SEIRJ:Funcionalidades do sistema

• • Significado do botões - Tela de controle de processos
  • Falar sobre como atribuir um processo a um servidor (e falar como ver quem tem acesso a minha unidade)
    • 1.4.2Filtrar processos por usuário responsável
  • Operações em lote
  • Como abrir um processo
  • Significado dos botões - processo
  • Incluir documento
  • 2.33. Preencha os dados do documento:
    • 2.3.1Utilizando texto padrão e modelo
    • 2.3.2Documento Modelo
  • 2.4Incluindo documentos em múltiplos processos
  • 2.5Editando um documento
  • 2.6Inserindo um documento externo
  • 2.7Excluir documento interno e externo
  • 2.8Assinando documentos
    • 2.8.1Assinatura Simples
    • 2.8.2Assinatura com certificado digital
    • 2.8.3Autenticação de documentos
    • 2.8.4Gerando documento para outro usuário assinar
    • 2.8.5Bloco de Assinatura
    • 2.8.6Assinar documentos em bloco de assinatura
    • 2.8.7Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável
  • 2.9Enviando processos
  • 2.10Concluindo processos
  • 2.11Reabrindo um processo
  • 2.12Excluindo um processo
  • 2.13Gerar PDF do processo
  • 2.14Enviar Correspondência Eletrônica
  • Significado dos botões - documento
    • 1.8.1Operações no documento
  • 1.9Conceitos básicos do SEI-RJ
• 3TRABALHO COLABORATIVO:
  • 3.1Receber processos na unidade
  • 3.2Atribuir processo a um usuário
  • 3.3Inserir anotações
  • 3.4Consulta ao andamento do processo
  • 3.5Manifestar ciência
  • 3.6Controle de prazos
  • 3.7Imprimir WEB
  • 3.8Versões do documento
• 4ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:
  • 4.1Acompanhamento Especial
  • 4.2Blocos internos
  • 4.3Bloco de Reunião
  • 4.4Marcadores
• 5PESQUISA
• 6ESTATÍSTICAS
  • 6.1Desempenho de processos

Este material apresenta os principais conceitos e funcionalidades do SEI-RJ, além de abordar as normas definidas para a utilização do sistema, no âmbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro.

Para isso, sempre destacaremos os dados mais relevantes com ajuda dos ícones indicados abaixo:

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Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema.

Destaca informações às quais o usuário sempre deve estar atento ao utilizar o SEI-RJ.

Para maiores informações a respeito do sistema, acesse o Portal do SEI-RJ através do endereço: sei.rj.gov.br/portal.

INICIANDO AS OPERAÇÕES:

Acesso ao sistema

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é: http://sei.fazenda.rj.gov.br ( Vídeo disponível no YouTube ).

O browser deve estar configurado para permitir pop-ups.

Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.

2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.

3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.

4. Clicar em “Acessar”.

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Clique em Lembrar para que o sistema guarde seu nome de usuário e órgão, tornando mais rápido o acesso.

Barra de Ferramentas

No topo de todas as telas do SEI-RJ, está a Barra de Ferramentas:

Confira a descrição de cada item da barra:

Menu Principal

Tela Controle de Processos

É a tela principal do SEI-RJ, exibida logo após o login, onde são visualizados todos os processos que estão abertos na unidade. Os processos estão separados em dois grupos: processos recebidos de outra unidade e processos gerados pela própria unidade do usuário logado.

A exibição dos processos é dividida em duas colunas: processos recebidos e processos gerados:

Aqui o usuário do SEI-RJ pode: visualizar os processos ativos, identificar a situação do processo, filtrar processos por responsável e realizar operações em lote.

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A lista de processos inclui somente os processos que ainda estão abertos. Não vemos o que já tramitou.

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O SEI permite, dentro de qualquer funcionalidade, a possibilidade de clicar com o botão direito no número do processo e abrí-lo em outra guia ou página, se necessário.

Identificar situação de cada processo

Os processos são identificados pelo número. A primeira orientação visual que observamos são as diferentes cores, que identificam a situação do processo, conforme regra abaixo:

Ao lado dos números dos processos, um grupo de ícones pode complementar a orientação visual sobre a situação dos processos.

Ao passar o mouse sobre o número de um processo, o SEI-RJ informa o tipo de processo e sua especificação (esta última, quando preenchida).

Filtrar processos por usuário responsável

Realizar Operações em lote

Tela do Processo

Os documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.

Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica.

Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único – o NÚMERO-SEI. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.

Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como (Base de Conhecimento), (Ciência) e (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.

Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados.

Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:

• Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado).
• Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto.
• Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).

Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo são exibidos.

Na tela do processo é possível copiar automaticamente o número de protocolo do processo ou documento (ao clicar no ícone do processo/documento na árvore de processo);

Quando selecionado o ícone ao lado do número do processo, o número copiado será o número do processo. Quando selecionado o ícone ao lado do nome do documento, o número copiado será o número SEI do documento.

