SEIRJ:Funcionalidades do sistema 4

Funcionalidades da Tela de controle de Processos

Ao acessar o sistema, o usuário será direcionado para a tela Controle de Processos. Essa tela apresenta os processos abertos na unidade (recebidos e gerados) e disponibiliza diversas funcionalidades por meio da Barra de Ferramentas, do Menu Principal e da Barra de Ícones, que permite a realização de operações em um lote de processos. Além disso, apresenta links que permitem visualizações diferentes dos processos na tela.

Nessa tela, é possível realizar operações com processos em lote. Para isso, clique na caixa de seleção ao lado do número de cada processo e selecione o ícone, conforme a necessidade. O passo a passo para o uso de cada uma das funcionalidades será apresentado mais à frente.

Os símbolos e orientações visuais apresentados na tela Controle de Processos auxiliam na identificação da situação dos processos. Veja a descrição de cada um deles a seguir:

Tela Controle de Processos

Ícones e Orientações Visuais	Descrição
	Paginação de Tela Exibidos na tela quando os processos ocupam mais de uma página em determinada coluna (Recebidos ou Gerados); permite a movimentação pelas páginas de cada coluna. A quantidade de processos por página será configurada pelo administrador.
	Voltar ao Topo Permite voltar rapidamente ao topo da tela, sem necessidade de usar a barra de rolagem.
	Exibir/Ocultar Ícones Exibido nas telas quando a janela do sistema é minimizada; permite a utilização dos ícones disponíveis na respectiva Barra de Ícones.

Tela Controle de Processos

Ícones e Orientações Visuais	Descrição
	Login entre parênteses Indica o usuário a quem o processo foi atribuido na unidade
	Processo com número em preto Indica que já foi acessado por algum usuário da unidade
	Processo com número em vermelho Indica que ainda não foi acessado
	Processo com número em azul Indica que foi acessado e/ou que sofreu alguma ação realizada pelo usuário no login/sessão atual
	Processo com fundo preto Indica processo sigiloso já acessado por alguém da unidade. Só pode ser visto por usuários com credencial de acesso ao processo sigiloso
	Processo com fundo vermelho Indica processos sigilosos que ainda não foi acessado
	Processo com fundo azul Indica que o processo sigiloso foi acessado e/ou que sofreu alguma ação realizada pelo usuário no login/sessão atual
	Indica que o processo recebido pela unidade tem prazo de Retorno Programado a vencer
	Indica que o processo recebido pela unidade está com prazo de Retorno Programado expirado (atrasado)
	Indica que o processo recebido pela unidade com prazo de Retorno Programado teve a devolução cumprida
	Indica que o processo enviado pela unidade com Retorno Programado está aguardando retornmo de outra unidade
	Indica que o processo enviado pela unidade com Retorno Programado teve o retorno cumprido
	Indica que o processo enviado pela unidade com Retorno Programado está com prazo de devolução expirado (atrasado)
	Indica que um documento doprocesso foi publicado
	Indica que um documento foi incluído ou assinado no processo
	Indica a existência deuma anotação simples
	Indica a existência deuma anotação com prioridade
	Alerta o usuário de que existe um documento sigiloso (com credencial) para ser assinado
	Indica que o processo possui um marcador
	Indica que o processo possui um Ponto de Controle
	Indica que o processo possui um Controle de Prazo a vencer
	Indica que o processo possui um Controle de Prazo concluído
	Indica que o processo possui um Controle de Prazo vencido (atrasado)
	Indica quer o processo é compartilhado com outra instituição por meio do SEI Federação
	Indica que um novo envio para o SEI Federação foi realizado
	Indica que um envio para o SEi Federação foi cancelado

A Barra de Ferramentas do sistema também compõe a tela Controle de Processos e disponibiliza várias funcionalidades. Veja a descrição de cada uma delas a seguir:

Barra de Ferramentas

Ícones	Descrição
	Menu Permite ocultar ou mostrar o Menu Principal
	Pesquisar Permite a realização de pesquisa rápida pelo número do documento ou do processo. Nesse caso, o usuário é direcionado para a tela do documento ou do processo, conforme o caso. Possibilita ainda a abertura da tela de pesquisa avançada, quando o usuário preenche o campo com uma informação diferente do número do processo ou documento ou quando o usuário clica no ícone
	Unidade Mostra a unidade em que o usuário está logado e permite que, clicando sobre ela, possa selecionar outras unidades nas quais possui permissão
	Controle de Processos Retoma à tela de COntrole de Processos
	Novidades Canal de comunicação entre gestores do sistema e os usuários
	Usuário Identifica o usuário que está logado e permite visualizar a lista com o registro dos últimos acessos ao sistema (data/hora, navegador e IP do dispositivo utilizado)
	Configurações do Sistema Permite alterar o esquema de cores do sistema
	Sair do Sistema Permite sair com segurança do saistema
	Exibir/Ocultar Ações Exibido quando a janela do sistema é minimizada; permite a realização das ações disponíveis na Barra de Ferramentas

A tela Controle de Processos é configurada, por padrão, para mostrar uma visualização resumida dos processos, os quais são divididos em duas colunas: Recebidos e Gerados.

