SEIRJ:Processos Sigilosos

A administração pública tem como preceito a publicidade como regra geral, sendo o sigilo exceção. E isso se justifica, pois o acesso às informações públicas é um requisito importante para o efetivo controle social. Esse preceito foi reforçado pela Lei de Acesso à Informação (LAI),segundo a qual todas as informações produzidas ou custodiadas pelo poder público são públicas e, portanto, acessíveis a todos os cidadãos, ressalvadas as hipóteses de sigilo legalmente estabelecidas.

Dessa forma o SEI-RJ é uma importante ferramenta para a transparência da administração pública.

Entretanto, as exceções existem e a divulgação de um dado ou informação que deve ser mantida sob sigilo pode ser tão prejudicial à sociedade e à administração pública quanto impedir acesso aos dados e informações públicas.

A LAI prevê os seguintes casos de restrição ao acesso à informação:

• Informações Pessoais: aquelas relacionadas a uma determinada pessoa identificada ou identificável. Só podem ser acessíveis a agentes públicos legalmente autorizados; à pessoa a que elas se referirem; ou a terceiros diante previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se referirem. São exemplos de informações pessoais:
  • Número de documentos de identificação pessoal (RG, CPF, título de eleitor, dentre outros);
  • Estado civil;
  • Data de nascimento;
  • Endereço pessoal da pessoa física;
  • E-mail;
  • Número de telefone pessoal (fixo ou móvel);
  • Informações financeiras e patrimoniais;
  • Informações médicas;
  • Origem social, racial ou étnica.

Atenção! Nome completo e ID funcional não são considerados informações pessoais para fins de restrição de sigilo, tendo em vista que tais informações são publicadas no Diário Oficial.

• Informações Sigilosas Protegidas por Legislação Específica: aquelas protegidas por outras legislações, tais como os sigilos bancário, fiscal, comercial, profissional e segredo de justiça.
• Informações Classificadas em Grau de Sigilo: aquela considerada imprescindível à segurança da sociedade (à vida, segurança ou saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de inteligência). Os casos de classificação em grau de sigilo estão dispontos de forma exaustiva no artigo 23 da LAI.que diz:

"Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais;

III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional;

VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de infrações".

Entretanto, para que a informação fique, de fato, classificada em grau de sigilo, é necessário formalização da decisão pelo sigilo, seguindo procedimento estabelecido pelo artigo 28, seguindo o qual:

"Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:

I - assunto sobre o qual versa a informação;

II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no art. 24;

III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e

IV - identificação da autoridade que a classificou.

Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da informação classificada".

Ressalta-se, por fim, que estas informação também precisam observar o definido pelo artigo 30, que diz:

"Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e informações administrativas, nos termos de regulamento:

I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses;

II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura;

III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como informações genéricas sobre os solicitantes.

§ 1º Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput para consulta pública em suas sedes.

§ 2º Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da classificação".

Atenção: Sendo assim, documentos com informações pessoais e informações sigilosos protegidas por legislação específica serão autuados no processo eletrônico e classificados como restrito ou sigiloso, conforme o caso. Já os documentos e processos que se enquadrem nas hipóteses de classificação da informação previstas nos arts. 23 da LAI (classificadasem algum grau de sigilo) não devem ser produzidos ou inseridos no SEI-RJ.

Níveis de Acesso no SEI-RJ

Ao iniciarmos um processo ou criarmos um documento no SEI-RJ, somos direcionados à tela onde, entre outras informações, devemos definir o seu nível de acesso. A classificação por nível de acesso é uma informação obrigatória no SEI-RJ.

São três os níveis de acesso: público, restrito e sigiloso.

É importante ressaltar que nem todos os tipos processuais são passíveis de ser classificados como Restritos ou Sigilosos. Caso você precise restringir o acesso em um tipo processual que o sistema não preveja, entre em contato com a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SEPLAG/COOGSEI) para receber orientações de como proceder.

O sistema auxilia o usuário informando automaticamente os tipos de processos que podem ser classificados como sigilosos, exibindo-os com uma tarja vermelha na tela “Iniciar Processo”. Isto não ocorre, porém, com os processos passíveis de serem classificados como restritos.

Processos Públicos

Quando devo classificar um processo ou documento como Público?

Esta é a classificação padrão dos processos e documentos gerados pela administração pública. Deverá ser escolhida sempre que o processo ou documento não contenha nenhuma informação que se enquadre nas excepcionalidades de sigilo. É importante ter em mente que um processo público poderá ser visualizado por qualquer usuário interno e pelos cidadãos, ao realizarem consultas em nosso portal.