Para utilizar o conteúdo copiado, utilize o ctrl+v, ou clique com o botão direito do mouse e selecione a opção colar.

As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na Tela Controle de Processos, como operações em lote.

Base de Conhecimento

A Base de Conhecimento é um importante espaço dentro do SEI-RJ, onde são encontradas as informações essenciais para a boa execução de um processo administrativo. Nela, estarão disponíveis as seguintes informações:

• Descrição do processo;
• Lista de papéis e responsabilidades;
• Macroprocesso;
• Processos e descrições de suas atividades;
• Relação de documentos tramitados no processo.

As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone .

O ícone é visualizado ao lado do número do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente.

De forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro dos órgãos que utilizarão o SEI-RJ, o Órgão Central por meio da SUPIMG ficará responsável pela validação, inclusão e alteração das informações relacionadas a cada processo disponível na Base de Conhecimento Corporativa.

O usuário deve obedecer à Base de Conhecimento de Referência na tramitação do processo, salvo exceção justificada por meio de despacho.

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Utilize a Base de Conhecimento sempre que tiver dúvidas de como executar suas atividades.

Só estarão disponíveis no SEI-RJ as bases de conhecimento relacionadas aos processos migrados para o SEI-RJ.

Outra forma de visualizar a Base de Conhecimento Corporativa, é selecionando a opção Base de Conhecimento no menu principal:

Tela do Documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste

documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as

ações que poderão ser realizadas no documento.

Documento Interno:

Operações no documento

As operações abaixo são as mais comuns que poderão ser realizadas em documentos no SEI-RJ.

As operações abaixo afetam o processo como um todo e serão tratadas com mais detalhes ao longo

deste manual.

Conceitos básicos do SEI-RJ

Agora que já fizemos um panorama sobre as principais telas do SEI-RJ e os recursos que ele oferece,

podemos começar a aprender como trabalhar com o sistema. Mas, antes de começar, tenhamos em mente
algumas regras e conceitos básicos:

Tudo é processo

No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento

para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo,
ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um
documento.

Classificação Arquivística

Os tipos de processos e documentos disponíveis no SEI-RJ possuem Códigos de Classificação

vinculados ao Plano de Classificação e tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade, definidos
segundo a legislação vigente, e não podem ser alterados pelos usuários.

Enquanto não houver Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade produzidos, aprovados e

publicados serão adotados códigos de classificação temporários, seguindo a metodologia estabelecida pela
legislação vigente.

Documentos internos e externos

O SEI-RJ conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletrônica que,

juntos, substituem totalmente o uso de caneta, carimbo, papel, e o software de edição de texto! Como
regra, todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema (via editor interno de
texto). São os chamados Documentos Internos, e somente eles podem ser assinados.

Digitalização de documentos

Não serão digitalizados nem capturados para o SEI-RJ com o auxílio de scanner, exceto nos casos em

que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I. processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início

ao processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II. jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam

documento arquivístico; e,

III. correspondências pessoais.

Processos Eletrônicos

A adoção do SEI-RJ como ferramenta de processo eletrônico busca promover uma mudança de

paradigma na administração pública, desta forma, é importante lembrar que algumas regras definidas pelo
Manual de Gestão de Protocolo serão adequadas para a utilização do sistema.

O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em

suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, utilização de
emenda carmim, carimbos e aposição de etiquetas. Dispensa também, a realização de
desentranhamento e desmembramento de peças processuais.

Procedimentos Administrativos e atividades de protocolo no SEI-RJ:

Pedidos de retirada de documentos

Os pedidos de retirada de documentos de um processo eletrônico a pedido de interessado seja pessoa

física ou jurídica, ou da administração pública, caso autorizados na forma da lei, deverão constituir processo
eletrônico próprio.

Como realizar?

1. Os documentos solicitados deverão ser exportados do processo original em formato PDF, por meio

da função instruídos e autenticados no processo tratado para, em seguida, serem disponibilizados ao

solicitante.

2. Caso seja necessária a separação de um documento ou partes de um documento de um ou mais

processos para a formação de novo processo, estes deverão ser exportados do processo

administrativo original em formato PDF e inserido no processo administrativo de destino como

documento externo;

3. deverá ser juntado, em seguida, Termo de Compartilhamento de Documento, assinado pelo servidor que

promoveu a instrução do documento compartilhado, conforme modelo a ser definido pelo órgão central.

Acautelamento de Processos

O acautelamento de processo administrativo eletrônico no SEI-RJ deverá ser realizado através da

funcionalidade sobrestamento, disponível apenas para usuários com o perfil avançado. Verifique no manual
avançado mais informações sobre esta funcionalidade.

