SEIRJ:Manual do Usuário Interno

Este material apresenta os principais conceitos e funcionalidades do SEI-RJ, além de abordar as normas definidas para a utilização do sistema, no âmbito do Governo do Estado do Rio de Janeiro. Este manual é a junção dos manuais de usuário básico e avançado.

Para isso, sempre destacaremos os dados mais relevantes com ajuda dos ícones indicados abaixo:

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema.

Destaca informações às quais o usuário sempre deve estar atento ao utilizar o SEI-RJ.

A Secretaria de Estado de Transformação Digital - SETD, por intermédio da Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (COOGSEI) , atua como o órgão central da gestão do SEI-RJ. Como órgão central, compete a COOGSEI:

• Disponibilizar e manter o SEI-RJ para os órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Conduzir a implantação do SEI-RJ nos órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Normatizar a utilização do SEI-RJ;
• Dirimir dúvidas do usuário.

Responsabilidades do usuário interno

Listaremos agora, algumas normas sobre a utilização do SEI-RJ já definidas no decreto Nº 46.730 de 09 de agosto de 2019, além de outras que ainda serão formalizadas.

Quanto à assinatura no sistema eletrônico de informações:

1. Os documentos assinados eletronicamente serão de responsabilidade legal do usuário dono do login e senha.
2. A assinatura eletrônica é de exclusiva responsabilidade do usuário, de caráter pessoal e intransferível.

Quanto à utilização do SEI-RJ:

1. Os servidores participantes dos processos migrados para o SEI-RJ, devem verificar diariamente no sistema a existência de processos digitais pendentes de providências.
2. O uso inadequado do processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Pública Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil e criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.
3. Cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade.
4. Acessar e utilizar as informações do sistema de acordo com as suas atribuições profissionais;
5. Manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;
6. Encerrar a sessão de uso do SEI-RJ sempre que se ausentar do computador, garantindo a impossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;
7. Responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado;
8. Respeitar o fluxo processual estabelecido na base de conhecimento, justificando eventuais trâmites diversos do mapeado no despacho de encaminhamento.

A Interface do SEI-RJ

Nesta seção apresentamos uma explicação sobre os ícones e menus encontrados no SEI-RJ.

Para permitir uma melhor experiência no SEI-RJ, o navegador deve estar configurado para permitir pop-ups.

Acessando o SEI-RJ

O SEI-RJ é acessado pela internet. Seu endereço é https://sei.fazenda.rj.gov.br/sei.

Tela de login de usuário interno SEI-RJ

Na tela de acesso do SEI-RJ, preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados:

1. Usuário: Nome de usuário da rede, ou nome de usuário informado no momento do cadastro do usuário.
2. Senha: Senha da rede, ou senha informada no momento do cadastro do usuário.
3. Órgão: Escolher o órgão onde trabalha.
4. Clicar em “Acessar”.

Visando aumentar a segurança no uso do dia-a-dia, o SEI não permite que a senha seja gravada no navegador.

Autenticação em dois fatores

Uma novidade trazida pela versão 4.0 do SEI é a possibilidade do uso da autenticação em dois fatores para realizar o login no SEI-RJ.

A autenticação em 2 fatores, ou 2FA, fornece segurança adicional, pois junta algo que você sabe (a sua senha) com algo que você possui (o seu smartphone). Somente com a combinação dos dois será possível efetuar o login. Após validar a senha, será preciso informar um código de 6 dígitos, que será gerado pelo aplicativo no smartphone.

Gerando um Código para Ativação

Para cadastrar a autenticação em dois fatores, preencha seu login, senha e órgão e depois clique em "Autenticação de dois fatores", logo abaixo do botão Acessar. Clique em Prosseguir na tela de apresentação da autenticação em 2 fatores:

Instalação do Aplicativo de Autenticação

Será gerado um QR code como este:

Para lê-lo, instale em seu smartphone um aplicativo próprio para autenticação em duas etapas, como o Google Authenticator, FreeOTP, Authy, etc. Os exemplos abaixo usam o Google Authenticator. Acesse a Apple Store ou o Google Play para instalar.

Leitura do QR Code

Abra o aplicativo e encontre a opção para leitura de código. Pode ser necessário permitir que o aplicativo tenha acesso a câmera do smartphone.

Aponte a câmera para o QR code que está sendo exibido na tela e adicione a conta no aplicativo.

Finalização do Cadastro

Informe um endereço de e-mail que não seja associado com a instituição. Por exemplo, pode ser do gmail, hotmail, yahoo, etc. É imprescindível que a senha de acesso ao e-mail seja diferente da senha de acesso ao sistema:

Clique em "Enviar" para que um link de ativação seja enviado para o endereço de e-mail fornecido. Somente após receber o e-mail e clicar no link é que o mecanismo de autenticação em 2 fatores estará ativado.

Login com a Autenticação em 2 Fatores

Se a autenticação em 2 fatores estiver ativada, então, após informar o usuário e senha, será exibida outra tela solicitando o código numérico. Abra o aplicativo de autenticação no seu smartphone e veja o código gerado. Informe o valor no campo Código de Acesso e clique em Validar:

De agora em diante, sempre que fizer login, será preciso consultar o seu smartphone, porque o código muda a cada 30 segundos. O sistema aceitará qualquer um dos códigos gerados nos últimos 90 segundos por isso é importante que o seu smartphone esteja com o horário correto.

