Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC
📌 Objetivo
Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.
🗂️ 1. Códigos e Abreviações Oficiais
Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:
| Termo Original | Abreviação Padrão |
| Estado do Rio de Janeiro | EST. GUAN. |
| Prefeitura Distrital | PREF. DIST. |
| Distrito Federal | FEDER. |
| Tribunal de Contas do Estado | T.C.E. |
| Secretaria de Administração e Gestão | SAG |
As siglas devem ser escritas sem pontos.
As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla RJ.
🔍 Em caso de dúvida quanto à sigla ou origem, consultar previamente e evitar registros ambíguos.
🔢 2. Cadastro de Número de Processo
- Quando houver processos com o mesmo número, inserir uma letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.).
- Recuperar sempre que possível os códigos de origem mais antigos, respeitando a precedência dos registros.
📝 3. Títulos e Nomes dos Interessados
- Transcrever fielmente o nome do processo como consta na capa.
- Corrigir apenas erros de digitação evidentes, como:
- Acentuação incorreta
- Omissão ou duplicação de letras
- Inserir no campo "Anotações":
- Nomes completos de todos os interessados
- Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)
📚 4. Classificação de Assuntos e Temporalidade
4.1. Classificação Preferencial
- Sempre utilizar a classificação com maior tempo de guarda no caso de processos com múltiplos assuntos.
4.2. Exemplos Comuns de Classificação
| Código | Assunto | Guarda |
| 13.07.02.39 | Processo de Aposentadoria | 95 anos |
| 13.07.02.53 | Licença Especial | 50 anos |
4.3. Sinônimos Oficiais
| Termo Alternativo | Classificação Correta |
| Jubilação | Aposentadoria |
| Atendimento a Mandado Judicial | Intimação |
| PAD | Inquérito Administrativo |
📅 5. Registro de Datas
- Sem despacho de “Arquive-se”: utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
- Sempre que houver dúvida sobre a data correta, isolar o processo e consultar com a equipe responsável.
🏛️ 6. Atos Normativos e Plantas
- Processos contendo atos normativos originais devem ser classificados com guarda permanente.
- Processos com plantas físicas ou digitais também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.
🗃️ 7. Prefixos SEPLAG
Os seguintes prefixos devem ser aceitos como originários da SEPLAG:
- E-01
- E-05
- E-06
- E-12
Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.
🧾 8. Código de Classificação nos Documentos
- Ao eliminar documentos, insira no canto superior direito da folha o código de classificação correspondente.
- O código deve estar também registrado no instrumento de eliminação.
🧮 9. Cálculo da Temporalidade (Somatório)
Para definição do tempo total de guarda:
📅 Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária
⚠️ 10. Observações Importantes
- Verificar se o processo envolve compra, aquisição ou contratação de serviços antes de definir temporalidade.
- Anexar todos os códigos administrativos relacionados ao cadastro no GEPROC.
- Em caso de dúvida, não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.