Juntada de Processos

A juntada de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da

funcionalidade Anexar processo, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

Apensação de Processos

A apensação de processos administrativos eletrônicos no SEI-RJ deverá ser realizada através da

funcionalidade Relacionar processos, disponível apenas para usuários com o perfil avançado.

A funcionalidade de relacionamento de processos permitirá que os processos administrativos

eletrônicos relacionados continuem com sua tramitação independente.

O servidor que estiver analisando um processo administrativo eletrônico que esteja relacionado a

outro deverá conferir periodicamente as ações tomadas no processo relacionado com a finalidade de
assegurar a uniformidade de tratamento pretendida.

Extinção ou desistência de processos

Para os casos de extinção ou desistência de processos administrativos, deverá ser incluído no processo

o termo de extinção ou desistência, conforme definido no Manual de Gestão do Protocolo. E, feito isso,
utilizar a funcionalidade Concluir Processo. Tal funcionalidade está disponível apenas para usuários com o
perfil avançado.

Tramitação instantânea e múltipla

No SEI-RJ é possível enviar processos para mais de uma unidade ao mesmo tempo, para realização de

atividades que podem ser executadas em paralelo, ao contrário do que acontece no processo físico quando
o processo precisa passar por cada unidade de uma vez.

Qualquer usuário pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e

Consultar Andamento. Se o conteúdo do processo for público, qualquer usuário tem acesso integral. Já para
o caso de informações sigilosas, o SEI-RJ permite classificar os tipos de processo e documentos, e restringe o
seu acesso somente aos usuários autorizados.

Recursos que facilitam o trabalho

O SEI-RJ possui recursos que facilitam a organização do trabalho e distribuição de tarefas, como as

anotações, a atribuição de processos e o acompanhamento especial. Com os recursos de ciência e
atualização de andamento dispensa-se a criação de documentos para o registro de pequenas informações.
As bases de conhecimento oferecem orientações sobre o processo administrativo e o fluxo a ser seguido de
acordo com cada tipo de processos. Os modelos favoritos e textos-padrão automatizam a redação de
documentos no sistema.

Usuários Internos e Externos

No SEI-RJ existem dois tipos de usuários, os usuários internos, servidores e pessoas físicas que

mantenham relação contratual com o Estado do Rio de Janeiro. E usuários externos, pessoas físicas que não
integrem a Administração Pública Estadual, mas que sejam interessadas no processo administrativo,
podendo assim, ter acesso ao conteúdo do processo e/ou ter permissão para assinar determinados
documentos.

Excepcionalmente, a permissão de cadastro de usuário externo também pode ser concedida a

usuários específicos de órgãos ou entidades que por ventura, ainda não utilizem o SEI-RJ.

As regras de concessão para esse tipo de acesso serão definidas em resolução futura da SEFAZ.

OPERAÇÕES BÁSICAS COM PROCESSOS:

Iniciar processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os

documentos ao setor de protocolo. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar
processos.

Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite

a abertura do processo.

Incluir documento

Todo processo é criado inicialmente sem documentos, como uma “pasta vazia”.

O SEI-RJ diferencia os documentos internos, gerados no editor de texto do sistema e assinados com

assinatura eletrônica, e documentos externos, gerados fora do sistema (como planilhas do Excel e arquivos PDF).

3. Preencha os dados do documento:

3.1. Escolha se quer partir de um documento modelo, texto padrão, ou se quer começar com um

documento em branco (nenhum). Caso queira utilizar texto padrão e modelo, confira a seção: 6.2.1 -
Utilizando texto padrão e modelo.

3.2. Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo. O preenchimento

deste campo é importante, pois ajuda a identificar mais facilmente o documento caso seja necessário se
realizar uma pesquisa.

3.3. Encontre e selecione o destinatário, veja na próxima página a melhor forma de selecionar o destinatário.

3.4. Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma

ação no campo Classificação por assuntos, verifique na próxima página mais informações sobre o
preenchimento deste campo.

3.5. Forneça eventuais observações de sua unidade.

3.6. Indique o nível de acesso do documento.

Pronto, o documento foi inserido! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher

corretamente os campos.

1.Texto inicial

Este campo é obrigatório. Caso não possua modelos ou textos padrão, inicie o documento escolhendo

“Nenhum”. Para utilizar modelos ou texto padrão, confira a seção 4.2.1 Utilizando texto padrão e modelo, deste manual.

2.Descrição

Preencha com uma breve descrição do objetivo do documento no processo, ou algo que possa ajudar

a identificar mais facilmente o documento por meio da pesquisa.

3.Interessados e destinatários (opcionais)

Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinatários nos documentos. Verifique

nas telas abaixo o passo a passo para inserir um interessado, o mesmo valerá para destinatários.

Localizando e selecionando o interessado digitando as iniciais:

Caso o nome não apareça na lista de interessados, ou as informações do interessado estejam

incorretas solicite ao ponto focal setorial o cadastro ou a edição do cadastro do interessado.