Os links disponíveis na tela Controle de Processos, que ficam logo abaixo da Barra de Ícones, permitem diversas visualizações dos processos nessa tela. Veja a explicação de cada um desses links a seguir:

Links	Descrição
Visualização detalhada	Possibilita uma visualização mais detalhada dos processos na tela. O usuário poderá configurar essa opção clicandono link Visualização detalhada e, em seguida, no link Configurar nível de detalhe.
Configurar nível de detalhe	Esse link surge quando o usuário clica em Visualização detalhada. Ele permite a configuração do nível de detalhe a ser exibidona tela. O usuário poderá selecionar uma das seguintes opções a serem apresentadas na tela: Atribuição, Anotação, Tipo de processo, Especificação, Interessados, Observação, Controle de Prazo, Para devolver, Aguardando Retorno, Última Movimentação na Unidade, Marcadores.
Visualização resumida	Permite a visualização resumida da tela Controle de Processos, apenas com duas colunas de processos, sem detalhes: Recebidos e Gerados.
Ver processos atribuídos a mim	Aplica filtro para que sejam mostrados, na tela Controle de Processos, apenas os processos atribuídos ao usuário logado no sistema.
Ver por marcadores	Exibe os Marcadores utilizados na unidade e a quantidade de processos em cada Marcador. Para acessar os processos, basta clicar no número correspondente à quantidade de cada marcador, na coluna Processos.
Ver por tipo de processo	Exibe os tipos de processos abertos na unidade e a quantidade de processos de cada tipo. Para acessar os processos, basta clicar no número correspondente à quantidade de cada tipo, na coluna.

Na tela Controle de Processos, quando a janela do sistema for minimizada, aparecerá, na Barra de Ferramentas, o ícone Exibir/Ocultar Ações . Por meio dele, o usuário poderá realizar uma das ações disponíveis na Barra de Ferramentas

Esse ícone permite, por exemplo, que o usuário acesse a tela Controle de Processos minimizada, conforme imagem a seguir. Nela, estarão disponíveis links para realização de ações e ainda será possível exibir/ocultar a Barra de Ícones da tela Controle de Processos, por meio do ícone Exibir/Ocultar Ícones .

Observação Equipe SEI-RJ

O ícone Exibir/Ocultar Ações  aparecerá na Barra de Ferramentas quando a janela do sistema for minimizada, portanto ele estará disponível em várias telas do sistema. Adicionalmente, em algumas dessas telas, haverá ícones que permitirão a navegação mesmo com a tela minimizada.

Acessando o Processo

Para acessar um processo, clique sobre seu número na tela de Controle de Processos.

Na próxima tela, serão disponibilizados:

a)    A Árvore do Processo (por ordem de inclusão do documento), na lateral esquerda.

b)    A opção Consultar Andamento, na lateral esquerda.

c)    Os Processos Relacionados, se houver, na lateral esquerda inferior.

d)    Uma Barra de Ícones, com diversas funcionalidades, na parte superior direita.

e)    Informações referentes às unidades nas quais o processo está aberto, logo abaixo da Barra de Ícones.

Conforme visto anteriormente, na tela Controle de Processos, os números dos processos podem aparecer nas seguintes cores: preto, azul e vermelho.

Se um processo estiver com o número em vermelho, quando o usuário clicar sobre ele, serão registrados automaticamente o horário, a unidade e o login do usuário no Andamento do Processo, indicando seu recebimento na unidade.

Abrir processo em nova janela ou aba

Na tela Controle de Processos, clicando com o botão direito do mouse sobre o pro- cesso, o usuário poderá solicitar sua abertura em nova janela ou guia/aba.

Acessando o conteúdo do documento

Para acessar o conteúdo do documento, clique sobre o número do processo e, em seguida, sobre o número do documento.

Observação Equipe SEI-RJ

A configuração da Barra de Ícones varia de acordo com o documento inserido (interno ou externo) e com as possibilidades de atuação em cada documento.

Operações Básicas com Processos

Atribuir Processo

Recurso que possibilita a distribuição de processos entre os usuários da unidade. Ela não impede que outros usuários da unidade atuem no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular.

Como atribuir processos

Na tela Controle de Processos, clique na caixa de seleção ao lado do número do(s) processo(s) a ser(em) atribuído(s) e, em seguida, no ícone Atribuição de Processos

(INSERIR PRINT PG 14)

Selecione um nome de usuário, por meio da caixa Atribuir para, e clique em Salvar.

Os processos atribuídos a um usuário aparecem com o login em destaque ao lado de seu número.

Observação Equipe SEI-RJ

A mesma ação pode ser feita pela tela do processo, o ícone também fica disponível. Lembre-se, para qualquer ação com processo é preciso que o número do processo esteja selecionado

(INSERIR PRINT PG15)

Como visualizar somente os processos atribuídos ao usuário logado

(INSERIR PRINT PG 15)

E, para retornar à visualização de todos os processos da unidade, clique no ícone Remover filtro de processos atribuídos a mim.

(INSERIR PRINT)

Como consultar ou redistribuir os processos atribuídos a um usuário específico

Na tela Controle de Processos, clique no link com o nome do usuário à direita do processo.

(INSERIR PRINT PG 17)

O usuário será direcionado para a tela Atribuições de Processos. Nessa tela, serão visualizados todos os processos atribuídos ao usuário e será possível atribuí-los a outro usuário. Para isso, basta marcar a caixa de seleção à esquerda do número do processo; selecionar um nome de usuário disponível na caixa Atribuir para; e clicar no botão Salvar.

(INSERIR PRINT PG 17)

Observação Equipe SEI-RJ

Para remover a Atribuição de Processo, siga as mesmas orientações sobre atribuir processo a um usuário, entretanto deixe a caixa Atribuir para em branco.

Iniciar processo

A gestão por processo é a base do SEI. Dessa forma, para criar um documento no sistema, o usuário deve iniciar um novo processo ou inseri-lo em processo já existente que trate da respectiva demanda.

Como Iniciar Processo

No Menu Principal, clique na opção Iniciar Processo.

(INSERIR PRINT PG 17)

Será aberta a tela Iniciar Processo e serão exibidos os tipos de processos já utilizados na unidade. Para exibir todos os tipos de processos existentes no órgão, selecione o ícone exibir todos os tipos , ao lado de Escolha o Tipo do Processo.

(INSERIR PRINT PG 18)

Com a lista de tipos de processos expandida, preencha um termo, no campo de pesquisa, para localizar o tipo desejado; e, em seguida, clique na opção escolhida.

