SEIRJ:Manual do Ponto Focal 4

O objetivo deste manual é orientar os Pontos Focais dos órgãos na realização de cadastros e configurações permitidas a este perfil para a utilização do SEI-RJ. Uma das informações mais relevantes para o entendimento deste guia é que na verdade tratam-se de dois sistemas integrados: o Sistema de Permissões - SIP e o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-RJ. O SIP é o sistema que permite o cadastramento inicial de usuários, unidades, hierarquia das unidades e permissões. Dados básicos dos usuários e unidades utilizados no âmbito do SEI-RJ, devem ser cadastrados inicialmente no SIP e depois, nos casos específicos, complementados no SEI-RJ.

Sempre destacaremos os dados mais relevantes com ajuda dos ícones indicados abaixo:

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Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema.

Destaca informações às quais o usuário sempre deve estar atento ao utilizar o SEI-RJ.

A Secretaria de Estado de Transformação Digital - SETD, por intermédio da Coordenadoria de Gestão do SEI-RJ (COOGSEI) , atua como o órgão central da gestão do SEI-RJ. Como órgão central, compete a SEPLAG/COOGSEI:

• Disponibilizar e manter o SEI-RJ para os órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Conduzir a implantação do SEI-RJ nos órgãos e entidades autárquicas e fundacionais do Poder Executivo Estadual;
• Normatizar a utilização do SEI-RJ;
• Dirimir dúvidas do usuário.

Responsabilidades do Ponto Focal

Listaremos agora as competências atribuídas aos pontos focais do SEI-RJ através do Decreto nº 48.209 de 19 de Setembro de 2022, além de outras que ainda serão formalizadas.

1. Estimular e compartilhar conhecimento sobre o uso do SEI-RJ;
2. Articular os setores internos para obtenção de informações e demais ações necessárias à parametrização do SEI-RJ;
3. Coordenar, em parceria com as comissões de gestão documental, o processo de identificação dos tipos processuais, seus fluxos básicos e os documentos que compõem cada processo;
4. Solicitar e participar da capacitação de usuários junto ao órgão central do SEI-RJ;
5. Encaminhar solicitação de cadastro de tipos de documentos e tipos de processos ao Arquivo Público, solicitando sua classificação ou numeração provisória;
6. Cadastrar e descadastrar os servidores do seu órgão ou entidade como usuários internos do SEI-RJ, sempre que solicitado e com a expressa anuência do chefe do setor no qual será realizado o cadastro;
7. Zelar pela manutenção da integridade e atualidade dos dados cadastrados no sistema;
8. Atualizar o número das unidades protocoladoras de seu órgão ou entidade, sempre que alterado pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.