4.Classificação por assuntos

Os documentos internos do SEI-RJ já vêm classificados, desta forma não é necessária nenhuma ação

no campo Classificação por assuntos.

5. Observações da unidade (opcional)

Este campo é opcional e de livre utilização para que as unidades possam cadastrar no processo

qualquer informação de seu interesse.

6.Nível de acesso (obrigatório)

A classificação por nível de acesso é obrigatória no SEI-RJ. São três os níveis de acesso: público,

restrito e sigiloso.

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se

enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem
ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o
nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado
para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação
de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.

No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes

casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

O campo “Hipótese Legal” deverá ser preenchido com uma das opções disponíveis na barra de rolagem.

Utilizando texto padrão e modelo

Texto Padrão

Se, nos processos de sua unidade, houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos

processos, você pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padrão. Para começar, selecione
essa opção no Menu Principal.

1.Criando um texto padrão

Na janela de textos padrão de sua unidade, clique em Novo.

O texto padrão que você criou passa a estar listado nos textos da unidade. Você pode editá-lo ou

excluí-lo, como já apresentado para outros recursos do sistema.

2. Utilizando um texto padrão

Para utilizar o texto padrão em documentos criados por sua unidade, basta utilizá-lo como texto inicial

num novo documento. Na Tela do Processo, clique em Incluir Documento e, em seguida, escolha o Tipo de

Documento. Depois, indique que o Texto Inicial será o Texto Padrão. O texto padrão que você criou estará

listado nas opções disponíveis. Depois, continue editando o documento normalmente.

Documento Modelo

Esta funcionalidade é bastante semelhante com a dos Textos Padrão. Porém, em vez de salvar um

trecho para utilizá-lo numa seção de um documento, o Documento Modelo consiste numa cópia de um

documento inteiro, com todas as suas seções. Para começar, selecione essa opção no Menu Principal.

1. Criando um grupo de modelos

Como o Documento Modelo é simplesmente um documento que já existe e deve ser replicado, você

deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo. Para começar, clique em

Grupos.

2.Adicionando modelos ao grupo

Agora que você já criou um Grupo de Modelos, basta adicionar documentos ao grupo. Você faz isso

diretamente na Tela do Documento que você quer guardar como modelo, clicando em Adicionar aos Modelos

Favoritos.

A seguir, selecione o Grupo de Modelos em que você quer incluir o documento modelo. Forneça

também a descrição do modelo. Depois, clique em Salvar.

Você pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades, desde que eles não

sejam sigilosos.

3.Utilizando um documento modelo

Para utilizar o modelo, basta marcá-lo como texto inicial num novo documento. Na Tela do Processo,

clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento. Em seguida, indique que o Texto Inicial será o

Documento Modelo. Depois, clique em Selecionar nos Favoritos.

Incluindo documentos em múltiplos processos

No SEI-RJ é possível incluir um documento em vários processos ao mesmo tempo. Para isso, acesse a

tela Controle de Processos.

A tela incluir Documento em Processos será apresentada:

O documento é inserido em todos os processos selecionados, permitindo edição e assinatura.

Editando um documento

Após o cadastro do documento Interno, o SEI-RJ abre, em uma nova janela, o Editor Interno de Texto.

É possível acessá-lo também a partir da Tela do Documento, clicando no ícone indicado abaixo.

Vemos abaixo o Editor Interno do SEI-RJ.

Todo documento é compostos por seções. Nas seções em cinza, não é possível editar o conteúdo, que

é padronizado (como número do processo, órgão de origem). Nas seções em branco, o conteúdo do

documento deve ser inserido. O SEI-RJ dispõe de ferramentas de formatação de texto, inserção de imagens

e tabelas, além dos recursos de referência a documentos/processos e estilos de texto descritos abaixo.

1. Como fazer referência a documentos e processos

Com o recurso “Inserir um Link para processo ou documento do SEI-RJ”, fazemos referência a outros

documentos ou processos. Para isso, utilizamos o número SEI do documento ou o número do processo.

Clique no lugar onde deseja inserir a referência no documento, e siga as instruções abaixo:

2. Como usar os estilos de texto

Os estilos de texto do facilitam a formatação dos documentos. Basta selecionar o texto que deseja

formatar e escolher a opção para ver o resultado. Estilos como “Parágrafo Numerado Nível 1” são

recomendáveis para redação de notas técnicas, informações e pareceres, enquanto o estilo “Texto

Justificado Recuo Primeira Linha” serve para a maior parte das solicitações e encaminhamentos. Utilize este

recurso e não perca mais tempo com a formatação de seu texto!

Inserindo um documento externo

Um documento externo no SEI-RJ é um documento anexado ao processo no sistema, da mesma forma

como costuma anexar um documento a um e-mail. Sendo assim, existe uma limitação de tamanho para

upload e formatos de arquivos.

