SEIRJ:Operações Com Documentos

Como Incluir um documento

Por meio desse recurso, o usuário poderá incluir documentos, internos ou externos, em processos.

Como inserir um documento interno

Acesse o processo e clique no ícone Incluir Documento

Na próxima tela, escolha o tipo do documento de forma similar à escolha do tipo do processo.

Depois, preencha os campos de cadastramento do documento, os quais são semelhantes aos campos do processo.

O campo Texto Inicial aparece inicialmente com a opção nenhum selecionada. Porém, se desejar, o usuário poderá selecionar um Documento Modelo ou um Texto Padrão para gerar o documento.

Logo depois do preenchimento adequado dos campos de cadastramento, clique em Salvar. Lembre-se de que os dados cadastrados auxiliam, posteriormente, na pesquisa do documento.

Após a confirmação da operação, o documento será inserido, automaticamente, na Árvore do Processo e ficará disponível para edição e para assinatura. À direita do nome e do número de protocolo de cada documento, aparece a sigla da unidade que o gerou. E, ao posicionar o cursor sobre a sigla, é informado o nome da unidade.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

O ícone Incluir Documento está disponível tanto na Barra de Ícones do processo quanto do documento (interno ou externo).

Detalharemos melhor o Documento Modelo e Texto Padrão nesse manual mais à frente.

O campo Observações desta unidade do documento também poderá ser preenchido por cada unidade em que o processo tramitar. As observações inseridas por outras unidades aparecem, na tela Alterar Documento, separadamente, na Lista de observações de outras unidades. Não há possibilidade de uma unidade alterar as Observações inseridas por outras unidades.

Como inserir um documento interno em um grupo de processos

Na tela Controle de Processos, marque a caixa de seleção ao lado do número dos processos em que deseja incluir o documento e clique no ícone 'Incluir Documento' , disponível na Barra de Ícones.

Agora, selecione o Tipo do Documento; indique, no campo Texto Inicial, o Documento Modelo ou o Texto Padrão que será utilizado; selecione um Bloco de Assinatura ou clique em Novo para criar um Bloco; e depois clique em Gerar.

Caso o usuário tenha optado por já inserir os documentos em um Bloco de Assinatura, será aberta a tela Blocos de Assinatura. Nela, o usuário poderá consultar e assinar os documentos gerados, bem como utilizar todas as outras funcionalidades disponibilizadas nessa tela.

Para saber mais sobre Texto Padrão, Documento Modelo e Bloco de Assinatura, consulte os tópicos deste manual com orientações específicas sobre essas funcionalidades.

Como inserir um documento externo

Acesse o processo, clique no ícone Incluir Documento  e escolha o tipo de documento externo.

Preencha os campos de cadastramento, anexe o arquivo desejado e clique em Salvar.

Ao registrar os dados do documento externo, o usuário deverá informar, no campo formato, se ele é Nato-digital ou Digitalizado nesta Unidade.

Nato-digital -> arquivo a ser registrado foi criado ou recebido por meio eletrônico.

Digitalizado nesta Unidade -> Para documentos obtidos a partir da digitalização de um documento em papel. Selecione uma opção no campo Tipo de Conferência, conforme descrito adiante.

É necessário também informar se o documento físico que foi digitalizado será encaminhado para arquivamento. Caso a caixa 'para arquivamento' seja marcada, posteriormente o documento em papel deverá ser encaminhado à Unidade responsável pelo arquivamento, seguindo as orientações do órgão para transferência de documentos.

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Para o preenchimento do campo Tipo de Conferência, considere que:

Cópia autenticada administrativamente: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada administrativamente por servidor público.

Cópia autenticada por cartório: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia autenticada em cartório.

Cópia simples: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for uma cópia simples, sem qualquer forma de autenticação.

Documento original: é a opção escolhida quando o documento que se digitalizou for o original.

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É importante destacar que o processo de digitalização deve seguir os parâmetros estabelecidos pelo Decreto n° 48.209 de 18 de setembro de 2022. Ao realizar o upload de arquivo com extensão não habilitada no sistema, será exibida mensagem de alerta com a lista de extensões permitidas.

Como Autenticar Documentos externos

Esse recurso permite ao usuário efetuar a autenticação dos documentos digitalizados inseridos no sistema, com login e senha ou certificado digital.

Para autenticar um documento externo, selecione-o na Árvore do Processo e depois clique no ícone Autenticar Documento

Na janela Autenticação de Documento, confira os dados do órgão e do assinante e o cargo/função selecionado.

Depois, insira a senha do sistema e tecle ENTER ou utilize o certificado digital, clicando no link Certificado Digital.

O ícone  aparecerá ao lado do documento autenticado e, ao posicionar o cursor ou clicar sobre esse ícone, serão exibidos os dados referentes à autenticação: nome do usuário, cargo/função e unidade.

