SEIRJ:Manual do Ponto Focal 4

O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ. Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.

Sempre destacaremos os dados mais relevantes com ajuda dos ícones indicados abaixo:

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Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema.

Destaca informações às quais o usuário sempre deve estar atento ao utilizar o SEI-RJ.

A Secretaria de Estado de Transformação Digital - SETD, por intermédio da Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (COOGSEI) , atua como o órgão central da gestão do SEI-RJ. Como órgão central, compete a COOGSEI:

• Disponibilizar e manter o SEI-RJ para os órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Conduzir a implantação do SEI-RJ nos órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Normatizar a utilização do SEI-RJ;
• Dirimir dúvidas do usuário.

Responsabilidades do Ponto Focal

Listaremos agora as competências atribuídas aos pontos focais do SEI-RJ através do Decreto nº 48.209 de 19 de Setembro de 2022, além de outras que ainda serão formalizadas.

1. Estimular e compartilhar conhecimento sobre o uso do SEI-RJ;
2. Articular os setores internos para obtenção de informações e demais ações necessárias à parametrização do SEI-RJ;
3. Coordenar, em parceria com as comissões de gestão documental, o processo de identificação dos tipos processuais, seus fluxos básicos e os documentos que compõem cada processo;
4. Solicitar e participar da capacitação de usuários junto ao órgão central do SEI-RJ;
5. Encaminhar solicitação de cadastro de tipos de documentos e tipos de processos ao Arquivo Público, solicitando sua classificação ou numeração provisória;
6. Cadastrar e descadastrar os servidores do seu órgão ou entidade como usuários internos do SEI-RJ, sempre que solicitado e com a expressa anuência do chefe do setor no qual será realizado o cadastro;
7. Zelar pela manutenção da integridade e atualidade dos dados cadastrados no sistema;
8. Atualizar o número das unidades protocoladoras de seu órgão ou entidade, sempre que alterado pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

Atribuir Permissões

Perfis do SEI-RJ

SEI - PERFIS
Administrador
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Dá acesso a todas as funcionalidades disponíveis no SEI-RJ	Perfil exclusivo para equipe responsável pela gestão do SEI-RJ no âmbito do Estado do Rio de Janeiro	Responsável pelo setor de gestão do SEI-RJ e seus superiores	Processo aberto na Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Assinatura de Termo de Compromisso - Confirmação de Ciência anexado ao processo de solicitação
Acervo de sigilosos da Unidade
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Permite identificar todos os processos sigilosos da unidade, verificando quem possuí credencial ativa para acessar o processo e permitindo conceder credencial a algum servidor	Chefe do setor ou servidor para quem ele venha a delegar tal atribuição; perfil de controle interno do órgão	Chefe do setor (apenas para sua unidade ou unidades a ele vinculadas), titular do controle interno do órgão e titular do órgão (para todas as unidades do órgão)	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Assinatura de termo de confidencialidade anexado ao ofício de solicitação
Administrador Ponto Focal
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso aos recursos de gestão de tabelas básicas da instituição, relatórios de gerenciamento e configurações gerais do SEI. Permissão para configurar itens de negócio do sistema, como: Complementar dados do usuário, complementar unidade, cadastrar nova assinatura da unidade, incluir novos cargos, cadastrar hipótese legal, gerir perfis específicos em sua unidade. Exceto: Alterar tabela de assuntos, cadastrar tipos de processos e documentos. Obs. Tem que estar combinado, no mínimo, com perfil básico	Pontos focais regularmente designados, conforme Art. 6° do decreto n° 46.730/2019 ou seus sucessores	Titular do órgão ou entidade onde o servidor irá atuar como ponto focal	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe de gestão do SEI-RJ e assinatura do Termo de Conduta e Confidencialidade
Arquivamento
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com arquivamento de vias físicas de documentos	Servidores lotados em unidades de arquivamento	Responsável pelo setor de arquivamento do órgão e entidade ou seus superiores	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe de gestão do SEI-RJ
Avançado
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Permissão nas seguintes funções: Iniciar processo, reabrir processo, sobrestar processo, relacionar processos, iniciar processo relacionado, duplicar processo, gerenciar acesso externo, alterar e anexar processos. Além de todas as funcionalidades disponibilizadas pelo perfil básico.	Servidores indicados pela chefia imediata	Chefes da unidade e seus superiores hierárquicos	Procurar o ponto focal do órgão	C.I para o setor do ponto focal do órgão
Básico
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso as funcionalidades: concluir processos; inseri processos em acompanhamento especial ou blocos internos; autuar documentos externos e internos; assinar documentos internos; exportar documentos em PDF; enviar e-mails pelo processo; inserir anotações; gerenciar marcador; e incluir documentos em blocos de assinatura	Servidores indicados pela chefia imediata	Chefes da unidade e seus superiores hierárquicos	Procurar o ponto focal do órgão	C.I para o setor do ponto focal do órgão
Cancelamento de Documentos
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Perfil exclusivo para acesso ao recurso de cancelamento de documentos. Obs. Tem que estar combinado, no mínimo, com o perfil básico	Chefia das unidades ou servidores designados por ele	Chefia das unidades	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe de gestão do SEI-RJ
Colaborador
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso aos recursos básicos para qualquer usuário no SEI, porém, sem permissão para assinatura de documentos e iniciar processos	Funcionários terceirizados que atuem administrativamente	Chefes da unidade e seus superiores hierárquicos	Procurar o ponto focal do órgão	C.I para o setor do ponto focal do órgão
Consulta
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso a visualização dos processos e menus, sem permissão para inserir informações	Servidores que precisam apenas visualizar processos	Chefes da unidade e seus superiores hierárquicos	Procurar o ponto focal do órgão	C.I para o setor do ponto focal do órgão
Inspeção
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso aos recursos específicos para quem trabalha com inspeção administrativa no órgão. Obs. Tem que estar combinado, no mínimo, com o perfil básico	Servidores responsáveis pelo monitoramento de processos do órgão	Titular do órgão ou entidade ou autoridade responsável pela gestão	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe de gestão do SEI-RJ
Federação
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso às funcionalidades de envio de processos para outros entes através do SEI Federação.	Servidores indicados pela chefia imediata	Chefes da unidade e seus superiores hierárquicos	Procurar o ponto focal do órgão	C.I para o setor do ponto focal do órgão
Ordenar Árvore de Processos
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Usuário pode alterar a ordem dos documentos inseridos nos processos. Obs. Tem que estar combinado, no mínimo, com o perfil básico	Chefia das unidades ou servidores designados por ele	Chefia das unidades	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe de gestão do SEI-RJ
Ouvidoria
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Acesso aos recursos específicos para quem trabalha na Ouvidoria do órgão	Servidores que atuam em ouvidoria	Titulares das ouvidorias	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe de gestão do SEI-RJ
Base de Conhecimento
Descrição	Quem pode possuir:	Quem pode solicitar:	Como solicitar:	Protocolo:
Perfil exclusivo para acesso ao conteúdo da Base de Conhecimento. Obs. Tem que estar combinado, no mínimo, com o perfil básico	Servidores que atuam no EPERJ	Chefe do setor ou superiores	Ofício para a Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (SETD/COOGSEI)	Obrigatório treinamento prévio com a equipe do EPERJ