Este material apresenta os principais conceitos e funcionalidades do SEI-RJ para usuários externos, além de abordar as normas definidas para a utilização do sistema, no âmbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Este manual é a junção dos manuais de usuário externo e peticionamento eletrônico.

Para isso, sempre destacaremos os dados mais relevantes com ajuda dos ícones indicados abaixo:

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Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema.

Destaca informações às quais o usuário sempre deve estar atento ao utilizar o SEI-RJ.

A Secretaria de Estado de Transformação Digital - SETD, por intermédio da Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (COOGSEI) , atua como o órgão central da gestão do SEI-RJ. Como órgão central, compete a SEPLAG/COOGSEI:

Disponibilizar e manter o SEI-RJ para os órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
Conduzir a implantação do SEI-RJ nos órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
Normatizar a utilização do SEI-RJ;
Dirimir dúvidas do usuário.

Responsabilidades do usuário externo

O cadastro como Usuário Externo no SEI-RJ é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

É destinado à pessoa física que não seja servidora nem integre o Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro que participe de processos junto ao órgãos, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de peticionamento (iniciar processos e inserir documentos em processos existentes), visualização de processos com restrição de acesso aos quais foram concedido acesso externo ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão.

Para realizar peticionamento ou assinar documentos é necessário cadastro prévio e autorização da Unidade Gestora do SEI-RJ, mediante a apresentação de documentos.

Listaremos agora, algumas normas sobre a utilização do SEI-RJ já definidas no decreto Nº 48.209 de 19 de setembro de 2022.

Quanto à utilização do SEI-RJ:

O sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido por outrem.
A atualização dos seus dados cadastrais.
A conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentos essenciais e complementares.
A confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidos pelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente.
A conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio de peticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados ao Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro para qualquer tipo de conferência.
A verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente.

A Interface do SEI-RJ

Mesmo sem cadastro de usuário externo no sistema, é possível requerer acesso externo para visualização e acompanhamento de processos administrativos do SEI-RJ. Para isso, você deve entrar em contato com o setor responsável pelo processo e solicitar o acesso. Quando autorizado, é enviado um link de acesso para o e-mail informado no pedido. Será informado o tipo de acesso (integral ou parcial) e o prazo de validade. Ao clicar sobre o link, o usuário externo não cadastrado terá acesso direto ao processo, enquanto o usuário externo cadastrado deverá fazer login no sistema.

Cadastro de Usuário Externo

O cadastro de usuário externo é necessário para inclusão de documentos em processos e assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão por meio do SEI-RJ. O cadastro também pode ser requerido para acesso a processos categorizados como restritos ou sigilosos.

Passos para o cadastro

Acesse o ambiente Usuário Externo do SEI-RJ;
Clique na opção “Clique aqui para se cadastrar”;
Leia com atenção as orientações da tela seguinte.
Opte por continuar e preencha todos os campos da tela “Cadastro de Usuário Externo” com os seus dados pessoais (os obrigatórios estão em negrito).
Depois de realizado o cadastro online, onde serão registrados o seu e-mail e a senha de acesso, será enviado um e-mail com as instruções para ativação do seu cadastro, que consiste em encaminhar a documentação para o órgão que deseja ter contato.

O e-mail e a senha informados no formulário de cadastro serão utilizados para acessar o sistema e assinar documentos.

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Lembre-se de que este é o seu cadastro de usuário externo. Não inclua informações da sua empresa ou da pessoa jurídica que você representa. Certifique-se de que o endereço de e-mail pessoal foi digitado corretamente e em letras minúsculas. Crie uma senha segura e não a compartilhe com outras pessoas.

Os documentos necessários são:

Comprovante de Residência;
RG e CPF ou passaporte, no caso de estrangeiros;
Termo de Declaração de Concordância e Veracidade preenchido e assinado.

Aqui temos a lista de endereços dos órgãos aptos para receber a documentação. Os documentos podem ser entregues:

Presencialmente: No caso de entrega presencial, o usuário precisa levar cópia dos documentos juntamente com o original, para que o servidor público possa autenticar a cópia. Em caso de entrega de documentação através de terceiros, as cópias devem ser autenticadas em cartório e o Termo assinado com reconhecimento de firma.
Por correios: Neste caso, as cópias devem ser autenticadas em cartório e o Termo assinado com reconhecimento de firma.
Eletronicamente: Neste caso, a documentação deverá ser enviada através do e-mail disponibilizado pelo órgão ou do Atende SEI-RJ. Temos duas opções para autenticação dos documentos:
1. As cópias devem ser assinadas eletronicamente com certificado digital (ICP-Brasil ou através do Gov.BR).
2. Caso não tenha certificado digital, envie folha de rosto (selfie) segurando o documento de identidade original, aberto (frente e verso), onde deverá aparecer a fotografia e o número do documento legível.