Processos Restritos

Quando devo classificar um processo ou documento como Restrito? Quando o processo ou documento possuir alguma informação que se enquadre em um dos seguintes casos:

a) Informações pessoais;

b) Sigilo fiscal;

c) Sigilo bancário;

d) Sigilo comercial;

e) Sigilo empresarial;

f) Sigilo contábil;

g) Sigilo do Procedimento Administrativo Disciplinar em curso;

h) Segredo de justiça no processo;

i) Informação de natureza patrimonial;

j) Segredo industrial;

l) Direito autoral;

m) Propriedade intelectual;

n) Documentos utilizados para embasar decisões de política econômica, fiscal, tributária, monetária ou regulatória ainda não publicadas;

o) Documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo;

p) Atos de preparação para processos de licitação.

É importante ressaltar que a decisão pela classificação de um processo ou documento como restrito deve ser embasada pelos atos normativos vigentes. Por isso, sempre que a opção “Restrito” for selecionada, o sistema apresentará o campo “Hipótese Legal”, onde são exibidas as opções de normativas disponíveis para que o usuário escolha a que melhor se adequa a cada caso.

Para se garantir que uma informação não seja acessada por servidores não autorizados, é importante que se conheça exatamente como a classificação “Restrito” funciona. Para isso, leia com atenção os próximos itens deste tópico.

Quem pode atuar (inserir documentos e dar andamento) em um processo restrito?

Todos os servidores cadastrados na(s) unidade(s) em que o processo estiver aberto.

Como sei que o processo está aberto em outra unidade além da minha?

O SEI-RJ informa automaticamente em quais unidades o processo se encontra aberto. Com a tela de controle de processos aberta, basta clicar no número do processo desejado, e com o processo selecionado, verificar a informação sobre localização que fica logo abaixo do menu superior, como exposto nas figuras abaixo.

Quem pode visualizar um processo restrito?

Todos os servidores cadastrados na(s) unidade(s) nas quais o processo esteja aberto e pelas quais ele tenha tramitado. Além de usuários externos com acesso (para maiores informações sobre usuários externos,clique aqui - INSERIR LINK)

E como faço para saber por quais unidades o processo já tramitou?

É possível obter esta informação de duas formas possíveis:

1.Consultar Andamento (COLOCAR LINK); ou

2. Na tela do processo ou do documento, basta clicar no ícone “enviar processo”:

Na tela enviar processo, clique no link “Mostrar unidades por onde tramitou”:

O sistema apresentará a tela abaixo, onde é possível ver a lista das unidades que o processo tramitou:

Se o objetivo era apenas consultar as unidades de tramitação, clique em fechar e volte para tela de controle de processos.

Posso alterar a classificação de um processo de público para restrito?

Sim, respeitando as seguintes regras:

• O processo em questão deve permitir o uso do nível de acesso “Restrito”;
• O processo deve estar aberto na sua unidade;

Caso as regras sejam atendidas, basta selecionar o processo desejado e clicar no ícone “Consultar/Alterar processo”:

O que acontece quando coloco um documento classificado como restrito em um processo classificado como público?

Na consulta interna do sistema (realizada pelos usuários internos logados no sistema), todo processo passa a ser restrito (sempre ressaltando que ele continuará podendo ser visualizado pelos servidores das unidades pelas quais ele tenha tramitado).

Na consulta externa, entretanto, apenas o documento classificado como rtestrito terá seu conteúdo não divulgado, ficando o restanto disponível para consulta pública.

O que acontece quando insiro um documento público em um processo classificado como restrito?

O documento automaticamente assumirá o caráter restrito (visualizável apenas pelos servidores das unidades nas quais o processo está aberto ou pelas quais ele já tenha tramitado), apesar de permanecer aparecendo como público na classificação informada pela página “Gerar Documento”.

Processos Sigilosos

Algumas informações são muito sensíveis, de forma que não podem ser acessados por todos os servidores de uma unidade. Para esses casos, deve-se adotar o nível de acesso “sigiloso”.

Dessa forma, os processos com essa classificação são visualizáveis apenas para o usauário que o gerou (ou classificou) e para aqueles que ele disponibilizar credencial de acesso (ver como fazer clicando aqui).

Os processos e documentos sigilosos não aparecem em pesquisas ou nas estatísticas de desempenho do sistema.

Informações importantes sobre a classificação de documentos como sigiloso:

• A credencial de acesso poderá ser revogada a qualquer momento por quem a concedeu ou o servidor credenciado poderá renunciá-la;
• Não será possível renunciar a uma credencial de acesso quando houver apenas um servidor credenciado;
• O usuário interno detentor de credencial de acesso a documentos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deve realizar a transferência de credencial nos referidos documentos ao seu sucessor;
• Conforme já falado anteriormente, caso tenha havido alteração de nível de acesso de restrito para sigiloso e existam usuários externos com permissão para visualização integral do processo, esses usuários continuarão com acesso ao processo. Se isso não for desejável, será necessário retirar os acessos dos usuários externos.

