PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC: mudanças entre as edições

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[[Categoria:Base de Conhecimento]]<font color="#000000"><center>'''📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC'''</center>


'''📌 Objetivo'''
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
----'''🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais'''
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
{| class="wikitable"
|'''Termo Original'''
|'''Abreviação Padrão'''
|-
|Estado do Rio de Janeiro
|EST. GUAN.
|-
|Prefeitura Distrital
|PREF. DIST.
|-
|Distrito Federal
|FEDER.
|-
|Tribunal de Contas do Estado
|T.C.E.
|-
|Secretaria de Administração e Gestão
|SAG
|}
As siglas devem ser escritas sem pontos.
As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
🔍 Em caso de dúvida quanto à sigla ou origem, consultar previamente e evitar registros ambíguos.
----'''🔢 2. Cadastro de Número de Processo'''
* Quando    houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra    diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
* Recuperar    sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando    a precedência dos registros.
----'''📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados'''
* Transcrever    '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
* Corrigir    '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
** Acentuação      incorreta
** Omissão      ou duplicação de letras
* Inserir    no campo "Anotações":
** Nomes      completos de todos os interessados
** Sobrenomes      divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
----'''📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade'''
'''4.1. Classificação Preferencial'''
* Sempre    utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de    processos com múltiplos assuntos.
'''4.2. Exemplos Comuns de Classificação'''
{| class="wikitable"
|'''Código'''
|'''Assunto'''
|'''Guarda'''
|-
|13.07.02.39
|Processo de Aposentadoria
|95 anos
|-
|13.07.02.53
|Licença Especial
|50 anos
|}
'''4.3. Sinônimos Oficiais'''
{| class="wikitable"
|'''Termo Alternativo'''
|'''Classificação Correta'''
|-
|Jubilação
|Aposentadoria
|-
|Atendimento a Mandado Judicial
|Intimação
|-
|PAD
|Inquérito Administrativo
|}
----'''📅 5. Registro de Datas'''
* '''Sem    despacho de “Arquive-se”:''' utilizar a data da última tramitação do    processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* Sempre    que houver dúvida sobre a data correta, '''isolar o processo e consultar'''    com a equipe responsável.
----'''🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas'''
* Processos    contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda    permanente'''.
* Processos    com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados    individualmente quanto à guarda.
----'''🗃️ 7. Prefixos SEPLAG'''
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:
* '''E-01'''
* '''E-05'''
* '''E-06'''
* '''E-12'''
Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
----'''🧾 8. Código de Classificação nos Documentos'''
* Ao    eliminar documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código    de classificação''' correspondente.
* O    código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.
----'''🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório)'''
Para definição do tempo total de guarda:
📅 '''Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária'''
----'''⚠️ 10. Observações Importantes'''
* Verificar    se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços'''    antes de definir temporalidade.
* '''Anexar    todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* Em '''caso    de dúvida''', não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da    Divisão.
----

Edição atual tal como às 16h37min de 28 de maio de 2025

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