Normativos:PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC

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📘 PADRÕES DE CADASTRO E CLASSIFICAÇÃO NO SISTEMA GEPROC

📌 Objetivo

Padronizar a forma de cadastro e classificação dos processos arquivísticos no sistema GEPROC, garantindo consistência, rastreabilidade e confiabilidade nos registros administrativos da SEPLAG.

🗂️ Códigos de Origem e Abreviações Oficiais

🗃️Prefixos SEPLAG

Os seguintes prefixos devem ser aceitos como de responsabilidade da SEPLAG:

  • E-01
  • E-05
  • E-06
  • E-12

Atenção:

  • Os demais prefixos devem ser retornados à origem (não eliminar processos de outras secretarias).
  • Os processos de inquérito administrativo, independente do órgão de origem, serão arquivados na SEPLAG.
  • Os processos administrativos que estiverem apensados aos processos de inquérito administrativo serão mantidos e arquivados na SEPLAG.

🔡 Abreviações

Ao registrar o campo "Código" no sistema, observar os seguintes padrões e abreviações oficiais:

Termo Original Abreviação Padrão
Estado da Guanabara EST. GUAN.
Estado do Rio de Janeiro RJ
Prefeitura do Distrito Federal PREF. DIST. FEDER.
Tribunal de Contas do Estado TCE
Secretaria de Administração e Gestão SAG
Programa de Exoneração Incentivada PEI/RJ
  • As siglas devem ser escritas sem pontos.
  • As palavras abreviadas devem ser finalizadas com pontos.
  • Ao manusear processos anteriores a 1975, do período do Estado do Rio de Janeiro, que não possuam definição ou cadastro no UPO, inserir como código de origem para fins de cadastro no GEPROC a sigla RJ.

🔍 Em caso de dúvida: Consultar previamente e evitar registros ambíguos.

🔢 Cadastro de Número de Processo

  • Quando houver processos com o mesmo número, inserir uma letra diferenciadora (ex: “A”, “B” etc.).
  • Recuperar sempre que possível os códigos de origem mais antigos, respeitando a precedência dos registros.
  • O Programa de Exoneração Incentivada (PEI) foi responsável por instruir diversos processos administrativos com o código de origem PEI/RJ, principalmente no ano de 1996. Quando for necessário registrar processos PEI no GEPROC, siga as orientações abaixo:

→ Processo criado no Portal Corporativo (UPO): PEI/RJ/19011823/65112220/1996

Código de Origem: PEI/RJ

Número: 19011823

Complemento: 65112220

Ano:1996

→ No GEPROC, o cadastro deve ser realizado da seguinte forma: PEI/RJ/1901182365112220/1996

  • Código de Origem: PEI/RJ
  • Número: 1901182365112220 → Importante observar que, no GEPROC, o número do processo deverá ser inserido sem a barra (/) separadora entre os números.
  • Ano: 1996

📝 Títulos e Nomes dos Interessados

  • Transcrever fielmente o nome do processo como consta na capa.
  • Corrigir apenas erros de digitação evidentes, como:
    • Acentuação incorreta
    • Omissão ou duplicação de letras
  • Inserir no campo "Anotações":
    • Nomes completos de todos os interessados
    • Sobrenomes divergentes ao longo do processo (anotar todas as variantes)

📚 Classificação de Assuntos e Temporalidade

Classificação Preferencial

  • Sempre utilizar a classificação com maior tempo de guarda no caso de processos com múltiplos assuntos.
  • Nos casos de processos administrativos onde há solicitação do recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), apesar de ser um processo de pagamento, deve-se utilizar a classificação pelo código 13.07.01.55 - Guia de Recolhimento do FGTS, em razão da existência de Guias de Recolhimento de Atrasados (GRA) instruídas ao processo. O prazo de guarda do código 13.07.01.55 é ano de exercício + 50 anos.

Exemplos Comuns de Classificação

Código Tipologia Documental Guarda
13.07.02.39 Processo de Aposentadoria 95 anos
13.07.02.53 Processo de licença prêmio/especial 50 anos
13.07.07.146 Processo de Exoneração de Servidor 15 anos

Sinônimos Oficiais

Termo Alternativo Classificação Correta
Intimação Processo de Atendimento a Mandado Judicial
Inquérito Administrativo Processo Administrativo Disciplinar - PAD
Programa de Exoneração Incentivada Processo de Exoneração de Servidor

📅 Registro de Datas

  • Sem despacho de “Arquive-se”: Utilizar a data da última tramitação do processo ou, alternativamente, o “Arquive-se” do processo mãe.
  • Dúvida sobre a data correta: Isolar o processo e consultar com a equipe responsável.

🏛️ Atos Normativos e Plantas

  • Processos contendo atos normativos originais devem ser classificados com guarda permanente.
  • Processos com plantas físicas ou digitais também devem ser avaliados individualmente quanto à guarda.

🧾 Código de Classificação nos Documentos

🧮 Cálculo da Temporalidade (Somatório)

Para definição do tempo total de guarda:

📅 Data de arquivamento (“Arquive-se”) + Guarda Corrente + Guarda Intermediária

⚠️ Observações Importantes

  • Verificar se o processo envolve compra, aquisição ou contratação de serviços antes de definir temporalidade.
  • Anexar todos os códigos administrativos relacionados ao cadastro no GEPROC.
  • ⚠️ Em caso de dúvida: Não classificar ou eliminar. Encaminhar para verificação da Divisão.
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