Liberando Dispositivos

Para dispositivos usados com frequência, pode ser conveniente liberá-los da validação a cada login. Para isso, na tela onde é solicitado o código numérico, marque a opção "Não usar o 2FA neste dispositivo e navegador". Essa sinalização precisará ser realizada para cada navegador utilizado. O código poderá ser solicitado novamente se for feita a limpeza dos cookies do navegador ou se a liberação perder a validade de acordo com o período estabelecido pela instituição.

Desativando a Autenticação em 2 Fatores

Se não conseguir validar o código por algum motivo (perda do aparelho, defeito, roubo, erro no aplicativo, etc.), é possível requisitar a desativação da autenticação em 2 fatores na mesma tela onde é solicitado o código numérico, ou então por meio do link "Autenticação em 2 fatores" disponível na tela inicial de login. Clique no botão "Desativar 2FA" para que um e-mail com o link de desativação seja enviado para o endereço que foi fornecido no momento da leitura do QR Code. Somente após receber o e-mail e clicar no link é que o mecanismo de autenticação em 2 fatores será desativado.

Tela de Controle de Processos

É a tela principal do SEI, onde são visualizados todos os processos que estão na sua unidade. Os processos estão separados em dois grupos:

1. processos recebidos de outras unidades; e
2. processos gerados pela própria unidade do usuário logado.

O grupo de ícones exibidos apresenta funcionalidades que possibilitam efetuar operações para um processo ou um conjunto de processos (operações em lote). Para maiores informações das funcionalidades desses icones, clique aqui.

Menu Principal

É a coluna cinza localizada na lateral esquerda da tela, que disponibiliza um conjunto de funcionalidades de acordo com o perfil do usuário ou do tipo de unidade. O perfil avançado, disponibilizado para a maioria dos usuários, apresenta as seguintes opções:

As funcionalidades disponíveis nesse menu são:

Funcionalidade	Descrição
Controle de Processos	Direciona o usuário para a tela principal do SEI, onde são visualizados todos os processos que estão em sua unidade.
Iniciar Processos	Permite iniciar um novo processo no SEI. Saiba mais clicando aqui.
Retorno Programado	Permite verificar a relação de controles programados da unidade – aqueles processos aos quais foram atribuídos prazos para resposta. Saiba mais clicando aqui.
Pesquisa	Possibilita a pesquisa avançada de informações, documentos ou processos no SEI-RJ. Para maiores informações, clique aqui.
Base de Conhecimento	Permite descrever as etapas de um processo e anexar documentos relacionados ao “Tipo de Processo” vinculado aquela base de conhecimento.
Texto Padrão	Permite incluir textos que sejam recorrentes na unidade para utilização em documentos e e-mails produzidos no sistema. Saiba mais clicando aqui.
Modelos Favoritos	Permite visualizar e gerenciar a relação de documentos salvos como modelos na unidade. Saiba mais clicando aqui.
Blocos de Assinatura	Permite gerenciar os blocos de assinatura criados pela unidade ou disponibilizados a ela. Possibilita que mais de um usuário, de qualquer unidade, possa assinar documentos produzidos no sistema. Saiba mais clicando aqui.
Blocos de Reunião	Permite gerenciar os blocos de reunião criados pela unidade ou disponibilizados a ela. Possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem que estas tenham uma atuação formal sobre eles, para serem discutidos em reuniões ou decisão colegiada. Saiba mais clicando aqui .
Blocos Internos	Permite visualizar os blocos internos criados pela unidade. Possibilita a organização de conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si. Essa organização é visível apenas pela unidade que a criou. Saiba mais clicando aqui.
Contatos
Processos Sobrestados	Permite visualizar a relação de processos da unidade que se encontram suspensos temporariamente e as informações relativas ao sobrestamento. Saiba mais clicando aqui.
Acompanhamento Especial	Permite visualizar a relação dos processos da unidade que estão em acompanhamento e as informações de controle. Saiba mais clicando aqui.
Marcadores	Permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Saiba mais clicando aqui.
Pontos de Controle	Recurso de marcação de processos no SEI-RJ, para informar a etapa do fluxo em que o processo se encontra.
Estatísticas	Permite visualizar as estatísticas da unidade e o desempenho de processos. Saiba mais clicando aqui.
Localizadores	Funcionalidade utilizada para indicar o local onde um arquivo físico digitalizado está arquivado.
Grupos	Permite criar e gerenciar grupos de e-mail para o envio de mensagens eletrônicas dentro do sistema e grupos de unidades para o envio de processos dentro do sistema.