O usuário poderá visualizar a autenticação do documento clicando sobre o botão Visualizar Autenticações que fica no lado direito da tela, abaixo da Barra de Ícones.

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Segue abaixo um exemplo de visualização da autenticação de um documento:

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Para retornar à visualização do documento na tela, clique no botão Ocultar Autenticações, que fica disponível no mesmo local em que aparecia anteriormente o botão Visualizar Autenticações.

Apenas documentos digitalizados podem ser autenticados.

Editar Conteúdo do documento interno

Clique no ícone Editar Conteúdo , disponível na Barra de Ícones do documento.

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Na janela aberta, efetue a edição do texto e clique em Salvar.

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Na edição do conteúdo do documento, o usuário poderá utilizar os recursos de formatação disponíveis na Barra de Ferramentas do Editor de Textos. Será possível a inclusão de imagens, links e autotextos, bem como a utilização de estilos de formatação pré-definidos.

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O recurso AutoTexto, disponível no Editor de Textos, possibilita a utilização de um Texto Padrão no conteúdo do documento. É possível editar documento já assinado eletronicamente desde que a caneta ao lado do seu número esteja em cor amarela. Esse ícone indica que o documento foi assinado, mas não foi tramitado e/ou visualizado por usuários de outra unidade.

Como incluir imagens em documentos

Na janela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserida a imagem e clique no ícone Imagem, disponível na Barra de Ferramentas do Editor de Textos.

Depois, selecione o arquivo desejado e clique em OK.

Como referenciar documentos ou processos

Há duas opções para referenciar documentos ou processos no texto:

• Copiar, na Árvore do Processo, o link com o dado a ser referenciado e colar no Editor de Textos.
• Ou utilizar o ícone 'Inserir um Link' para processo ou documento do SEI , disponível na Barra de Ferramentas do Editor de Textos.

Para utilizar a primeira opção, clique, na Árvore do Processo, sobre o ícone do processo ou do documento que deseja referenciar.

Será aberto um menu em que o usuário poderá selecionar como deseja fazer a cópia do dado: como Texto , como Link para o Editor  ou como Link para acesso direto .

Para copiar o link, clique na opção Link para o Editor  correspondente ao processo ou documento que deseja referenciar.

Em seguida, na tela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserido o link e utilize a opção Colar.

Para utilizar a segunda opção, na tela de edição do conteúdo do documento, posicione o cursor no local em que será inserido o link e clique no ícone Inserir um Link para processo ou documento do SEI .

Depois, no campo Protocolo, insira o número do processo ou protocolo do documento a ser referenciado e clique em OK.

O usuário poderá também, em vez de preencher manualmente o campo Protocolo, copiar, como Texto , na Árvore do Processo, o número do processo ou do protocolo do documento e, depois, colá-lo nesse campo.

O link inserido no conteúdo do documento permite a recuperação imediata do processo ou documento referenciado.

É possível referenciar processos, documentos do próprio processo ou documentos de outro processo.

Ao copiar dados da Árvore do Processo como Texto e colá-los no Editor de Textos, evitam-se erros de digitação da informação no conteúdo do documento.

A opção de copiar da Árvore do Processo um Link para acesso direto possibilita o acesso direto ao endereço eletrônico do processo ou documento selecionado. Assim, é possível compartilhar esse link com outros usuários do sistema.

Versões do Documento

Recurso que efetua o controle de versões do documento e permite sua consulta e recuperação. Uma nova versão do documento será gerada a cada edição salva.

Como consultar e recuperar versões do documento

Para consultar e recuperar versões de um documento, acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone Versões do documento

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Na tela seguinte, haverá um quadro contendo as versões do documento; a data e hora de cada versão; o usuário e a unidade responsável por cada versão.

Para visualizar uma das versões do documento, clique no ícone 'Visualizar Versão' , na coluna 'Ações'. Para recuperar determinada versão, clique no ícone 'Recuperar Versão'

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Como comparar duas versões de um documento

É possível comparar duas versões do documento e identificar as alterações efetuadas. Para isso, na tela Versões do Documento, selecione duas versões e clique no botão 'Comparar Versões".

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Na janela aberta, os itens excluídos ficarão marcados com a cor vermelha e os itens incluídos, com a cor azul.

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Consultar/Alterar Documento

Recurso destinado a consulta ou alteração dos dados de cadastro do documento.

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone 'Consultar/Alterar Documento' , disponível na Barra de Ícones do documento.

Será aberta a tela Alterar Documento. Faça as alterações necessárias e clique no botão Salvar.

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Para alteração dos dados de cadastramento do processo, o usuário deverá acessar o processo e clicar no ícone Consultar/Alterar Processo , disponível na Barra de Ícones do processo. Lembre-se de que qualquer unidade em que o processo tenha tramitado poderá inserir informações no campo Observações desta unidade. O preenchimento desse campo auxilia na Pesquisa do processo ou do documento realizada pela unidade que o preencheu.

