documento

ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:

Acompanhamento Especial

Blocos internos

Bloco de Reunião

Marcadores

PESQUISA

ESTATÍSTICAS

Desempenho de processos

CONCLUSÃO