Símbolos e orientações visuais

A tela Controle de Processos também apresenta símbolos e orientações visuais para facilitar a identificação de cada processo, a saber:

Item	Descrição
Ver Processos Atribuídos a mim	Ver processos atribuídos a mim: permite visualizar apenas os processos atribuídos ao usuário logado. Para voltar à tela anterior, basta clicar em “Ver todos os processos”.
	Login entre parênteses (ao lado do número do processo): informa a quem o processo foi atribuído dentro da unidade. Quando o login for por meio do CPF (exemplo ao lado), ao passar o mouse em cima desse item, aparecerá o nome do usuário (“Atribuído para Fulano de Tal”).
	Processos com número em preto: processos categorizados como públicos ou restritos já acessados por algum usuário da unidade.
	Processos com número em vermelho: processos remetidos à unidade ainda não acessados.
	Processos com número em azul: processos acessados e/ou que sofreram alguma ação recentemente (no mesmo login/sessão).
	Processos com fundo preto: processos categorizados como sigilosos já acessados por algum usuário da unidade. Visível somente para usuários que possuem a credencial de acesso ao processo sigiloso.
	Processos com fundo vermelho: processos categorizados como sigilosos recebidos pela unidade, mas que ainda não foram acessados.
	Processos com fundo azul: processos categorizados como sigilosos acessados e/ou que sofreram alguma ação recentemente (no mesmo login/sessão).
	Alerta que o processo tem prazo de retorno programado à unidade remetente.
	Alerta que o processo está com prazo de retorno programado expirado (atrasado)
	Indica a inclusão de um novo documento (externo ou interno) no processo ou que um documento foi assinado.
	Indica processo gerado por meio do peticionamento eletrônico (processo novo) remetido à unidade.
	Indica processo gerado por meio do peticionamento eletrônico intercorrente (processo relacionado) remetido à unidade; ou Indica que documentos foram incluídos em processo já existente por meio de peticionamento eletrônico intercorrente.
	Anotação simples.
	Anotação com prioridade.
	Marcador definido pela unidade.

Ao passar o cursor sobre o número do processo (sem clicar), é mostrada a informação do Tipo de Processo (em negrito) e a Especificação. Ambas as informações são registradas no momento da abertura de um processo.

Para acessar o conteúdo de um processo, basta clicar sobre o respectivo número.

Organizando Informações

Acompanhamento Especial

A função de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre disponível para consulta por servidores de uma mesma unidade. Porém, diferentemente dos blocos, essa função deve ser aplicada a cada processo de interesse

Na tela do processo, clique em Acompanhamento especial. Uma nova janela se abrirá.

1.Criando um grupo de Acompanhamento

Forneça um nome para o novo grupo de acompanhamento.

Retornando à tela anterior, selecione o grupo que você acabou de criar e clique em Salvar.

Pronto. Agora o processo foi salvo no grupo de Acompanhamento Especial, que está sempre disponível no Menu Principal.

2. Acompanhando Processos

Para consultar um processo que tenha sido inserido no Acompanhamento Especial, o primeiro passo é ir no Menu Principal e clicar em "Acompanhamento Especial".

Na tela de Acompanhamento Especial, os processos incluídos nesse tipo de acompanhamento sempre estarão listados. Você pode buscar selecionando o grupo adequado. Clique no número do processo para vê-lo.

Blocos internos

Blocos internos servem para organizar conjuntos de processos que possuam alguma ligação entre si. É bem similar ao Acompanhamento Especial e somente é visível pela unidade. No SEI-RJ há duas maneiras de incluir processos em um bloco interno:

a. Na tela “Controle de Processos”, pode-se incluir um ou mais processos, clicando-se na caixa de seleção ao lado dos números dos processos que serão incluídos em bloco

b. Na tela do processo, é possível selecionar na barra de menu do processo que será incluído em bloco.

O sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco”, com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos abertos na unidade.

Deve-se clicar na caixa de seleção (colocar botão) ao lado de um do(s) bloco(s) apresentado(s) no quadro e no ícone (colocar icone) “Escolher este Bloco”. Ao clicar no botão , os processos serão incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s). Para se criar um novo bloco interno, é necessário selecionar a opção (colocas botão 'novo bloco interno).

Na tela “Selecionar Bloco”. O sistema abrirá uma tela onde deverá ser inserida a descrição desejada do bloco.

Ao salvar as informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar no botão (Inserir botão) e o(s) processo(s) será (ão) automaticamente inserido(s) no novo bloco.

Bloco de reunião

O Bloco de Reunião possibilita que uma unidade disponibilize processos para conhecimento de outras unidades, sem a necessidade de que estas unidades tenham uma atuação formal sobre eles.

É uma forma de visualizar minutas de documentos em unidades diferentes da geradora e pode ser útil para permitir a discução em reuniões ou decisões colegiadas.

Os blocos de reunião permitem a inclusão de um ou mais processos. Na tela Controle de Processos, basta clicar na caixa de seleção ao lado do número dos processos a serem incluído no bloco:

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Deve-se clicar no ícone . O sistema abrirá a tela “Selecionar Bloco” com um quadro que mostra todos os blocos de reunião e blocos internos abertos na unidade. Blocos de reunião recebidos de outras unidades e os blocos disponibilizados não aparecem nesta tela. Ao selecionar uma ou mais opções disponíveis e clicar no botão OK, os processos serão incluídos no(s) bloco(s) selecionado(s):

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Para se criar um novo bloco de reunião, é necessário selecionar a opção “Novo Bloco de Reunião”. Será aberta uma tela, onde deverá ser inserida a descrição desejada para o bloco de reunião e as unidades para disponibilização:

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Ao salvar informações, o sistema retorna para a tela anterior. Basta clicar em OK e os processos selecionados serão automaticamente inseridos no novo bloco:

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É possível incluir anotações nas linhas do quadro, correspondentes a cada processo pertencente ao bloco. É só clicar no ícone , , da coluna “Ações”, inserir a informação desejada e Salvar.