O procedimento de inserir um documento externo é semelhante ao do documento interno.

Na Tela do Processo:

1. Clique em inserir documento

Campo Classificação por assuntos - verifique neste campo se o documento a ser incluído está

classificado digitando seu nome completo. Caso o tipo de documento não seja encontrado, deixe o campo

em branco.

Para a maior parte dos documentos externos, é obrigatório indicar o tipo do documento, a data de

criação e o nível de acesso. Todas as demais informações são opcionais. Destacamos nessa seção os campos

específicos de documento externo. Para conferir como cadastrar os demais campos, retorne às páginas

anteriores.

Abaixo detalhamos como preencher as informações do documento externo:

1. Tipo de documento (obrigatório)

O Documento Externo é um tipo de documento classificado duas vezes: é documento externo, mas

também é um tipo de documento (extrato, relatório, nota fiscal, planilha, petição, etc.). Aqui, indicamos

qual tipo de documento esse documento externo é. Ele identifica o documento na Árvore do Processo.

2.Data do documento

Essa informação é de preenchimento obrigatório. A data do documento deve corresponder à data em

que o documento foi recebido/protocolado na unidade.

3.Número/Nome na árvore

Essa informação deve corresponder ao nome do documento com número, se houver, ou algo que

sirva para facilitar sua identificação, como CNPJ (tipo documento) do fornecedor (Número/Nome na árvore).
O número ou nome fica identificado na Árvore do Processo, imediatamente ao lado do tipo de documento.
Ou seja, se o documento a ser incluído for Formulário de Solicitação de Imóvel 1, deve-se selecionar o tipo
de documento Formulário e no campo Número/nome na árvore deve-se digitar de Solicitação de Imóvel 1.

Selecione a opção Digitalizado nesta unidade quando o documento foi recebido em papel e

digitalizado pela unidade.

A digitalização de documentos em papel que farão parte de um processo no SEI-RJ deverá obedecer as

seguintes regras:

a) Após a digitalização do documento, deverá ser registrado no corpo do documento o número SEI

atribuído ao documento digitalizado, sendo facultado ao interessado o recebimento da comprovação da
entrega;

b) o documento deve ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização

de processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir
que seu conteúdo seja pesquisável;

c) o documento deverá ser digitalizado colorido e com resolução mínima de 300 dpi (dots per inch

ou pontos por polegada);

d) o tamanho máximo de um único arquivo eletrônico é de 20 MB;

e) caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 20 MB, o

arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma que nenhum deles
exceda o limite de 20 MB;

É importante lembrar que não serão digitalizados nem capturados para o com o auxílio de scanner,

exceto nos casos em que tais documentos venham a se tornar peças processuais:

I - processos produzidos em suporte físico (legado), exceto:

a) aqueles cujo o prazo de vida útil estimado seja superior a dois anos;

b) exista necessidade premente de digitalização, justificada pelo órgão que tenha dado início ao

processo; e

c) haja autorização da SEFAZ.

II - jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento

arquivístico; e,

III - correspondências pessoais.

Essa conferência deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em

cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

Como já citado anteriormente, é necessário autenticar um documento utilizando o certificado digital.

Saiba como fazer isso, consultando o ponto focal setorial do seu órgão.

Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno? Esqueceu-se de anexar o arquivo

e o SEI-RJcadastrou um documento externo “vazio”? Anexou o arquivo errado? Para todos esses casos,
enquanto o processo não for encaminhado à outra unidade, você pode alterar todas as informações
cadastrais - inclusive o arquivo carregado!

Excluir documento interno e externo

2. Documento gerado assinado e ainda com a caneta em amarelo pode ser excluído pela unidade que o incluiu.

A caneta de indicação de assinatura fica em amarelo até que o documento tenha seu primeiro acesso por

usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

3. Documento externo autenticado com Certificado Digital e ainda com a caneta em amarelo pode ser

excluído pela unidade que o incluiu no processo.

A caneta permanece amarela até que o documento tenha seu primeiro acesso por usuário de outra

unidade, seu primeiro acesso externo ou até o processo ser enviado para outra unidade.

4. Documento externo não autenticado com Certificado Digital pode ser excluído pela unidade que o

incluiu no processo até seu primeiro acesso por usuário de outra unidade, até seu primeiro acesso externo

ou até o processo ser enviado para outra unidade.

Assinando documentos

Sem estarem assinados, os documentos não possuem valor legal. No SEI-RJ, os documentos gerados

no editor interno devem ser assinados com assinatura eletrônica do sistema. A assinatura é uma operação

simples que possui dois tipos distintos de procedimentos: a assinatura simples e o bloco de assinaturas.

