Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC: mudanças entre as edições

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'''📌 Objetivo'''
= 📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC =


== 📌 Objetivo ==
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
----'''🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais'''
----
== 🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais ==
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:


Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
{| class="wikitable" style="width: 70%;"
{| class="wikitable"
! Termo Original
|'''Termo Original'''
! Abreviação Padrão
|'''Abreviação Padrão'''
|-
|-
|Estado do Rio de Janeiro
| Estado do Rio de Janeiro
|EST. GUAN.
| EST. GUAN.
|-
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|Prefeitura Distrital
| Prefeitura Distrital
|PREF. DIST.
| PREF. DIST.
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|-
|Distrito Federal
| Distrito Federal
|FEDER.
| FEDER.
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|-
|Tribunal de Contas do Estado
| Tribunal de Contas do Estado
|T.C.E.
| T.C.E.
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|Secretaria de Administração e Gestão
| Secretaria de Administração e Gestão
|SAG
| SAG
|}
|}


* As siglas devem ser escritas sem pontos.
* As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
* Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.


As siglas devem ser escritas sem pontos.
🔍 '''Em caso de dúvida:''' Consultar previamente e evitar registros ambíguos.
 
----
As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
== 🔢 2. Cadastro de Número de Processo ==
 
* Quando houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla '''RJ'''.
* Recuperar sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando a precedência dos registros.
 
----
🔍 Em caso de dúvida quanto à sigla ou origem, consultar previamente e evitar registros ambíguos.
== 📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados ==
----'''🔢 2. Cadastro de Número de Processo'''
* Transcrever '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
 
* Corrigir '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
* Quando     houver '''processos com o mesmo número''', inserir uma '''letra     diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.)'''.
** Acentuação incorreta
* Recuperar     sempre que possível os '''códigos de origem mais antigos''', respeitando     a precedência dos registros.
** Omissão ou duplicação de letras
 
* Inserir no campo "Anotações":
----'''📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados'''
** Nomes completos de todos os interessados
 
** Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
* Transcrever     '''fielmente o nome do processo''' como consta na capa.
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* Corrigir     '''apenas erros de digitação evidentes''', como:
== 📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade ==
** Acentuação     incorreta
** Omissão     ou duplicação de letras
* Inserir     no campo "Anotações":
** Nomes     completos de todos os interessados
** Sobrenomes     divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
 
----'''📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade'''
 
'''4.1. Classificação Preferencial'''


* Sempre     utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de     processos com múltiplos assuntos.
=== 4.1. Classificação Preferencial ===
* Sempre utilizar a '''classificação com maior tempo de guarda''' no caso de processos com múltiplos assuntos.


'''4.2. Exemplos Comuns de Classificação'''
=== 4.2. Exemplos Comuns de Classificação ===
{| class="wikitable"
{| class="wikitable" style="width: 80%;"
|'''Código'''
! Código
|'''Assunto'''
! Assunto
|'''Guarda'''
! Guarda
|-
|-
|13.07.02.39
| 13.07.02.39
|Processo de Aposentadoria
| Processo de Aposentadoria
|95 anos
| 95 anos
|-
|-
|13.07.02.53
| 13.07.02.53
|Licença Especial
| Licença Especial
|50 anos
| 50 anos
|}
|}
'''4.3. Sinônimos Oficiais'''
 
{| class="wikitable"
=== 4.3. Sinônimos Oficiais ===
|'''Termo Alternativo'''
{| class="wikitable" style="width: 70%;"
|'''Classificação Correta'''
! Termo Alternativo
! Classificação Correta
|-
|-
|Jubilação
| Jubilação
|Aposentadoria
| Aposentadoria
|-
|-
|Atendimento a Mandado Judicial
| Atendimento a Mandado Judicial
|Intimação
| Intimação
|-
|-
|PAD
| PAD
|Inquérito Administrativo
| Inquérito Administrativo
|}
|}
----'''📅 5. Registro de Datas'''
----
 
== 📅 5. Registro de Datas ==
* '''Sem     despacho de “Arquive-se”:''' utilizar a data da última tramitação do     processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* '''Sem despacho de “Arquive-se”:''' Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
* Sempre    que houver dúvida sobre a data correta, '''isolar o processo e consultar'''    com a equipe responsável.
* '''Dúvida sobre a data correta:''' Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
 
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----'''🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas'''
== 🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas ==
 