(INSERIR PRINT PG 19)

Se desejar voltar à tela anterior, selecione o ícone exibir apenas os tipos já utilizados pela unidade

Ao clicar sobre o tipo do processo desejado, na tela Iniciar Processo, aparecerão os campos para cadastramento do processo.

O campo Tipo do Processo aparece preenchido com o tipo selecionado, e o campo Classificação por Assuntos é automaticamente preenchido. Este último não deve ser alterado sem que o fato seja informado aos responsáveis pela gestão documental.

(INSERIR PRINT PG 20)

Os demais campos devem ser preenchidos conforme as seguintes orientações:

Especificação: Insira informações que diferenciem os processos de um mesmo tipo, as quais ficarão visíveis, juntamente com o tipo do processo, ao posicionar o cursor sobre o número do processo, na tela Controle de Processos.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Interessados: Insira a denominação do(s) interessado(s) no mérito do processo.

Observações desta unidade: Insira informações adicionais que facilitem a identificação e a recuperação do processo nas pesquisas.

(INSERIR PRINT PG20)

Após o preenchimento dos campos de cadastramento do processo, selecione o Nível de Acesso, conforme o caso; e, em seguida, clique no botão Salvar. Assim, será aberta a tela do processo para que possam ser incluídos documentos.

(INSERIR PRINT PG 21)

Como Incluir um documento

Por meio desse recurso, o usuário poderá incluir documentos, internos ou externos, em processos.

Como inserir um documento interno

Acesse o processo e clique no ícone Incluir Documento

(INSERIR PRINT PG 21)

Na próxima tela, escolha o tipo do documento de forma similar à escolha do tipo do processo.

Depois, preencha os campos de cadastramento do documento, os quais são semelhantes aos campos do processo.

O campo Texto Inicial aparece inicialmente com a opção nenhum selecionada. Porém, se desejar, o usuário poderá selecionar um Documento Modelo ou um Texto Padrão para gerar o documento.

Logo depois do preenchimento adequado dos campos de cadastramento, clique em Salvar. Lembre-se de que os dados cadastrados auxiliam, posteriormente, na pesquisa do documento.

Após a confirmação da operação, o documento será inserido, automaticamente, na Árvore do Processo e ficará disponível para edição e para assinatura. À direita do nome e do número de protocolo de cada documento, aparece a sigla da unidade que o gerou. E, ao posicionar o cursor sobre a sigla, é informado o nome da unidade.

(INSERIR PRINT PG 23)

Observação Equipe SEI-RJ

O ícone Incluir Documento está disponível tanto na Barra de Ícones do processo quanto do documento (interno ou externo).

Detalharemos melhor o Documento Modelo e Texto Padrão nesse manual mais à frente.

O campo Observações desta unidade do documento também poderá ser preenchi- do por cada unidade em que o processo tramitar. As observações inseridas por outras unidades aparecem, na tela Alterar Documento, separadamente, na Lista de observações de outras unidades. Não há possibilidade de uma unidade alterar as Observações inseridas por outras unidades.

Como inserir um documento interno em um grupo de processos

Na tela Controle de Processos, marque a caixa de seleção ao lado do número dos processos em que deseja incluir o documento e clique no ícone Incluir Documento , disponível na Barra de Ícones.

(INSERIR PRINT PG 24)

Agora, selecione o Tipo do Documento; indique, no campo Texto Inicial, o Documento Modelo ou o Texto Padrão que será utilizado; selecione um Bloco de Assinatura ou clique em Novo para criar um Bloco; e depois clique em Gerar.

(INSERIR PRINT PG 24)

Caso o usuário tenha optado por já inserir os documentos em um Bloco de Assinatura, será aberta a tela Blocos de Assinatura. Nela, o usuário poderá consultar e assinar os documentos gerados, bem como utilizar todas as outras funcionalidades disponibilizadas nessa tela.

(INSERIR PRINT PG 25)

Observação Equipe SEI-RJ

Para saber mais sobre Texto Padrão, Documento Modelo e Bloco de Assinatura, consulte os tópicos deste manual com orientações específicas sobre essas funcionalidades.

Como inserir um documento externo

Acesse o processo, clique no ícone Incluir Documento  e escolha o tipo de documento externo.

(INSERIR PRINT PG 25)

Preencha os campos de cadastramento, anexe o arquivo desejado e clique em Salvar.

(INSERIR PRINT PG 26)

Ao registrar os dados do documento externo, o usuário deverá informar, no campo formato, se ele é Nato-digital ou Digitalizado nesta Unidade.

Nato-digital -> arquivo a ser registrado foi criado ou recebido por meio eletrônico.

Digitalizado nesta Unidade -> Para documentos obtidos a partir da digitalização de um documento em papel. Selecione uma opção no campo Tipo de Conferência, conforme descrito adiante.

É necessário também informar se o documento físico que foi digitalizado será encaminhado para arquivamento. Caso a caixa 'para arquivamento' seja marcada, posteriormente o documento em papel deverá ser encaminhado à Unidade responsável pelo arquivamento, seguindo as orientações do órgão para transferência de documentos.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Para o preenchimento do campo Tipo de Conferência, considere que:

Cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público.

Cópia autenticada por cartório: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada em cartório.

Cópia simples: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação.

Documento original: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for o original.

Observação Equipe SEI-RJ

É importante destacar que o processo de digitalização deve seguir os parâmetros estabelecidos pelo Decreto n° 48.209 de 18 de setembro de 2022.

Ao realizar o upload de arquivo com extensão não habilitada no sistema, será exibida mensagem de alerta com a lista de extensões permitidas.

Como Autenticar Documentos externos

Esse recurso permite ao usuário efetuar a autenticação dos documentos digitalizados inseridos no sistema, com login e senha ou certificado digital.

Para autenticar um documento externo, selecione-o na Árvore do Processo e depois clique no ícone Autenticar Documento

(INSERIR PRINT)

Na janela Autenticação de Documento, confira os dados do órgão e do assinante e o cargo/função selecionado.

Depois, insira a senha do sistema e tecle ENTER ou utilize o certificado digital, clicando no link Certificado Digital.

O ícone  aparecerá ao lado do documento autenticado e, ao posicionar o cursor ou clicar sobre esse ícone, serão exibidos os dados referentes à autenticação: nome do usuário, cargo/função e unidade.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

O usuário poderá visualizar a autenticação do documento clicando sobre o botão Visualizar Autenticações que fica no lado direito da tela, abaixo da Barra de Ícones.

(INSERIR PRINT PG 28)

Segue abaixo um exemplo de visualização da autenticação de um documento:

(INSERIR PRINT PG 29)

Para retornar à visualização do documento na tela, clique no botão Ocultar Autenticações, que fica disponível no mesmo local em que aparecia anteriormente o botão Visualizar Autenticações.

Observação Equipe SEI-RJ

Apenas documentos digitalizados podem ser autenticados.

Editar Conteúdo do documento interno

Clique no ícone Editar Conteúdo , disponível na Barra de Ícones do documento.

(INSERIR PRINT PG 29)

Na janela aberta, efetue a edição do texto e clique em Salvar.

(INSERIR PRINT PG 30)

Na edição do conteúdo do documento, o usuário poderá utilizar os recursos de formatação disponíveis na Barra de Ferramentas do Editor de Textos. Será possível a inclusão de imagens, links e autotextos, bem como a utilização de estilos de formatação pré-definidos.

Observação Equipe SEI-RJ

O recurso AutoTexto, disponível no Editor de Textos, possibilita a utilização de um Texto Padrão no conteúdo do documento.

É possível editar documento já assinado eletronicamente desde que a caneta ao lado do seu número esteja em cor amarela. Esse ícone indica que o documento foi assinado, mas não foi tramitado e/ou visualizado por usuários de outra unidade.

Como incluir imagens em documentos

Na janela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserida a imagem e clique no ícone Imagem, disponível na Barra de Ferramentas do Editor de Textos.

(INSERIR PRINT PG 31)

Depois, selecione o arquivo desejado e clique em OK.

(INSERIR PRINT PG 31)

Como referenciar documentos ou processos

Há duas opções para referenciar documentos ou processos no texto:

• Copiar, na Árvore do Processo, o link com o dado a ser referenciado e colar no Editor de Textos.
• Ou utilizar o ícone 'Inserir um Link' para processo ou documento do SEI , disponível na Barra de Ferramentas do Editor de Textos.

Para utilizar a primeira opção, clique, na Árvore do Processo, sobre o ícone do processo ou do documento que deseja referenciar.

Será aberto um menu em que o usuário poderá selecionar como deseja fazer a cópia do dado: como Texto , como Link para o Editor  ou como Link para acesso direto .

(INSERIR PRINT PG 32)

Para copiar o link, clique na opção Link para o Editor  correspondente ao processo ou documento que deseja referenciar.

(INSERIR PRINT PG 32)

Em seguida, na tela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserido o link e utilize a opção Colar.

(INSERIR PRINT PG 33)

Para utilizar a segunda opção, na tela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserido o link e clique no ícone Inserir um Link para processo ou documento do SEI .

Depois, no campo Protocolo, insira o número do processo ou protocolo do docu- mento a ser referenciado e clique em OK.

(INSERIR PRINT PG 33)

O usuário poderá também, em vez de preencher manualmente o campo Protocolo, copiar, como Texto , na Árvore do Processo, o número do processo ou do protocolo do documento e, depois, colá-lo nesse campo.

(INSERIR PRINT PG 34)

Observação Equipe SEI-RJ

O link inserido no conteúdo do documento permite a recuperação imediata do processo ou documento referenciado.

É possível referenciar processos, documentos do próprio processo ou documentos de outro processo.

Ao copiar dados da Árvore do Processo como Texto e colá-los no Editor de Textos, evitam-se erros de digitação da informação no conteúdo do documento.

A opção de copiar da Árvore do Processo um Link para acesso direto possibilita o acesso direto ao endereço eletrônico do processo ou documento selecionado. Assim, é possível compartilhar esse link com outros usuários do sistema.

Versões do Documento

Recurso que efetua o controle de versões do documento e permite sua consulta e recuperação. Uma nova versão do documento será gerada a cada edição salva.

Como consultar e recuperar versões do documento

Para consultar e recuperar versões de um documento, acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone Versões do documento

(INSERIR PRINT PG 35)

Na tela seguinte, haverá um quadro contendo as versões do documento; a data e hora de cada versão; o usuário e a unidade responsável por cada versão.

Para visualizar uma das versões do documento, clique no ícone 'Visualizar Versão' , na coluna 'Ações'. Para recuperar determinada versão, clique no ícone 'Recuperar Versão'

(INSERIR PRINT PG 35)

Como comparar duas versões de um documento

É possível comparar duas versões do documento e identificar as alterações efetuadas. Para isso, na tela Versões do Documento, selecione duas versões e clique no botão 'Comparar Versões".

(INSERIR PRINT PG 36)

Na janela aberta, os itens excluídos ficarão marcados com a cor vermelha e os itens incluídos, com a cor azul.

(INSERIR PRINT PG 36)

Consultar/Alterar Documento

Recurso destinado a consulta ou alteração dos dados de cadastro do documento.

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone 'Consultar/Alterar Documento' , disponível na Barra de Ícones do documento.

(INSERIR PRINT PG 37)

Será aberta a tela Alterar Documento. Faça as alterações necessárias e clique no botão Salvar.