Assinatura Simples

Nessa tela, o sistema pede que coloquemos nome, cargo e senha de acesso ao SEI-RJ. Qualquer

usuário cadastrado com permissão para assinar no sistema pode assinar o documento selecionado a partir

dessa tela.

Todo documento assinado no SEI-RJ. possui uma assinatura em seu rodapé, ilustrada abaixo:

A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodapé do documento.

Lembrando que o endereço que deve ser utilizado é o endereço do ambiente de produção, o endereço

acima é do ambiente de testes.

Acesse o site informado no rodapé do documento. Na tela apresentada, informe o código verificador e

o código CRC do documento, em seguida digite o código de confirmação e clique em Pesquisar.

Assinatura com certificado digital

Neste momento trataremos da assinatura utilizando um certificado digital, para isso, siga os passos

abaixo:

Será apresentada a tela Assinatura de Documentos, basta preencher os dados na tela:

Autenticação de documentos

Conforme LEI Nº 12.682/2012, documentos digitalizados devem ser autenticados utilizando certificado

digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP – Brasil.

Para autenticar um documento, siga os passos abaixo:

Gerando documento para outro usuário assinar

Como destacado acima, o SEI não possui uma funcionalidade que atenda integralmente a necessidade

nos órgãos e entidades onde um servidor elabore documentos para que outro apenas assine.

Para estes casos, existem duas possibilidades de tratamento:

Opção 1: O usuário que elabora o documento deve fazer parte da mesma unidade no SEI-RJ do

usuário que irá realizar a assinatura. Lembrando que ao incluir o usuário elaborador na mesma unidade do

que irá assinar, este poderá visualizar todos os processos daquela unidade.

Passo- a -passo: O usuário elaborador inclui o documento interno desejado sem realizar a assinatura e

atribui o processo ao usuário que irá realizar a assinatura.

Para saber como incluir um documento interno, verifique a seção 6.2 Incluir documento, neste manual.

Para saber como atribuir um processo a um usuário, verifique a seção 7.2 Atribuir processo a um

usuário, neste manual.

Opção 2 : Utilizar um documento tipo “Minuta”, ou seja, utilizando como exemplo o tipo de

documento Edital, estarão disponíveis no SEI-RJ dois tipos de documentos – Edital e Edital (minuta) com as

mesmas características e formatações. Onde o usuário responsável pela elaboração utilizará o modelo

Minuta de edital e o usuário responsável pela versão final.

Passo -a -passo: O usuário elabora o documento do tipo minuta, assina e envia para a unidade que

realizará alterações e posteriormente, as assinaturas. A unidade responsável pela edição ao incluir o

documento, selecionará o tipo do documento final, ou seja, se o documento anterior era a Minuta de Edital,

a versão final com as alterações utilizará tipo Edital. No painel texto inicial, a opção escolhida será

documento modelo, no campo texto padrão deverá ser inserido o número do SEI da minuta, apresentado ao

lado do documento na árvore do processo, conforme identificada na imagem abaixo:

Bloco de Assinatura

O “Bloco de Assinatura” é a funcionalidade utilizada para que um documento seja assinado por um ou

mais usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora. O bloco permite a assinatura simultânea de

vários documentos, com ou sem visualização de seus conteúdos. No entanto, não é possível disponibilizar

bloco de assinatura para a unidade geradora do processo. Neste caso, o processo deverá ser atribuído para o

usuário que realizará a assinatura. Também é possível assinar documentos de um bloco de assinatura antes

da disponibilização.

Diferentemente dos blocos internos e blocos de reunião, serão incluídos documentos para assinatura

em blocos e não, processos, embora o sistema permita a visualização dos processos onde estão incluídos os

documentos do bloco.

É possível incluir em um bloco de assinatura vários documentos de um processo ou de vários

processos de uma unidade. Também é possível disponibilizar o bloco para várias unidades.

Para criar um bloco de assinatura, deve-se clicar no documento de um processo e selecionar o ícone:

Assinar documentos em bloco de assinatura

Para assinar documentos em um bloco de assinaturas, os usuários da unidade de destino do bloco

devem selecionar a opção "Blocos de Assinatura" no menu principal:

Opções de Navegação

Ao entrar em um Bloco de Assinatura e clicar em qualquer documento é aberta janela de visualização

de seu teor e, acima, opções “Visualizar Árvore do Processo”; “Assinar Documento” e “Selecionar para

Assinatura”.

Retorno do bloco de assinaturas para a unidade responsável

Enviando processos

Com o processo criado, incluídos todos os documentos necessários e os assinados, passemos

agora a tramitar o processo para a próxima unidade.