Para que as minutas de um ou mais processos possam ser visualizadas por usuários de outras unidades é necessário disponibilizar o bloco. No menu principal, deverá ser selecionada a opção “Blocos de Reunião”. O sistema abre uma tela com a relação de todos os blocos de reunião da unidade: abertos, disponibilizados a outras áreas e também os recebidos.

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Deverá ser selecionado o íconena coluna “Ações”. Um bloco disponibilizado não deverá ser editado ou receber outros processos até que as unidades de destino devolvam o bloco:

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No entanto, é possível cancelar a disponibilização de um bloco de reuniões fazendo uso do ícone

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Atenção! O bloco de reunião não gera o envio do processo. Significa que não aparecerá a informação de que o processo está aberto para unidades as quais o bloco foi disponibilizado (na tela do processo). Quando um processo de um bloco de reunião é anexado a outro processo, as minutas deixam de ser visualizadas.

Inserir Anotação

As anotações são de livre preenchimento e permitem que o usuário insira informações adicionais ao processo, as quais não constarão em seus autos, pois se trata de uma forma de comunicação interna com a equipe da unidade. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem ou atuarem no processo.

Para criar anotações, o usuário deve:

1. Selecionar a caixa do processo desejado na tela Controle de Processos;
2. Clicar no ícone Anotações no menu superior da tela;
3. Digitar as anotações/observações da unidade;
4. Selecionar o item Prioridade, quando for o caso;
5. Clicar em Salvar.

Uma mesma anotação pode ser inserida em vários processos ao mesmo tempo. Basta selecionar todas as caixas dos processos desejados na tela Controle de Processos.

Os processos com anotações são indicados com o símbolo “” ao lado de seus respectivos números na tela Controle de Processos. Caso a anotação tenha sido assinalada com prioridade, o símbolo ficará vermelho ().

Existem duas formas de se remover a anotação: Apagando seu conteúdo ou, ao se tramitar o processo, clicando na opção de Remover a anotação, oferecida pelo sistema. Caso você não remova a anotação antes de tramitá-lo, a unidade de destio não visualizará seu conteúdo. Entretanto, caso o processo seja novamente enviado para esta unidade, a anotação aparecerá automaticamente, o que poderá gerar alguma confusão entre os usuários.

Marcadores

No SEI-RJ é possível organizar processos através de marcadores coloridos, os quais são fixados na tela de Controle de Processos. Os marcadores são utilizados para agrupar processos na unidade por tema/anotação. Para incluir um marcador no processo desejado basta seguir as instruções abaixo.

a. Clique no ícone Editar Marcador;

b. Escolha o marcador;

c. Digite o texto para o marcador (opcional);

d. Clique em Salvar. A inclusão do marcador também pode ser realizada por meio da Tela controle de processos, para isso, selecione o processo e clique no ícone gerenciar marcador e realize os passos conforme explicado acima. Para criar novo marcador siga as instruções a seguir:

a. Clique no botão Novo;

b. Insira o nome do marcador;

c. Selecione a cor do ícone;

d. Clique em Salvar.

Controle de Prazos - Retorno Programado

A funcionalidade “Retorno Programado” permite informar aos destinatários de um processo um prazo para resposta à demanda. É muito útil para controle de prazos para demandas urgentes, prazos legais ou regimentais sobre as demandas ou prazos definidos por autoridades externas ao Órgão (p. ex. Ministério Público e Poder Judiciário). Ao enviar um processo para uma ou mais unidades, é possível programar a data para devolução da demanda, preenchendo o campo “Retorno Programado”.

O ícone “Retorno Programado” fica visível para as unidades de destino do processo. Ao passar o cursor sobre o ícone, ele mostra a data de retorno e a unidade que o definiu. À medida que o prazo vai diminuindo, o ícone muda de cor, indicando a proximidade do vencimento :

A funcionalidade não retira o acesso ao processo caso a demanda não seja atendida no prazo. Ou seja, não trava o trabalho sobre o processo, apenas marca e controla prazos: quem demandou processo com prazo para unidade e quem está devendo processos com prazos definidos pela unidade. Como regra geral, a unidade demandada com prazo em um processo não pode concluí-lo ou enviá-lo para terceiros, exceto se o processo for mantido aberto na unidade atual, podendo, neste caso, inclusive, definir um outro prazo para a unidade destinatária.

Ou seja, o SEI-RJ também controla prazos “em cascata”. É possível verificar a relação de controles programados da unidade, por meio da opção “Retorno Programado” no menu principal.

O sistema abrirá uma tela que apresenta um calendário e os retornos programados para o dia. No calendário, estarão sinalizados os dias com marcação de retorno, em amarelo as datas a vencer ou que o prazo foi cumprido até a data estabelecida e em vermelho as datas em atraso. Também é possível navegar nos meses e anos. Para tanto, o usuário deverá clicar nas setas ao lado do ano ou mês. Abaixo do calendário, há a opção “Ver todo o mês” que mostra os retornos previstos para o mês:

O SEI-RJ organiza as informações em dois quadros:

1. “Processos para devolver”: relação de processos enviados por outras unidades com marcação de prazo para a unidade. Aguardam uma ação específica e deverão ser devolvidos dentro do prazo determinado;
2. “Processos aguardando retorno de outras unidades”: relação de processos que a unidade encaminhou com prazo de retorno para outras unidades. Neste quadro também é possível excluir ou prorrogar o prazo originalmente estabelecido para a demanda.