Como Atribuir Credencial de Acesso

Para atribuir uma credencial de acesso, o usuário gerador/ou usuário que alterou o nível de acesso do processo sigiloso deve selecionar a opção na tela do processo. Deve preencher o campo “Conceder Credencial de Acesso para” com nome de usuário já cadastrado no sistema:

Agora, será necessário informar o usuário que ganhará a credencial, digite as iniciais do seu nome para restringir a busca:

Caso o usuário escolhido esteja associado a mais de uma unidade, será necessário escolher em qual unidade ele visualizará esse processo:

Ao selecionar a unidade na barra de rolagem, o sistema abre a opção “Conceder”.

Ao clicar na opção, é mostrado um quadro com as credenciais de acesso concedidas.

Na mesma tela é possível conceder credenciais para outros usuários. Também é possível “Cassar a Credencial de Acesso” (retirar a permissão do usuário) por meio da coluna “Ações” do quadro com a lista de credenciais.

Acessando um processo sigiloso

Depois da credencial concedida, o usuário com permissão para acessar o processo sigiloso deverá informar sua senha para visualizar o processo.

Na tela controle de processos, o processo sigiloso será exibido com uma tarja vermelha até ser recebido pelo usuário com credencial.

Ao clicar sobre o número do processo para recebê-lo, será necessário informar sua senha eletrônica:

Só então, o usuário terá acesso ao conteúdo do processo.

O sistema solicitará a senha em cada acesso ao processo sigiloso.

Renunciando Credenciais de Acesso

Caso um usuári tenha recebido equivocadamente uma credencialde acesso a um processo sigiloso, ou caso ele não precise mais ter acesso a sua conteúdo, ele pode renunciar a credencial. Para isso, basta clicar em “Renunciar Credenciais de Acesso”.

Ao renunciar a uma credencial, o processo desaparece da tela “Controle de Processos”.

Verificando processos com credencial de acesso na unidade

Ao acessar o ícone na tela de “Controle de Processos” é possível verificar um quadro com a lista de processos sigilosos com permissão de acesso para o usuário. Caso não exista nenhum, o ícone não fica visível.

O sistema solicitará a senha de acesso e então, exibirá o quadro abaixo:

Nesta tela, é possível pesquisar processos com credencial, e transferir a credencial de acesso para outro usuário.

Usuários Externos e Processos/Documentos Restritos e Sigilosos

Caso tenha dúvida sobre o que é o usuário externo, quais funcionalidades ele tem acesso ou como se cadastrar, clique aqui (INSERIR LINK).

Os usuários externos podem ter dois tipos de acesso para vistas ao processo:

• Acompanhamento integral do processo: Permite a visualização de todo o andamento do processo, sem acesso ao conteúdo dos documentos.
• Disponibilização de documentos: Permite a visualização de documentos específicos.

Para ver como disponibilizar ou cancelar acesso para vistas do processo, clique aqui (colocar LINK)

O que ocorre quando existem usuários externos com acesso a um processo restrito e eu mudo o nível de acesso do processo/documento para sigiloso? Ele vai poder ter acesso aos novos documentos sigilosos?

Se um usuário externo tem acesso a documentos específicos em um processo restrito e em um determinado momento o seu nível de acesso é alterado para sigiloso, este usuário continuará com acesso a estes documentos, porém, não conseguirá visualizar os documentos incluídos após a concessão do acesso.

Desta forma, quando o usuário externo tem o tipo de acesso Disponibilização de documentos, ele só terá acesso aos documentos escolhidos pelo usuário interno e gerados até o momento da concessão do acesso. Caso haja necessidade de acesso aos documentos inseridos após a concessão do acesso, deverá ser concedido um novo acesso, específico para os novos documentos do processo.

Resumo Sobre os Tipos de Acesso

Nível de acesso	Público	Restrito	Sigiloso
Quem consegue visualizar?	Todos os usuários internos, externos e qualquer cidadão por meio da consulta pública disponível no portal do SEI-RJ.	Apenas servidores lotados nas unidades pelas quais o processo já tenha tramitado ou nas quais ele esteja aberto. Também pode ser acessado por usuários externos com permissão para visualizar documentos do processo.	O servidor que classificou o processo ou documento como sigiloso e servidores que recebam credencial de acesso (visualização pessoal). Também pode ser acessado por usuários externos com permissão para visualizar documentos do processo.
Quais informações aparecem na pesquisa pública?	Todas as informações do processo, incluindo o conteúdo dos documentos que o compõe	Número do processo; o tipo; a data de registro; o interessado; o número SEI dos documentos que o formam; o tipo de cada documento (procuração, despacho etc); a data do documento e do registro no sistema; Unidade responsável pelo registro; Lista de andamentos (data, setor e descrição do que foi feito no setor). O conteúdo dos documentos fica indisponível.	Não aparece registro do processo na pesquisa pública.
Quais funcionalidades não podem ser utilizadas?	Nenhuma	Nenhuma	Anexar processos; Bloco de assinatura; Bloco de reunião; Bloco Interno; Acompanhamento Especial.