Os processos devem ser tramitados para os respectivos destinos, sem intermediação das unidades

protocolizadoras e deverá seguir as regras básicas abaixo listadas:

I - a tramitação no SEI-RJ será registrada automaticamente, sem necessidade de comprovação de

envio ou recebimento;

II - o processo poderá ser encaminhado para quantas unidades e usuários forem necessários, na forma

estabelecida pelo fluxo apresentado na base de conhecimento;

III - o envio de processo a superiores hierárquicos dependerá do fluxo estabelecido e disponibilizado

na base de conhecimento;

IV - o processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária a continuidade

simultânea de sua análise.

Concluindo processos

Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades

competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.

Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento,

salve as alterações e realize a assinatura. Caso não saiba como inserir um documento, veja a seção 6.2 Incluir

documento, neste manual.

Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.

Reabrindo um processo

Reabrir um processo no SEI-RJ é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado

poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem

essa permissão e solicite a reabertura do processo.

Excluindo um processo

Para o caso de processos abertos indevidamente, é possível a exclusão pela unidade geradora, por

meio do ícone Este ícone só fica visível nas telas de processos e de documentos quando a

operação estiver habilitada.

A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:

a. O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio

para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;

b. O processo não poderá ter documentos;

c. O processo possui documentos externos e/ou gerados no sistema que podem ser excluídos: permite

que sejam efetuadas as exclusões de todos os documentos e, depois, a do processo.

Gerar PDF do processo

Por meio do ícone (tela do processo) é possível converter um processo

em um arquivo em formato PDF. Além dos documentos gerados internamente, o sistema processa e gera

PDF a partir de alguns formatos aceitos. O usuário tem a opção de gerar o PDF de todos os documentos

possíveis ou de selecionar os documentos que deseja converter.

Enviar Correspondência Eletrônica

Os e-mails enviados pelo SEI-RJ passam a compor automaticamente a árvore de documentos do

processo. Há duas maneiras de enviar correspondência eletrônica pelo sistema. Uma delas é clicar no

número do processo e selecionar o ícone

Em ambos os casos, o sistema abrirá uma tela que permite enviar e-mails anexando arquivos externos

ou selecionando documentos do processo para serem enviados. Além disso, o sistema também permite

inserir mensagens de texto padronizadas e constituir grupos de e-mail.

Para o envio de mensagens, o campo “De” deve ser preenchido com um endereço de e-mail

previamente cadastrado no sistema e disponível na barra de rolagem. O campo “Para” é de livre

preenchimento e deve receber um endereço válido de e-mail. O campo “Mensagem” pode permanecer em

branco, permitindo livre digitação. Também poderá ser feita seleção de um dos itens da barra de rolagem do

campo “Mensagem”, permitindo a escolha de um texto padrão. Clicar em enviar. O e-mail, então, passará a

compor a árvore do processo.

O sistema também exibe um quadro contendo documentos do processo que podem ser enviados

juntamente com a mensagem. Basta clicar na caixa de seleção dos documentos desejados ou selecionar

todos. Ainda, é possível realizar o upload de documentos externos para serem enviados junto com a

mensagem:

Para criar um grupo, secione a opção “Grupos de E-mail” no menu principal e, na tela seguinte,

selecione a opção “Novo”:

À medida que forem sendo adicionados os participantes no grupo, o sistema abre um quadro em que

vai adicionando e organizando os membros por ordem de inclusão. É possível alterar e remover os itens do

quadro por meio das opções na coluna “Ações”:

Na tela “Novo Grupos de Envio” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do Grupo”.

Logo abaixo há o campo “Unidade”. À medida que forem sendo adicionadas as unidades no grupo, o sistema

passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

Grupos de contato

A funcionalidade “Contatos” refere-se ao cadastro de “Interessado”, “Remetente” e “Destinatário”

nos documentos produzidos ou inseridos no SEI. Para criar um grupo de contatos, selecione a opção “Grupo”

no menu principal e, selecione a opção “Contatos”:

Na tela “Novo Grupo de Contatos” devem ser preenchidos os campos “Nome” e “Descrição do

Grupo”. Logo abaixo há o campo “Contatos”. À medida que forem sendo adicionados os contatos no grupo,

o sistema passa a exibir os nomes por ordem de inclusão.

Ao clicar no botão “Salvar”, o sistema retorna para a tela “Grupos de Contatos”. Nela é possível

consultar, editar ou remover os grupos por meio das opções na coluna “Ações”:

TRABALHO COLABORATIVO:

Como já sabemos o trabalho com processos administrativos consiste não somente em criá-los e enviá-

los a outras unidades, mas também em receber processos, analisar e dar o devido andamento. A partir desta

seção, vamos explicar como fazer isso no SEI-RJ.

Receber processos na unidade

Na Tela Controle de Processos vemos uma relação com todos os processos recebidos pela unidade. Os

processos em cor vermelha, ainda não foram recebidos por nenhum usuário na unidade. Para recebê-los,

basta clicar sobre um. Pronto! Já foi recebido.