Assinar Documento

Recurso destinado a assinatura de documentos gerados no SEI.

Na Árvore do Processo, selecione o documento e clique no ícone 'Assinar Documento' , na Barra de Ícones.

Na janela aberta automaticamente pelo sistema, selecione o cargo ou a função na caixa de seleção Cargo/Função; insira a senha; e tecle Enter ou utilize o certificado digital, conforme o caso, ou clique no botão Assinar.

Após a assinatura, o documento será visualizado da seguinte forma:

Também é possível a assinatura do documento no próprio Editor de Textos, por meio do botão, disponível na Barra de Ferramentas.

O documento pode conter quantas assinaturas forem necessárias. Porém, se o documento necessitar da assinatura de usuários de unidades diferentes, será preciso disponibilizá-lo em um Bloco de Assinatura. Conheça melhor sobre o bloco de assinatura nesse manual. É possível obter informações sobre as assinaturas posicionando o cursor ou clicando sobre o ícone da caneta ao lado do número do documento.

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A caneta amarela ao lado do número do documento indica que ele foi assinado, mas ainda não foi acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, ainda é permitida sua edição. A caneta preta  ao lado do número do documento indica que ele está assinado e já foi acessado por usuários de outra unidade. Nesse caso, sua edição não é permitida.

Excluir Documento

Em casos específicos, esse recurso permite a exclusão de documentos do processo.

Acesse o processo, selecione o documento que deseja excluir e clique no ícone 'Excluir' , disponível na Barra de Ícones.

Em seguida, confirme a operação

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O ícone Excluir ficará visível na Barra de Ícones do documento somente quando o procedimento de exclusão for permitido.

Documentos que podem ser excluídos:

a)    Documento gerado e não assinado;

b)    Documento gerado, assinado e com a caneta amarela;

c)    Documento externo que ainda não tramitou, não foi visualizado por outra unidade e não foi concluído e reaberto.

O documento excluído não aparecerá na Árvore do Processo.

O ícone excluir ficará visível também na Barra de Ícones do processo quando o procedimento de exclusão do processo for permitido.

Cancelar Documento

Recurso destinado ao cancelamento de documentos que já tenham sido visualizados ou tramitados, ou seja, que não possuem os requisitos para o procedimento de exclusão.

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone 'Cancelar Documento' .  

Na tela seguinte, informe o motivo do cancelamento e clique em Salvar.

Após esse procedimento, o documento permanecerá na Árvore do Processo, com seu nome esmaecido e com o ícone de cancelamento à sua esquerda, porém não será possível acessar seu conteúdo. Ao posicionar o cursor sobre seu nome, será possível visualizar o motivo do cancelamento.

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O cancelamento de documentos só é permitido aos usuários da unidade em que o documento foi gerado ou inserido. O ícone Cancelar Documento não será exibido na Barra de Ícones, se ainda for possível excluir ou alterar o conteúdo do documento.

Texto Padrão

Recurso que viabiliza a criação de minuta padrão que pode ser utilizada na elaboração de documentos ou de e-mails gerados no sistema. O Texto Padrão é editável.

Selecione a opção Textos Padrão, que se encontra disponível no Menu Principal.

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Na tela seguinte, clique no botão Novo.

 

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Na tela Novo Texto Padrão Interno, preencha os campos Nome, Descrição e Conteúdo e depois clique em Salvar.

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Na próxima tela, por meio dos ícones disponíveis na coluna Ações, o usuário poderá Consultar , Alterar  ou Excluir  um Texto Padrão da unidade.

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Na criação do Texto Padrão, ao preencher o campo Conteúdo, o usuário poderá utilizar os recursos de formatação disponíveis no Editor de Textos. Além disso, será possível incluir variáveis que permitem a recuperação de dados no sistema. Para verificar as variáveis disponíveis, clique no ícone Ajuda, que fica ao lado do campo Conteúdo.

Como utilizar um Texto Padrão

O Texto Padrão poderá ser utilizado nas seguintes situações:

a)    Na tela Gerar Documento, no campo Texto Inicial, selecione Texto Padrão e, depois, na caixa ao lado, clique na seta para selecionar um Texto Padrão existente.

b)    Na tela Incluir Documentos em Processos, no campo Texto Inicial, selecione Texto Padrão e, depois, na caixa ao lado, clique na seta para selecionar um Texto Padrão existente.

 

c) Na janela de edição do documento, clique no botão , disponível na Barra de Ferramentas; selecione, na caixa Autotexto, um Texto Padrão existente; e, em seguida, clique no botão OK.

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d)    Na janela Enviar Correspondência Eletrônica, na caixa Mensagem, clique na seta para selecionar um Texto Padrão existente.