(INSERIR PRINT PG 37)

Observação Equipe SEI-RJ

Para alteração dos dados de cadastramento do processo, o usuário deverá acessar o processo e clicar no ícone Consultar/Alterar Processo , disponível na Barra de Ícones do processo.

Lembre-se de que qualquer unidade em que o processo tenha tramitado poderá inserir informações no campo Observações desta unidade. O preenchimento desse campo auxilia na Pesquisa do processo ou do documento realizada pela unidade que o preencheu.

Assinar Documento

Recurso destinado a assinatura de documentos gerados no SEI.

Na Árvore do Processo, selecione o documento e clique no ícone 'Assinar Documento' , na Barra de Ícones.

(INSERIR PRINT PG 38)

Na janela aberta automaticamente pelo sistema, selecione o cargo ou a função na caixa de seleção Cargo/Função; insira a senha; e tecle Enter ou utilize o certificado digital, conforme o caso, ou clique no botão Assinar.

(INSERIR PRINT PG 38)

Após a assinatura, o documento será visualizado da seguinte forma:

(INSERIR PRINT PG 39)

Também é possível a assinatura do documento no próprio Editor de Textos, por meio do botão, disponível na Barra de Ferramentas.

(INSERIR PRINT PG 39)

Observação Equipe SEI-RJ

O documento pode conter quantas assinaturas forem necessárias. Porém, se o documento necessitar da assinatura de usuários de unidades diferentes, será preciso disponibilizá-lo em um Bloco de Assinatura. Conheça melhor sobre o bloco de assinatura nesse manual.

É possível obter informações sobre as assinaturas posicionando o cursor ou clicando sobre o ícone da caneta ao lado do número do documento.

(INSERIR PRINT PG 40)

A caneta amarela ao lado do número do documento indica que ele foi assinado, mas ainda não foi acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, ainda é permitida sua edição.

A caneta preta  ao lado do número do documento indica que ele está assinado e já foi acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, sua edição não é permitida.

Excluir Documento

Em casos específicos, esse recurso permite a exclusão de documentos do processo.

Acesse o processo, selecione o documento que deseja excluir e clique no ícone 'Excluir' , disponível na Barra de Ícones.

(INSERIR PRINT PG 40)

Em seguida, confirme a operação

(INSERIR PRINT PG 41)

Observação Equipe SEI-RJ

O ícone Excluir        ficará visível na Barra de Ícones do documento somente quando o procedimento de exclusão for permitido.

Documentos que podem ser excluídos:

a)    Documento gerado e não assinado;

b)    Documento gerado, assinado e com a caneta amarela;

c)    Documento externo que ainda não tramitou, não foi visualizado por outra unida- de e não foi concluído e reaberto.

O documento excluído não aparecerá na Árvore do Processo.

O ícone excluir ficará visível também na Barra de Ícones do processo quando o procedimento de exclusão do processo for permitido.

Cancelar Documento

Recurso destinado ao cancelamento de documentos que já tenham sido visualizados ou tramitados, ou seja, que não possuem os requisitos para o procedimento de exclusão.

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone 'Cancelar Documento' .  

 (INSERIR PRINT PG 41)

Na tela seguinte, informe o motivo do cancelamento e clique em Salvar.

 (INSERIR PRINT PG 42)

Após esse procedimento, o documento permanecerá na Árvore do Processo, com seu nome esmaecido e com o ícone de cancelamento à sua esquerda, porém não será possível acessar seu conteúdo. Ao posicionar o cursor sobre seu nome, será possível visualizar o motivo do cancelamento.

 (INSERIR PRINT PG 42)

Observação Equipe SEI-RJ

O cancelamento de documentos só é permitido aos usuários da unidade em que o documento foi gerado ou inserido.

O ícone Cancelar Documento não será exibido na Barra de Ícones, se ainda for possível excluir ou alterar o conteúdo do documento.

Texto Padrão

Recurso que viabiliza a criação de minuta padrão que pode ser utilizada na elaboração de documentos ou de e-mails gerados no sistema. O Texto Padrão é editável.

Selecione a opção Textos Padrão, que se encontra disponível no Menu Principal.

 (INSERIR PRINT PG 43)

Na tela seguinte, clique no botão Novo.

 (INSERIR PRINT PG 43)

Na tela Novo Texto Padrão Interno, preencha os campos Nome, Descrição e Conteúdo e depois clique em Salvar.

 (INSERIR PRINT PG 43)

Na próxima tela, por meio dos ícones disponíveis na coluna Ações, o usuário poderá Consultar , Alterar  ou Excluir  um Texto Padrão da unidade.

 (INSERIR PRINT PG 43)

Observação Equipe SEI-RJ

Na criação do Texto Padrão, ao preencher o campo Conteúdo, o usuário poderá utilizar os recursos de formatação disponíveis no Editor de Textos. Além disso, será possível incluir variáveis que permitem a recuperação de dados no sistema. Para verificar as variáveis disponíveis, clique no ícone Ajuda, que fica ao lado do campo Conteúdo.

Como utilizar um Texto Padrão

O Texto Padrão poderá ser utilizado nas seguintes situações:

a)    Na tela Gerar Documento, no campo Texto Inicial, selecione Texto Padrão e, depois, na caixa ao lado, clique na seta para selecionar um Texto Padrão existente.

 (INSERIR PRINT PG 44)

b)    Na tela Incluir Documentos em Processos, no campo Texto Inicial, selecione Texto Padrão e, depois, na caixa ao lado, clique na seta para selecionar um Texto Padrão existente.

 (INSERIR PRINT PG 45)

c) Na janela de edição do documento, clique no botão , disponível na Barra de Ferramentas; selecione, na caixa Autotexto, um Texto Padrão existente; e, em seguida, clique no botão OK.

(INSERIR PRINT PG 45)

d)    Na janela Enviar Correspondência Eletrônica, na caixa Mensagem, clique na seta para selecionar um Texto Padrão existente.