Acessando o processo

Ao clicar em um dos processos listados na tela de “Controle de Processos” será apresentada uma nova tela que possibilitará ao usuário visualizar seu conteúdo, conforme figura abaixo.

O lado esquerdo mostra o número do processo e a respectiva relação de documentos organizados por ordem de autuação, chamada de árvore de processos.

Os documentos são dispostos na árvore do processo na ordem em que foram juntados.

Na Árvore do Processo observamos a estrutura do processo. Ela apresenta a relação dos documentos juntados ao processo em ordem cronológica.

Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um número único - o Número SEI. Esse número é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser alterado.

Além do número do processo e a identificação dos documentos, a Árvore do Processo também apresenta ícones, como (Base de Conhecimento), (Ciência) e (Assinatura), que oferecem atalhos para operações e identificam a situação dos documentos.

Logo abaixo da árvore de processos, vemos o menu Consultar Andamento e a lista de Processos Relacionados.

Na parte direita da tela do processo vemos todos os botões de operações com processos e, logo abaixo, informações sobre:

• Status: indica se o processo está aberto ou se já foi concluído (encerrado);
• Localização: indica em qual (ou quais) unidade(s) o processo está aberto;
• Atribuição: indica para qual usuário foi atribuído o processo (caso houver).

Há situações em que o processo não possui andamentos abertos, está sobrestado ou foi anexado a outro processo. Nestes casos, apenas os ícones com operações pertinentes, assim como o status do processo, são exibidos.

Consultando o conteúdo do documento

Ao clicar no nome de um documento na Árvore do Processo, você acessa o conteúdo deste documento, que aparece numa tela conforme a imagem abaixo.

Ao clicar em um dos documentos que compõem o processo será apresentado um novo menu com as ações que poderão ser realizadas no documento.

A configuração da Barra de Ícones varia de acordo com o documento inserido (interno ou externo) e com as possibilidades de atuação em cada documento.

Operações com Processos

A gestão por processo é a base do SEI. No SEI-RJ, não importa se você vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento para outra unidade dentro do seu órgão ou entidade. Em todos os casos, é necessário iniciar um processo, ou inserir um documento num processo já existente. É sempre no interior de um processo que tramita um documento.

Como iniciar um processo

No SEI-RJ, qualquer unidade pode iniciar um processo! Não é mais necessário encaminhar os documentos ao setor de protocolo. Também não é necessário utilizar uma CI para autuar o processo (qualquer documento pode ser utilizado). Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão iniciar processos. Caso você precise iniciar um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a abertura do processo. Se você for um usuário com perfil Avançado, basta clicar em Iniciar Processo no menu que fica a esquerda na Tela de Controle de Processos.

Escolha o Tipo de Processo adequado (Exemplo: Contratação: Pregão Eletrônico). Essa informação é importante para facilitar a localização futura do processos, para permitir a extração acurada de indicadores e, principalmente, para proporcionar o controle do tempo de guarda adequado ao processo (garantindo que documentos que precisam ser conservados o sejam e que se descarte aqueles de menor relevância, racionalizando os custos de manutenção do sistema). Digite o nome do tipo de processo na lacuna para filtrar os tipos exibidos e facilitar a sua escolha. A tela de escolha do processo indica tipos de processos já criados pela unidade. Caso não haja o tipo desejado, ele ainda não está disponível no SEI-RJ.

• os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela é aberta;

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

Clicar em “” para ver todos os tipos de processos disponíveis, e em “” para voltar aos tipos mais usados.

Após a escolha do Tipo Processual, é necessário preencher o cadastro do processo

• Tipo do Processo: Virá preenchido com a escolha feita na tela anterior;

• Especificação: acréscimo de informações que diferenciem processos de um mesmo tipo. A linguagem deve ser clara e objetiva. Esta informação será mostrada ao se passar o cursos sobre o número do processo, sema necessidade de se clicar nele, facilitando a identificação do assunto tratado;

• Classificação por Assunto: o assunto é sugerido automaticamente pelo sistema e não deve ser alterado. Quando houver mais de uma sugestão, o usuário deverá optar por uma delas;

• Interessados: informar a(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) que tenha(m) interesse sobre o mérito do processo;

• Observações desta Unidade: campo de livre preenchimento para inserção de informações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recuperação;
• Nível de acesso:
  1. Público: processos e documentos assinados que não possuem dados pessoais ou restrição legal de acesso, disponíveis para visualização de qualquer usuário interno do sistema
  2. Restrito: processos e seus documentos disponíveis para visualização de usuários das unidades pelas quais o processo tramitar;
  3. Sigiloso: processos e seus documentos disponíveis apenas para usuários com permissão específica e previamente credenciados;

Clique em Salvar.

Pronto, o processo foi criado! Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher corretamente os campos.

Como preencher os campos para cadastro de processos

Na maior parte dos processos, as informações de preenchimento obrigatório para criação do processo vêm previamente selecionadas. Ou seja: basta escolher o tipo de processo e clicar em “Salvar” para criá-lo. Mas existe uma série de vantagens em preencher as informações opcionais: melhorar a organização dos documentos, facilitar a pesquisa por informações, melhorar a gestão documental. Confira as orientações abaixo.

