SEIRJ:Manual do usuário básico

INICIANDO AS OPERAÇÕES:

Acesso ao sistema

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br.
Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.

2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.

3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.

4. Clicar em “Acessar”.

Barra de Ferramentas

No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a Barra de Ferramentas:

Confira a descrição de cada item da barra:

Menu Principal

Tela Controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que

estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra
unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.

A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos e processos gerados:

Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar

processos por responsável e realizar operações em lote.

Identificar situação de cada processo

Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as

diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual

sobre a situação dos processos.

Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua

especificação (esta última, quando preenchida).

Filtrar processos por usuário responsável

Realizar Operações em lote

Tela do Processo

Base de Conhecimento

Tela do Documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste

documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as

ações que poderão ser realizadas no documento.

Documento Interno:

Operações no documento

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.

As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo

deste manual.

Conceitos básicos do SEI-RJ

Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,

podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente
algumas regras e conceitos básicos:

Tudo é processo

No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento

para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um
documento.

Classificação Arquivística

Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação

vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.

Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e

publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela
legislação vigente.

Documentos internos e externos

O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,

juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.

Digitalização de documentos

Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em

que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início

ao processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam

documento arquivístico; e,

III. correspondências pessoais.

Processos Eletrônicos

A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de

paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.

O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em

suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.

Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:

Pedidos de retirada de documentos

Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa

física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo
eletrônico próprio.

Como realizar?

1. Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio

da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao

solicitante.

2. Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais

processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo

administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como

documento externo;

3. deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que

promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.

Acautelamento de Processos

O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da

funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual
avançado mais informações sobre esta funcionalidade.

Juntada de Processos

A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da

funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

Apensação de Processos

A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da

funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos

eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.

O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a

outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de
assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.

Extinção ou desistência de processos

Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo

o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o
perfil avançado.

Tramitação instantânea e múltipla

No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de

atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando
o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.

Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e

Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para
o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o
seu acesso somente aos usuários autorizados.

Recursos que facilitam o trabalho

O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as

anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de
documentos no sistema.

Usuários Internos e Externos

No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que

mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados
documentos.

Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a

usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.

As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.

OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:

Iniciar processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os

documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar
processos.

Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite

a abertura do processo.

Incluir documento

Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.

O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com

assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).

3. Preencha os dados do documento:

3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um

documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 -
Utilizando texto padrão e modelo.

3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento

deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se
realizar uma pesquisa.

3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.

3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma

ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o
preenchimento deste campo.

3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.

3.6. Indique o nível de acesso do documento.

Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher

corretamente os campos.

1.Texto inicial

Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo

“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo, deste manual.

2.Descrição

Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar

a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.

3.Interessados e destinatários (opcionais)

Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique

nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.

Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:

Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam

incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.

4.Classificação por assuntos

Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação

no campo Classificação por assuntos.

5. Observações da unidade (opcional)

Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo

qualquer informação de seu interesse.

6.Nível de acesso (obrigatório)

A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público,

restrito e sigiloso.

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se

enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.

No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes

casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.

Utilizando texto padrão e modelo

Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos

processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione
essa opção no Menu Principal.

1.Criando um texto padrão

Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou

excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

2. Utilizando um texto padrão

Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial

num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de

Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará

listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um

trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um

documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

1. Criando um grupo de modelos

Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você

deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em

Grupos.

2.Adicionando modelos ao grupo

Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso

diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos

Favoritos.

A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça

também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não

sejam sigilosos.

3.Utilizando um documento modelo

Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo,

clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o

Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

Incluindo documentos em múltiplos processos

No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a

tela Controle de Processos.

A tela incluir Documento em Processos será apresentada:

O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.

Editando um documento

Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto.

É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.

Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.

Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que

é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do

documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens

e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.

1. Como fazer referência a documentos e processos

Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”, fazemos referência a outros

documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.

Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:

2. Como usar os estilos de texto

Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja

formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são

recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto

Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este

recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!

Inserindo um documento externo

Um documento externo no SEI-RJ é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma

como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para

upload e formatos de arquivos.

O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.

Na Tela do Processo:

1. Clique em inserir documento

Campo Classificação por assuntos - verifique neste campo se o documento a ser incluído está

classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo

em branco.

Para a maior parte dos documentos externos, é obrigatório indicar o tipo do documento, a data de

criação e o nível de acesso. Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos

específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas

anteriores.

Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:

1. Tipo de documento (obrigatório)

O Documento Externo é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento externo, mas

também é um tipo de documento (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos

qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na Árvore do Processo.

2.Data do documento

Essa informação é de preenchimento obrigatório. A data do documento deve corresponder à data em

que o documento foi recebido/protocolado na unidade.

3.Número/Nome na árvore

Essa informação deve corresponder ao nome do documento com número, se houver, ou algo que

sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore).
O número ou nome fica identificado na Árvore do Processo, imediatamente ao lado do tipo de documento.
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo
de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.

Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e

digitalizado pela unidade.

A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as

seguintes regras:

a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI

atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da
entrega;

b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização

de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir
que seu conteúdo seja pesquisável;

c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch

ou pontos por polegada);

d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;

e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o

arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles
exceda o limite de 20 MB;

É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner,

exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao

processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento

arquivístico; e,

III - correspondências pessoais.

Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em

cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital.

Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão.

Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno? Esqueceu-se de anexar o arquivo

e o SEI-RJcadastrou um documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado? Para todos esses casos,
enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações
cadastrais - inclusive o arquivo carregado!

Excluir documento interno e externo

2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.

A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por

usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser

excluído pela unidade que o incluiu no processo.

A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra

unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o

incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo

ou até o processo ser enviado para outra unidade.

Assinando documentos

Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No SEI-RJ, os documentos gerados

no editor interno devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação

simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a assinatura simples e o bloco de assinaturas.