(INSERIR PRINT PG 46)

Favoritos

Recurso que permite salvar um documento inteiro como modelo, para utilização do seu formato e conteúdo na confecção de outros documentos. A edição do documento será permitida somente quando o modelo selecionado se tornar um novo documento no processo.

Um processo também poderá ser incluído em Favoritos, porém, nesse caso, não ha- verá possibilidade de ele ser utilizado como modelo para geração de outro processo. A sua inclusão em Favoritos facilitará a busca e a organização de processos no âmbito da unidade.

Como salvar um documento como Modelo Favorito

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone Adicionar aos Favoritos

(INSERIR PRINT PG 47)

Na tela seguinte, selecione um Grupo de Favoritos ou crie um Grupo, clicando no ícone Novo Grupo de Favoritos . Preencha o campo Descrição e depois clique em Salvar.

(INSERIR PRINT PG 47)

Será aberta a tela Favoritos do Documento. Nessa tela, o usuário poderá:

a)    Adicionar o documento em outro Grupo de Favoritos, por meio do botão Adicionar, visto que um documento poderá ser incluído em mais de um Grupo de Favoritos.

b)    Excluir o documento Favorito por meio do ícone Excluir Favorito , disponível na coluna Ações, ou por meio do botão Excluir.

c) Alterar o documento Favorito por meio do ícone Alterar Favorito , disponível na coluna Ações

(INSERIR PRINT PG 47)

Como incluir um processo em Favoritos

Acesse o processo e, na Barra de Ícones, clique no ícone 'Adicionar aos Favoritos'

(INSERIR PRINT PG 47)

Em seguida, na tela Novo Favorito, siga os mesmos passos descritos para a inclusão de um documento como Modelo Favorito.

(INSERIR PRINT PG 48)

Como utilizar um documento salvo em Favoritos

Na tela Gerar Documento, em que é feito o cadastramento do documento, no campo Texto Inicial, selecione a opção Documento Modelo e clique no botão Selecionar Favoritos.

(INSERIR PRINT PG 48)

Será aberta a janela Selecionar Favorito e serão listados todos os documentos sal- vos em Favoritos. Clique no ícone Selecionar Este Favorito  correspondente ao documento desejado, na coluna Ações; ou selecione o documento e clique no botão Transportar.

(INSERIR PRINT PG 48)

O número de protocolo do documento selecionado será preenchido automaticamente no campo Documento Modelo. Finalize o cadastramento do documento e clique no botão Salvar.

(INSERIR PRINT PG 49)

O documento gerado será exatamente igual ao salvo como Modelo em Favoritos. Para edição do documento, clique no ícone 'Editar Conteúdo' , na Barra de Ícones.

(INSERIR PRINT PG 49)

Observação Equipe SEI-RJ

Além de Selecionar nos Favoritos, há mais duas opções para preenchimento do campo Documento Modelo:

• Copiar, na Árvore do Processo, o número do protocolo do documento que deseja utilizar como modelo e colá-lo.
• Digitar o número do protocolo do documento que deseja utilizar como modelo.

Como criar um Grupo de Favoritos

Acesse o processo e, na Barra de Ícones, clique no ícone 'Adicionar aos Favoritos'

(INSERIR PRINT PG 49)

Na próxima tela, clique no ícone Novo Grupo Favoritos , que fica ao lado da caixa Grupo.

(INSERIR PRINT PG 49)

Será aberta a janela Novo Grupo de Favorito. Nela, preencha o campo Nome e depois clique no botão Salvar.

(INSERIR PRINT PG 50)

Também é possível criar um Grupo de Favoritos acessando a opção Favoritos, no Menu Principal. Depois, na tela Favoritos, clique no botão Grupos.

(INSERIR PRINT PG 50)

Será aberta a tela Grupos de Favoritos. Nessa tela, o usuário visualizará os Grupos já existentes e, por meio do botão Novo, poderá criar um Grupo.

(INSERIR PRINT PG 50)

Após salvar o novo Grupo, o usuário retornará à tela Grupos de Favoritos e, clicando no botão Fechar, retornará à tela Favoritos.

(INSERIR PRINT PG 51)

Na tela Favoritos, são exibidos todos os documentos e processos incluídos em Favoritos. A Lista de Favoritos apresenta as seguintes informações a respeito do modelo incluído em Favoritos: Protocolo, Tipo, Usuário responsável, Data e hora da inclusão, Descrição e Grupo.

Nessa tela, é possível também selecionar Grupos de Favoritos específicos para visualização na tela; pesquisar Grupos por Palavras-chave; acessar Grupos, para alterá-los ou excluí-los; e excluir Favoritos.

(INSERIR PRINT PG 51)

Além disso, na coluna Ações, encontram-se os ícones Alterar Favorito  e Excluir Favorito , que permitem realizar essas ações no Protocolo correspondente.

Enviar Processo

Recurso utilizado para tramitar processos para outra unidade.

Na tela Controle de Processos, marque a caixa de seleção ao lado do número do processo e clique no ícone 'Enviar Processo' , ou acesse o processo e clique no mesmo ícone, na Barra de Ícones do processo.

(INSERIR PRINT PG 52)

Na tela Enviar Processo, informe, na caixa Unidades, as unidades de destino. O processo poderá ser enviado para uma ou para várias unidades concomitantemente.

Marque, de acordo com a necessidade, as opções Manter processo aberto na unidade atual, Remover anotação e Enviar e-mail de notificação; preencha o campo Retorno programado, conforme o caso; e clique no botão Enviar.

(INSERIR PRINT PG 52)

Ao lado do campo Unidades, encontra-se o link Mostrar unidades por onde tramitou. Por meio desse link, o usuário poderá selecionar uma das unidades em que o processo tramitou para preencher o campo Unidades.