Especificação (opcional)

Essa informação é de preenchimento opcional. Uma descrição objetiva ajuda a identificar imediatamente o objeto do processo.

Classificação por assuntos (obrigatório)

Esse campo é de preenchimento obrigatório, mas os processos já vêm classificados no SEI-RJ. Não é necessária nenhuma ação neste campo.

Interessados (opcional)

Esse campo é opcional, e serve para indicar os interessados no processo (pessoas físicas e jurídicas ou órgãos da administração).

O mesmo processo pode ter diversos interessados. Veja abaixo as instruções.

Alterando os campos “Classificação por assunto” e “Interessado”

Ambos são preenchidos da mesma maneira. Essas instruções também são aplicáveis para o cadastro de documentos, destinatários e no envio de processos a outra unidades.

1. Adicionar Assunto/Interessado - por digitação;

1.1 Digite a informação no campo até ela surgir na lista abaixo - Caso o interessado não apareça na lista, pressione “enter” e confirme a sua inclusão;

1.2. Clique na opção desejada.

Os documentos e processos devem ser classificados como públicos, a exceção daqueles que contenham informações sigilosas ou pessoais, na forma da Lei de Acesso à Informação.

Caso os processos tenham nível restrito ou sigiloso, os documentos públicos (ou seja, os que não se enquadrem nas hipóteses de sigilo e restrição previstas na lei de acesso a informação e que por isso devem ser classificados como ostensivos) não poderão ser acessados por unidades estranhas ao processo. Manter o nível público dos documentos facilita o trabalho, uma vez que os processos que tenham seu nível alterado para Público, os documentos já estarão com esse mesmo acesso, evitando gastos de tempo na modificação de nível de acesso em cada um dos documentos juntados.

No entanto, há casos em que abrir a informação em um momento inoportuno pode causar danos. Para estes casos é importante restringir o acesso à informação, informando a hipótese legal que ampara tal situação.

A maioria dos processos já vem com o nível de acesso padrão selecionado. Caso precise alterá-lo, siga as instruções abaixo:

Caso a Hipótese Legal desejada não esteja listada, será necessário solicitar o cadastro ao Ponto Focal setorial.

Ao finalizar o cadastro do processo, clique no botão Salvar.

Informações importantes sobre nível de acesso de acesso

Ao criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

Processos sigilosos não são recuperáveis pela funcionalidade de pesquisa. Também não são registrados nas estatísticas do sistema.

Processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa. No entanto, os conteúdos de todos os documentos (mesmo assinados) são inacessíveis para usuários das unidades em que o processo não tenha tramitado.

Alterando o nível de acesso de um processo

Para alterar o nível de acesso de “Restrito” ou “Público” para “Sigiloso”, o processo deve estar aberto somente para a unidade que efetua a operação.

Para isso, selecione o processo e clique no ícone Consultar/Alterar processo:

Para maiores informações de como classificar informações não públicas no SEI, consulte oManual de informações não públicas.

Editando as informações de cadastro do processo

Cometeu um erro no cadastro? Antes que o processo seja enviado à outra unidade, você pode editar suas informações cadastrais ou até mesmo excluí-lo por completo (caso ele já tenha documentos, é preciso excluir primeiro os documentos e depois o processo). Você pode fazer isso na Tela do Processo.

Ações realizadas no processo

As operações abaixo são as principais no trabalho com processos no SEI-RJ, e serão abordadas em detalhes. Algumas delas também podem ser feitas diretamente na tela Controle de Processos, como operações em lote.