Atribuir processo a um usuário

A atribuição é um recurso para distribuir os processos entre os usuários da unidade. Ela não impede

que outros usuários da unidade atuem no processo (inserindo, editando e assinando documentos), apenas

informa que ele está sob os cuidados deste usuário em particular. No SEI-RJ, atribuir o processo é muito

fácil. Veja abaixo.

Clique em atribuir processo;

Inserir anotações

O recurso das anotações é o perfeito substituto dos papeizinhos com grampos e post-its que estamos

acostumados a utilizar no processo em papel! Tem como principal função registrar orientações para o

trabalho do usuário na Tela Controle de Processos. Pode ser um recado de urgência, alguma orientação do

diretor do departamento, ou uma breve explicação sobre o processo. Vejamos como utilizá-la.

Consulta ao andamento do processo

Já tendo passado por todas as fases de criação do processo, inclusão de documentos, assinatura,

envio, recebimento e distribuição do processo, abordaremos as atividades de análise, cujo primeiro recurso

é a Consulta ao Andamento do processo.

O SEI-RJ permite consultar o registro de todo o tramite do processo. Para consultar o andamento do

processo, abra a Tela do Processo e localize a Árvore. Logo abaixo, clique em Consultar Andamento.

Com essa operação, é possível adicionar informações diretamente no histórico de tramitação do

processo. Essa funcionalidade permite que você registre observações sobre a tramitação ou a análise do

processo que sejam importantes para constarem no histórico, mas que não justificam a inclusão de um novo

documento. Para fazer uma atualização de andamento, vá para a Tela do Processo e clique no ícone

Atualizar Andamento.

Manifestar ciência

O SEI-RJ conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência sem que, para

isso, seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o

andamento do processo.

Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do

Processo e clique no ícone Ciência. Porém, se você deseja manifestar ciência de um documento em

particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.

A Ciência indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usuário, dispensando a

necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade.

Controle de prazos

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo

para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou

regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério

Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data

para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles

programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No

calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o

prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar

nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário,

há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:

Imprimir WEB

Versões do documento

O sistema permite edições sucessivas de um mesmo documento. A cada vez que uma edição for salva, o

sistema considera que foi gerada nova versão do documento. É possível controlar as versões de um documento,

verificar os usuários responsáveis pelas modificações e retomar uma versão anterior por meio do ícone

ORGANIZANDO AS INFORMAÇÕES:

Acompanhamento Especial

A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para

consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser

aplicada a cada processo de interesse.

Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

Blocos internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si.

É uma organização interna somente visível pela unidade. No SEI-RJ há duas maneiras de incluir processos em

um bloco interno:

Bloco de Reunião

O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras

unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre o processo, para

serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. É uma forma de visualizar minutas de documentos em

unidades diferentes da geradora.

Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos,

basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:

Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião”.

Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades

para disponibilização:

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras

unidades é necessário disponibilizar o bloco.

No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com

a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os

recebidos.

Marcadores

No SEI-RJ é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela

de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por

tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.

PESQUISA

No SEI-RJ é possível o modo de pesquisa livre ou estruturado.

A Barra de Ferramentas contém um campo de pesquisa livre, no qual você pode digitar qualquer

palavra ou termo numérico e, pressionando a tecla Enter, obter a lista de todos os processos em que o

termo aparece.

ESTATÍSTICAS

A opção Estatísticas, no Menu Principal, permite visualizar Estatísticas da Unidade e o Desempenho

de Processos. Os resultados das estatísticas correspondem aos dados do sistema em tempo real, o SEI-RJ

apresenta quadros quantitativos e gráficos que permitem melhor visualização.

• Quantidade de processos gerados;

• Quantidade de processos com tramitação no período;

• Quantidade de processos com andamento fechado na unidade ao final do período;

• Quantidade de processos com andamento aberto na unidade ao final do período; Tempos médios de tramitação no período;

• Quantidade de documentos gerados no período (documentos assinados e minutas); e

• Quantidade de documentos externos no período.

Para saber informações específicas sobre o processo dentro de uma temática específica, basta clicar

nas quantidades presentes nas tabelas. O SEI-RJ mostrará uma lista detalhada de registro dos processos. No

caso, estamos dentro da temática Processos gerados no período, que apresenta uma tabela contendo o

órgão, unidade, tipo, mês e ano do processo escolhido.

Desempenho de processos

Ao escolher no submenu Desempenho de Processos, o SEI-RJ apresentará a tela Estatísticas de

Desempenho de Processos para que o usuário informe o “Órgão”, o “Tipo de Processo” e o “Período” que

deseja obter os dados. É possível obter estatísticas de todos os processos ou somente dos concluídos.

CONCLUSÃO

Terminamos aqui este manual, esperamos que após a leitura o servidor seja capaz de utilizar da

melhor forma possível o SEI-RJ, respeitando as boas práticas e regras de utilização.