Como enviar um grupo de processos

Na tela Controle de Processos, clique na caixa de seleção ao lado do número dos processos e selecione o ícone 'Enviar Processo'

(INSERIR PRINT PG 53)

Na tela Enviar Processo, informe as unidades de destino dos processos, marque as opções existentes, conforme a necessidade, e clique em Enviar.

(INSERIR PRINT PG 53)

Observação Equipe SEI-RJ

O envio de um processo a várias unidades simultaneamente é recomendado nos casos em que as atividades a serem realizadas por cada unidade sejam independentes entre si. O objetivo dessa funcionalidade é reduzir o tempo gasto para conclusão do processo, porém o encadeamento de ações que dependem uma da outra deve ser respeitado. O usuário deve estar ciente de que os documentos incluídos na Árvore do Processo respeitam a ordem cronológica.

Na tela do processo, ao lado de seu número, encontra-se o ícone Filtrar Linha Direta. Esse recurso permite exibir, na Árvore do Processo, apenas os documentos gerados por unidades que tiveram comunicação direta com a unidade em que o usuário está logado, ou seja, unidades que enviaram o processo para a unidade atual ou receberam o processo da unidade atual. Portanto, ao utilizar esse recurso, não serão exibidos todos os documentos do processo.

(INSERIR PRINT PG 54)

Como controlar prazos de Retorno Programado

Ao enviar um processo a outra unidade, o usuário poderá definir um prazo para retorno do processo. Para isso, na tela Enviar Processo, ele deverá marcar uma das opções apresentadas no campo Retorno Programado e preencher a data ou o prazo, conforme o caso

(INSERIR PRINT PG 54)

a)    Processos recebidos na unidade com Retorno Programado

Os processos recebidos na unidade com uma data de retorno programada apresentarão, ao seu lado, um dos ícones seguintes: 'Devolução Cumprida'  ou 'Para Devolver'   e . Esses ícones aparecerão tanto na tela do processo, ao lado do seu número, quanto na tela Controle de Processos.

O ícone 'Para Devolver'  indica que o processo recebido pela unidade tem prazo de retorno programado a vencer. Assim, ao posicionar o cursor sobre esse ícone, serão mostradas a data e a quantidade de dias para devolução do processo e a unidade que definiu a data de retorno.

(INSERIR PRINT PG 55)

O ícone 'Devolução Cumprida'  indica que o processo recebido pela unidade tem prazo de retorno programado e foi devolvido antes do prazo. Assim, ao posicionar o cursor sobre esse ícone, serão mostradas a data do retorno programado, a data da devolução e a unidade que devolveu o processo.

(INSERIR PRINT PG 55)

O ícone 'Para Devolver'  indica que o processo recebido pela unidade tem prazo de retorno programado expirado (atrasado). Assim, ao posicionar o cursor sobre esse ícone, serão mostradas a data e a quantidade de dias de atraso na devolução do processo e a unidade que definiu a data de retorno.

(INSERIR PRINT PG 56)

b)   Processos enviados pela unidade com Retorno Programado

Os processos enviados pela unidade com uma data de retorno programada apresentarão, ao seu lado, um dos ícones seguintes: Retorno Cumprido  ou Aguardando Retorno  e . Esses ícones aparecerão tanto na tela do processo, ao lado do seu número, quanto na tela Controle de Processos.

O ícone 'Aguardando Retorno'  indica que o processo foi enviado pela unidade com prazo de retorno programado e encontra-se dentro do prazo de devolução. Assim, ao posicionar o cursor sobre esse ícone, serão mostradas a data e a quantidade de dias para retorno do processo e a unidade para qual o processo foi enviado.

(INSERIR PRINT PG 56)

O ícone 'Retorno Cumprido'  indica que o processo foi enviado pela unidade com prazo de retorno programado e foi retornado antes do prazo. Assim, ao posicionar o cursor sobre esse ícone, serão mostradas a data programada para o retorno, a data em que o processo foi retornado e a unidade que retornou o processo.

(INSERIR PRINT PG 57)

O ícone Aguardando Retorno  indica que o processo foi enviado pela unidade com prazo de retorno programado e o prazo para retorno já se expirou (está atrasado). Assim, ao posicionar o cursor sobre esse ícone, serão mostradas a data programada para o retorno, a quantidade de dias de atraso na devolução do processo e a unidade para a qual o processo foi enviado.

(INSERIR PRINT PG 57)

Observação Equipe SEI-RJ

No caso da existência de vários prazos de retorno definidos para o mesmo processo, ao posicionar o cursor sobre o ícone correspondente a ele, tanto na unidade que recebe o processo quanto na unidade que envia o processo, serão apresentadas todas as informações a respeito dos prazos definidos (em andamento, atrasados e cumpridos).

c)    Controle dos Retornos Programados da unidade

Para verificar a relação dos processos com Retornos Programados na unidade, acesse a opção Retorno Programado, disponível no Menu Principal.

(INSERIR PRINT PG 58)

Na tela Retorno Programado, o usuário visualizará os Processos aguardando retor- no de outras unidades e os Processos para devolver, com todas as informações correspondentes.

Além disso, haverá um calendário para que o usuário possa selecionar o mês ou dia desejado para visualização dos retornos programados.

Os dias com marcação de retorno estarão sinalizados no calendário em amarelo (as datas a vencer ou os prazos cumpridos até a data estabelecida) ou em vermelho (as datas em atraso).

(INSERIR PRINT PG 59)

Na tela Retorno Programado, por meio da coluna Ações, a unidade que definiu o retorno poderá  'Alterar Retorno'  ou 'Excluir Retorno' , caso a unidade demandada não tenha retornado o processo na data definida.

Observação Equipe SEI-RJ

O Retorno Programado apenas determina prazos. Essa funcionalidade não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no prazo e não retorna o processo automaticamente à unidade demandante ao final do prazo.