Ícone	Ícone 4.0	Descrição
		INCLUIR DOCUMENTO: permite produzir um novo documento ou inserir documentos externos (não produzidos no SEI) no processo.
		INICIAR PROCESSO RELACIONADO: permite iniciar um novo processo relacionado ao processo em que o usuário está trabalhando no momento.
		CONSULTAR/ALTERAR PROCESSO: permite consultar ou alterar os dados de cadastro do processo (descrição, interessados, destinatário, nível de acesso), com exceção da data de autuação e do NUP.
		ACOMPANHAMENTO ESPECIAL: possibilita ao usuário acompanhar o andamento do processo, mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade, sem a necessidade de mantê-lo aberto em sua unidade
		CIÊNCIA: permite que as unidades registrem ciência do processo, dispensando a necessidade de se produzir um novo documento para esse fim.
		ENVIAR PROCESSO: Permite tramitar processo(s) para outra unidade. Conclui o processo na unidade remetente, a menos que, no momento do envio, o usuário assinale a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”. Se concluído, o processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
		ATUALIZAR ANDAMENTO:Inclui no histórico do processo informação relevante o bastante para ser registrada, mas que não necessite ser registrada em documento específico no processo
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado		ATRIBUIÇÃO DE PROCESSOS: Permite distribuir processos entre os usuários da unidade, atribuindo-lhes responsabilidade. Essa informação não fica disponível para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
		DUPLICAR PROCESSO: Permite duplicar os documentos integrantes de um processo, gerando um novo processo.
		ENVIAR CORRESPONDÊNCIA ELETRÔNICA: Permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
		RELACIONAMENTOS DO PROCESSO: Permite vincular virtualmente um processo a outro, mantendo os andamentos de forma independente.
		INCLUIR EM BLOCO:utilizado para organizar os processos dentro do sistema, incluindo-os em Bloco Interno ou Bloco de Reunião (colocar link)
		GERENCIAR DISPONIBILIDADES DE ACESSO EXTERNO: Utilizado para liberar acesso ao conteúdo do processo para um usuário externo. Envia e-mail com link que dará acesso aos documentos do processo.
Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado		ANOTAÇÕES: Permite inserir informações adicionais que não devem constar dos autos do processo. Utilizado geralmente para orientações internas de trabalho da equipe. Essas informações não ficam disponíveis para outras unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
		SOBRESTAR PROCESSO: utilizado quando o processo precisa aguardar alguma providência antes de ter prosseguimento, mantendo-se suspenso temporariamente na unidade.
		ANEXAR PROCESSO: Permite anexar um processo a outro. Essa ação não pode ser desfeita
		CONCLUIR PROCESSO NESSA UNIDADE: Permite finalizar o processo na unidade em que o usuário está logado. O processo desaparecerá da tela “Controle de Processos”, mas poderá ser recuperado na Pesquisa ou Acompanhamento Especial (quando assinalado).
		GERAR ARQUIVO PDF DO PROCESSO: Permite gerar um arquivo do processo no formato PDF. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
		GERAR ARQUIVO ZIP DO PROCESSO:Permite gerar um arquivo do processo no formato ZIP. O usuário pode escolher quais documentos deseja incluir no arquivo.
		GERENCIAR MARCADOR: permite que a unidade crie e gerencie marcadores para os processos sob sua gestão. Utilizado para organização interna da equipe de trabalho. Essas informações não ficam disponíveis para unidades que, eventualmente, consultarem o processo.
		CONTROLE DE PROCESSOS: Utilizado para retornar à página principal do SEI (tela de Controle de Processos).
		PESQUISAR NO PROCESSO: Permite que o usuário realize uma busca rápida dentro do processo em que está trabalhando.
		GERENCIAR PONTO DE CONTROLE: Utilizado para sinalizar as etapas de tramitação dos processos. Os pontos de controle são configurados pelo Administrador do sistema, por tipo de processo, de acordo com a solicitação das unidades.
		GERENCIAR CREDENCIAS DE ACESSO: Permite que um usuário que tenha acesso a um processo categorizado como sigiloso atribua uma credencial de acesso a outro usuário já cadastrado no sistema.
		RENUNCIAR CREDENCIAIS DE ACESSO: Permite que o usuário renuncie à sua credencial de acesso ao processo categorizado como sigiloso.

Sobrestamento

No SEI-RJ o sobrestamento de processos corresponde ao procedimento administrativo Acautelar, e sua utilização deve seguir o normatizado no Manual de Protocolo vigente.

Esta funcionalidade suspende temporariamente o processo, inclusive interrompendo a contagem de tempo e os prazos do processo. O sobrestamento impede que um processo receba novos documentos ou alterações.

Esse recurso só deve ser usado mediante determinação formal e justificativa fundamentada num documento denominado Termo de Sobrestamento de Processo, assinado eletronicamente no SEI-RJ por servidor competente, conforme orientação jurídica e autorização da chefia.

Além disso, o sobrestamento deve ser removido quando o motivo que o determinou não mais persistir ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação, também acompanhado de sua justificativa formal.

O sobrestamento pode ser feito diretamente na tela do processo, clicando-se no botão Sobrestar Processo .

A seguir, o sistema mostrará a tela de Sobrestamento. Você deverá selecionar uma das opções:

Somente sobrestar: quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar formalmente no próprio processo.

Sobrestar vinculando a outro processo: quando a determinação de interrupção do trâmite do processo constar, formalmente, em outro processo no SEI-RJ. O sistema abrirá o campo Processo para Vinculação, para preenchimento do número do processo em questão. Ao clicar em Pesquisar, o SEI-RJ automaticamente preencherá o campo Tipo de acordo com a numeração colocada.

Em ambos os casos, o campo Motivo deverá ser preenchido com o conteúdo resumido do Termo de Sobrestamento.

Para remover o sobrestamento diretamente na tela do processo, clique em Remover Sobrestamento do Processo.

Sua unidade também pode visualizar uma lista de todos os processos sobrestados que estejam sob sua responsabilidade. Para isso, basta clicar na opção “Processos Sobrestados” no menu principal do sistema, que apresentará uma tela como a mostrada abaixo.

Anexar e Desanexar Processos

Além de duplicar ou interromper processos, muitas vezes também é necessário anexar um processo a outro. Isso é conveniente quando existe mais de um processo com a mesma finalidade e os mesmos interessados, simultaneamente, de forma que eles se tornam um só processo – isto é, o processo anexado torna-se parte do processo ao qual ele foi anexado, e não tem mais tramitação própria. Para esses casos, deve ser utilizada a função de anexação de processos.

No SEI-RJ a anexação de processos corresponde ao procedimento administrativo Juntada, e sua utilização deve seguir o normatizado no Manual de Protocolo vigente.

Regras para anexação de processos:

1. Para que a anexação possa ser realizada, o processo a ser anexado deve estar aberto somente na unidade que efetuará a operação ou encerrado;

2. O processo a ser anexado, deve ter documentos em sua árvore;

3. Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado.