Favoritos

Recurso que permite salvar um documento inteiro como modelo, para utilização do seu formato e conteúdo na confecção de outros documentos. A edição do documento será permitida somente quando o modelo selecionado se tornar um novo documento no processo.

Um processo também poderá ser incluído em Favoritos, porém, nesse caso, não haverá possibilidade de ele ser utilizado como modelo para geração de outro processo. A sua inclusão em Favoritos facilitará a busca e a organização de processos no âmbito da unidade.

Como salvar um documento como Modelo Favorito

Acesse o processo, selecione o documento e clique no ícone Adicionar aos Favoritos

Na tela seguinte, selecione um Grupo de Favoritos ou crie um Grupo, clicando no ícone Novo Grupo de Favoritos . Preencha o campo Descrição e depois clique em Salvar.

Será aberta a tela Favoritos do Documento. Nessa tela, o usuário poderá:

a)    Adicionar o documento em outro Grupo de Favoritos, por meio do botão Adicionar, visto que um documento poderá ser incluído em mais de um Grupo de Favoritos.

b)    Excluir o documento Favorito por meio do ícone Excluir Favorito , disponível na coluna Ações, ou por meio do botão Excluir.

c) Alterar o documento Favorito por meio do ícone Alterar Favorito , disponível na coluna Ações

Como gerar arquivo PDF do documento

Acesse o documento e clique no ícone Gerar Arquivo PDF do Documento, na Barra de Ícones. O arquivo PDF do documento selecionado será baixado automaticamente ou após a confirmação do usuário, conforme as especificações do navegador.

Os formatos de imagem, som, arquivos compactados, documentos cancelados e minutas de documentos de outras unidades não serão convertidos em PDF.

Para a geração do arquivo PDF do processo ou do documento, é necessário que o bloqueador de pop-ups esteja desabilitado ou que o acesso ao endereço seja permitido.

É possível também gerar um arquivo compactado do processo por meio do ícone 'Gerar Arquivo ZIP' do Processo , disponível na Barra de Ícones.

INSERIR LINKS

COMENTÀRIOS EM DOCUMENTOS

Gerar Circular

Esse recurso permite gerar documentos circulares individuais para cada destinatário, a partir de um documento-matriz e dos dados de contatos cadastrados no SEI.

Os documentos gerados poderão ser inseridos em Bloco de Assinatura e encaminhados para os e-mails associados aos contatos.

Acesse o processo e inclua o documento que servirá de base para a geração dos demais. Insira o conteúdo, salve o documento e feche a janela do Editor de Textos.

Em seguida, com o conteúdo do documento pronto, clique no ícone 'Gerar Circular'

Será aberta a tela Gerar Circular. Nela, informe os destinatários e escolha um Bloco de Assinatura ou crie um Bloco, para a assinatura dos documentos.

Para preenchimento do campo Destinatários, o usuário poderá utilizar o ícone 'Selecionar Contatos para Destinatários' , que fica do lado direito da tela. Ao clicar nesse ícone, será aberta a janela Selecionar Contatos. Nela, é possível selecionar um ou vários contatos, bem como utilizar filtros para seleção dos contatos.

Após o preenchimento do campo Destinatários e da escolha do Bloco de Assinatura, clique no botão Gerar.

O sistema direcionará o usuário para a tela Documentos do Bloco de Assinatura, em que é possível consultar os dados do processo ou dos documentos ali inseridos, bem como assiná-los.

Como enviar o documento assinado, por e-mail, ao destinatário

Para encaminhar os documentos assinados, por e-mail, aos respectivos destinatários, acesse o processo e selecione o documento-base que gerou a circular. Ele aparecerá na Árvore do Processo com o seguinte ícone à esquerda:

Após selecionar o documento-base, clique no ícone 'Gerar Circular' , que se encontra na Barra de Ícones do documento.

Assim, será aberta a tela Gerar Circular. Nela, selecione os destinatários para os quais deseja enviar o e-mail e clique no botão 'Enviar E-mail'.

O usuário será direcionado para a tela Enviar Circular. Nessa tela, selecione o e-mail da unidade, insira o assunto e a mensagem, e clique em Enviar.

O sistema emitirá mensagem de confirmação do envio e os e-mails enviados passarão a compor, automaticamente, a Árvore do Processo.

Erro ao criar miniatura: arquivo não encontrado

A gestão e a atualização dos dados dos destinatários no módulo Contatos são essenciais para o funcionamento adequado da funcionalidade Gerar Circular. Portanto, se algum dos destinatários não possuir e-mail cadastrado, apesar de o sistema gerar o documento circular, não será possível encaminhá-lo a esse destinatário. As variáveis presentes na primeira imagem deste tópico têm a função de recuperar os dados cadastrados no sistema para os destinatários informados.