A unidade destinatária de um processo com Retorno Programado pode enviá-lo para outras unidades (controle de prazos em cascata), desde que o mantenha aberto na própria unidade; ou pode devolvê-lo para a unidade que demandou o retorno.

Para cessar a contagem do prazo, é necessário enviar o processo à unidade que demandou o retorno. A simples conclusão do processo não encerra a contagem do prazo.

Consultar/Alterar Processos

Recurso destinado a consulta ou alteração dos dados de cadastro do processo.

Acesse o processo e clique no ícone 'Consultar/Alterar Processo'

(INSERIR LINK PG 60)

Será aberta a tela Alterar Processo. Nela, efetue as alterações necessárias e depois clique no botão Salvar.

(INSERIR LINK PG 60)

Concluir processo

Recurso utilizado para concluir o processo quando não há mais nenhuma ação a ser executada pela unidade ou quando o processo alcançou seu objetivo.

Acesse o processo ou qualquer documento constante em sua Árvore e clique no ícone 'Concluir Processo' , disponível na Barra de Ícones do processo e do documento.

(INSERIR LINK PG 61)

Como concluir um grupo de processos

Na tela Controle de Processos, assinale a caixa de seleção dos processos desejados e clique no ícone 'Concluir Processo' . Todos os processos serão concluídos automaticamente

(INSERIR LINK PG 61)

Observação Equipe SEI-RJ

A conclusão do processo em uma unidade não acarreta sua conclusão nas outras unidades em que esteja aberto.

Ao enviar um processo a outra unidade, a conclusão é realizada automaticamente pelo sistema, desde que, na tela Enviar Processo, não seja marcada a opção “Manter processo aberto na unidade atual”.

Para fins de estatística, o tempo em que o processo permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se ele estivesse em andamento

Reabrir Processos

Recurso utilizado para reabrir os processos concluídos que, em algum momento, tramitaram na unidade.

Localize o processo por meio da funcionalidade Pesquisa ou Estatísticas da Unidade, acesse-o e clique no ícone 'Reabrir Processo' , disponível na Barra de Ícones.

(INSERIR LINK PG 62)

Também é possível reabrir o processo acessando qualquer documento constante em sua Árvore e selecionando o mesmo ícone na Barra de Ícones do documento.

(INSERIR LINK PG 62)

Observação Equipe SEI-RJ

O processo poderá ser reaberto, a qualquer momento, nas unidades em que tramitou. Não será necessário solicitar novo trâmite.

O processo reaberto será automaticamente atribuído ao usuário que o reabriu.

Excluir Processo

Em alguns casos específicos, esse recurso permite excluir processos.

(INSERIR LINK PG 63)

Observação Equipe SEI-RJ

A exclusão de processos deve ser efetuada pela unidade geradora somente em caso de processos abertos indevidamente.

Regras para exclusão:

O processo deve ter andamento aberto somente na unidade geradora.

O processo não pode conter documentos.

No caso de processo com documentos externos e/ou gerados no sistema que possam ser excluídos, o SEI permite que sejam efetuadas as exclusões de todos esses documentos e, depois, permite a exclusão do processo.

Gerar Arquivo PDF

Recurso que permite gerar um arquivo no formato PDF com os documentos do processo.

Acesse o processo e clique no ícone 'Gerar Arquivo PDF' do Processo , na Barra de Ícones.

(INSERIR LINK PG 64)

Na próxima tela, selecione todos os documentos disponíveis ou todos exceto selecionados ou apenas selecionados.

(INSERIR LINK PG 64)

a)    Se selecionar “todos os documentos disponíveis”, basta clicar em gerar.

(INSERIR LINK PG 64)

b)    Se selecionar “todos exceto selecionados”, clique na lupa , selecione os documentos que não serão gerados no PDF e clique em transportar.

(INSERIR LINK PG 65)

Depois basta clicar em gerar.

(INSERIR LINK PG 65)

c)    Se selecionar “apenas selecionados”, clique na lupa , selecione os documentos que serão gerados no PDF e clique em transportar.

(INSERIR LINK PG 65)

Depois basta clicar em gerar.

(INSERIR LINK PG 66)

Como gerar arquivo PDF do documento

Acesse o documento e clique no ícone Gerar Arquivo PDF do Documento, na Barra de Ícones. O arquivo PDF do documento selecionado será baixado automaticamente ou após a confirmação do usuário, conforme as especificações do navegador.

(INSERIR LINK PG 66)

Observação Equipe SEI-RJ

Os formatos de imagem, som, arquivos compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades não serão convertidos em PDF.

Para a geração do arquivo PDF do processo ou do documento, é necessário que o bloqueador de pop-ups esteja desabilitado ou que o acesso ao endereço seja permitido.

É possível também gerar um arquivo compactado do processo por meio do ícone 'Gerar Arquivo ZIP' do Processo , disponível na Barra de Ícones.

Sobrestar Processo

Recurso utilizado para interromper o trâmite do processo em função da necessidade de aguardar alguma providência, antes do prosseguimento.

Clique no número do processo e selecione o ícone 'Sobrestar Processo' , disponível na Barra de Ícones.

(INSERIR LINK PG 67)

Será aberta a tela Sobrestamento. Nela, o usuário poderá escolher entre duas opções:

a)    Marque Somente Sobrestar quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar no próprio processo. Em seguida, preencha o campo Motivo e clique em Salvar.

(INSERIR LINK PG 67)

b) Marque Sobrestar vinculando a outro processo quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar em outro processo também existente no SEI. No campo Processo para Vinculação, informe o número do pro- cesso que tenha determinado o sobrestamento e clique em Pesquisar. O campo Tipo será automaticamente preenchido. Em seguida, preencha o campo Motivo e clique em Salvar.

(INSERIR LINK PG 68)