4. Caso o processo a ser anexado tenha nível de acesso "Restrito", o processo principal será "contaminado" por esse nível (mesmo comportamento quando um documento restrito é anexado a um processo com nível de acesso "Público").

5. O processo a ser anexado não pode ter processos anexos a ele.

A anexação de processos é diferente do recurso Relacionamento de processos. Vamos relembrar? O relacionamento de processos permite que você mantenha um processo relacionado a outro, porém ambos tramitam de forma separada. Na prática, serve para mostrar que determinados processos estão ligados de alguma forma a outro(s): um processo-mãe e seus processos decorrentes (por exemplo, um processo de contratação e outro de pagamento).

Anexando processos:

Para anexar um processo, você deve ter em mãos o número completo do processo a ser anexado. Em seguida, abra a tela do processo ao qual ele será anexado e clique no botão .

Na tela seguinte, informe o número do processo que será anexado. A informação de tipo será preenchida automaticamente pelo SEI-RJ.

O sistema mostrará uma janela de confirmação.

Finalmente, o sistema abrirá a tela "Anexação de Processos", que apresenta todos os processos anexados ao processo atual. O processo anexado também aparecerá na árvore de documentos do processo principal.

Não é permitido anexar processos que não possuam documentos em sua árvore.

Ao ser realizada a operação de anexação, os relacionamentos do processo anexado são mantidos. Basta clicar no ícone do processo anexado (na árvore de documentos do processo principal) e selecionar a opção “Clique aqui para visualizar este processo em uma nova janela”. Os relacionamentos serão mostrados abaixo da árvore de documentos do processo anexado.

Pesquisar no Processo

A pesquisa dentro de um processo específico busca as informações para apresentar no resultado nos seguintes campos:

1. No corpo dos documentos criados no próprio processo (tipo de documento, número, data, texto, sigla, assinatura, tudo que se visualiza no documento pode ser pesquisado);

2. Nos documentos externos digitalizados com processamento de OCR - Reconhecimento Ótico de Caracteres (se sua unidade digitaliza documentos, certifique-se que a opção de OCR está ativa no programa de escaneamento);

3. Nos documentos externos de texto (planilhas, txt, html, doc, docx, xls, pdf, etc.);

4. Nos dados cadastrais de processos e documentos.

A pesquisa pode ser realizada por:

a. Palavras, siglas, expressões ou números

Busca ocorrências de uma determinada palavra, sigla, expressão (deve ser informada entre aspas duplas) ou número. Exemplos:

Concluir Processo

Uma vez que todas as providências possíveis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos, chega o momento de encerrá-lo.

Para isso, insira no processo o Termo de Encerramento do processo, edite o conteúdo do documento, salve as alterações e realize a assinatura. Feito isso, vá para a Tela do Processo e clique no ícone Concluir Processo.

O processo encerrado no SEI-RJ é considerado arquivado, desde que encerrado corretamente, ou seja, não deve estar aberto em nenhuma unidade.

Concluiu um processo por engano, ou sua unidade precisa reabrir um processo por qualquer outro motivo?

Reabrir Processo

Existem duas formas de reabrir processo, uma é quando o processo já está encerrado, ou seja, não possui andamento aberto em nenhuma unidade e já foi inserido um termo de encerramento de processo e a outra é quando você tramitou um processo para outra unidade, mas se esqueceu de assinar um documento, por exemplo, ou tramitou para uma unidade equivocadamente, mas precisa, com urgência, enviar o processo para a unidade correta.

Independente da situação do processo, reabri-lo no SEI-RJ é muito simples. Porém, apenas os usuários com o perfil avançado poderão reabrir processos. Caso você precise reabrir um processo, identifique na sua unidade quem tem essa permissão e solicite a reabertura do processo.

Somente é possível reabrir um processo que já tenha passado pela unidade em que a operação é efetuada. Após envio para outra unidade, o processo poderá ser reaberto a qualquer momento nas unidades por onde ele tramitou. Não é necessário solicitar novo trâmite.

Mas lembre-se, ao reabrir um processo na sua unidade para corrigir equívocos não se esqueça de concluí-lo na sua unidade após resolvê-los.

Operações com Documentos

Gerar Circular

A funcionalidade “Gerar Circular”, permite gerar mais de uma via de uma mesma Correspondência Interna ou Ofício a ser enviado para destinatários distintos. Só é permitido para tipos de documentos internos que aceitem Destinatário (exemplo: Ofício).

Após gerar um primeiro documento que servirá de base, é possível acionar o botão “Gerar Circular” e indicar todos os Destinatários de interesse, podendo já incluir em Bloco de Assinatura, se necessário. No mesmo processo, para cada Destinatário será criado um novo documento do mesmo Tipo e com o mesmo número sequencial.

É importante que no documento base, sejam mantidas as variáveis originais do modelo do documento ou que sejam incluídas novas variáveis de interesse.

Ainda, os dados cadastrais dos Contatos indicados como Destinatários precisam já estar completos para que o preenchimento automático das variáveis em cada documento ocorra conforme o esperado.

Para isso, selecione o documento base e clique no ícone na tela do processo:

Indique os destinatários (por digitação ou por pesquisa), inclua em um bloco de assinatura se necessário, e clique em Gerar.

Na árvore do processo será exibido o documento base acompanhado do ícone e os documentos gerados, que recebem o número sequencial ao do documento que serviu de base.