* Processos contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda permanente'''.
* Processos     contendo '''atos normativos originais''' devem ser classificados com '''guarda     permanente'''.
* Processos com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
* Processos     com '''plantas físicas ou digitais''' também devem ser avaliados     individualmente quanto à guarda.
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== 🗃️ 7. Prefixos SEPLAG ==
----'''🗃️ 7. Prefixos SEPLAG'''
 
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:
* '''E-01'''
* '''E-01'''
* '''E-05'''
* '''E-05'''
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* '''E-12'''
* '''E-12'''


Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
'''Atenção:'''
 
* Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
* Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
 
* Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
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----'''🧾 8. Código de Classificação nos Documentos'''
== 🧾 8. Código de Classificação nos Documentos ==
 
* Ao eliminar documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código de classificação''' correspondente.
* Ao     eliminar documentos, '''insira no canto superior direito da folha o código     de classificação''' correspondente.
* O código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.
* O     código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.
----
 
== 🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório) ==
----'''🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório)'''
 
Para definição do tempo total de guarda:
Para definição do tempo total de guarda:


<div style="background-color: #f0f8ff; border: 1px solid #add8e6; padding: 10px; border-radius: 5px; text-align: center; margin: 10px 0;">
📅 '''Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária'''
📅 '''Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária'''
----'''⚠️ 10. Observações Importantes'''
</div>
 
----
* Verificar     se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços'''     antes de definir temporalidade.
== ⚠️ 10. Observações Importantes ==
* '''Anexar     todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* Verificar se o processo envolve '''compra, aquisição ou contratação de serviços''' antes de definir temporalidade.
* Em '''caso     de dúvida''', não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da     Divisão.
* '''Anexar todos os códigos administrativos relacionados''' ao cadastro no GEPROC.
* ⚠️ '''Em caso de dúvida:''' Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.

Edição das 16h42min de 28 de maio de 2025


📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC

📌 Objetivo

Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.

🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais

Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:

Termo Original Abreviação Padrão
Estado do Rio de Janeiro EST. GUAN.
Prefeitura Distrital PREF. DIST.
Distrito Federal FEDER.
Tribunal de Contas do Estado T.C.E.
Secretaria de Administração e Gestão SAG
  • As siglas devem ser escritas sem pontos.
  • As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
  • Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla RJ.

🔍 Em caso de dúvida: Consultar previamente e evitar registros ambíguos.

🔢 2. Cadastro de Número de Processo

  • Quando houver processos com o mesmo número, inserir uma letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.).
  • Recuperar sempre que possível os códigos de origem mais antigos, respeitando a precedência dos registros.

📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados

  • Transcrever fielmente o nome do processo como consta na capa.
  • Corrigir apenas erros de digitação evidentes, como:
    • Acentuação incorreta
    • Omissão ou duplicação de letras
  • Inserir no campo "Anotações":
    • Nomes completos de todos os interessados
    • Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)

📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade

4.1. Classificação Preferencial

  • Sempre utilizar a classificação com maior tempo de guarda no caso de processos com múltiplos assuntos.

4.2. Exemplos Comuns de Classificação

Código Assunto Guarda
13.07.02.39 Processo de Aposentadoria 95 anos
13.07.02.53 Licença Especial 50 anos

4.3. Sinônimos Oficiais

Termo Alternativo Classificação Correta
Jubilação Aposentadoria
Atendimento a Mandado Judicial Intimação
PAD Inquérito Administrativo

📅 5. Registro de Datas

  • Sem despacho de “Arquive-se”: Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
  • Dúvida sobre a data correta: Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.

🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas

  • Processos contendo atos normativos originais devem ser classificados com guarda permanente.
  • Processos com plantas físicas ou digitais também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.

🗃️ 7. Prefixos SEPLAG

Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:

  • E-01
  • E-05
  • E-06
  • E-12

Atenção:

  • Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
  • Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
  • Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.

🧾 8. Código de Classificação nos Documentos

  • Ao eliminar documentos, insira no canto superior direito da folha o código de classificação correspondente.
  • O código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.

🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório)

Para definição do tempo total de guarda:

📅 Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária

⚠️ 10. Observações Importantes

  • Verificar se o processo envolve compra, aquisição ou contratação de serviços antes de definir temporalidade.
  • Anexar todos os códigos administrativos relacionados ao cadastro no GEPROC.
  • ⚠️ Em caso de dúvida: Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.
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