Documentos complementares podem ser solicitados para a efetivação do cadastro.

Obs: o usuário externo deve guardar os documentos originais pois podem ser futuramente solicitados.

Após a análise da documentação pela unidade gestora do SEI-RJ, você receberá um e-mail confirmando a conclusão da análise e confirmação do cadastro. Só após esse e-mail é que será possível realizar login no sistema.

Login e Recuperação de Senha

Tela de Login

Somente depois do cadastro liberado será possível realizar login na página de Acesso Externo do SEI-RJ.

Você receberá um e-mail quando o seu cadastro for liberado, antes disso, ao tentar efetuar o login, o SEI-RJ exibirá a seguinte mensagem:

Caso já tenha recebido o e-mail informando sua liberação, acesse o sistema usando o e-mail e a senha cadastrados anteriormente e clique em "Entrar".

Recuperar Senha de Acesso

Caso tenha esquecido a senha de acesso, SOMENTE SE O CADASTRO JÁ ESTIVER LIBERADO, será possível recuperá-la, para isso basta clicar na opção “Esqueci minha senha” na tela inicial:

A tela abaixo será exibida, digite o e-mail informado no momento do cadastro online para que uma nova senha seja gerada e enviada para o e-mail cadastrado. Atenção: lembre-se de verificar a caixa de spam de seu e-mail caso a nova senha não esteja em sua caixa de entrada.

Alterar senha

Acesse o link informado no e-mail, efetue o login com a senha gerada pelo sistema e realize a alteração da senha.

Para alterar a senha, acesse o menu principal > Alterar senha e siga os passos abaixo:

ACESSO EXTERNO AOS PROCESSOS

Quando é concedido Acesso Externo aos processos?

1) O acesso será concedido ao longo do trâmite do processo aos interessados, mediante a ação de um usuário interno. Ou seja, caso o usuário externo tenha realizado um peticionamento, no momento da decisão exarada pela autoridade competente, o mesmo receberá um e-mail para ciência da decisão.

2) Mediante a pedido de vistas nos casos de processos restritos e que, por isso, não sejam acessíveis na “Pesquisa Pública” do SEI-RJ. Nestes casos, o usuário externo deve contatar a unidade responsável pelo processo para que estes, providenciem o acesso.

Duas formas de concessão de Acesso Externo ao processo:

1) Integral; e

2) Parcial.

Exemplo de Acesso Externo Integral a um processo

Os documentos em azul são acessíveis, clique sobre o documento para ver seu conteúdo.

Exemplo de Acesso Externo Parcial a um processo

Os documentos em azul são acessíveis, clique sobre o documento para ver seu conteúdo.

ASSINATURA EXTERNA

Para assinar documentos como usuário externo no SEI-RJ você deve ter se cadastrado previamente e apresentado a documentação necessária. E só então, o seu usuário será liberado para acessar o módulo de usuário externo.

Caso você precise assinar um documento gerado no SEI-RJ por um usuário interno, você receberá no seu e-mail cadastrado um aviso de que o documento está disponível para a sua assinatura.

Com isso, você poderá acessar o módulo do controle de acesso externo, caso não saiba como fazer veja o item

LOGIN, RECUPERAR SENHA DE ACESSO E TELA INICIAL.

Na tela Controle de Acessos Externos, observe que são listados os processos com Acesso Externo concedido ao Usuário Externo e a coluna “Ações”exibe os

botões de funcionalidades específicas.

Vide o exemplo abaixo destacado, com documentos disponibilizados para Assinatura Externa:

PETICIONAMENTO ELETRÔNICO

A funcionalidade de peticionamento eletrônico permite que o usuário externo abra processos, insira documentos em processos já existentes.

A relação de tipos processuais aos quais é permitida a realização de peticionamento eletrônico pode ser encontrada no Portal SEI-RJ.

Para realizar peticionamento no SEI-RJ, o usuário externo precisa ter se cadastrado previamente e apresentado à documentação necessária para a liberação do seu acesso.

Para saber como realizar peticionamentos eletrônicos, consulte o Manual do Peticionamento eletrônico no nosso portal: http://www.fazenda.rj.gov.br/sei/capacitacao

INTIMAÇÃO ELETRÔNICA

A funcionalidade de intimação eletrônica permite aos órgãos a comunicação direta com os usuários externos para ciência, cumprimento de exigências e outras

comunicações necessárias.

Quando uma intimação for direcionada a um usuário externo, este receberá em seu e-mail cadastrado uma notificação para verificar esta intimação.

Mesmo que o usuário não verifique este e-mail, se faz necessário o acesso ao módulo do usuário externo periodicamente para a verificação se existe ou não

intimações a receber.

As intimações são exibidas na tela de controle de processos do módulo: