SEIRJ:Boas Práticas

BASE DE CONHECIMENTO

A Base de Conhecimento é um importante espaço dentro do SEI-RJ, onde são encontradas as informações essenciais para a boa execução de um processo administrativo.

Nela, estarão disponíveis as seguintes informações:

• Descrição do processo;
• Lista de papéis e responsabilidades;
• Macroprocesso;
• Processos e descrições de suas atividades;
• Relação de documentos tramitados no processo.

Como Consultar

As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone (inserir icone).

O ícone é visualizado ao lado do número do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente.

De forma a garantir uniformidade e a eficiência dentro dos órgãos que utilizarão o SEI-RJ, o Órgão Central por meio da SUPGP ficará responsável pela validação, inclusão e alteração das informações relacionadas a cada processo disponível na Base de Conhecimento Corporativa. (REAVALIAR SE MANTEMOS ASSIM OU SE ABRIMOS PARA AS UNIDADES POSSAM EDITAR AS SUAS BASES).

Outra forma de visualizar a Base de Conhecimento Corporativa, é selecionando a opção Base de Conhecimento no menu principal:

Insira uma palavra-chave para que o sistema localize a Base de Conhecimento, clie em Pesquisar e, por fim, selecione o tipo de processo. O sistema abrirá a Base de COnhecimento selecionada em outra aba.

CIÊNCIA

O SEI-RJ conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ciência, indicando que o processo ou documento foi verificado por determinado usuário, sem que para isso seja necessário inserir um novo documento, uma anotação ou mesmo atualizar manualmente o andamento do processo.

É muito útil nos casos de envio de informativos, documentos circulares ou mesmo em blocos de reunião.

Fazer isso é muito simples. Se você deseja manifestar ciência de todo um processo, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Ciência.

Se você deseja manifestar ciência de um documento em particular, vá para a Tela do Documento em questão e clique em Ciência.

Todas as manifestações de ciência são indicadas diretamente na Árvore do Processo. Para saber quem manifestou ciência, clique no ícone indicativo exibido na tela abaixo.

CONTROLE DE PRAZOS

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”